存货管理内控管理守则.docx

存货管理内控管理守则.docx

《存货管理内控管理守则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《存货管理内控管理守则.docx（19页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

存货管理内控管理守则

内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司

存货管理业务风险管理与内部控制手册

2013年11月4日

第一章总则

1编制的目的、意义及原则

为加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管理，为公司进行经济预测、决策、规划、控制和责任考核评价等提供基础信息，达到强化管理，提高公司经济效益的目的，特制定本手册。

2、适用范围

本手册适用于公司机关各部门

3、手册编制依据文件

3.1内部制度

《航天亿久公司库房管理办法》

《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司成本、存货核算及管理规定》

第二章内部环境

1、控制目标

加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管理

2、机构设置

公司存货管理组织结构

总经理

主管领导审批

库房（材料、产成品入、出库）

采购部门

主管领导审批

请购部门申请物资

3、组织职责

3.1财务部负责确定成本核算的方法，根据有关资料及时

提供与成本相关的信息资料，对成本形成的过程实施必要监督和控

制；根据预算计划执行过程中的实际与计划发生的偏差进行原因分

析，及时采取措施进行调整、改进工作；按照公司发展目标和经营

方针，有目的地预计和预测未来公司销售、利润、成本及资金的变动趋势和水平，为公司经营决策提供信息。

3.2科研生产部负责存货的集中采购、入库、材料及半成

品出库、盘点、统计等实物管理。

负责督促库房保管员按照规定建

立相关账目，定期与财务进行账目核对。

负责向财务部移交应当入

账的存货收发单据。

负责采购环节的市场信息管理。

负责存货统计

分析工作并向有关单位提供统计分析信息。

3.3市场部负责存货的产成品出库及销售，市场价格信息、产品结构信息的反馈，销售政策中与成本相关的有关资料的收集与提供。

3.4仓库设立保管员一名，负责存货的取得、形成、发出等过程的实物管理和价值记录，按时提供有关报告，参与存货清查。

保管员接受科研生产部的业务指导和管理。

4、各部门、岗位职责

存货管理涉及的采购、应收账款、收受、储存保管、存货盘点、安排生产、制造及发货等职责应由各部门来担任。

在存货管理系统中，各部门职责如下：

4.1生产部负责发起或要求采购、拟定采购订单、跟进存货盘点差异、运送货物、授权生产要求和原材料流转；

4.2库房负责收受货物；存货保管；保存存货记录、执行独立的存货盘点

4.3财务部负责物资盘点检查、变更存货主文档、调整成本或数量；

4.4市场部负责向制造部门流转货物、向库房与相关部门提出成品出库需求等。

4.5各部门应设立专人负责上诉各部门中的每项职责，可一人担任多职。

5、业务权限表

存货管理业务权限表

合同管理业务权限设置及审批程序

流程名称

业务类型

申请

初审

复审

批准

……

存货管理

部门或岗位

部门或岗位

采购

请购部门

请购部门

采购部门

主管领导

入库

库房

主管领导

物资领用

领用部门

领用部门领导

主管领导

产成品入、出库

生产部门

主管领导

产品销售

市场部

总经理

……

……

……

……

……

……

第三章存货管理业务风险评估

1、主要风险

1.1入库物资数量与账目不符；

1.2物资领用不规范，产生浪费、重复领用，从而增加成本与工作时间；

1.3存货的产成品出库不及时，造成存货积压。

2、业务风险评估标准

评分

1

2

3

4

5

描述

极低

低

中等

高

极高

标准1

10%以下

10%（含）-30%

30%（含）-70%

70%（含）-90%

90%（含）以上

标准2

今后10年内发生的可能少于1次

今后5－10年内可能发生1次

今后2－5年内可能发生1次

今后1年内可能发生1次

今后1年内至少发生1次

2.1发生的可能性评价标准

