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office技巧之打印技巧大全
office技巧之打印大全
无论是工作办公还是家庭应用,文档打印是非常普遍的的应用。
本专题综合介绍系统设置、办公软件、设计软件、网络安全等方面的打印的技巧,掌握了这些方法,应该能为我们的工作和生活提供不少的方便。
Word篇
大家都知道Word具有很强的编辑排版功能,而且大家使用得都很熟练了,但是对Word的打印功能你了解多少呢?
今天我给大家介绍一些Word中的打印技巧,也好让你在关键的时候大显身手!
一、打印到文件
想打印文件,没有打印机,而有打印机的电脑又没装Word,怎么办?
我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项,确定后选择保存该文件的位置,再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件,这样就可以在有打印机的电脑上将这个文件打印出来了。
Word高手不传秘技轻松实现逆页序打印
二、打印文本框里的内容
有时在文本框中输入的内容,在打印的时候无法打印出来,解决的方法其实很简单,只要将文本框转换为图文框,就能对框里的内容进行打印了。
具体操作:
选中文本框单击右键,然后选择“设置文本框格式”,在弹出的对话框中选择“转换为图文框”即可。
三、打印附加信息
如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息。
那就点击Word的“文件”菜单,调出“打印”对话框再点击“选项”。
在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息,如该文档的属性、域代码等。
设置完成后点击确定,就可以开始打印了。
如果你不希望打印这些不必要的附加信息,不选中该项即可。
四、在一张纸上打印一篇多页的文档
这种方法可以节省纸张,具体操作:
单击“文件”\“打印”,在“显示比例”下“每页的版数”框中,单击所需选项。
例如,要在一张纸上打印一篇四页的文档,可单击“4版”选项。
五、逆页序打印
多页的文档需要打印,按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页,所以整篇文档打印完后是最后一贝在最上面,第一页在最下面,这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍,十分麻烦。
其实我们在打印前只要先在“工具”\“选项”\“打印”选项卡中选中“逆页序打印”,即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页,这样,打印完后所有的页是顺序排列的。
六、一次打印多篇文档
如果你需要打印的文档不止一个,又想通过一次操作把几个文档依次打印出来,单击“打开”按钮,在“打开”对话框的文件夹列表中找到并打开包含要打印的文档的文件夹,选择要打印的多个文档,然后单击“打开”对话框右上角的“工具”菜单,选择“打印”命令即可。
七、只打印选定的内容
要想只打印文章的一部分内容,在用Word打印以前,首先要选定需要打印的部分文档,然后单击“文件”\“打印”,再单击“选定的内容”选项。
这样就会只打印你所选定的内容了(如图2)。
八、后台打印
利用后台打印可以在打印文档的同时使用其他应用程序,从而提高工作效率。
启动“后台打印”的方法是:
点击Word的“文件”\“打印”,再点击“选项”选中“后台打印”即可。
Excel篇
Excel工作表不仅大小悬殊,并且一个文件的打印范围也是多种多样的。
另外,Excel文件的打印结果是各类报表,因此它的可读性显得格外重要。
下面笔者就以Excel2003为例,介绍Excel文件打印设置的一般方法,我们的目标是增强文件的可读性。
1.建立页眉和页脚
工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息,例如报表的页码或工作表标题等等,用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。
如果需要使用内置的页眉和页脚,就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,从中选择“第1页”、“第1页,共?
