采购内控操作规范.docx

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采购内控操作规范

第2章企业内部控制—采购

2．1采购授权审批制度

制度名称

采购授权审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的

为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第2条进行授权审批

采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第3条严禁XX的机构或人员办理采购与付款业务

1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第4条专家论证适用情形

对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第5条请购

使用部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第6条审批

采购经理、总经理、董事长根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。

1．采购预算内采购额在1万元以内的，采购经理审批；采购额在1—20万元的，由总经理审批；采购额在20万元以上的，由法务、财务审核，董事长审批。

2．采购预算及计划外采购项目均由财务部审核，董事长审批。

3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第7条采购

1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。

2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总经理最终确定合格供应商名单。

3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。

第8条验收

质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。

1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。

2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报董事长审批后，采购部负责处理。

第9条付款

1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

2．审核无误后交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第10条账务处理

1．财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

3．每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第11条对账

1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．2采购申请审批制度

制度名称

采购申请审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。

第2条本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。

第3条责权单位。

1．采购部负责企业所需物资的采购工作。

2．财务部负责采购物资的货款支付工作。

3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。

4．财务总监、董事长根据权限审批采购项目。

第2章请购审批规定

第4条原材料或零配件的请购。

1．需求部门请购。

（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。

（2）采购部接到请购单后，核库确定是否采购。

①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。

如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。

②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。

③采购部应将处理过的请购单归档备案。

第5条临时性商品的请购。

1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。

3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经总经理签字后，采购部方可办理采购手续。

第6条经常性服务项目的请购。

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由总经理进行审核、审批。

第7条特殊服务项目的请购。

1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2．董事长、董事会或股东大会进行审议批准。

3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经董事长批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。

第8条资本支出和租赁合同。

1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，董事长、董事会或股东大会进行决策。

2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第3章请购单规定

第9条请购单的开列和递送。

1．请购单的开列。

（1）请购经办人员应根据用料预算以及库存情况开立请购单。

（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。

（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。

（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。

2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。

4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。

第10条免开请购单部分。

1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。

总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

第11条请购事项的撤销。

1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。

2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。

（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第4章附则

第12条本制度自颁布2016年7月1日起执行。

第13条本制度由采购部负责解释。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．3采购预算管理制度

制度名称

采购预算管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的

为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。

第2条采购预算管理的含义

1．采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

2．预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。

3．采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

第3条编制采购预算

1．编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

（1）根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。

（2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交董事长审批。

第4条执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2．对预算执行过程进行监控。

第5条分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第6条采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。

2．部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。

3．对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由董事长审批后才能给予办理。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．4采购控制制度

制度名称

采购控制制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。

第2条责权单位

1．采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。

2．董事长负责本制度制定、修改、废除等的审批。

第2章采购方式控制

第3条采购方式分类

1．订单采购方式

（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。

（2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。

（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。

2．合同订货方式

（1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。

（2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。

3．直接采购方式

采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。

4．比质比价采购方式

选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。

5．紧急采购方式

因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。

紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

第4条采购方式选择

1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。

2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。

3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。

5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

第3章采购数量控制

第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。

第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。

第8条对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。

第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

第4章采购时间控制

第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1．现用现购商品或劳务

从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。

2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式

采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3．保险储备量和定量

当某一商品达到订货点时就是采购时间。

第12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。

第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。

第5章供应商选择

第14条供应商初步评价

1．采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2．采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。

3．选择供应商标准

（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。

（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。

（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。

第15条供应商现场评审

1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。

2．供应商评价内容

（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

3．适用范围

（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。

（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。

（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。

第16条“供应商质量保证协议”的签定

1．采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。

2．“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。

第17条样品需求与供应商送样

1．如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2．样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。

第18条样品确认

1．样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。

2．经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。

3．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。

第19条确定合格供应商名单

1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。

2．采购经理审核无误后，交董事长审核。

3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

4．唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

第6章订单的控制

第20条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。

第21条采购价格审核

1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报总经理、董事长审批。

2．对所有超过规定价格的订单必须经过董事长特殊审批。

第22条条款审核

财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。

第23条合同审批

根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。

第24条登记采购订单，ERP自动生成。

第7章附则

第25条本制度经董事长审批后，自2016年7月1日起执行。

第26条本制度由采购部负责解释。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．5验收管理制度

制度名称

验收管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

第2条验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。

第3条货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。

第4条收货准备。

1．货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。

2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。

第5条待验货物处理。

已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。

第6条实施验收。

1．货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单”。

同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。

2．质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。

3．质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。

4．验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

5．验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。

6．公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。

第7条超交处理。

1．交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2．属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。

第8条短交处理。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第9条急用品验收。

紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。

验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。

第10条货物验收规范。

质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。

第11条货物检验结果处理。

根据不同检验结果可做以下两个方面处理。

1．检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。

2．验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告单”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。

第12条退换货作业。

1．检验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。

2．货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

3．对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．6付款控制制度

制度名称

付款控制制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。

第2条本制度由采购部制定、修改，报董事长审批后执行。

第3条企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

第2章付账控制中单据的审核

第4条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第5条真实性审核。

1．应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。

2．核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

第6条合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

第7条合规性审核。

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

第8条完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

第9条除对上述5、6、7、8条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。

第3章付账控制中的现金使用

第10条现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第11条现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银