2.2影响程度评价标准

评分

1

2

3

4

5

描述

极小

小

中等

大

极大

标

准

市场风险：

1、存货的增加要占用较多的资金,使企业付出更大的持有成本,加大利息支出,而且会增加与存货有关的各项开支,如采购成本、仓储成本、等,影响企业获利能力的提高。

2、相对于其他高存货的同行企业,由于企业库存量不大,不能从经济形势上涨中获利,这在企业的发展以及竞争中都将处于不利地位。

轻微的财务损失

较低的财务损失（1‰-5‰）。

中等的财务损失（5‰-1%）。

重大的财务损失（1%-2%）。

极大的财务损失（2%以上）。

第四章　存货管理业务控制活动

1、业务流程清单

见下图

2、业务活动相关流程和控制点

2.1、存货入库

2.1.1外购存货的入库

●存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。

●所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。

●物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。

●物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。

●对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单办理验收入库。

2.2、做好物资收、发、存的登记工作

2.2.1仓库保管员负责物资的收、发、存管理。

2.2.2外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。

2.2.3计划财务部进行相应的帐务处理。

2.3严格执行存货仓储保管工作规程

2.4存货出库

2.4.1原材料、标准件的出库管理流程。

●经办人根据生产需要填写领用单，经部门负责人签字后，经办人凭出库单领料。

●月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。

2.4.2生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。

2.4.3销售商品出库流程。

●市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”；

●市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。

●门卫凭出门证并核实相关单据后放行。

●产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场部。

2.5存货盘点

日常分类盘点

物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。

如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时汇报。

2.6存货处置

2.6.1盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：

公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处置意见，报财务总监审批。

2.6.2报废物资的处置：

报废物资包括公司生产、技改及各类项目过程中所产生的各类废旧物资等。

2.7存货核算

2.7.1计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。

对在途存货、货到票未到的，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务负责人对帐表进行审核并签字。

。

2.7.2计划财务部每半年根据存货盘点记录及生产、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经财务总监审核，报公司总经理办公会审批后，进行账务处理。

2.7.3计划财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。

2.7.4计划财务部按照存货计价方法,正确核算存货的实际成本，编制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。

