商务信函和公文函地区别.docx

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商务信函和公文函地区别

商务信函和公文函的区别

　　篇一：

商务信函的格式和范文

　　商务信函的格式和范文

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。

其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。

其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。

人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。

而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。

商务信函不需要用华丽的词句。

所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

　　商务信函一般由三部分组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2．标题

　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

　　由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

　　“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4称谓

　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

　　泛指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。

　　具体称谓。

即具体指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。

称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5．收信人地址、单位

　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1问候语

　　问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。

如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。

如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2主体

　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

　　说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。

要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。

如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

　　如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

　　3结尾语

　　正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。

如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。

结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分内容。

　　1祝颂语

　　所有的商务信函都要写明祝颂语。

祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

　　请候语，在正文结束后空两格书写。

常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

　　等。

　　安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。

常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

　　2签署

　　签署即发信人的署名或签名、用印。

商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。

有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。

个人签名一定要由发信人亲手所签。

　　3日期

　　日期一般是发信具体时间。

商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式：

　　公文日期形式。

即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

　　国际标准简写法形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0”，如2008年08月18日。

　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。

如2008年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

　　4附件

　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。

如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。

函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：

我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。

函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。

衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　本文来源于：

http:

///article/sort07/sort053/

　　篇二：

商务信函范文

　　目录

　　第一章（没有电子文档，但第一章只是一些理论什么的，没什么用）

　　第二章商务业务信函范例10

　　第一节资信调查函10

　　1.咨询函10

　　2.向银行查询新客户资信情况10

　　3.向客户查询信用及经营情况10

　　4.带附表的资信调查函11

　　5.资信调查有利回函，并给予建议11

　　6.信用调查有利回函，告知敬请放心11

　　7.资信调查不利回函，告知管理不善12

　　8.信用调查不利回函，告知经济信用不佳12

　　9.表明无法提供确切意见而致歉12

　　10.请求老客户作为资信证人13

　　11.要求对方提供资信资料13

　　12.同意试销前的资信要求13

　　第二节促销函14

　　1.传感剃须刀广告海报14

　　2.男用喱宣传海报14

　　3.香波的报纸广告14

　　4.便携式小型冰箱宣传册15

　　5.推荐地毯16

　　6.推荐替代品16

　　7.推荐新产品17

　　8.一般性推销17

　　9.描述产品17

　　10.写给不经常联系的客户18

　　11.推销教育课程18

　　12.推销会议场所19

　　13.向老客户推销新产品19

　　14.为商贸指南征集广告20

　　第三节建立贸易关系20

　　1.亲抵进行业务调查20

　　2.咨询信20

　　3.表达建立业务关系的意愿21

　　4.参观展位后要求建立贸易关系21

　　5.通过自荐信建立商务关系21

　　6.要求推荐客户22

　　7.由朋友介绍的公司22

　　8.从广告中得知客户信息22

　　9.索取资料23

　　10.寄送资料23

　　11.与过去有贸易往来的公司恢复联系23

　　12.寻求电子制品合作伙伴24

　　13.寻求纺织品贸易伙伴24

　　14.进口商与出口商的联络信25

　　15.出口商与进口商的联络信25

　　16.接受建立业务关系函25

　　17.拒绝建立业务关系函25

　　18.回函拒绝申请交易26

　　19.要求对方刊登推销广告26

　　20.索取样品26

　　21.请求担任独家代理27

　　22.拒绝对方担任独家代理27

　　23.同意对方担任独家代理27

