人力资源部工作手册090709.docx
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人力资源部工作手册090709.docx
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人力资源部工作手册090709
1人力资源部工作手册
1.1第一部分部门职能
1.1.1概述
负责公司人力资源的规划、开发,以及人力资源各个模块的具体操作,包括招聘及岗前培训(员工手册)、薪酬福利、绩效评估、劳资关系等。
1.1.2部门主要职能
1、根据公司长、中、短期发展经营策略,全面统筹规划人力资源战略;
2、建立并不断完善人力资源管理体系,研究设计适合本公司的人力资源管理模式(包含招聘、培训、绩效考核、薪酬福利及员工发展等体系得全面建设),制定和完善人力资源管理制度;
3、根据公司组织架构及人员编制,招募和引进所需各类人才;
5、完善公司薪酬及福利管理办法;
6、完善公司绩效考核及其执行;
7、处理员工关系及公司内部发生的劳资纠纷;
8、为公司经营决策提供依据,向高层决策者提供人力资源、组织建设等方面的建议,协助总经理制定公司战略,致力于提高公司的综合管理水平;
9、及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题。
1.1.3部门岗位配置及管理架构
1.1.42009年编制人数:
7人。
截止2009年7月任职数:
员工6人。
空缺岗位:
人事专员(招聘与培训)
1.2第二部分岗位说明书
1.2.1岗位说明书--人力资源总监
基本信息
岗位名称
人力资源总监
所属部门
岗位编号
职务等级
直接上级
常务副总经理
直接下级
人力资源高级主管、行政部经理
本岗位人员编制
1人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
全面负责人力资源及行政管理工作,规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设及行政管理工作,最大限度的开发人力资源,促进公司经营目标的实现和长远发展;
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、统筹规划人力资源战略;
重要
全部
人力资源战略与公司战略匹配
2、建立并不断完善人力资源管理体系,研究设计人力资源管理模式(包含招聘、培训、绩效考核、薪酬福利及员工发展等体系得全面建设);
重要
全部
各模块架构清晰,与公司运营模式匹配
3、制定和完善人力资源管理制度;
重要
全部
各模块有明确的可操作的管理制度依据
5、组织制定公司人力资源长短期阶段性计划并监督各项计划的实施;
重要
全部
计划明确,实施到位(以各阶段性绩效指标完成情况为依据)
4、为公司经营决策提供依据,向高层决策者提供人力资源、组织建设等方面的建议,协助总经理制定公司战略,致力于提高公司的综合管理水平;
重要
部分
提供建议被采纳
6、及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题;
重要
部分
提供建议被采纳
任职资格
性别
不限
年龄
35岁以上
学历
本科以上
专业
不限
英语水平
良好
计算机水平
熟练使用各类办公软件
资格证书
学士证书、各类培训证书等
工作经验
10年以上人力资源中层管理以上岗位经验,3年以上HR总监工作经历
能力素质
1、才能:
(做过的事及对事的把握能力)
●对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累,对人力资源管理各个职能模块均有较深入的认识,能够指导各个职能模块的工作;
●熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策;
●口头及书面表达能力强
2、智慧:
(经验的变通应用)
具有战略、策略化思维,有能力组建、整合不同的工作团队,具有解决复杂问题的能力,很强的计划性和实施执行能力,以及很强的责任心、事业心。
3、性格:
个性特征
稳重、细致
1.2.2岗位说明书—人力资源高级主管
基本信息
岗位名称
HR高级主管
所属部门
人力资源部
岗位编号
职务等级
直接上级
人力资源总监
直接下级
人事专员
本岗位人员编制
1人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
协助人资源总监对公司的人力资源工作进行统筹管理,保证人力资源部日常工作按照相关制度及规定正常进行。
