讯尔报表分析设计说明书.docx
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讯尔报表分析设计说明书
讯尔报表分析设计说明书
(版本1.0)
GuangzhouXun’erSoftwareTechnologyCo.,Ltd.
广州讯尔软件科技有限公司
二零零九年二月
修订文档历史记录
日期
版本
说明
作者
2009-02-20
V1.0
创建
刘春
1、概述
企业使用信息化系统,目的在于通过系统来规范业务流程,同时也引进新的管理思想和方法。
而当中很重要的一个理念是“让数据说话”,通过统计数据来分析当前的企业运行情况,同时通过数据的对比分析,来作为企业决策的依据。
而数据是通过报表的形式体现出来,也就是说通过软件系统的报表来汇总得出企业想要的数据,报表的使用直接关系到系统的利用率。
因此系统报表的应用就变成软件使用是否成功的关键点。
讯尔系统采用扩展性强的报表结构,是目前最先进的报表分析技术。
支持自定义报表、图例分析、透视表分析,系统大部分报表可以按固定报表输出,也可以定制性强灵活性强的电子表格式报表输出。
满足不同层次的需要。
同时报表均可输出成EXCEL,用户可通过数据过滤、分组字段选择、汇总字段选择,定义十多万种报表。
2、报表输出设计图
报表输出的几个功能可以进行如下分类。
所有的报表最后都可以输出到Excel,这样做方便发布报表,而且接收方不需要专门的软件。
3、系统报表分类
讯尔系统中的报表包括:
个人报表、公共报表、开发商报表、模块报表、模块关联报表、自定义打印、智能分析报表、单据打印报表。
以上所有报表也可划分为二类:
业务单据打印报表和数据统计报表
3.1.业务单据打印报表
讯尔系统中的所有业务单据,如批发销售单、批发退货单、进货供应商单、出库单、入库单、装箱单等,这些单据中的数据以报表形式输出后往往都将作为企业财务的原始会计凭证。
根据企业的要求不同,报表的格式也不尽相同。
以“批发销售业务单据”为例来讲解“业务单据打印”的操作方法。
功能路径:
【常用功能模块】→【销售管理】→【批发销售单】
选择中要分析的业务单据,点击右键功能,系统提供:
单据智能分析、打印单据与自定义打印三种方式可对此单据进行分析。
3.1.1.单据智能分析
主要用于快速对此业务单据进行相关数据的分析,如首次发货的结构分析,大分类占比、品牌占比、小类占比等等,通过分析结果可以快速调整此业务单据中的业务明细。
相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
分组字段选择
对系统中维护的基本资料属性进行选择
保存到常用
将常用分组字段组合保存到列表框中,用于快速查找调用
移除分组
将已保存到常用列表框中的分组字段删除
汇总字段选择
对系统中可以进行统计汇总的字段进行选择,如库存数量、销售数量、销售金额等
移除所选汇总
将已保存到常用列表框中的汇总字段删除
Cross字段选择
可选择某一个分组字段进行透视
采用Cross交叉格式
设置CROSS字段的显示方式
汇总字段前*个采用Cross
多项汇总字段时,指定前多少个字段参与CROSS
商品过滤
设置商品属性的过滤条件
输出报表分析
通过讯尔系统直接输出报表结果
数据透视表
将报表分析结果以数据透视表形式输出
图表分析
将报表分析结果以图表分析的形式输出
点击“输出报表分析”后,系统输出报表结果如下图所示:
3.1.1.1.常见问题处理
1、当用户在输出报表分析后,发现所选择的分组字段及分组字段内容没有显示时,可能原因如下:
1)报表的查询和当前操作用户的字段权限是有关联的,当系统管理员对当前登录的系统用户限制了报表中的字段权限,查询报表时系统将不显示没有权限的字段及字段内容。
2)请用001超级系统管理员登录系统,点击“单据智能分析”界面中的“商品过滤”窗体,单击“设置分组字段”,将无法显示的分组字段从列表的“可供选择的项目”中移至“已经选择的项目”即可对此项目的所有属性进行报表分析。
如下图所示:
2、当用户点击“输出报表分析”时,系统提示:
可能原因如下:
1)报表的查询和当前操作用户的字段权限是有关联的,当系统管理员对当前登录的系统用户限制了报表中的汇总字段权限时,会有如上图所示的提示;
