行政培训PPT.pptx
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行政培训PPT.pptx
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,行政部培训教材,一、集团组织架构二、办公日常行为规范三、电话邮箱设置规则四、行政工作操作流程五、各类表单及格式,培训内容,一、集团组织架构,1、集团公司架构,金萌集团,董事会,CEO,监事会,上海金萌苏浙汇餐饮有限公司,上海苏浙汇投资咨询管理有限公司,简称管理公司,简称苏浙汇,简称斗香园,简称青浦加工厂,简称北京分公司,简称澳门分公司,一、集团组织架构,2、集团组织架构,金萌集团,董事会,CEO,监事会,费用中心,利润中心,战略开发体系总裁办集团监控体系,管理公司,事业部,一、集团组织架构,3、运作体系,事业部集团利润中心,管理公司集团费用中心,需求,反馈,内部业务循环,对董事会战略目标量化后的,指标下达及业务分工,多角度钻取业务数据提炼分析,出具流程优化方案,评测流程合理性有效性,利润中心及费用中心需求汇总分析,一、集团组织架构,3、集团编码规则编码设置:
附件总裁办:
SD(stratagamdepartment)管理公司:
BS(bussinesssuporting)事业部:
OD(oprationsdepartment),二、办公日常行为规范,1、仪容仪表,头部:
男士鬓角不可掩过耳部,后面不可盖过衣领;女士保持头发整洁;面部:
化妆清淡,不可浓妆艳抹;着装:
男士不得穿沙滩裤、拖鞋;女士不得穿透视装、吊带衫、超短裙;,二、办公日常行为规范,2、办公行为管理准则,工作态度:
保持严肃、认真、不得大声喧哗、不得处理私事、不得从事其他与工作无关以及可能影响周围同事工作的事情;五常法:
按集团“五常法”的管理规定执行,做好个人工作区域及公共区域的物品摆放、清洁卫生等工作,并保持时时维护、日日跟进;3.电话接听:
原则上电话铃响不得超过三声;接听来电,应首先使用问候语“您好,苏浙汇!
”;因公外出:
应提前一天至总台进行登记,由本部门最高领导人签字同意后方可外出,并在eHR系统中做好相关考勤记录备案;外出至各分店需在工作地点做好考勤记录,有证可查;公司用餐:
统一安排,地点徐汇店餐厅,办公室人员不得在办公区域就餐,如因工作原因误餐及时通知行政经理另行安排;空调使用规定:
按空调上设置的温度(五常法标签)开启空调;,三、电话邮箱设置规则,1、电话VOIP设置规则:
附件设置规则:
上海地区总部10楼、11楼办公室:
80+上海地区事业部办公室:
81+北京地区办公室:
82+各分店01店:
1+各分店02店:
2+(以此类推)拨打规则:
拨打外线:
+拨打总部分机:
+重拨号码:
*+5+抢接电话:
*+8+拨打特殊号码:
7+9+,三、电话邮箱设置规则,2、邮箱设置规则:
附件,总部G3级以上员工公司邮箱可用英文名称;总部G3级以下员工公司邮箱使用部门名称;门店、加工厂、异地分公司G2级以上员工公司邮箱可用英文名称;门店、加工厂、异地分公司G2级以下员工公司邮箱使用部门名称;,四、行政工作操作流程,1、会议管理流程,BS-06-A-01,会议管理流程:
外循环,行政部,各部门,开始,会议提纲,填写,会议提纲,汇总,会议提纲,会议提纲,会议纪要,召开会议,会议提纲存档,结束,12:
00前制作完成并提交;,1.提交时间:
每周六2.,会议提纲制作及存放位置:
IP地址192.168.1.114/会议资料夹/09年资,料/09年会议资料/高管层会议提纲。
四、行政工作操作流程,2、通知分发流程,BS-06-A-0跨2部门通知分发流程:
外循环,行政部(各行政分部),总裁办,CEO,各部门,开始,跨部门通知,起草,跨部门通知,签批,跨部门通知,跨部门通知,通知下发存档,签批,跨部门通知,结束,NO,签批,YES,备注:
1.各事业部及管理公司各部日常业务工作的文件,由各行政分部统一发文,各邮箱规定:
管理公司BS_memoQ;事业一O部D01_memojade388.c;om事业二部OD02_memojade388;.co事m业三O部D03_memojade388.c;om北京分公B司J_memojade388.co;m澳门分公M司AC-memojade388;.com2.属全面的涉及全体或大部分员工的重要的方向性CE问O决题策需的集文团件,应以公司名义行文,由总裁办C及EO签批后,通过集ja团degardenjade388发.c布om。
NO,YES,决策,3、工作汇总流程,四、行政工作操作流程,总裁办,BS-06-A-03工作计划汇总流程:
外循环各部门行政部,开始,1、工作计划版本2、会议版本3、报表版本,制订,1、工作计划版本2、会议版本3、报表版本,1、工作计划版本2、会议版本3、报表版本,审核评分,1、工作计划版本2、会议版本3、报表版本存档,汇总,结束工作计划:
提交日期:
每月20日提交下月工作计划明细;每月2日提交上月工作完成情况;存放位置:
IP地址192.168.1.114/会议资料夹/09年资料/09年工作计划绩效/09年工作计划;会议:
提交日期:
每月5日对各部门需求进行打分;存放位置:
IP地址192.168.1.114/会议资料夹/09年资料/09年工作计划绩效/09年会议汇总;报表:
提交日期:
每月15日提交上月报表内容;存放位置:
IP地址192.168.1.114/会议资料夹/09年资料/09年工作计划绩效/09年报表汇总;,四、行政工作操作流程,4、传真件处理流程,BS-06-B-02传真件处理流程:
外循环各部门负责人行政部,开始,传真文件,起草,结束,传真文件,传真文件存档,传真盖印,四、行政工作操作流程,5、办公用品申请领用流程,BS-06-B-05办公用品申请领用流程:
外循环各部门行政部,开始,1、文具领用单2、文具申购单,填写,结束,1、文具每周领取一次:
每周四12:
00前;2、文具每月申购一次:
每月20日12:
00前;,1、文具领用单2、文具申购单发放每周五统一发放办公用品,四、行政工作操作流程,6、车辆调度流程,BS-06-B-07车辆调度流程:
外循环各部门行政部,开始,用车申请单,申请,用车申请单,使用,结束,用车申请单,发车,凭单发车,用车申请单,签批,NO,YES,四、行政工作操作流程,7、档案存入流程,BS-06-C-02档案存入流程:
外循环各部门行政部,开始,档案签收单,登记,档案签收单存档,结束,档案签收单,填写,四、行政工作操作流程,8、档案领用借用流程,总裁办,BS-06-C-03档案领用借用流程:
外循环各部门行政部,开始,1、档案领用单2、档案借用单填写,1、档案领用单2、档案借用单,1、档案领用单2、档案借用单,签批,YES,NO,1、档案领用单2、档案借用单,领用借用,结束,1、档案领用单2、档案借用单,机要类文件,审批,1、档案领用单2、档案借用单,存档,审批,登记普通类、重要类文件1、档案领用单2、档案借用单,NO,YES,四、行政工作操作流程,9、印章使用流程,总裁办,BS-06-C-04印章使用流程:
外循环各部门行政部,开始,1、文件盖章申请单2、盖章文件填写,1、文件盖章申请单2、盖章文件,1、文件盖章申请单2、盖章文件,1、文件盖章申请单2、盖章文件,1、文件盖章申请单2、盖章文件,1、文件盖章申请单2、盖章文件,登记,审批,审批,签批,盖章,1、文件盖章申请单2、盖章文件复印件存档,NO,YES,YES,结束,NO,YES,YES,NO,四、行政工作操作流程,10、申购及入库流程,行政部,BS-06-D-01申购及入库流程:
外循环各部门采购部,开始,物品申购单,填写,审核,物品申购单,预算外NO物品申购单,申购,签批,物品申购单,结束,NO,物品申购单,审核,凭物品申购单及供应商的送货,出具入库单。
收货录入,YES物品申购单,YES,NO,五、各类表单及格式,1、各类表单,附件,附件,附件,附件附件,附件,附件,文具领用及申购单附件用车申请单档案签收单档案领用借用单文件盖章申请单设备借用申请单快递申请单制度审核流转单宴请申请单,附件,五、各类表单及格式,附件,附件,2、格式通知格式对外传真及信函格式附件会议纪要格式工作计划格式,附件,谢谢大家,
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