页”之类的内容。
如果需要自行建立自己的页眉和页脚,可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。
两者的布局和功能是完全相同的,其中间排列着十个按钮。
最左边的按钮用来设置文本的字体格式,最右边的按钮用来设置图片的大小等格式,中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。
2.打印行或列标题
如果Excel制作的报表大小超过了一页,要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题,以便正确标识各行或列数据的具体含义。
办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。
当每一页需要重复打印列标题时,请将光标插入“顶端标题行”框,然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用,或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。
如果每一页需要重复出现行标题(一般在A列),可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框,然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。
3.使所有数据可见
如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽,那么打印出来的文本将被截断,打印出来的数字则会显示为“######”。
为此,打印之前必须确保工作表中的所有数据可见。
如果发现了某一列的宽度不够,只需将光标放到该列列标右侧的边线处,待光标变成双向光标后双击边线,即可自动增加列宽以适应数据的长度。
也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。
打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡,选中“文本控制”下的“自动换行”,即可使数据自动换行以适应列宽。
4.使用容易查看的格式
国内的各种报表习惯设置网格线,我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“网格线”即可。
也可以选中需要设置网格线的所有单元格,单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮,打开对话框从中选择需要的边框样式。
另外,屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。
如果工作表的文字或表格边框设置为彩色,但是使用黑白打印机进行报表打印,最好使用对比度较高的颜色,否则打印出来的内容就不够清晰。
另外,也可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“单色打印”,从而提高彩色打印的清晰度。
5.使报表居中
如果使用的打印纸能够容纳整个报表,就可以设置水平居中或垂直居中。
前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,选中“居中方式”下的“水平”复选项,后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。
两者同时选中时,报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。
6.调整报表四周的空间
Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。
如果我们需要改变页边距或页眉和页脚,可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。
也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮,打开预览窗口单击“页边距”按钮,显示页面的页边距的尺寸柄,根据需要拖动至需要的宽度为止。
7.单独打印Excel指定区域
7.1区域设置法
如果每次都是打印某一个固定的区域,用这种方法是最合适的。
启动Excel2003(其它版本请仿照操作),打开相应的工作簿文件,选中需要打印的区域,执行“文件→打印区域→设置打印区域”命令。
以后,需要打印该区域时,只要按一下“常用”工具栏上的“打印”按钮就行了。
[友情提醒]此时,如果需要打印整个工作表的内容,请先取消设置的打印区域:
执行“文件→打印区域→取消打印区域”命令。
7.2打印区域法
如果要想打印多个不同的区域,请采取此种方法。
选中需要打印的区域,执行“文件→打印”命令,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,然后确定打印就行了。
[友情提醒]①无论是否设置了打印区域,此方法都是有效的。
②如果同时选中了多个不连续的数据区域,进行上述操作时,系统只将每个连续的区域打印在一页上。
③在“打印内容”对话框中(参见图1),选中“打印范围”下面的“页”选项,然后在后面的方框中输入起始页码,即可将指定的页打印出来。
(在WORD中,仿照此操作,也可以将指定的页打印出来。
)
7.3视面管理法
如果经常要打印多个不同的区域,采取方法二操作,既麻烦又容易出错,建议大家采用本办法。
执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击其中的“添加”按钮,打开“添加视图”对话框,输入一个全称(如“全部”),确定退出。
选中不需要打印的列(行),右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中选“隐藏”选项,将不需要打印的列(行)隐藏起来,然后再打开“视面管理器”对话框,“添加”一个“视面视图”(如“打印报表”等),确定退出。
提醒大家在按住Ctrl键的同时,用鼠标分别单击相应的列(行),可以一次性同时选定多个不连续的列(行),一次性实现上述隐藏操作。
再次打开“视面管理器”对话框,选中“全部”视图项,单击“显示”按钮,将整个工作表都显示出来。
然后仿照上面的操作,将另外一些不需要打印的列(行)隐藏起来,再“添加”另一个“视面视图”(如“标牌”等),确定退出。
以后需要打印某个区域时,先打开“视面管理器”对话框,选中相应的视图(如“打印报表”)项,单击“显示”按钮,将相应的视图显示出来,然后执行打印操作就行了。
