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DoitimforAndroid版教程整理版
Doit.imforAndroid版教程
(一)收集
PostedonSeptember24,2011bybluefish
现代社会的压力和日益纷繁复杂的工作,我们如何来掌控生活?
根据GTD的方法,我们需要把所有盘旋在脑海中的未尽事宜整理收集,变成我们可供随时查阅,并可按时完成的任务,您也许会惊喜的发现Doit.im拯救了你的生活。
现在就开始尝试使用Doit.im吧。
第一部分收集
登录Android版本Doit.im之后,您可以看到的界面如下:
在Android版本中左上角第一个箱子就是收集箱
。
其对应的就是GTD方法中用于收集“材料”的“工作篮”。
所有未指定具体执行日期和时间的任务,添加后会在收集箱中找到它们。
我们有两种方法可以用来添加任务,一种是快速添加任务,另一种是完整添加任务。
请看下面的步骤:
a)快速添加任务
首先,我们来看如何快速添加任务:
请点击主页右上角的快速添加任务
,页面上方会弹出如下窗口:
上方空白处是用来填写任务的标题,如图上的NewTask位置。
(光设置标题而不设置
日期选项,则任务默认直接进入收集箱。
)
下面的五个图标分别用来设置:
日期,点击后可选项分别为今天、明天和一周中的其它五天。
选择后任务就会直接进入相应的箱子,不选任务直接进入收集箱。
情境,点击后可选项为系统默认的选项和您已经添加过的情境。
项目,点击后可选项为您已经添加过的项目。
优先级,点击后可选项为高,中,低三种优先级。
标签,点击后可选项为您已经添加过的标签。
在Doit.im中,您可以给任务标记最多5个标签。
然后通过这些标签来检索任务。
选择多个标签检索出的内容是这些标签的交集所对应的任务。
注意:
若在快速添加时需要使用未添加过的情境、项目或标签,只需点击相应按钮或输入相应符号。
「^」添加开始时间,「@」添加情境,「#」添加项目,「!
」添加优先级。
当您输入符号时,记得以空格符间隔情境,项目及标签等。
b)完整添加任务
如果任务需要在备注中加入一些细节做备注,或者有确切的执行时间段,又或者某些任务需要设置重复执行,您可以通过完整添加任务模式来新增任务。
接下面我们来尝试如何完整添加任务:
通过点击手机上的Menu键,点击
图标,界面会切换到如下情况:
您可以将任务的具体细节添加到标题下面的备注处,默认可输入字数为2048字。
如果任务没有确切执行时间段,可以默认勾选
这一选项。
也就是说,一旦你勾选了这一项,在设置开始时间与截止时间时,只能选择日期,不能选择时间点。
开始时间的可选项分别为如下箱子,日程箱子可以设置为任意可选日期
截止时间可设置为任意可选日期,默认不早于开始日期。
重复功能是doit.im非常给力的一个功能,如果您有相同任务需要有规律的连续添加多次,那必须尝试使用重复功能来节约您宝贵的时间。
如果您想使用重复功能,就需要先设置开始时间。
直到为重复循环的截止日期,默认不可早于开始时间,我们提供了多种重复方式供您选择:
请您回忆一下工作和生活中的场景,哪些是需要重复的任务呢?