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、全面负责劳动管理及招聘模块管理工作,确保劳动管理严格按制度执行,合理安排招聘渠道,实施招聘各环节工作。
重要
全部
两模块日常工作顺畅,招聘完成率达到80%
2、监督并确保各项工作计划实施到位,并参与具体操作;
重要
全部
每周检查关键任务执行进展、并汇报
3、HR软件的应用与维护
重要
全部
HR软件运转正常、记录完整准确
4、协助上级领导制定人力资源阶段性计划;
重要
部分
提供建议被采纳
5、协助上级领导及时处理各类人力资源问题;
重要
部分
提供建议被采纳
6、完成领导交办的其他工作。
重要
全部
按领导要求完成
7、协助上级领导制定和完善人力资源管理制度;
一般
部分
提供建议被采纳
8、为上级领导决策人力资源事务提供依据,致力于提高人力资源管理水平;
一般
部分
提供建议被采纳
任职资格
性别
不限
年龄
28岁以上
学历
专科以上学历
专业
人力资源、管理类或相关专业
英语水平
一般
计算机水平
熟悉办公软件及相关的人力资源管理软件;
资格证书
人力资源助理师、管理师等
工作经验
5年以上人力资源相关工作经验,至少2年以上人力资源模块主管工作经验;
能力素质
1、才能:
(做过的事及对事的把握能力)
●对现代企业人力资源管理有基本了解,具备两个或以上业务模块实践经验,能独立完成至少两个业务模块的独立操作;
●了解国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策;
●口头及书面表达能力较好
2、智慧:
(经验的变通应用)
具有解决至少两个模块日常工作中遇到的各种问题的解决能力,较强的计划性和实施执行能力,以及很强的责任心、事业心。
3、性格:
个性特征:
稳重、细致、愿意与人沟通。
1.2.3岗位说明书—区域人力资源主管
基本信息
岗位名称
区域人力资源主管
所属部门
人力资源部
岗位编号
职务等级
直接上级
人力资源总监
直接下级
人事专员(本区域)
本岗位人员编制
1人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
协助人资源总监对负责区域人力资源工作进行统筹管理,保证负责区域内人力资源部日常工作按照相关制度及规定正常进行,同时负责公司整体绩效管理工作。
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、区域人力资源各项工作计划实施到位,并参与具体操作;
重要
部分
日常工作顺畅,每周检查关键任务执行进展、并汇报
2、负责区域内劳动管理及招聘模块管理工作,确保劳动管理严格按制度执行,实施区域内基层员工招聘各环节工作;
重要
全部
两模块日常工作顺畅,招聘完成率达到95%
3、组织实施各阶段各类员工绩效考核工作;
重要
全部
每月8日前完成上月绩效考评工作,提交考核成绩汇总表
4、不断深入研究各项绩效指标,并提出可行的指标改进方案
一般
全部
每月至少有一项指标改进建议被采纳
5、对当前的绩效考核制度进行评估,推荐改进措施;
一般
全部
提供建议被采纳
6、HR软各模块应用与维护
重要
全部
HR软件运转正常、记录完整准确
7、扩展工作范围,参与HRM各业务模块日常工作;
一般
部分
按上级要求完成
8、完成领导交办的其他工作。
重要
全部
按上级要求完成
任职资格
性别
不限
年龄
28岁以上
学历
专科以上学历
专业
人力资源、管理类或相关专业
英语水平
一般
计算机水平
熟悉办公软件及相关的人力资源管理软件;
资格证书
人力资源助理师、管理师等
工作经验
5年以上人力资源相关工作经验,至少2年以上人力资源模块主管工作经验;
能力素质
1、才能:
(做过的事及对事的把握能力)
●对现代企业人力资源管理有基本了解,具备两个或以上业务模块实践经验,能独立完成至少两个业务模块的独立操作;
●了解国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策;
●口头及书面表达能力较好
2、智慧:
(经验的变通应用)
具有解决至少两个模块日常工作中遇到的各种问题的解决能力,较强的计划性和实施执行能力,以及很强的责任心、事业心。
3、性格:
个性特征:
稳重、细致、愿意与人沟通。
1.2.4岗位说明书—人事专员(招聘方向)
基本信息
岗位名称
人事专员(招聘)
所属部门
人力资源部
岗位编号
职务等级
直接上级
HR高级主管
直接下级
无
本岗位人员编制
1人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