2)请用001超级系统管理员登录系统,点击“单据智能分析”界面中的“商品过滤”窗体,单击“设置汇总字段”,将需要统计分析的数据类型从列表的“可供选择的项目”中移至“已经选择的项目”即可。
如下图所示:
3.1.2.打印单据(建议使用)
由讯尔系统提供的业务单据固定打印格式,可以满足大部分服饰企业对业务单据打印的需求。
例如:
“批发销售财务结算单”可用于财务部门的记帐凭证,或是用于与客户对帐的原始单据;“批发销售明细单”或是“批发销售仓库捡货单”可作为公司管理或跟进货品进销存的依据。
系统提供格式如下图所示:
在系统提供的已编辑好的报表列名中,选中其中一个报表,点击确定,系统将以已设计好的固定报表格式输出报表分析结果,如下图所示:
3.1.2.1.注意事项
1、讯尔系统提供的业务单据固定打印格式不受用户字段权限控制。
也不受“单据智能分析”中的分组与汇总字段数据类型限制。
2、打印单据报表中的分组与汇总字段不可以修改及删除,由讯尔公司设计开发。
3.1.3.自定义打印
当“打印单据”中的格式不符合服饰企业需求时,可采用此功能自行制作有符合企业特色的业务单据打印格式,如下图所示:
相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
新增格式
在列表中新增打印格式(必须管理员用户登录系统才可以操作)
修改格式
对列表中已存在格式进行修改(必须管理员用户登录系统才可以操作)
删除格式
对列表中已存在格式进行删除(必须管理员用户登录系统才可以操作)
设置打印格式
对列表中已存在格式设置表头表尾以信字段列宽等
打印
选中列表中其中一格式,直接打印到打印机
预览
选中列表中其中一格式,可预览打印效果
分析
选中列表中其中一格式,在讯尔系统中输出报表分析结果
固定格式
选中列表中其中一格式,以固定格式输出报表分析结果
设计格式
选中列表中其中一格式,可以进行固定格式设计
3.1.3.1.功能说明
“新增格式”功能详细说明,如下图所示:
报表设置字段说明:
字段名称
字段说明
备注
报表名称
将显示在格式打印列表中,要求填写的简短清晰
必填
报表编号
自行录入,编号可以不是唯一
必填
报表注解
对此报表进行文字说明
分组与过滤
对系统中维护的基本资料属性进行选择
汇总字段
对系统中可以进行统计汇总的字段进行选择,如库存数量、销售数量、销售金额等
透视字段
可选择某一个分组字段进行透视
采用CROSS交叉格式
设置CROSS字段的显示方式
汇总字段前()个采用CROSS
多项汇总字段时,指定前多少个字段参与CROSS
商品过滤
设置商品属性的过滤条件
店仓过滤
此处设置后报表查询过程中无法更改此处的过滤条件,但可以和报表查询中的店仓过滤组合使用(对业务单据分析无意义)
其它过滤
设置其它的过滤条件
排序与汇总过滤
此处可以设置分组和汇总字段的显示顺序,同时也可对汇总字段进行数值的过滤
“设置打印格式”功能详细说明,如下图所示:
“报表格式设置”字段说明:
字段名称
字段说明
备注
表头行高
设置表头行高
字体大小
选择报表打印的字本大小
表头表尾
用来切换表头和表尾的设置
页面设置
设置页面的格局
字段
报表中的字段
别名
报表实际查询过程中显示的名称
列宽
报表中字段的列宽
类型
字段在报表中的类型
数据类型
参照报表格式设置底部的注释说明进行填写
自动列宽
根据报表查询结果自动调整到最合适的列宽
“表头表尾”设计功能详细说明,如下图所示:
先选择要设置的报表头还是报表尾,设置好后保存。
在报表编辑界面先将光标停留在要插入的单元格内,然后双击相应的字段列表中的字段,该字段可以自动填充到此单元格。
通过点击此图标
可以对显示文字的字体进行设置:
3.1.3.2.常见问题处理
1、当用户在输出报表分析后,发现所选择的分组字段及分组字段内容没有显示时,可能原因如下:
1)报表的查询和当前操作用户的字段权限是有关联的,当系统管理员对当前登录的系统用户限制了报表中的字段权限,查询报表时系统将不显示没有权限的字段及字段内容。
2)请用001超级系统管理员登录系统,点击“单据智能分析”界面中的“商品过滤”窗体,单击“设置分组字段”,将无法显示的分组字段从列表的“可供选择的项目”中移至“已经选择的项目”即可对此项目的所有属性进行报表分析。
如下图所示:
2、当用户点击“输出报表分析”时,系统提示:
可能原因如下:
1)报表的查询和当前操作用户的字段权限是有关联的,当系统管理员对当前登录的系统用户限制了报表中的汇总字段权限时,会有如上图所示的提示;