如果您是一个健身控,需要每天或者每几天去一次健身房,那您必须尝试一下按天重复这一功能。
按天重复可用于安排您每天需要重复的任务,或者按照规律时间段重复的任务。
当然这一功能同样非常适合于需要倒班(却不是按工作日)的工作者,可以用来安排工作时间。
再回想一下,是不是每周三、周六都有吉他课要上,那按周重复是为您量身打造的。
按周重复可设置重复日期为周一至周日的任何一天或几天,非常方便设置固定循环的工作、上课或者其它事务。
如果您固定周一到周五为工作日,需要每天向领导汇报工作。
那一定要使用按工作日(周一到周五)重复来提醒自己。
其默认周一到周五为固定循环时段,可用于安排周一到周五工作日期间需要每天重复的任务。
突然您又想到每月28号或每月第四周的周五要交电话费;每3个月(一季度)的15号或者第三周的周一要交房租,那按月重复刚好可以用来提醒您。
按月重复的任务是每几月重复一次,可设置日期为每几个月的固定某一天,或者第几周的周几。
这一选项更适合您每几个月需要固定日期处理的任务。
不想每年忘记结婚纪念日被老婆骂,还想记得最要好朋友的生日,车子每两年的大保养,那千万别小看了按年重复。
这一选项可设置您每几年需要固定日期处理的任务,一定可以拯救您于水深火热之中。
如果任务有确切执行时间段,可以取消勾选
,图标变成
。
此时设置开始时间的同时,可以选择具体开始的时间点,比如2011/10/1012:
25,可设置时刻为24小时制,分钟为60分钟制,可在此范围内任意设置。
截止时间此时也可以设置具体时间点。
默认先设置日期,然后点击时刻,设置截止时间点。
项目,点击后可选项为未指定和您已经添加过的项目。
情境,点击后可选项为未指定和系统默认的选项,还有您已经添加过的情境。
优先级,点击后可选项为高,中,低,无四种优先级
提醒,默认最多设置5个提醒,点击进入后再点右上角的
可设置提醒时间。
如果您想取消已设置的提醒可以在此界面下去掉此提醒后面的
勾选。
标签,点击后可选项为您已经添加过的标签
全部设置完整后,可点击下面的保存按钮,即可生成完整任务。
Doit.imforAndroid版教程
(二)处理1
PostedonOctober13,2011bybluefish
假如您已经参照教程
(一)收集部分的讲解熟练掌握了如何添加任务,并且已经完全执行了这个收集过程,将您大脑中所有未尽事宜通通扔进了我们的收集箱,那恭喜您,您的收集相当完满。
(收集完成后也有一部分任务是直接转到除收集箱之外的其它箱子中,此部分任务不需要再重新进行分类处理)。
当然,您肯定不希望无期限地将这些未尽事宜搁置在收集箱中,那样,这些事情会再次潜入您的脑海,干扰您现在正处理的工作,影响您的效率。
所以,我们现在就可以开始对这些任务进行处理了,即清空收集箱。
所谓清空收集箱,并不意味着要完成所收集的全部任务,而是通过分析识别您收集到的每一条任务,分析它是什么,意味着什么,需要采取什么样的行动。
收集箱中的任务可进行如下分类:
1、可以用少于两分钟的时间直接完成的事务。
2、完成行动花费的时间超过两分钟,并且自己并不是完成任务的最佳人选。
3、完成行动花费的时间超过两分钟,经过分析识别可归类即时处理或日后处理。
现在我们分别针对以上三种情况用Doit.imforAndroid来完成这一过程,您会觉得这个过程无比神奇美妙。
第一类任务出现在收集箱中,完成用时不超过两分钟,那请您不要犹豫,立刻动手完成它,然后再勾选完成,完成的任务将保存在已完成中,供您随时查阅。
比如您有一个文件只要你花30秒阅读一下,再在上面批注“同意”或者“不同意”即可,那么就立刻完成它。
即使您面前的任务不是什么重要的任务,但是您可以在两分钟之内完成,那就应该立即将其完成。
勾选了阅读文件前面的空格,表示您已经用不到两分钟的时间完成了这一任务,然后这一任务会自动转到已完成箱子中。
这个两分钟原则的原理是:
对于任务任务,保留、跟踪、最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它所花费的时间更长——换句话说,这绝对是一条提高效率的捷径。
如果一件事根本不值得您去完成,那么就把它丢入垃圾桶;但只要这件事是您早晚必须要完成的,那就要考虑“效率”这个因素。
因为我们总喜欢拖延完成任务的时间,所以我们希望您能利用这个两分钟原则结合Doit.imforAndroid来养成处理任务的习惯,从而大幅度提高工作效率。
现在我们来关注第二类任务,如果在收集箱中的任务花费的时间将超过两分钟,您就可以问自己:
“我是不是最适合处理这件事情的人呢?