全面负责招聘渠道、信息发布、人才甄选等人才获取方面的工作
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、根据公司人才招聘需要开发招聘渠道,在招聘实施中不断分析渠道效果并不断优化。
重要
全部
每月末提交招聘数据分析月表,招聘渠道可保证招聘需求供应
2、根据审批的招聘需求申请表,选择合适的渠道、发布正确的招聘信息;
重要
全部
依据岗位体系相关规定及各岗位说明书发布招聘信息
3、收集并初步筛选简历、经理级以下员工的初试,复试安排
重要
全部
招聘完成率达到80%
4、经理级以上员工面试前人才测试、初试、复试安排;
重要
部分
每个经理级岗位至少提供三个候选人
5、对招聘工作及时分析总结
重要
部分
每月末提交储备人才信息库、招聘数据分析表
5、按时组织新员工进行员工手册的培训,并担任培训讲师
重要
全部
1、职能新员工入职一个月内、坐席新员工岗位培训结束后两天内组织员工手册培训;
2、培训学员反馈评估8分以上
6、本模块HR软件的应用与维护;
重要
全部
HR软件运转正常、记录完整准确
7、扩展工作范围,参与HRM各业务模块日常工作;
一般
部分
按上级要求完成
8、完成上级交办的其他工作。
重要
全部
按上级要求完成
任职资格
性别
不限
年龄
25岁以上
学历
专科以上学历
专业
人力资源、劳动经济、管理类或相关专业
英语水平
一般
计算机水平
能熟练使用办公软件;
资格证书
人力资源助理师、管理师等
工作经验
2年以上人事专员工作经验,至少1年招聘工作经验;
能力素质
1、高度的团队协作精神;
2、较好的沟通表达能力;
3、能够解决一般人事管理实际问题,具有一定的计划、组织、协调能力和人际交往能力
4、开朗、外向
1.2.5岗位说明书—人事专员(劳动管理方向)
基本信息
岗位名称
人事专员(劳动管理)
所属部门
人力资源部
岗位编号
职务等级
直接上级
HR高级主管、区域主管
直接下级
无
本岗位人员编制
2人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
负责与劳动关系、劳动纪律管理等方面工作
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、负责员工入、离职、人事异动、劳动合同签订/续签等手续的办理。
重要
全部
人员信息统计表、员工信息表准确无误
2、及时更新员工信息;
重要
全部
每周、月末准时提交人员信息统计表、员工信息表
3、与合作人力资源公司间的衔接;
重要
全部
严格执行与派遣公司间工作流程,派遣人员信息准确
4、负责公司各项福利方案的核算及缴纳等相关工作;(管理人员多于100人时由其它人事专员负责)
重要
全部
每月末提交福利明细表,数据准确与银行对帐单相符
5、本模块HR软件的应用与维护;
重要
全部
HR软件运转正常、记录完整准确
6、扩展工作范围,参与HRM各业务模块日常工作;
一般
部分
按上级要求完成
7、完成上级交办的其他工作。
重要
全部
按上级要求完成
任职资格
性别
不限
年龄
23岁以上
学历
专科以上学历
专业
人力资源、劳动经济、管理类或相关专业
英语水平
一般
计算机水平
能熟练使用办公软件;
资格证书
人力资源助理师、管理师等
工作经验
1年以上人事专员工作经验;
能力素质
1、高度的团队协作精神;
2、较好的沟通表达能力;
3、能够解决一般人事管理实际问题,具有一定的计划、组织、协调能力和人际交往能力
4、稳重、细致、条理性强
1.2.6岗位说明书—人事专员(薪酬方向)
基本信息
岗位名称
人事专员(薪酬)
所属部门
人力资源部
岗位编号
职务等级
直接上级
人力资源总监
直接下级
本岗位人员编制
2人
制订时间
岗位职责
岗位概述:
按照公司制定的薪酬制度及核算方案核算及发放工资
工作职责
重要性
权责
工作标准
1、负责公司员工每月薪资核算及薪资福利的发放;
重要
全部
按公司规定时间准时发放
2、负责公司各项福利方案的核算及缴纳等相关工作;(分区少于100人时由劳动管理方向人事专员负责)
重要
全部
每月末提交福利明细表,数据准确与银行对帐单相符;
3、薪酬数据的统计及分析,并不断优化统计分析方式方法;
重要
全部
每月末提交薪酬分析表
4、协助上级领导完善薪酬管理制度、测算及制定薪酬方案,并提出合理化建议。
一般
部分
按上级要求完成、提供建议被采纳
5、本模块HR软件的应用与维护;
重要
全部
HR软件运转正常、记录完整准确
6、扩展工作范围,参与HRM各业务模块日常工作;
一般
部分
按上级要求完成
7、完成上级交办的其他工作。
重要
全部
按上级要求完成
任职资格
性别