存货计价办法变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下一年度实施。

存货管理流程描述表单

编号

流程步骤

责任岗位/人员

适用政策

与制度

流程步骤描述

输出文档

缺陷

建议

1

采购

生产部采购员

《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司物资采购管理办法》

1、大批量采购时，生产部根据工艺用量指定采购计划，签署完整后由采购部采购；

2、零星采购时，生产部根据采购申请单及时购买。

采购申请、采购清单、发票

2

物资入库、出库

生产部库房管理

《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司库房管理办法》

物资到货后，及时清点数量并依据发票完成入库

物资入库单、物资出库单

所有公司职工要严格遵守相关规章制度

4

产成品入库、出库

生产部库房管理

《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司库房管理办法》

由生产部、财务部计算人工成本、材料成本等，库房管理员根据得出的总成本进行入库；之后根据销售金额完成铜产品的出库

产成品入库单、产成品出库单

有专人负责成本的控制

5

销售

市场部

——

根据制度编写合同，完成销售

销售合同

与客户保持沟通，保证良好的资金循环

合同管理风险控制矩阵表单

目标

编号

控制

目标

风险编号

风险描述

控制措施编号

控制措施

缺陷编号

缺陷描述

建议

T01

存货移库要经合理授权或确认

R01

手续不全，易造成物资丢失

C01

材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。

G01

物资入库出库未办理相关手续

1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；

2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。

T02

及时、完整、准确的记录存货移库信息

R02

存货信息不全，存在重复购买

C02

仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。

G02

存货信息不全

随时记录物资领用用途

T03

追加的材料要记录准确

R03

记录不全，造成产品成本不准确

C03

追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号

G03

原材料成本不准

领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资

合同管理风险数据库表单

风险编号

风险描述

风险类别

发生可能性

（1-5）

影响程度

（1-5）

风险等级

对应关键控制编号

战略风险

财务风险

市场风险

营运风险

合规风险

R01

物资丢失

T

2

1

2

C01

R02

存货信息不全

T

1

1

1

C02

R03

产品成本不准确

T

1

3

1

C03

合同管理控制文档表单

步骤编号

流程步骤

流程步骤类型

（一般/关键）

流程步骤描述

权重

控制类型

（事前/事中/事后）

控制方式

控制频率（随时/日/季/年）

控制措施编号

控制措施

1

物资出、入库

关键

C01

材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。

40%

事前

手工

随时

2

物资领用与产成品销售

一般

C02

仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。

30%

事后

手工

随时

3

材料追加

关键

追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号

30%

事前

手工

随时

合同管理缺陷报告表单

编号

缺陷

建议

责任人

缺陷是否符合实际情况

不符合的依据

是否采纳建议

不采纳的依据

反馈

时间

反馈结果

尚需工作

G01

物资入库出库未办理相关手续

1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；

2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。

物资领用部门、库房管理

G02

存货信息不全

随时记录物资领用用途

库房管理员

G03

原材料成本不准

领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资

物资领用部门、库房管理

第五章　存货管理业务信息沟通

1相关文档列表

存货管理文档明细表

序号

文档名称

文档类型

流程名称

1

采购计划

文本

存货管理

2

物资采购申请表

文本

存货管理

3

物资入库单、出库单

文本

存货管理

4

产成品入库单、出库单

文本

存货管理

5

销售合同

文本

存货管理

2信息系统列表

存货业务信息系统使用情况表

系统名称

建设情况

涉及流程名称

无

未建设

说明：

因实际存货流量较小，目前还没有建设存货信息系统，

第六章存货管理内部监督

1日常检查活动列表

存货管理风险管理日常检查计划表

序号

检查内容

检查时间

完成形式

涉及流程

检查人员

1

现场清理

日常

日常检查表

存货管理

库房管理

2

…

6.2专项检查活动列表

存货管理风险管理检查计划表

序号

检查内容

检查时间

完成形式

涉及流程

检查人员

1

存货盘点

每月

盘点表

存货管理

财务部

2

…

第七章存货管理风险事件

　　作为流动资产中的重要项目，存货占用了企业大部分的流动资金，是企业财务管理的重要对象。

存货的缺乏将导致企业无法正常组织生产和销售活动，但存货过多又会占用大量资金，使企业承担高额的资金成本，并会相应增加存货的采购成本、储存成本、管理成本等，从而导致成本上升、利润空间缩小。

存货管理的目标应当定位在更具广度和深度的战略层面上，而不再由利润最大化等短期性的直接动因决定。

从广度上看，已从企业内部的存货管理，发展到供应链管理；从深度上看，已从传统的存货管理，发展到精益存货管理。

存货管理的目标是使存货在充分满足生产和销售需要的同时，达到最低数量，从而降低存货成本。

但是，由于市场环境的复杂多变以及企业自身存在的问题，风险存在于存货管理的各个环节，使得企业难以实现存货效益和存货成本的最佳结合。

1．存货管理的风险成因

形成存货管理风险的几个主要因素有：

1.1经济的波动

　　当国家经济高速发展时，受繁荣时期乐观情绪的鼓舞，扩充存货需要投入大量资金。

此时，银行和贷款人大多也愿意为盈利企业提供贷款，但经济过热必然造成利率上升。

同时，庞大数量的存货如不能有效管理，极易造成经营的混乱。

如此情况下，一旦经济收缩，随着销售额的减少，存货积滞于企业内，经营亏损很快会接踵而来，使企业遭受致命打击。

1.2市场的季节性变化

一般来说，销售会有季节性变化。

而企业的生产部门往往倾向于全年均衡生产，以充分利用设备和人工。

因此，企业常会在销售旺季存货不足，而在销售淡季存货过剩。

存货销售对季节性变化的快速反应导致产品生命周期变短，而这种反应应当足够快速到当消费者需要时，总可以提供适当数量的产品，从而提高对于消费者的服务水平，同时也提高存货周转的抗风险能力。