”如果答案是否定的,那就应当将任务转给其它适合的人来完成,这就要用到Doit.imforAndroid的转发功能。
转发功能遵照GTD时间管理中将任务委派他人的功能来设计,同时简化了这部分过程,更便于随时跟踪评估他人的工作,来提醒我们随时关注转发给其它联系人的任务。
点击编辑任务,选择转发,再选择联系人。
任务一经转发,将自动移至等待箱子。
我们在Doit.imforAndroid中有两种方式可实现转发功能,在点击名为“报销费用”的任务后进入查看任务页面
然后点击Menu键,选择
后,会直接转到发送给页面,选择您要转发的联系人后点发送,则任务直接转到等待箱子中。
如果您的联系人数量超过20人,将弹出搜索条,方便您快速查找到需要的联系人
另一种转发任务的方式,是在查看任务页面中点击右上角的编辑任务
,则可进入编辑任务页面,选择最上方右边的发送任务选项卡,可点击下方发送给。
页面将切换到发送给界面,勾选您想发送的联系人,再点击确定
将回到发送任务页面,确认无误之后选择下方的发送,任务会转到等待箱子中,以备随时查看。
然后页面会跳回之前查看任务的页面。
关于处理的第一部分就先讲这么多,其它部分我们明天再来细细分析,谢谢支持。
Android版Doit.im教程
(二)处理2
PostedonOctober15,2011bybluefish
您如果已经看过教程
(二)处理1部分,应该已经将属于第一类和第二类的任务处理完毕。
现在收集箱中还剩下一些任务,它们应归为最后一类。
这部分任务需要由您亲自完成,并且完成的时间大于两分钟。
比如您需要给客户打一个电话,具体讨论项目的实施细节,很显然这电话的长度肯定超过两分钟;您需要花点时间构思并起草一封电子邮件,然后发给您的团队成员;又或者您需要亲自去礼品店为老婆采购一个礼物。
以上这些统统归属于这一类别。
您需要对这些任务进行整理,并将其纳入合适的类别,以备需要时迅速查阅。
我们就来讲解一下,如何使用Doit.imforAndroid来实现这个功能:
a.把有朝一日可能要做的,但是不知道确切的日期或时间点的任务,可放到择日待办箱子中;比如想找个时间去学跳拉丁舞或者想去马尔代夫旅游这类计划。
b.将必须在特定日期或时间点进行的行动放入日程或今日待办箱子中;比如今天9点有个早会,或者10月28日朋友结婚,晚上6点入席等诸如此类的事。
c.将不必在特定日期或时间点进行、但须尽快完成的行动放入下一步行动箱子中。
比如需要去修车或者要去超市购置近几天的食物……
现在开始试用如何在收集箱中移动任务到其它箱子。
第一种方式:
长按任务可弹出选择页面,点击移动到
即可进入移动到页面,在此页面可选择将任务移到其它箱子中(包括今日待办、下一步行动、日程、择日待办、等待):
注意:
如果您将未设置开始时间的任务移动到今日待办箱子,则默认任务的开始时间设置为今天,并直接转到今日待办箱子。
如果移动到日程箱子,则会提示您设置具体日期,在后半部分会详细说明这一过程。
第二种方式:
点击收集箱中的任务,进入查看任务页面。
再点击右上角的移动任务图标
,也可进入移动到页面
第三种方式:
在查看任务页面,点击右上角的编辑任务图标
,则可以进入编辑任务页面。
在此页面中,点击开始时间,设置您需要的开始时间,后点击保存,则可按照开始时间将任务自动转入其它箱子。
注意:
将任务移到日程箱子中,在编辑任务页面中取消了
这一勾选,是可以设置具体时刻的。
先选择日期,可将任务设置为早于当前时间的任意日期。
后,再点击页面日程箱子右边的时间(比如下图中的17:
00),就可以设置具体时刻。
设置完成后,再点击保存。
如果是当天的任务,将转到今日待办箱子中。
如果您在Web版本中设置显示明日待办箱子,明天的任务将直接转到明日待办箱子;除了当天和明天的之外的任务,将转到日程箱子中。
如果您在Web版本中设置不显示明日待办箱子,设置过具体日期的任务,除了当天之外的将转到日程箱子。
关于处理部分的教程已经结束了。
您应该对使用Doit.imforAndroid进行任务的整理更加得心应手了吧,那下一节我们会继续深入讲解如何在整理的过程中对任务进行处理,分类细化,加入不同的情境或项目,敬请期待吧。
