酒店财务的整套规章制度.docx

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酒店财务的整套规章制度

酒店财务的整套规章制度

一、财务部安全管理规定

1．认真贯彻执行国家财务方面的法规、制度和有关规定，结合财务工作进行定期安全检查，发现问题和漏洞及时汇报并妥善处理。

2．营业结帐完毕，财务部及现金收款台财会人员须将现金支票上交财务部专门负责人，锁入专用保险柜，店内务零散点不得存留现金过夜。

3．总出纳室为财务部重要部位，除专人在内工作外，其他无关人员不得入内。

4．财务人员去银行取现金、支票等，必须有专车接送，并由保安人员全程护卫，取送款中途不准任何无关人员搭车，未经批准不准在途中办理任何与此项工作无关事宜。

BR>5．计财部严禁存放私人现金及贵重物品。

各种钥匙印章指定专人保管，不得将钥匙带出酒店或随意放在不安全的地方。

6．各部位营业收入的外汇，要按财务管理规定上缴入库，严禁私自套汇、转让。

7．出纳员保险柜只提供一把钥匙发给收款员本人使用。

总出纳查库时，必须与收款员主管一起进行。

保险柜只许用来存放备用金，不许私自放杂物等与工作无关的物品。

保险柜钥匙不许丢失，备用钥匙由总出纳保管，查库时备用。

8．财务部所属出纳人员不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，过节或放假时，要与保安部配合，对保险柜加封。

二、交际费用管理的有关规定

为了保证企业的经济效益，加强成本费用管理，降低交际费用开支，酒店对交际费用支出做以下规定：

1．全月交际费用总额支出不能超过营业总额的1％，，此项由计财部保证。

2．交际费用指标每月由计财部提出、并由总经理审定后下达到各部门。

3．交际费用分配比例：

总经理室按下达指标40％执行，营业部按40％执行，其他部门按20％执行。

4．交际单的审批权限，由总经理或总经理助理级负责签批。

董事会交际单由董事会成员或计财部经理签批。

5．交际费在使用时必须由本部门填制交际请求单，注明请求交际部门的名称、客人或团体名称、招待日期及招待理由；由本部门经理和经办人签字，呈总经理或授权的总经理助理批示后方可使用。

6．各部门交际费需要在商场部和美容室使用时，必须由总经理签批后方可使用。

7．交际用餐标准可由总经理根据酒店及所在地的实际情况确定，特殊情况由总经理批准。



8．各部门要严格按照规定交际程序办事，如违反上述程序在餐厅用餐或在商场购物，餐厅、商场人员及财务收银员有权制正用餐及转帐，一经发现在交际费使用上弄虚作假，要严肃处理。

9．执行交际费节约奖励办法：

各部门按财务部下达的交际指标所剩节约额，按5％提取奖励金。

三、关于废品处理的规定

为了加强酒店对物资的统一管理，维护酒店的利益，现对各部门废品的处理及报废物品处理做出如下规定：

1．酒店所有的报损设备、家具、软片、各种废品的处理，全部统一由财务部负责。

2．各部门破损的设备、家具、软片等，本着修旧的原则，由各部门统一放在工程部指定的房内，由工程部负责维修。

如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理（有关部门配合）。

3．对各种包装物（易拉罐、纸箱、报纸、画报）等废品，各部门选派一名员工专门负责，要处理的废品必须有部门盖章的出门证（由财务部统一印制）财务部选派一名员工专门负责处理废品的工作，并加盖财务章方可出门，否则，保安部不允许任何物品或废品出门。

4．处理废品的时间为每周三、五下午2点～4点。

5．处理废品，财务部和各部选派的员工一起处理，所得款项，其中50％留有关部门使用，50％留财务部。

6．保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理废品，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。

7．上述由财务部经理负责统筹、协商、监督执行。

四、收据管理制度



（一）收据的领用

将每本收据的号码分别记录在登记簿上，登记内容包括：

收据号码、购入日期、发放日期、领取人姓名及签章发放人、旧收据退回日期。

1．新收据购入后，保管员需将每本收据的号码一一记录。

2．只有下列人员才有资格领取收据：

总出纳、前厅收银员、交款员、商务中心、保健中心、商场部收银。

其它人员一律不允许领取收据。

3．基本领取数是两本，或根据各自的工作情况增加领取数量。

4．收据保管员在未收回以前发给相应员工的旧收据时，不得发出新收据。

5．相应地，保管员应记录还回旧收据的日期，并应跟踪监督那些已发出相当一段时间但仍未退回换新的收据。



（二）收据的开出

在开收据时应遵守以下规则：

1．前厅收银员只能对仍在前厅客户分类帐上的帐目收款开出收据。

2．在办公时间，已被转入后台的帐目收款及其他杂项收款应由总出纳开出收据。

在非办公时间，前台收银可对这类事项开出收据。

3．收款细则应确切陈述在收据上，如果是外客帐收款，帐目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。