7.4宏命令法
启动Excel,打开相应的工作簿(,按下“Alt+F11”组合键,进入“VisualBasic编辑器”状态,在左侧“工程资源管理器”窗口中,选中上述工作簿对话的工程(如VBAProject(2004备案.xls)),执行“插入→模块”命令插入一个新模块(“模块1”),然后将下述代码输入到右侧的窗口中:
Sub打印()
Selection.PrintOut
EndSub
输入完成后,关闭“VisualBasic编辑器”窗口返回。
选中需要打印的区域,执行“工具→宏→宏”命令,打开“宏”对话框,选中刚才编辑的宏(“打印”),单击“执行”按钮即可。
友情提醒大家,如果在“工程资源管理器”窗口中选中VBAProject(PERSONAL.xls)选项,则上述宏对所有的工作簿文件有效。
8.隐藏指定Excel行不让它们被打印出来
在有些情况下,我们并不需要打印Excel工作表的某些行。
例如,包含机密信息的行,或者包含中间计算结果的行。
这时,我们可以将这样的行隐藏起来,在打印完工作表之后再恢复其显示。
如果工作表中包含许多不需要打印的行,隐藏与恢复显示的工作就会比较费时费力了。
下面将向大家介绍一种快速切换行的隐藏与显示状态的技巧,使用这一技巧,会大大提高隐藏与显示非打印行的工作效率。
该技巧主要用到Excel的“组与分级显示”功能。
如图1所示,我们将以该工作表为例来进行练习,其中第5、10、15行是不希望打印的行。
图1
具体操作步骤如下。
1.选中第5行,选择菜单命令“数据|组和分级显示|组合”(或者按快捷键Alt+Shift+向右方向键),如图2所示。
图2
这时,在第5行左侧出现如图3所示的
标记,并且在工作表的左上方出现1和2,这是分级显示符号。
单击某级别的显示符号,可以隐藏或显示下一级的明细数据。
我们要利用的正是分级显示符号的这一功能。
图3
2.选择第10行,按F4键。
F4键的作用是重复最近的一次命令。
这里也可以按Alt+Shift+向右方向键,只不过不如F4来得快捷。
3.选择第15行,按F4键。
现在的工作表如图4所示。
图4
4.单击左上角的分级显示符号1,将第5、10、15行隐藏,现在的工作表应如图5所示。
图5
经过以上操作,我们可以快速地将不需要打印的行隐藏起来,等打印完了可以再单击分级显示符号2将其恢复显示。
小提示:
Alt+Shift+向右方向键实际上是将某行降了一级,如果想让某行升一个级别,可以按快捷键Alt+Shift+向左方向键,或者选择菜单命令“数据|组和分级显示|取消组合”。
Powerpoint篇
1.将Powerpoint演示文稿打印为讲义
作为报告人,在开始作报告前将你的PowerPoint演示文稿打印成讲义分发给观众,观众既可以在你进行演示时参考相应的文稿,也可以在将来参考该文稿。
而且,如果你采用讲义形式打印演示文稿,每页每张幻灯片旁还可以留有空白行供观众记下备注。
以下,我们就以PowerPoint2007为例,说明如何将演示文稿打印成讲义。
1.在PowerPoint打开要打印其讲义的演示文稿。
2.单击“MicrosoftOffice”按钮,单击“打印”旁的箭头,然后单击“打印预览”(如图1)。
3.在“页面设置”组中,单击“打印内容”下的箭头,然后从列表中选择你需要的讲义版式选项。
在此,请选择“讲义(每页3张幻灯片)”格式(如图2)。
因为,只有该格式的讲义才为观众提供备注行,而其他格式不提供备注行。
4.若要指定页面方向,请单击“纸张方向”下的箭头,然后单击“横向”或“纵向”。
如果要打印彩色讲义,请选择彩色打印机,并在“打印”组中,单击“选项”,指向“颜色/灰度”,然后单击“彩色”。
5.一切选项设置好后,请在“打印”组中,单击“打印”,然后在弹出的“打印”对话框中,直接单击“确定”按钮即开始打印讲义了。
将PPT演示文稿打印为讲义,可以更改打印时每张幻灯片占用一张纸的默认设置,这不仅节约了纸张,方便了观众,还能够显示出你对PowerPoint不一般的操作技能呢!
2003版本的PowerPoint操作如下:
第一步:
打开“打印”对话框
Office2003:
执行“文件→打印”命令。
第二步:
设置多帧打印
在“打印内容”一栏中设置为“讲义”,然后再设置一下右边的其他参数,如每页打印幻灯片数,打印顺序,是否加框等,右边有小图预览打印排列效果,设置好之后,确定打印即可。
附:
保存常用打印设置为默认打印方式
在Office2003中,选择菜单“工具→选项”,在对话框中选择“打印”标签,选中“使用下列打印设置”选项,设置好自己常用的相关选项,确定即可。
选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项,可节省墨水
2.Powerpoint转为图片打印(避免某些格式导致无法打印PPT)
打开ppt另存为,在文件类型里选择“jpg文件交换格式”,将每张幻灯片保存为图片。
在出现的提示窗口中,可以选择是否全部导出幻灯片。
完成以后,在保存的位置就会出现一个文件夹,里面有每张幻灯片的图片,并且已经按序号排好。
然后新建一个ppt,点‘插入’—‘相册’然后全选刚导入的文件夹里的ppt图片点‘导入’,删除第一页空白后就可以打印了,而且打印速度快
3.批量缩小八页Powerpoint文档至一页打印
Powerpoint是我们最常用到的课间展示、资料播放工具。
然而很多时候为了方便查看,希望能将PPT打印出来,但如果一页一张A4纸,又显得有些浪费。
今天就给大家提供一个小方法,可以批量将8页PPT合并至一张A4纸中,非常节省资源。
首先,打开需要打印的PPT,为了打印出来的清晰度着想,可以将底板先全部去掉。
然后,选择文件-另存为,在文件类型里选择“jpg文件交换格式”,将每张幻灯片保存为图片。
在出现的提示窗口中,可以选择是否全部导出幻灯片。
完成以后,在保存的位置就会出现一个文件夹,里面有每张幻灯片的图片,并且已经按序号排好。
接着,新建一个word文档,选择文件-页面设置。
将上下边距改为1厘米,左右边距改为2厘米,点击确定即可。
页面设置完成后,选择“格式-分栏”,将页面分为2栏。
接着点击插入图片,选择之前保存PPT的图片文件夹,选择需要的图片导入便可以。
此时,PPT图片会自动排列在word文档中,一个A4页面排列8张,非常便于打印。
小提示:
利用分栏功能,可以实现批量的将Word中的图片缩小50%的效果。
如果一个页面中,并不满8小页,也可以适当调整页边距来调整图片大小。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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