2)请用001超级系统管理员登录系统,点击“单据智能分析”界面中的“商品过滤”窗体,单击“设置汇总字段”,将需要统计分析的数据类型从列表的“可供选择的项目”中移至“已经选择的项目”即可。
如下图所示:
3.2.数据统计报表
数据统计型报表,根据报表输出方式的不同也可分为四大类:
固定报表、决策分析报表模型、报表箱、设计报表。
3.2.1.固定报表
固定报表也可以称“模块报表”。
在每一个业务模块管理中,系统都配有大量的固定报表以提供参考,这些报表可以满足大部分服饰企业的报表需求。
如:
销售管理提供的固定报表有:
零售报表、零售分析、批发销售、促销分析、批发退货、批发综合、销售综合
采购管理提供的固定报表有:
采购进货报表、采购退货报表、采购综合报表
存货管理提供的固定报表有:
进销存帐、库存报表、在途货品查询、盘点报表、调拨进货报表、调拨出货报表、调拨综合报表
订货管理提供的固定报表有:
订货报表
财务管理提供的固定报表有:
应收款报表、应付款报表、库存财务报表
报表管理提供的固定报表有:
基本资料报表、系统提醒报表、价格与促销
贵宾卡管理提供的固定报表有:
贵宾卡查询
固定报表的查询方法非常简单,选中要分析的报表名,可以根据需要对日期及基本属性进行过滤,如果不过滤直接输出报表即可。
下面我们以“存货管理”中的固定报表为例,详细讲解固定报表的查询方法。
功能地址:
【常用功能模块】→【销售管理】→【销售类报表】→【零售报表】
报表查询管理字段说明:
字段名称
字段说明
备注
报表
列出同一业务类型的报表。
单击或移动上下键进行选择。
左边代码是报表的系统编码,后面是报表的中文名称
设置报表头尾
对于分析类报表,用户可以自定义报表的头尾显示格式,主要用于此类报表打印和预览,以适应用户个性化的需要
保存报表说明
可在“报表内容提示”栏中加入企业独有的注释,保存后所有用户点击此报表时都可以看到
输出固定报表
输出系统已设置好格式,此格式不能修改但可以导出excel
输出报表分析
能够进行自定义设置格式并有一定分析功能的报表。
如能进行排序,数据透视分析,也可导出excel。
这是本系统独创的功能设计
数据透视表
以数据透视表的形式输出,可对所选的报表进行选择性重新组合
图表分析
以图表分析样式输出报表
是否包括对比时段
用于输出有对比时段的报表
对比日期
当需要分析对比时段报表时,在此设定上期对比日期段
若“是否包括对比时段”复选框没有选中,则此日期选择将无效
本期
当需要分析对比时段报表时,在此设定本期对比日期段
若“是否包括对比时段”不选,则此日期段为报表数据发生日期段。
(注:
库存数量字段的查询与日期无关,系统都是取当前日期)
日期选项
可以快速方便的定位日期区间
当选择“日”时:
按下<时,将显示当前显示日期的前一天
按下!
时,将显示当前日期
按下>时,将显示当前显示期的后一天
当选择“周”时:
按下<时,将显示当前显示周的前一周
按下!
时,将显示当前周
按下>时,将显示当前显示周的后一周
当选择“月”时:
按下<时,将显示当前显示月的前一月
按下!
时,将显示当前月
按下>时,将显示当前显示月的后一月
当选择“自定义”时,用户可以输入任一时间段
过滤
过滤选项中提供了输出报表的过滤条件设置,可以选择多个过滤条件
3.2.1.1.功能说明
1、报表过滤功能
主要用于对所查询的报表内容进行相关条件过滤,如商品过滤、店仓过滤、供应商过滤等等。
如下图所示:
可根据商品属性对报表所查询的商品设置过滤条件,不设置过滤条件,系统将默认全部参与。
以“商品”过滤为例,讲解过滤的操作方法。
1)可直接在商品属性后输入需过滤的条件代码,如上图所示,过滤季节,在季节填写框中直接录入季节代码61;62;63;72,多个季节以分号隔开;
2)如果对季节代码不熟悉,可双击季节,系统弹出如下图提示框,将左边“可供选择的项目”选中,可多选也可单选,移至“已经选择的项目”框中即可,选择完毕,点击【确定】。
系统将自动提取所选项目的代码在过滤窗体;
3)当在商品属性过滤条件栏中提供的属性过滤条件不全时,可点击“高级过滤”对不常用的商品属性或是定义模糊的属性进行过滤。
如商品的面料、里料。
如过滤商品代码中含有N字符的所有款等等,如下图所示:
注意:
可以将设置好的过滤条件保存成一个方案,此方案可以在其它同类型的报表中使用