不限
年龄
23岁以上
学历
专科以上学历
专业
人力资源、劳动经济、管理类或相关专业
英语水平
一般
计算机水平
能熟练使用办公软件,特别是EXCEL可深度应用;
资格证书
人力资源助理师、管理师等
工作经验
1年以上人力资源管理工作经验;
能力素质
1、高度的团队协作精神;
2、较好的沟通表达能力;
3、了解人力资源基础知识;
4、稳重、细致、条理性强。
1.3第三部分工作流程及手册
1.3.1内部工作流程及手册
1.3.1.1招聘工作手册见附件一
1.3.1.2劳动管理工作手册见附件二
1.3.1.3绩效管理工作手册见附件三
1.3.1.4薪酬福利工作手册见附件四
1.3.2部门间工作流程
因人力资源部重要工作均与其它部门相关,故重要工作流程均与其它部门相关。
主要工作流程包括:
1、招聘工作流程:
职能人员招聘工作流程、销售坐席人员招聘工作流程
2、新员工入职工作流程
3、劳动合同签订/续签工作流程
4、薪资确认流程
5、岗位异动流程
6、员工离职办理流程
1.4第四部分管理制度
1.4.1内部管理制度
工作中依据的管理制度:
一、组织架构附件1
二、员工手册附件2
三、员工奖罚条列附件3
四、培训管理制度附件4
五、绩效考评管理规定附件5
六、薪酬管理制度附件6
七、
八、
九、
1.4.2应遵守的公司管理制度
一、员工手册附件2
二、员工奖罚条列附件3
三、培训管理制度附件4
四、绩效考评管理规定附件5
五、薪酬管理制度附件6
六、文件资料行文及传递附件7
七、档案管理附件8
八、合同管理制度暂行附件9
九、公司内部消防安全管理规定附件10
一十、公司胸卡佩戴管理规范附件11
1.5第五部分经验教训总结
1.5.1招聘中的经验和教训:
一、座席招聘渠道的选择:
为了节省用人成本,初期将招聘重点放在了各大中专、技校等刚毕业的学生上,产生的问题:
一批同学校通过面试的人员进入公司,公司对于这些学生的培养期较长,而学生的流动性较大,稳定性差,给招聘工作带来了一定的困难;解决办法:
多渠道开发,对于学生采取同学校少量录取,减少了流失率,将学生与社会招聘相融合,这样增强了稳定性。
二、座席人员面试:
对于座席人员的面试为了能使时间具有更大的效率,采用集体面试的方式,在集体面试中,如对公司没有深入的了解,介绍的不够清楚,所导至的问题是:
面试人员会有很多的疑问,并对公司缺少信任而使一些优秀的销售人员有可能流失掉;解决的办法:
将公司的规模、产品、福利等丰富并准确的传达给面试者,让面试者感觉到公司的严格化、正规化、使他们原意信任公司并加入公司。
三、强制执行流程的必要性:
通过长时间的总结与积累,在招聘与面试中形成了适合公司并具有良好效果的流程,如不严格按照流程执行,产生的问题:
将优秀的企业文化及面试方试逐步的丢掉,回到原使化的起点,长久以来的探索与实践将回到原点;解决办法:
严格按照流程执行并不断的丰富化、深刻化、系统化。
1.5.2劳动管理中的经验和教训:
1、员工信息的完整和准确
问题:
由于前期有些部门人员入、离职手续办理的不及时、不完整,导致人力资源部员工信息不准确、不完备,人员数目、人员情况与实际情况相差较大。
解决办法:
完善了人员入、离职手续的办理及制定了相关的制度,并严格按照公司规章制度执行,又将现有人员信息全部核查并收集,目前人员信息库已完整并准确。
2、勤务异动单的审核
问题:
公司座席人员较多,各种病、事假等勤务异动情况也非常的多,由于前期执行力度不够,很多员工也不重视,在产生各种假时未能及时按照公司规章制度办理,造成月底考勤结算时产生员工考勤与实际情况相差较大,很多虚假、不准确情况。
解决办法:
结合考勤中产生的问题,对部门考勤员针对性的培训,并在新入职人员进行员工手册培训时着重讲解人力资源制度,使每位员工在新入职时就已经比较了解请假制度及手续,并在员工产生请假情况时严格监督请假流程,保证每人请假流程及假单填写准确无误,并保证在月底核查考勤时确保请假单据与考勤完全一致。
3、人员异动手续的办理
问题:
在部门内部人员岗位发生变化时,没有办理任何人员异动手续,便直接到新岗位从事工作,造成人员岗位编制混乱,相应需变更的信息不能及时的变更,使得很多领导无法及时掌握人员及工作相关的情况。
解决办法:
建立了相关的制度,并要求各部门负责人,在进行人员岗位调整时严格执行公司内人员异动流程规定,如要调岗,首先到人力资源部领取人事异动单,原部门、新部门签字同意,经相关领导批准后,方能确定转岗,并在审批全部结束以后,才能到新岗位上任职,最终将人事异动单在人力资源部存档,目前已完全按照相关规定及审批流程执行。
4、档案的建立
问题:
前期无完整人员档案,座席人员按照每批入职人员集体建档,欠缺人员档案较多,职能人员虽单独建档,但档案内容也不完整,并且在人员离职时也没有将档案与在职人员分开存放,导致在查找员工档案时极为麻烦,并时常不能查到人员档案。
解决办法:
在建立人员档案时,对在职人员统一收取资料,实现档案完整,按部门、以入职时间排序每人单独存放,在人员离职时,将离职人员档案与在职人员档案分开存放,实现档案内全部为在职人员,在查阅档案时,可准确、快捷的查找到每人档案资料。
1.5.3绩效管理中的经验和教训:
1、考核指标:
产生的问题:
绩效管理实施之初,各部门员工并不能真正理解绩效管理的目的,绩效指标制定没有与公司的发展战略相联系,出现了单纯为考核而考核的现象,而且考核指标多为定性指标。
这样就导致了绩效评分缺乏依据,评价不科学,经常出现光环效应、近因效应等不公平现象。
另外考核者和被考核者对评估标准的理解也不尽相同,最终导致对评估结果不认同。
解决办法:
鉴于种种问题的出现公司采取了进一步的措施,首先,明确管理制度,对绩效管理的理念在公司范围内进行宣传,使所有员工能够正确认识绩效管理。
其次,建立科学的指标制定体系,重视财务指标、定量指标。
另外,构建起完善的绩效管理的信息支持系统,使绩效评分的依据由第三方提供,这样就尽可能的保证了评估结果的公平性。
2、HR软件:
软件的运用是一个熟悉,磨合的过程。
1)软件使用之初,由于不熟悉的原因,很多员工不能按时地对绩效考核确认、评分、评分确认。
针对这一问题,我们增加了邮件提醒功能。
在每一个环节可以操作时会有一封邮件提醒员工进行此项操作。
2)进行绩效设置时需进入个人绩效页面,导入上期后再行修改提交。
但有些部门人员较多,又不需要每个月修改考核项目。
针对这一特点,我们增加了集体导入按钮,这样减少了操作步骤,提高了工作效率。
3)只有部门经理才能进行数据反馈,这样无形中增加了部门经理的工作量。
针对这一问题,我们增加了来源岗位按钮。
这样部门经理可将需提供的数据指定到下属某一岗位,由其填写保存,部门经理只需审核提交即可。
4)由于操作不熟练,各部门都有不同问题发生。
不知道怎样设置绩效考核表、不知该如何添加考核人、需要提供数据时不知在哪里输入、不知在哪里为下属评分、不知该如何进行绩效评分确认等等诸如此类问题。
针对这些问题,我们撰写了《HR软件经理操作说明书-绩效考核部分》,从中对所有操作进行了详细的描述。
1.5.4薪酬福利中的经验和教训:
1、考勤数据注意事项
对刚转来的考勤数据要进行初步复核,有问题及时沟通,以便在最短的时间解决到编制基础的问题;
相关注意事项详见《4月考勤总结》
2、工资模板注意事项
1)销售坐席月计算薪资天数为排班人员出现次数最多的天数来计算;
2)职能人员按照法定工作日计算,2009年按20.83来计算;
3)转正前工资模板与转正后工资模板不同,需要批量或个别调整工资模板中的每一项;
4)引入工资模板需要将对应工号转为同一类型,如同一为数值类型。
5)特别注意离职人员与新入职人员的工资模板
3、工资方案注意事项
1)各部门转来方案的及时性,需要规范转来时间并与相关负责人多沟通
2)方案的严谨性,有的方案不够严谨,需要相关部门重新出具
3)方案的灵活性,一方面规范制定者对方案的制定,减少月初定稿,月底改稿的情况;另一方面编制模板有适当的灵活性。
4、数据提取需求的注意事项
1)根据方案提取需求,要充分考虑实际业务制定方案的目的、稍有疑惑之处与相关负责人沟通;
2)提取数据需求要充分考虑方案的延续性、完整性
5、工资引用业绩数据的核对
1)对刚转来的数据,要进行初步复核,在最短的时间解决到编制基础的问题;
2)在编制过程中发现的问题,一定要与相关部门联系,解决;(也许通过一个小问题可以发现数据库的一个大问题)
3)引用完毕,工资表数据与原始表数据整体复核
6、工资卡号注意事项
1)要及时、准确的更新卡号总表
2)引用卡号要核对姓名、身份证号、员工编号
3)复核重名人员卡号
7、扣减事项注意事项
1)开具罚单部门多,不能及时转来,影响工作进度;与相关人员沟通
2)奖惩单无工号、不好查找;与相关人员沟通
3)工资表出现负值人员单独建立文件,次月扣回;
8、社保注意事项:
特殊人员社保,要特别标注
9、外地人员工资注意事项:
延续惯例,每月特别关注
10、全部工资表编制完毕要整体核对:
人数、社保、罚款、绩效
11、审核时间:
相关销售部门的审核时间,要在邮件中注明,并要求邮件回复
12、编制工资的时效性、及时性
编制工资有严格的时间要求,日程安排要合理,保证工资的按时发放
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- 人力资源 工作手册 090709