1.3市场竞争

　　价格竞争会对企业的存货管理造成压力。

在竞争中获胜的一方多卖出产品，实际是靠牺牲别的企业的利益加快自己的存货周转。

失败的一方，不但蒙受价格下降的损失，还受到销量减少的打击，存货积压使得资金流转严重失衡。

但为了降低断货风险，大量存货普遍存在于商业流通中。

随着社会经济的发展，许多企业发现存货是成本的重要组成部分，它们更愿意将存货放在生产商处，使卖方管理存货成为存货管理的一个趋势。

增加新产品或售后服务项目，用软办法竞争，会对企业的存货管理提出更高的要求。

1.4通货膨胀

　　通货膨胀会使原材料价格上升，保持存货所需的资金增加。

与此同时，企业若不降低成本，就难以应对通货膨胀造成的财务困难，遭遇现金短缺的危机。

这二者之间的矛盾势必加剧存货管理的风险。

1.5企业的财务管理水平

　　如果企业内部财务管理混乱，财务人员整体素质较低，无法准确把握经济政策、金融环境对于企业自身机制的影响，则存货管理不能适应现代企业管理的需要，更谈不上有什么技术手段可言。

当企业的资金大量被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大，从这个意义上来说，存货是企业的负担，形成了企业的负资产。

2．规避存货管理风险的财务应对

2.1建立完善的存货管理系统

　　根据存货的业务流程，应当围绕采购、仓储、领用、盘存这四方面建立起一套完善的存货管理系统。

2.1.1存货采购管理

按照存货采购业务计划，严格执行存货采购的审批手续和流程由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制存货采购计划，经负责人审核采购目录后报主管领导审批。

保证存货采购在授权下按合同进行，采购人员按计划签订合同，签订合同人员与询价人员的职能应该分离，签订合同的职能至少应该有两人共同履行。

采购人员无权在授权之外签订合同和变更合同的内容。

财务部门应正确记录采购业务，做到账账、账表、账实相符。

2.1.2存货仓储管理

存货验收应当设立独立于采购部门和仓库的专门验收部门，保证存货的数量、质量、品种、规格符合合同要求，经验收合格方能办理入库。

存货入库后，仓库应及时通知财务部门承付货款。

财务部门应审核合同的签订是否符合规定，验收单、入库单是否真实可靠，购货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。

审核无误并留存相关票据后，办理付款手续，进行存货采购支付结算。

存货出库时，应保证手续齐全，单据无误。

2.1.3存货领用管理

存货领用应制定定额，并经部门负责人审批签字。

仓库管理员发货后应及时登记台账，财务部门根据发料汇总表按用途汇总分配，分摊材料成本差异，登记有关账务。

内部稽核人员应审核领料单，核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额，查看保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价，以保证存货安全。

2.1.4存货盘存管理

财务部门和仓库要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓库应登记存货卡片，财务部门应及时汇总采购部门送交的收料单及生产部门送交的领料单，登记存货明细分类账及总账，定期与仓库核对。

仓库管理员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表。

财务人员年底应抽查存货盘点表，对于生产经营过程中足以证明无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导批准的处理意见，调整存货账务，以确保账实相符。

内部审计人员应审查原始凭证、记账凭证、明细账以及总账是否符合企业会计准则和会计制度的规定，各方反映的数据是否相符，对于企图侵占存货资产、伪造会计记录的舞弊行为要保持高度警惕。

2.2运用供应链管理

　　供应链管理在存货管理的方式、货物流、成本、信息流、风险、计划及组织间关系等方面比传统的物流管理更具优势，是企业存货管理适应全球化竞争的一种有效途径。

2.2.1供应链管理有助于实现零存货管理

供应链管理可以降低存货采购成本和订单管理成本，节约采购人员的工资，供应商能够方便地取得存货采购信息，缩短交易时间，提高交易的透明度和信用，建立相互信任的伙伴关系。