2、输出固定报表
工具栏介绍:
到第一页
上一页
下一页
最后一页
停止从数据库调数据,当报表调用数据非常多而想停止时可用此功能键。
打印报表
导出EXCEL文件报表
数据刷新,重新载入数据
显示分组树
查找特定字符串
打印机:
当想改变打印机或纸张的设置时按下此按钮。
打印窗体的操作:
ALL:
表示打印全部页;PAGES:
表示选页;from:
起始页码;to:
截止页码;
COPIES:
表示复制的份数。
导出EXCEL文件的操作:
按下
导出按钮,出现以下导出选项窗口(上面表示文件格式选择,下面表示文件存储类型。
)
从下拉列表中选择Excel7.0(XLS),下面选择Diskfile;按下OK按钮,出现文件存储位置窗口。
输入文件名后保存,即可看到如下进程示意图。
最后导出完毕。
依此类推可导出其它类型的文件(导出文本文件选择TEXT)。
3、输出报表分析
(一)常用工具
保存报表格式:
将保存该表的行高、列宽。
下次进入此报表时将显示为已保存的行高和列宽。
打印预览:
将当前报表打印在屏幕上进行预览。
重新查询:
重新查询或刷新数据。
操作模式:
光标操作模式切换。
一种是单元格模式,一种是行选择模式。
排序:
对报表列数据进行排序。
当按下此功能每个列头出现一个排序标志。
单击某个列头将按该列进行升序或降序排列,是一种常用的数据分析方法。
冻结光标处否:
冻结切换键。
先选中一个单元格,再按下此菜单,将以此单元格为界进行列与行的冻结,方便报表分析。
冻结后再按下此菜单,已冻结的单元格将取消冻结。
清除零:
将表中值为零的单元格清除为空,以利查看或显示。
清除列重复项:
将选择的单元格所在列重复项清除为空,以利查看或显示。
(二)列与行
隐藏当前列:
将选择的当前列隐藏起来,以便查看。
取消隐藏列:
将所有的已隐藏的列显示出来。
最适合的列宽:
将表中所有的列自动按系统计算出的最适合的列宽显示。
行高:
将表中所有的行按一定的行高值进行显示。
最适合的行高:
将表中所有的行自动按系统计算出的最适合的行高显示。
(三)网格工具
横线显示否:
表中的单元格是否显示横线的切换。
竖线显示否:
表中的单元格是否显示竖线的切换。
显示行头否:
表是否显示表头项。
即第一行之前的行头。
显示列头否:
表是否显示行头。
行头一般是这一行的行数。
显示边线否:
表是否显示表的边线框。
网线格式:
调整网线的格式,一种是较粗的黑线框,一种是较细的灰线框。
(四)导入导出
导出EXCEL文件:
将此报表导出成为MSEXCEL格式的文件。
(五)重要分析工具
列合计功能:
对选取的列进行整列合计。
图表分析:
可以用此功能将此表数据导入到一窗体进行图表显示与分析。
数据透视表分析:
将此表数据导入到一数据透视窗体进行数据透视分析。
4、数据透视表
5、输出图表分析
以下是一个库存大分类报表进行图表分析的例子
3.2.2.决策分析报表模型
主要用于快速进行相关数据的分析,选择分组字段、汇总字段以及过滤条件即可输出报表,无须建立报表名或其他繁琐事项。
但所查询报表无法保存。
功能地址:
【常用功能模块】→【报表管理】→【决策分析报表模型】
报表查询管理相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
报表
此报表提供了一个进销存报表的模型
分组字段
对系统中维护的基本资料属性进行选择
汇总字段
对系统中可以进行统计汇总的字段进行选择,如库存数量、销售数量、销售金额等
过滤
对系统中的基本资料属性进行过滤
是否包括对比时段
用于输出有对比时段的报表
对比日期
当需要分析对比时段报表时,在此设定上期对比日期段
若“是否包括对比时段”复选框没有选中,则此日期选择将无效
本期
当需要分析对比时段报表时,在此设定本期对比日期段
若“是否包括对比时段”不选,则此日期段为报表数据发生日期段。
(注:
库存数量字段的查询与日期无关,系统都是取当前日期)
日期选项
可以快速方便的定位日期区间
当选择“日”时:
按下<时,将显示当前显示日期的前一天
按下!
时,将显示当前日期
按下>时,将显示当前显示期的后一天
当选择“周”时:
按下<时,将显示当前显示周的前一周
按下!
时,将显示当前周
按下>时,将显示当前显示周的后一周
当选择“月”时:
按下<时,将显示当前显示月的前一月
按下!