　　24.物色代理商28

　　25.欢迎新代理商28

　　26.要求试销28

　　27.同意试销29

　　第四节价格谈判29

　　1.第一次询价29

　　2.答复第一次询价29

　　3.询问价格与优惠条款30

　　4.答复价格，告知优惠条款30

　　5.问询到岸价格30

　　6.答复价格并告知细节31

　　7.中国进口商询盘31

　　8.报同类产品虚盘31

　　9.提供代用品报盘32

　　10.传真报实价32

　　11.最优惠报价32

　　12.中国出口商报盘33

　　13.国外出口商回复询盘33

　　14.答复网上询盘33

　　15.报虚盘34

　　16.报实盘35

　　17.折价优惠35

　　18.回复只能维持现价35

　　19.加价前优惠大客户36

　　20.还盘函36

　　21.返还盘函37

　　22.接受价格函37

　　23.涨价通知函37

　　24.说明涨价原因38

　　25.询价函38

　　26.对询价函的回函38

　　27.价目表范例39

　　28.回函拒绝还盘39

　　第五节订货39

　　1.订单样本39

　　2.电子邮件订单40

　　3.正式订购函40

　　4.附寄订单的信函40

　　5.通知接受订单41

　　6.确认订单41

　　7.试购函41

　　8.确认收到订单41

　　9.使用现金支票下订单42

　　10.使用交货付款方式下订单42

　　11.使用信用卡订货42

　　12.通知有货，准备发运43

　　13.通知订货方暂无存货43

　　14.通知无法供货43

　　15.通知不能供全部货物43

　　16.建议同类型其他产品44

　　17.无法接受替代品44

　　18.拒绝接受订单45

　　19.对货物满意，再一次订货45

　　20.索取样品函45

　　21.同意送付样品函46

　　22.回函拒绝送付样品46

　　23.订货函46

　　24.回函接受订货46

　　25.拒绝订单并推荐代替品47

　　26.催促下订单47

　　第六节付款47

　　1.付款条款47

　　2.开立汇票以支付装运费48

　　3.要求变更汇票日期48

　　4.要求对方开立包括各种费用的汇票48

　　5.要求连同汇票寄来装船文件48

　　6.同意变更汇票的付款条件48

　　7.要求寄送装运的汇票及提单49

　　8.通知对方愿意接受汇票49

　　9.通知接受汇票，并要求迅速履行订货49

　　10.要求接受汇票并付款49

　　11.提议变更付款条件49

　　12.建议使用见票后30天应付的信用证支付50

　　13.要求更易于接受的付款条款50

　　14.答应改变付款方式50

　　15.要求银行开立信用证50

　　16.索取形式发票51

　　17.寄送形式发票51

　　18.付款通知51

　　19.告知付款账户52

　　20.通知收到付款52

　　21.回函拒绝对方付款方式52

　　22.接受对方付款方式53

　　第七节催款53

　　1.提醒欠款事宜53

　　2.询问还款事宜53

　　3.客气的催款函53

　　4.询问未果，再次请求还款54

　　5.用对方信用情况提醒对方54

　　6.要求结清余额54

　　7.要求付款，并付上新发票54

　　8.三度索取欠款54

　　9.再一次催款55

　　10.寄出欠款账单55

　　11.再度索取欠款55

　　12.告知账户资金不足56

　　13.答复客户延期付款要求56

　　14.正式电文催款56

　　15.已通知律师起诉56

　　16.最后通牒57

　　17.付款致谢函57

　　第八节包装、装运和交货57

　　1.说明发货流程57

　　2.关于包装要求57

　　3.洽谈包装58

　　4.告知已装运58

　　5.要求装船时间58

　　6.通知发运货物59

　　7.通知货物抵达59

　　8.委托装船59

　　9.指定木箱包装的材料及规格60

　　10.指定包装的材料、重量及唛头60

　　11.对包装箱长度、唛头的指示60

　　12.对机器包装的详细指示60

　　13.海运包装的详细指示60

　　14.请注意包装，并减少费用61

　　15.免费再包装61

　　16.告知对方包装无误，要求以保费弥补损失61

　　17.告知对方已按照指示包装并交付船运61

　　18.通知对方转让装船文件的银行62

　　19.通知对方已寄出装船文件62

　　20.运送数量不足，要求抓紧装运62

　　21.因须取得特殊许可，故延迟装运62

　　22.要求更改目的港62

　　23.因生产设备的改进，提前交货63

　　24.对延误装运而不满63

　　25.因延误装运而致歉63

　　26.收条63

　　27.告知对方货品抵达，随函附上支票64

　　28.装运申请书64

　　29.装货单64

　　30.装箱单样本64

　　31.托运人提供的情况64

　　32.询问装运64

　　33.催促装运65

　　34.告知已装运65

　　第九节索赔与理赔66

　　1.投诉货物质量欠佳66

　　2.投诉产品数量不足66

　　3.投诉收到货物与订单不符66

　　4.抱怨包装不良67

　　5.对所称包装不良的答复67

　　6.首批到货不合格，保留索赔权67

　　7.对商品质量不满，要求补救67

　　8.处理质量不满的投诉68

　　9.为送错商品致歉68

　　10.为再次寄错商品规格致歉68

　　11.解释双方都有责任69

　　12.调解客户退货69

　　13.表示愿意调查事实真伪70

　　14.调查后做进一步回复70

　　15.破例进行理赔70

　　16.拒绝理赔71

　　17.说明包装无误，请对方向保险公司索赔71

　　18.因数量不一致，补运替代品71

　　19.通知对方运去替代品71

　　20.表明愿意为不良品质负责，并支付差额72

　　21.针对索赔，指责对方订货错误72

　　22.应付令人头痛的客户72

　　23.改善服务72

　　第十节商标、说明书、合格证及合同样本73

　　1.白鹤牌铅笔商标73

　　2.长城牌地毯商标73

　　篇三：

通知、公告、函、请示、报告等公文的区别

　　通知、公告、函、、报告等公文的区别

　　一、通知

　　是要求下级机关、组织或人员办理或周知的事项；发布行政法规和规章；批转下级机关公文，转发上级、同级或不相隶属机关公文时所使用的一种公文。

　　按照使用性质，通知可分为三大类：

　　1、是用于要求下级办理或周知事项的指示性通知，如（工作、学习安排通知，会议通知等）；

　　2、是用于批转文件和颁发、印发、转发文件的批示性通知；

　　3、是用于任免干部的任免性通知。

　　二、通报

　　是党政府机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、知道、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。

　　通知和通报的区别

　　1、内容范围不同。

　　2、目的要求不同。

　　3、表现方式不同。

　　三、通告

　　是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项所使用的一种公文。

　　特点：

1、法规性2、政策性3、广泛性4、使用的普遍性

　　种类：

1、制约性通告2、知照性通告

　　四、函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（一）函主要三种类型：

　　1、商洽谈2、询问答复函3、请批、批准函

（二）函主要三个特点

　　1、适用范围广泛，使用灵活方便。

　　2、行文方向具有多向性。

　　3、短小精悍。

　　函与请示的区别

　　函：

主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。

　　请示：

则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。

　　五、报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（一）类别：

　　1、呈报报告2、呈转报告3、回复报告

　　六、请示

　　适用于向上级请求指示、批准。

（必须在事前写。

请示中不能附带报告的内容，只能一事一文。

）

　　与报告比较，请示的突出特点

　　1、行文内容的请求性。

2、行文目的的求复性。

　　3、行文时机的超前性。

4、请求事项的单一性。

　　七、申请

　　是单位或个人因某种需要向有关部门、组织、团体提出书面申请的专用文书。

（一）注意事项：

　　1、一份申请书只能写一种申请（一事一书）

　　2、态度端正，语言简明。