4．如果是预收定金或预收款，总出纳或前台收银员应立即通知所有的相关部门（销售部、前厅部或宴会部）。

5．收据附联的传送：

第一联：

财务

第二联：

客户

第三联：

存根

在总出纳写好前一天的总出纳报告后（不迟于下午2点），应将报告和全部第--联收据送交收入夜审，收入夜审在对收据的总数及帐目分类检查之后，将其送交应收帐款主管，应收帐款主管记录并在外客帐附属机构上打印收款数，将收据交给收据管理员存档并打印在总分类帐上。

收入夜审应对每日使用的收据的号码进行检查并核查被取消及未报告的收据。

五、物资库房安全管理规定

1．专人专库，各库房钥匙专人收存。

2．坚持值班登记制度，严格交接班手续，保管员公休、倒休、出差时的物资发放由领班和替班共同负责；保管员休假前和上岗后应交接清楚，责任落实。

3．库房勤清扫、勤通风、勤整理。

物品摆放要复合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失，无损坏。

4．安全消防按岗负责。

保管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材使用方法。

5．对来历不清、性质不明及私人物品不得入库存放。

6．易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续。

7．库房严禁吸烟，不准会客，不准留宿。

8．库房不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路。

9．来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入库房。

10．出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系。

六、物资库房防火安全管理规定

1．严格遵守《仓库防火安全管理规则》，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通。

2．根据货物的不同性质分类，分库存放。

易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用。

3．库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦。

4．易燃易爆物品库，应安装防爆灯，严禁库内乱拉照明线。

5．保管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换。

6．离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源后锁好门方可离开。

7．各岗位要熟悉各种消防器材性能、使用方法及器材摆放位置。

发现火情立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因。

8．爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材。

9．凡违反本规定者，按酒店消防管理规章有关规定进行处理。

第十章采购部

第一节部门概述及组织结构

一、概述

采购部是负责酒店采购工作的职能部门。

采购部在酒店统-管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。

采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。

采购部员工必须树立"-心为酒店"的采购供应意识。

二、组织结构（略）

第二节岗位职责及素质要求

一、经理

直接上级：

财务总监

直接下属：

采购主管

岗位职责

1．直接对总经理和财务总监负责。

主持采购部的全面工作。

审批所有的采购单和订购单，确保各项采购任务顺利完成。

2．参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。

3．指导下属开展业务，不断提高业务技能。

4．熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。

检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购负有领导责任。

5．要按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内做到开源节流。

6．负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施，抓好员工的思想工咋。

7．有计划地组织部门员工参加学习。

8．主持采购部的日常工作，协调采购部与酒店各部门之间的关系。

9．完成总经理临时交办的各项工作任务。

10．接受总经理和财务总监及成本控制部经理的监督。

素质要求

基本素质：

有高度的责任感和事业心，不假公济私，不以权谋私泄露业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立指导部门运作；遵纪守法。