时,将显示当前月
按下>时,将显示当前显示月的后一月
当选择“自定义”时,用户可以输入任一时间段
设置分析报表头尾
用来设计分析报表的打印格式
设置过滤选项
根据企业实际情况设置此分析报表的过滤项
设置业务类型
设置分析报表可以查询的业务类型,如果有新增业务应在此进行设置,以便报表的查询
设置分组字段
设置分析报表中所使用的分组字段类别
设置汇总字段
设置分析报表中所使用的汇总字段类别
设为默认字段
将当然显示的字段设置为默认字段
3.2.2.1.功能说明
1、分组字段的选择
如下图所示,在对话框的左边,系统提供“常用分组选择”,可以在此列表中直接选中所需的分组字段,也可以直接点击“分组字段选择”按纽进行分组字段的重组。
相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
分组字段选择
对系统中维护的基本资料属性进行选择
保存到常用
将常用分组字段组合保存到列表框中,用于快速查找调用
移除所选分组
将已保存到常用列表框中的分组字段删除
Cross字段选择
可选择某一个分组字段进行透视
采用Cross交叉格式
设置CROSS字段的显示方式
汇总字段前*个采用Cross
多项汇总字段时,指定前多少个字段参与CROSS
点击“分组字段选择”进行分组字段的重组,系统将弹出如下图提示框:
相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
添加
点击此按纽将弹出添加分组字段对话框
删除
选中“分组列表数据维护”中的某一个字段,点击删除,分组字段的数据将被移除
全部删除
点击此按纽,系统将“分组列表数据维护”中显示的字段全部移除
剪贴板贴上
可将剪贴板上的数据贴到“分组列表数据维护”中
上移
对显示的分组字段通过上移调整显示的先后顺序
下移
对显示的分组字段通过下移调整显示的先后顺序
点击“添加”按纽将弹出添加分组字段对话框,如下图所示,系统将提供所有基本资料的属性进行选择,例如对“商品属性”进行选择,选中商品属性后的复选框后点击【确定】即可弹出可供选择的属性对话。
“仅显示常用字段”:
选中则表示被选择的属性只显示常用字段,不选则此基本资料的属性将全部显示在列表中以供选择。
出现如下对话框,只需要将在“可供选择的项目”中的属性选中移至“已选择的项目”中即可。
2、汇总字段的选择
如下图所示,系统提供“常用汇总字段选择”,可以在此列表中直接选中所需的汇总字段,也可以直接点击“汇总字段选择”按纽进行汇总字段的重组。
点击“汇总字段选择”进行汇总字段的重组,系统将弹出如下图提示框:
相关字段说明:
字段名称
字段说明
备注
添加
点击此按纽将弹出添加汇总字段对话框
删除
选中“汇总列表数据维护”中的某一个字段,点击删除,汇总字段的数据将被移除
全部删除
点击此按纽,系统将“汇总列表数据维护”中显示的字段全部移除
剪贴板贴上
可将剪贴板上的数据贴到“汇总列表数据维护”中
上移
对显示的汇总字段通过上移调整显示的先后顺序
下移
对显示的汇总字段通过下移调整显示的先后顺序
点击“添加”按纽将弹出添加分组字段对话框,如下图所示,系统将按“业务性质+数据属性”提供过滤选项,例如“库存+数量”点击【确定】后,系统将提供:
“库存数量;出仓占用数量;出库数量;发货仓库存数量;收货仓库存数量;期初结存数量;库存损益数量;生产在途数量;期初库存数量;期末库存数量;返修仓库存数量;动态存数量;可用存数量;净移数量;总部库存加在途数量;预计库存数量;加单库存数量;自营库存加在途数量;借方数量;贷方数量”系列汇总字段进行选择。
注意事项:
1、业务类型过滤
按数据来源:
总部、自营、加盟、综合、生产系统
一般报表“数据来源”选择“综合”即可。
如果对生产管理中面辅料相关数据的查询,请去掉“综合”复选框,选取“生产系统”。
2、数据属性
按期间过滤:
仅本期、仅上期、不分期间、增量、增幅
一般数据报表“不分期间”即可。
如果需要做时段对比报表(含增幅、增量),须将“不分期间”复选框去掉,选取“仅本期、仅上期、增量、增幅”。
(注意做时段对比报表时,日期过滤时,一定须将“是否包括对比时段”复选框选中)
按数据值属性:
数值、占比、累计数、累计比、ABC
一般数据报表“数值”即可。
如果需要分析“占比、累计数、累计比、ABC”,须将“数值”复选框去掉,选取“占比、累计数、累计比、ABC”即可
部分汇部字段定义解释(点击“业务类型过滤”中的“
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