供应链的思想摈弃了狭隘的局部利益，它追求相关企业利益共享，追求利益相关者的共赢。

供应链管理可以最低限度地控制存货水平。

通过扩展组织边界，供应链上的各个企业成员建立战略合作关系，能够实时掌握存货信息组织生产和及时补充，通过快速反应降低存货水平，从而降低存货储存成本和缺货成本。

供应链管理可以减少交易成本及经营费用，扩大销售额，提高企业的存货周转率，为实施价廉物美的销售策略提供保证。

成功实施供应链战略是一个复杂的系统工程，需要有输送、保管、流通加工、包装、装卸、信息等各个环节的协调配合为基础，存货管理虽只是供应链或传统的供货过程中一个常见的现象，但它涉及供应链的每个环节。

2.2.2供应链管理能帮助管理人员有效配置存货资源

由于供应链中的信息流、物流和资金流进行了有效的规划和控制，可以最大限度提高效率和缩短工作周期，实现在适当的时间把适当的产品或服务送到适当的地方。

供应链管理是在企业资源规（ERP）的基础上发展起来的，它把公司的制造过程、库存系统和供应商数据进行整合，从统一的视角考虑产品制造过程中的各种影响因素，以提高供应链中各成员的效率和效益为目标，成为一个严密的有机体。

成功的战略联盟和战略合作伙伴关系是供应链成功的基础，而供应链间的协调对于存货管理尤为重要。

每个企业可能涉及几条供应链，每一条都可能有不同的商业需求，在给不同的供应链分配使用一些共同的资源时，必要的协调应建立在供应链价值增值的基础上，其中最关键的因素是预测存货需求的能力。

2.3加强存货的内部会计控制

　　针对企业存货的管理要求，内部会计控制应着重考虑以下几方面：

2.3.1企业的内部会计控制采取人工和自动化相结合的措施，保障存货管理系统的有效运行，确保资料的准确可靠和及时获取会计控制还应实现存货管理软件和互联网的有机连接，充分利用先进网络技术，实现异地数据快速传递，实现企业总部和各分支机构之间信息的实时交换，为企业实现存货的数字化管理提供有力的工具。

控制系统中传输的数据可以是整个数据库，也可以明细到具体的业务凭证，以便于总部对企业内部进行监督和指导，保证数据的一致性，并实现各部门存货往来业务的自动抵消和分类管理。

2.3.2企业的内部会计控制与柔性财务管理相结合

存货内部控制涉及的控制点较多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。

实施柔性财务管理是现代企业有效实施多点控制，提高竞争力的重要手段。

柔性财务管理强调快速反应，不断自我调整，通过适应环境和改造环境，达到高效运作、与时俱进。

当企业具备良好的内部会计控制环境时，实施柔性财务管理可同时获得内部和外部的效率，实现集成管理,各工作环节有机并行。

柔性财务管理从刚性的会计控制转向引导和激励，强调对于各部门和员工的财务行为的不断优化，从而提升企业的价值，这反过来又能进一步提高企业的内部会计控制水平。

2.3.3强化内部会计控制中的存货管理风险防范机制

在企业经营过程中可能遇到各种具体的存货管理风险，必须建立相应的制度进行防范，包括与存货相关的市场风险、信用风险、资金流动风险、作业风险、法律风险、会计风险、信息风险、策略风险等。

在涉及存货风险管理内部环境的各方面应当全面开展工作，在长期投资、对外担保、资产转让、子公司管控等重要风险领域实施有效的风险应对方案。

在存货风险管理体系建设中，必须建立风险管理的组织体系和工作机制；对重大风险进行识别和评估，形成重大风险清单，确定风险管理重点领域；同时针对重大风险涉及的重要业务流程和重大事件，形成内控手册；针对可能发生重大突发事件的业务领域，建立预警机制，制订应急预案。

企业决策层应当成为全面风险管理的基础和推