自然条件：

年龄30岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼。

身高：

男1．74～1．78米，女1．65～1．68米。

文化程度：

大专以上。

外语水平：

具有旅游酒店英语中级水平。

工作经验：

具备3年以上酒店采购工作经验，2年主管以上管理工作经验。

特殊要求：

熟悉采购程序和采购内容；了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供货渠道。

二、采购主管

直接上级：

采购经理

直接下属：

采购员

岗位职责

1．编制每旬市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参考。

2．负责与仓管部的联系，及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。

3．按上司指派，进行外出采购。

4．协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。

5．协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。

6．搜集采购样本或安排供应商示范。

7．向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。

8．负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜。

9．配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。

10．负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。

素质要求

基本素质：

遵纪守法；有较强的协调能力；具备较高的工作责任感，不以权谋私，保守业务机密。

自然条件：

年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。

身高：

男1．74～1．78米，女1．65～1．68米。

文化程度：

大专以上学历。

外语水平：

具备中级英语水平。

工作经验：

具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。

特殊要求：

熟悉采购程序和采购内容。

三、采购员

直接上级：

采购主管

直接下属：

无

岗位职责

1．根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。

2．力争使酒店所购的产品价平物美。

3．对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。

4．与有关供应商保持良好关系。

5．负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。

6．协助仓库搞好物品入库的验收工作。

7．及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。

8．做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。

9．积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。

素质要求

基本素质：

遵纪守法；有自我约束力，不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。

自然条件：

男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。

身高：

男1．74～1．79米，女1．65～1．69米。

文化程度：

高中以上学历。

外语水平：

具有初级英语水平。

工作经验：

3年以上酒店采购工作经验。

特殊要求：

对工作认真负责，勇于克服困难。

四、采购部文员

直接上级：

采购部经理

直接下属：

无

岗位职责

1．根据部门经理要求，草拟各类报告并打萤发放。

2．做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作。

3．做好有关会议记录。



4．负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。

5．协助上司做好与各部门的联系工作。

6．负责部门员工的考勤工作。

7．整理每天的采购单和收据等，并编制每周进货汇总表。

8．协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。

9．积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级分配的其他工作。

素质要求

基本素质：

遵纪守法；具有高度的责任感和事业心；具有一定的公关能力。

自然条件：

女性；年龄在20岁以上；品貌端正，身体健康。

身高：

女1．65～1．69米。

文化程度：

大专以上学历。

外语水平：

具有中级英语水平。

工作经验：

1年以上酒店工作经验。

特殊要求：

熟悉采购程序和各个采购环节；有很好的文字表达能力；会使用电脑。

第三节工作程序及标准

一、采购工作基本程序

1．所有的采购申请应尽量通过库房来提出。

所有的采购任务都由采购部完成。

2．所有采购的物品（包括服务合同）要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必需说明原因。

3．采购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按采购申请单上的日期供货。

4．如果提交采购申请单或订货单后，价格上涨，采购部要查看其他供货商的价格并报知成控经理，最后由财务总监和总经理决定、批准。

程序：

采购项目授权申请人单据／文件

食品总厨／食品库保管理员市场单／食品和饮品申请表

干货总厨／食品库保管员食品单

饮品酒水库保管员饮品单

物品物品库保管员采购申请单

工程备件：

工程部采购申请单

固定资产申请部门采购申请单

维修等服务项目申请部门备忘录及有关所需服务的说明

直接采购申请部门采购申请单

除工程、固定资产和维修等服务项目以外，所有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据，如果库存不足或缺货，只有大厨和库房保管员可以直接向采购部提交采购申请单，并在单上注明日前库存量和千均消费量。

不同物品采购程序如下

a）食品的采购、市场单

日需食品的采购，由食品库保管员提单（市场单），-式-三联，必须填写库存量和所需订购数量，然后送交大厨，由大厨检查订购数量，必要时做删减或增补，采购部门根据此单寻找最合理的价格并填在市场单上，市场单联送到收货部以确认所购食品，当收到所购食品后，收货员将票和市场单-起送到计财部。

b）干货采购、食品单

干货的采购（食品单）和食品采购程序一样，每周采购一次，食品单的-份由食品库保存，其他两份分别送到采购部和收货部。

c）饮品的采购、饮品单

饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需要订购的数量，然后将此单送到成控经理处审查，由餐饮部经理批准，一份由酒水库保管员保存，另外一份送到采购部下订单，酒水库保管应根据库存量和营业消费情况，每有计划地进行一次订购。

d）物品采购、采购申请单

为了统一管理和发放，除库里没有的东西以外，各种物品的采购都必须通

过物品库。

当库存量低于正常标准时，物品库保管员要填写物品采购申请单，并由库房经理签字，如果是厨房用品，订购数量需大厨审定，采购部根据物品的数量、质量、价格、发货期等因素，推荐合适的供货商，填好的表格送到财务监和总经理处认可批准，根据批准后的申请单，采购部填写购单，订购单按号码顺序发放，并记录备案，订购单一式5份，并按如下顺序分发：

原件（白色）供货商

第二联（粉色）购货应付款

第三联（蓝色）收货部

第四联（绿色）申请部门

第五联（黄色）采购部

定购单和批准了的申请单一起送到财务总监和总经理处作最后审定。

e）工程用品的采购

工程部要在采购申请单上注明所购零配件，电线和灯泡等需订购物品的品名采购部要提供3个不同供货商的报价，并填写在申请单上，其中一个价格来自代理商，另外两个来自经销商，然后送到总经理处批准。

申请单批准后，采购部要填写定购单，并与申请单一起送到财务总监和总经理处报批。

f）固定资产的采购

所有固定资产项目的申购表先由部门领导审批签字然后送到计财部检查，申请部门必须写出购置理由，申购表由财务总监审后送到总经理处审批，如果某些项目金额超过人民币2，000元，还要送董事会财务审批。

g）服务合同

服务项目（修理和维修），先由工程部写出报告（备忘录），在报告中应写明服务的性质，原因以及服务的规格，申请服务的备忘录送到采购部以获取3个不同的报价，并填写在备忘录上，然后再送到总经理处报批，批准后，采购部要填写采购单，和申请备忘录一起送到计财部和总经理处最后审批。

h）直接采购物品，采购申请单

直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购的物品直接从收货部送到申请部门，申请直接采购，部门领导要从库房保管员那里取采购申请表，并填写原因，所需数量及其他细节，此表送采购部，采购部要提供3个不同供货商的价格，填写好的表格再送到总经理处审查批准，接到批准的申请表后，采购部要填写采购单，和批准了的申请表一起送到财务总监和总经理处最后审批。

