财务档案管理具体要求.docx
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财务档案管理具体要求
财务档案管理具体要求
会计档案管理办法
财政部(98)财会字第32号文。
会计档案具体包括:
(一)会计凭证类:
原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:
总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:
银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
会计档案的立卷和保管主要指:
1、会计档案的分类和编号。
会计档案可分为四类:
会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类,根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。
会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。
3、会计档案的移交。
会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年,以备随时查阅,满一年后,有单独档案部门的,同财务部门编造清册移交档案部门保管。
4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。
5、会计档案的存放。
应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。
存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。
6、会计档案的清点和检查要每年进行一次,检查档案完整、借阅情况及安排情况,以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。
7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
档案的保管期限
(1)、主要财务指标报表、银行存款余额调节表3年。
(2)、原始凭证、记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐、辅助帐、月、季度会报表15年。
(3)、现金和银行存款日记帐、会计档案保管清册及销毁清册25年。
(4)、年度会计报表,凭证中涉及外来和对私改造的会计凭证、会计帐簿永久。
预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定
会计档案保管期限表
一、企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记帐凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计帐簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行日记账25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后5年
8
辅助帐簿
三
财务报告类
包括各级主管部门
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订。
1.会计凭证的装订。
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证;
③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
2.会计帐簿的装订。
各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。
基本要求是:
(1)帐簿装订前,首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
(2)活页帐簿装订要求。
第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。
第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按
同类业务、同类帐页装订在一起。
第三,在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
(3)帐簿装订后的其他要求。
第一,会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。
第二,会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。
第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。
第四,会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。
3.会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。
小企业可按季装订成册。
第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;第二,会计报表装订顺序为:
会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三,按保管期限编制卷号。
公司文书档案管理规定
1.总则
为加强本公司文书立卷工作,完善档案管理制度,特制定本规定。
2.适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本规定的规定,分别立卷归档。
3.原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4.文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
5.办公室收集
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
6.主管部门收集
6.1 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
6.2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
6.3 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7.各部门专(兼)职文书的职责
7.1 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
7.2 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
7.3 承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
8.归档范围
8.1 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
8.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
8.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
8.4 本公司的请示与上级机关的批复。
8.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
8.7 信访工作材料。
.
8.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
8.10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
9.平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
10.案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
11.资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
12.登记
专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放人平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
13.案卷质量
为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
案卷质量的基本要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
14.归档资料
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。
15.档案检查
档案室要定期开展档案质量检查。
对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的,应当及时予以纠正。
16.本规定自公布之日起施行。
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