Android版Doit.im教程(三)整理1
PostedonNovember8,2011bybluefish
教程(三)整理这部分应该是和教程
(二)的处理部分结合起来,最好同时进行。
这样可以让您对所有任务有更精确的掌控,从而大幅度提高工作效率。
一个完整的,没有漏洞的组织整理系统,可以赋予您无穷无尽的力量,才会让您有精力去放眼更宏观的问题。
许多人都在使用各种列表或者其它类似的工具软件来管理任务,但是大多数人都无法让列表发挥其应有的效力,因为多数人都没有把事情分门别类地放入列表,甚至列表上的内容都不是完整的,所以列表的效用自然大打折扣。
在Doit.imforAndroid中,我们可以利用情境和项目功能将任务划分到不同的列表,一旦您习惯把要完成的各种事务合理地分类整理成几个列表,事情会变得非常简单,您只要管理好这些列表就行了。
(这里有一个需要注意的地方,您并不需要对列表中的任务进行排序,因为一旦情况有变,您就需要重新进行排序。
对于许多人的组织整理工作而言,强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。
列表只是一个目录,它帮助您跟踪那些正在进行中或者未完成的事情,并且让您在回顾的时候有一个依据和参照。
)
从组织整理的角度出发,任务可分为两个基本类型:
1、对执行时间有刚性要求的,通常我们将其记录在日程中,您可以指定具体时间。
例如:
下午4点~5点与王总会面,或者指定具体日期,下周二(比如2011年10月25日)给莉莉打电话,确认是否收到文件。
这部分任务的处理方式,我们已经在教程
(二)如何将任务从收集箱中移入其它箱子中进行了讲解。
2、没有指定时间、越快完成越好的。
比如您的车子出了点小毛病,需要尽快去修理店检查一下。
这部分是教程(三)中需重点讲解关注的部分。
根据GTD时间管理系统的指导,对上述第二类任务管理最好的办法就是将它们按照不同的情境进行分类——所谓的情境,就是完成该行动所需要的工具、地点或者相关人员。
比如,某个行动需要在电脑上完成,您就可以将其分类到“在电脑旁”这一情境列表中。
如果某个行动需要您开车外出(去银行或者去市场),那么将其列入“外出”情境的列表中就是追踪这一任务的最好方式。
如果某一工作的下一步行动是与您的同事小王当面谈谈,那就应该把这一行动列入“小王”的情境列表中。
现在我们就来试试如何在Doit.imforAndroid中使用情境功能来细化我们的任务吧:
Doit.imforAndroid主页中点击情境
,可进入看到默认的五种情境
分别是:
办公室、外出、家里、电脑、电话,其中还包括未指定(表示未设置情境的任务),这五种情境一般可以满足您的基本需求,当然您肯定还有没列入上述几种情境的其它情境要使用,如果您需要添加新情境,我们下面会详细讲解的。
我们主要有两种方式来添加新的情境:
第一种方式:
在主页中点击Menu,通过
来加入新的情境,在新增任务页面中找到情境选项,
点击进入,则会切换到情境选择的页面:
如果您想增加新的情境,则可以点击右上角的
,就会进入增加新情境的页面,比如您想增加一下名为“超市”的情境,就直接输入“超市”,后点击保存。
然后就会回到之前的新增任务页面
回到主页去查看情境,会发现“超市”这一情境已经成功加入情境列表中。
第二种方式:
直接在主页中,点击情境
,进入情境页面,选择右上角的
,则直接进入新情境页面,设置方法同上,保存即生成名为“超市”的新情境。
在情境列表中,点击每个不同的情境,都可以看到属于不同情境下的任务,这样更有利于集中时间和精力完成同一情境下的任务,从而大幅度提高我们完成任务的效率。
这里简单对五种默认情境进行说明:
办公室:
如果您是在办公室工作,那么肯定有些事情必须是在那里才能完成的。
比如您需要在工作日”每天早上九点在办公室开晨会“,这一任务就必然需要划归到办公室情境中。
外出:
把所有需要外面时处理的事情归纳到一起,当您外出时,检查一下外出情境下的任务会大大提高您的效率。
比如”去银行取钱“、”到超市买食物“可以在外出时一并处理的任务,当然是放在外出情境下喽。