二、酒店物品采购程序

1．酒店物品多属于低值易耗品。

例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、棉织品、服务用品、瓷器和玻璃器等。

这些均由财务部的库房出据采购单，采购员根据PR单报出三家供应商的价格，再选出质量上乘和价格合理的一家。

采购经理审批后，交财务总监和总经理签字后做PO单。

PO单的签字程序与PO单相同。

2．PO单在总结理签字后，方可订货。

3．申领部门购杂品时，不是500元可用现金支付。

4．需外出购物时，填写派车单。

5．如某些项目单价金额超过2000元，采购单需送交业主财务部门批准。

6．所购商品在验货时发现问题应及时与供应商联系，办理换退手续。

三、工程物品采购程序

1．工程物品采购包括低值易耗品和固定资产。

低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。

2．采购员在接到PR单后，寻找三家报价。

PR单和RO单程序相同。

3．工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。

4．所购物品单价金额超过2000元，要申报业主财务部门批准。

四、食品采购程序

1．采购员根据食品库提供的市场单由行政总厨签字后，将价格填在市场单上，然后订货。

到货期限为3天。

2．采购员根据洒水库提供的饮料单由财务成控经理和餐饮部经理签字，将价格填在饮晶单上，食品3天内到货。

3．采购员根据各个厨房提供的食品目录表1、2由行政总厨和中方总厨共同签字，采购员填报价并在第二天到货。

4．所有食品报价提前一星期由采购部、行政总厨和财务成控签字。

5．蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。

6．中、西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每月报价一次。

7．根据酒店临时出现的特殊情况，急活急办。

8．所订货物如有问题，及时办理换、退手续。

9．进口洋酒类、烟类必须从国家指定的烟酒公司购入。

第十一章电脑部

第一节部门概述及组织结构

一、概述

电脑在酒店的应川越来越广泛，酒店的电脑部直接担负着对酒店经营管理信息进行科学、及时、有效地处理的责任。

电脑部要负责酒店所有电脑的维护和保养工作，并不断改进系统，使酒店的信息管理系统完善、先进、畅通。

二、组织结构（略）

第二节岗位职责及素质要求

一、经理

直接上级：

财务总监

直接下属：

电脑部主管

岗位职责

1．全面负责酒店电脑系统，确保系统正常运行。

2．负责与其他电脑使用部门之间的协调工作。

3．负责及时解决电脑系统中出现灼故障和问题。

4．负责电脑部人员的工作安排及对系统管理员的岗位培训，使之达到系统管理的要求。

5．制定电脑部电工的岗位职责、管理条例及在酒店紧急状态下的应急措施等，并督导属下人员认真执行。

6．检查酒店电脑系统数据备份，确保数据的安全和有效保存。

7．设立酒店电脑系统的档案，并负责档案的管理。

8．了解和掌握电脑业的发展动态，为酒店电脑系统的管理提出有效的建议。

9．根据各部门实际情况，负责开发办公自动化应用模块，并在应用过程逐步修改完善。

10．负责电脑部员工的当值、考勤和考核工作，并根据员工表现，提出奖惩意见。

11．负责酒店电脑方面的保密安全工作。

12．检查员工纪律，关心员工思想工作情况，完成上级分配的其他工作。

素质要求

基本素质：

事业心强，认真负责，处事公道，团结下属，合作共事能力强。

自然条件：

男，年龄在30岁以上，身体健康

文化程度：

大本以上（计算机专业）学历，电脑工程师

外语水平：

中级以上英语水平

工作经验：

5年以上专业工作，其中2年以上酒店电脑主管工作经验，助理工程师以上职称

业务特长：

具有业务实施能力和管理能力，熟悉电脑软、硬件知识及财经、酒店电工知识。

有海外学历及工作经验者优先。

二、主管

直接上级：

电脑部经理

直接下属：

电脑管理员

岗位职责

1．检查酒店电脑管理系统，发现问题及时报告，确保系统运行良好。

2．负责对电脑系统软硬件的日常维护工作，检查电脑系统工作日记。

3．指导并培训下属员工，提高他们对电脑系统的认识和操作技能。

4．设置和修改酒店电脑操作人员的PASSWORD。



5．定期对电脑系统及其各外设附件的接口进行检查，确保其运行的可靠性。

6．根据酒店的需要，对电脑系统的参数作出修改，并将修改过程记录于电脑系统档案。

7．负责安排并指导电脑系统管理员为酒店各部门解决电脑使用过程中所出现的问题。

8．积极向上司提出改善电脑系统管理的建议。

9．积极参加培训，遵守酒店规章制度，搞好环境卫生，完成上级分配的其他工作。