OA系统电子公文归档操作规范.docx

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OA系统电子公文归档操作规范

OA系统电子公文归档操作规范

为规范全校办公自动化系统（简称“OA系统”，下同）电子公文的归档，保证归档电子公文的完整性、真实性与安全性，根据国家档案局2018年第14号令《电子公文归档管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016），结合我校OA系统电子公文流转的实际情况，针对全校各部门电子公文的归档工作，特制定本规范。

一、归档要求

1.各部门需设OA公文归档员（原则上应为各部门兼职档案员），OA公文归档员负责归档本部门的OA公文；

2.办结公文（流程结束并提交）超过5个月，将自动推送到数字档案馆系统的预立卷库中。

3.经OA系统授权，部门OA公文归档员有权查阅OA系统“文档中心”中的本部门公文，有权将OA系统“文档中心”中的本部门公文归档到数字档案馆系统的预立卷库中（OA系统的“文档中心”提供OA公文“归档至档案系统”操作按钮）。

4.OA系统电子公文归档采取双套制，即OA电子公文和OA公文的纸质打印版（加盖公文发起部门公章）需同时归档。

二、归档流程

三、操作步骤

1.进入档案系统（数字北语系统直通车档案系统或系统帐号登录）

登入档案系统，选择左侧菜单：

预立卷OA归档—>收发文部门卷内目录。

以“对外汉语研究中心”帐户为例：

2.在档案系统对OA公文进行组卷

OA公文组卷需要对文档按照:

分年度分问题分保管期限分密级，进行分类。

可点击“文件日期”，对文件年度进行排序。

（注：

档案整理方法具体参见

以2016年OA公文归档为例：

勾选同年、同类文件后，点击“组卷”组卷（高级规则）：

“归档单位”选择“对外汉语研究中心”后，将自动生成档号，检查“年度”，如不正确，请更正；填写“题名”，排序按默认设置即可，然后点击“归卷”，操作成功。

归卷完成（点击“案卷目录，查看归档完成情况）：

提交档案馆审核：

勾选案卷，选择“移交归档”移交；

填写“说明”后，点击“保存”，等待档案馆审核，案卷状态为黄色“在申请”状态；

档案馆审核通过后，状态为绿色的“已归档”。

3.打印OA公文并加盖公文发起部门公章

打印OA公文，包括：

文单、正文、附件,每份OA文件加盖单位公章（盖章位置：

首页、骑缝）。

打印案卷目录

打印备考表，并有主管档案的部门领导的签章。

4.将打印盖章的档案材料移交至档案馆

四.特殊情况

如发现数字档案馆系统中本部门预立卷库OA文件不全，则可能是文件发起人没有及时结束流程或结束流程未超过五个月，导致OA文件不能在档案系统组卷前自动流转至档案系统，此时需要OA文件发起人及时进行归档操作，具体步骤为：

1.OA文件发起人将流程结束的文件在OA系统归档

选择归档的目标文件夹：

文档中心公文档案部门归档选择所在单位

2.OA公文归档员将OA系统“文档中心”的公文归档到档案系统

OA公文归档员登入OA系统，点击“知识社区”（最左侧紫色菜单条的

）文档中心公文档案部门归档。

本部门文档中心的文件：

对文档中心的OA公文进行筛选，将符合本部门归档范围的公文勾选后，点击“归档到档案系统”按钮，一至两秒后，系统会显示“归档成功！

”。

然后，参照本文档“三、操作步骤”的说明完成后续OA文件组卷归档工作。