家里:
很多行动只能在家里完成,您一定有许多的私事和需要在家里处理的各种杂活。
比如”要整理家中堆放杂乱的衣物“,显然只能放入家中情境。
电脑:
如果您的工作与电脑密不可分,特别是您有笔记本电脑,或者在工作地点和家里都有电脑,那么电脑情境会对您的工作大有帮助。
它能让您对需要电脑完成的所有工作一目了然,比如提醒您要回复的电子邮件,需要完成的Word或者Excel文档等。
电话:
这一情境包含了所有要拨打的电话,只要手上有一部电话,就可以逐项完成上面的内容。
当可以随时使用手机来完成这一情境中的任务里,您会发现这是最好的利用点滴时间的方式。
通过上面的讲解,您是不是对情境这部分有了更深入的理解了呢,赶紧对您的任务进行情境整理吧,下一节我们会继续讲如何根据项目对任务进行整理的,敬请期待。
Android版Doit.im教程(三)整理2
PostedonNovember10,2011bybluefish
上篇教程(三)的第一部分主要讲解了关于如何根据情境对任务进行整理,现在我们来讲讲怎样利用项目对任务进行整理,这对于我们高效的完成任务意义重大。
项目列表意味着您可以凭借它来宏观控制各种项目的进度,并确保各个项目都处于自己的掌控之中,同时它也能让您对自己的工作量有一个客观的认识。
坦白的说,您拥有多少个项目清单都无关紧要,只要您可以根据需要经常地浏览这些内容就行了,这也是“每周回顾”的主要内容(回顾这部分我们将在教程的最后一部分中讲解)。
下面我们就来使用Doit.imforAndroid来试试看吧。
在主页中点击项目
,则可进入查看目前您已有的项目,如果您从未设置过任何项目,默认显示的应该是“未指定”和名为“教程”的关于Doit.imforAndroid如何使的项目。
点击进入“未指定”项下,可看到所有未指定项目的任务。
点击进入“教程”可看到属于“教程”这一项目下的所有任务。
如果您想在Doit.imforAndroid上添加您要使用的新项目,我们主要有两种方式来添加新的项目:
第一种方式:
在主页中点击Menu,通过
来加入新的项目,在新增任务页面中找到项目选项
点击进入,则会切换到项目选择的页面:
如果您想增加新的项目,则可以点击右上角的
,就会进入增加新增项目的页面,比如您想增加一个名为“写各个版本教程”的新项目,就直接输入“写各个版本教程”,然后可以在下方空白处添加备注,可以是对项目的描述解释,项目需要用的数据,电话等可以加入备注中,后点击保存。
然后就会回到之前的新增任务页面
回到主页去查看项目
,会发现“写各个版本教程”这一项目已经成功加入项目列表中。
第二种方式:
直接在主页中,点击项目
,进入项目页面,选择右上角的
,则直接进入新增项目页面,设置方法同上,保存即生成新项目显示在项目列表中。
这里需要介绍一下项目下的子任务,每个项目都是一个相对复杂的过程,通常包括多项任务,需要时时查看并逐步完成,这样建立一个可以将全部子任务归属其中的项目,是提高工作效率的不二法门。
我们在Doit.imforAndroid中也提供了直接将任务加到当前项目下的功能:
如果您想通过快速添加功能
加入“教程”这一项目下的任务,可以在输入任务后,直接点击
,选择“教程”项目后点击保存,则可以将任务直接加入“教程”项目下。
或者在主页中,点击项目
,进入项目页面,选择进入要增加任务的项目,比如项目列表中的“写各个版本教程”这一项目
点击Menu,通过
来添加“写各个版本教程”这一项目下的任务,您会发现进入新增任务页面后,项目直接选择了“写各个版本教程”项目,此时保存的任务就会直接归属于“写各个版本教程”项目,不用再次手动添加了。
关于如何对任务进行项目整理这一部分已经讲解完了,接下来我们会讲讲如何使用下一步行动箱子来整理我们的任务。
Android版Doit.im教程(三)整理3
PostedonDecember28,2011bybluefish
上一篇我们是讲了如何使用项目功能对任务进行整理,这节我们主要来讲一下在Doit.imforAndroid中如何使用下一步行动来对任务进行整理。
这个功能可能是好多用户之前没注意到或者不会使用的功能哦?
如果使用得当,对我们高效的对任务进行整理和做出行动计划大有帮助。
现在我们就一起来看看如何使用吧。
首先我们来思考一个问题:
“我的下一步行动是什么?
”
这个貌似简单的问题,对于不同的人和事,解答绝对不同。
但是这个问题对每个人都非常重要。
特别是想掌握GTD时间管理方法的您,必须了解什么是您的下一步行动。
这个问题之所以重要,因为它迫使大家去思考我们要做什么,谁要做什么;而且您必须给出有效的答案:
完成那一件事。
简单的解释下一步行动就是长期占居您的任务清单但尚未完成得项目,通常是项目中的第一条任务。
这类任务是您处理每个项目的开端,我们可以做的是任务,而不是做项目。
您不能说去做“网站设计”或者“装修房屋”。
因为这些都是项目,项目是不能去做的。
需要把项目都分成一个一个的行动步骤,把这些行动步骤列入任务清单中,然后做您的任务。
当您接到一个项目时,您应该总是问:
在这个项目中,我要做的下一步行动是什么?
一般项目都会有多个步骤的行动,而您应该从这些行动中选出要完成的放入您的任务清单中。
比方说项目“装修房屋”的下一步行动可能是去某某商店买一桶彩色油漆。
那就应该把这一步骤提炼出来,放入您的「下一步行动」箱子中。
操作过程是在Doit.imforAndroid的主页中进入“项目”,找到“装修房屋”这一项目,可看到项目下并没有任何的任务。
现在我们想到“装修房屋”的下一步行动是“去涂料商店买一桶彩色的油漆”,我们就可以在此项目下,点击Menu进入
,可发现此任务会直接被归入“装修房屋”项目。
将开始时间选为下一步行动,则此任务会直接进入「下一步行动」箱子中
在”装修房屋“项目下会显示出这条任务,您可以继续思考关于“装修房屋”这一项目还有什么其它需要做的下一步行动,将它们逐项加入。
当您询问自己什么是您的下一步行动时,需要确保这个行动不是模糊的,或者没被定义完全的。
关于那些既不是项目,也不能被规划成行动的事件,是需要您抽时间来进行加工处理的。
可以查看下您的Doit.imforAndroid的「收集箱」,其中经常会有一些诸如“模拟一张色彩拼图”等无法直接进入行动的任务。
因为模拟并不是一个行动,您应该对这一任务进行思考,通过编辑将此任务修改为“选出十种可用的拼图颜色”并移动到「下一步行动」箱子中。
现在您进入「下一步行动」箱子里,就可以看到这条您整理过的任务。
您需要找时间来完成它,当您对何时完成这一任务有确定的时间,就可以随时将其移入其他箱子。
关于下一步行动我们就介绍这么多,如果有其他更好的使用方法,我们可以一起继续交流。
Android版Doit.im教程(四)回顾1
之前我们的教程主要关注于如何使用Doit.imforAndroid的使用方法,这节我们来结合GTD系统来讲讲如何对这些任务进行回顾,来完成以下几方面:
每日查看回顾「今日待办」和「下一步行动」以确定当天需要执行的行动。
每周回顾「项目」和「日程」以便按需要对其中的行动进行及时调整或重新安排。
定期回顾「择日待办」中的梦想,以在需要时细化成「下一步行动」。
GTD时间管理系统的主要目的,不是让您的大脑偷
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