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资料企业管理制度
办公管理制度-目录
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第一章总则
第二章、办公秩序管理
第三章、部门协作管理
第四章、保密管理
第五章、文档管理
第六章、形象管理
第七章、工作牌管理
第八章、印章管理
第九章、文件(打)复印管理
第十章、办公设备管理
第十一章、日常办公用品管理
第十二章、电话使用管理
第十三章、此新闻共有2页上一页12下一页
办公室管理制度 第一章~第三章
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第一章总则
为加强公司的管理建设、提高效率,形成"高度自律、积极务实、团结协作、锐意进取"的行为规范,使员工与公司的共同发展,特制定行政办公管理制度。
本制度对湖南耐特电子科技有限公司全体员工具有约束力,自公布之日起执行。
本制度执行部门为综合办公室,各部门负责人有义务协助综合办公室贯彻执行。
第二章办公秩序管理
(一)、公司员工必须严格遵守公司其它各项管理制度和工作流程。
(二)、上班时间内,公司员工不得擅自离开工作岗位,不得串门、闲聊;因工作原因需要进入其他办公室,必须先轻敲门,征得同意后方可进入。
(三)、上班时间内,公司员工不得作与公司无关的事务。
(四)、上班时间内,如有宾客来访,必须在前厅等候,前台人员问明事由后,再做出正确处理。
(五)、上班时间内,公司员工不得带领与工作无关的人员进入办公区,员工与公司业务无关人员的会面不得超过15分钟。
需要延长时间的,在获得上级领导的许可后,做事假处理。
(六)、公司员工必须参加本部门的周末例会,每月2号前必须(遇节假日延期到上班之日)向部门提交上月个人工作总结和下月的工作计划,由部门整理入个人工作档案,每年12月下旬各部门将个人工作档案移交公司综合办公室。
(七)、公司各部门上周的工作总结和本周工作计划必须在本周星期一上午9:
30前提交至综合办公室人力资源组。
(八)、各部主管必须在本月2日(遇节假日延期到上班之日)前向部门负责人提交上月工作总结和下月工作总计划。
公司各部门负责人必须在每月4日(遇节假日延期到上班之日)前向公司提交上月工作总结和下月工作计划;由综合办公室保存相关档案。
(九)、公司员工在进行工作协作中出现分歧或发生冲突时,各部负责人必须及时妥善的处理。
(十)、公司员工必须以良好的工作态度、恰当的工作方法及时完成各项工作。
(十一)、违反上述第二、三、四、五条的相关人员予以负激励10-20元;违反第六、七、八条的相关人员予以负激励20-100元;违反第九、十条的有关人员,给予负激励100-300元,情节的严重者,报公司加重处理。
第三章部门协作管理
(一)、凡涉及到各部门人力资源的互补、信息的流通均受本条例的制约。
(二)、各部门之间需要协作的小型事件(24小时可处理)由各部门采取非正式的沟通方式处理。
(三)、各部门之间需要协作的大型事件(48小时以上可处理)由各部门采取正式的沟通方式(联席会议)处理,且必须作会议记录,明确责任到个人。
(四)、各部门之间需要协作的各种事件通过正式与非正式两种方式均无法解决的,申请协作的部门可填写"部门协作工作单"交公司综合办公室协调监督完成。
(五)、填写"部门协作工作单"的主动权在申请部门,并一式三份。
(六)、公司综合办公室作为"部门协作工作单"的仲裁机构,负责处理"工作单"执行过程中的歧异。
(七)、提供协作的部门接到"工作单",由各中心负责人统筹并按时、保质完成。
在部门职责范围内,任何协作部门不得以人力、时间作为推脱执行"工作单"的理由。
(八)、若协助部门不接受"工作单"中的申请,必须在"处理意见"栏填写具体原因。
(九)、违反上述第七、八条的协作部门,对相关部门主管负激励100-200元/次;申请部门若没有对"工作单"执行情况反馈信息,则对申请部门主管也给予负激励50-100元/次。
办公室管理制度 第四章~第五章
2004-12-129:
35:
49来源:
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第四章保密管理
(一)、公司全体员工都有保守公司机密的义务。
(二)、公司机密包括下列事项:
1、公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策;
2、公司内部的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录;
3、公司财务预算报告,及各类财务报表、统计报表;
4、公司技术开发资料及计算机内的所有资料;
(三)、公司的文件、资料的保密等级分为一至四等。
一级文件:
仅限公司内部人员传阅(部门工作计划、总结,基础分析数据等);
二级文件:
仅限公司主管以上级别人员传阅(合同、协议等);
三级文件:
仅限部门负责人以上级别人员传阅(公司方向、规划、各种策略等);
四级文件:
仅限副总经理以上级别人员传阅(财务报告、统计分析报告等);
(四)、严禁将公司任何文件进行抄录、复制传递出公司办公区(包括利用网络传输)。
(五)、因工作需要查看超出自身权限的文件或资料,必须得到相关人员的批准。
(六)、属于公司机密产品研制过程中的原始载体,其保存和销毁必须由公司指定的部门委派不同工种的两人共同执行。
(七)、对外交往与合作中,需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。
(八)、严禁私人交往中泄露公司机密,严禁在公共场所谈论公司机密。
(九)、公司员工发现公司机密已泄露,应立即报告公司上层领导,并及时做出处理。
(十)、计算机操作人员应按照各部门的保密条例做相应的保密处理。
(十一)、各部门保密制度由部门负责制定,综合办公室负责监督执行。
(十二)、违反上述第三、四、五、六、七、八、九、十条的相关人员予以负激励200-1000元/次,并追究部门主管以上人员的经济责任,造成严重经济损失的,公司保留诉诸法律的权力。
第五章文档管理
(一)、公司文档包括:
公司内务、企业管理、人事、业务往来、客户信息、市场调查、产品开发、素材资源、财务票据等。
(二)、综合办公室必须及时对内务、管理、人事、电子信息等档案分类汇总。
(三)、业务往来、客户信息、市场调查等档案各部门必须每月进行分类整理。
综合办公室根据具体情况的需要抽样汇总并分析。
(四)、技术中心必须对产品开发、素材资源等档案每月进行分类汇总并管理。
(五)、财务档案由财务部负责按月进行分类整理。
(六)、各部门对外行文必须在第一时间内将原件交档案管理员入档(财务部门档案除外),各部门自留复印件存档备查。
每月30日配合档案管理员将当月原始档案核查。
(七)、部门自备档案遗失或损坏必须由部门主管向存档部门提出复印申请。
(八)、公司高、中层管理者或个体事件的决策者借阅公司档案时,不得将原始档案带出综合办公室,因公司会议讨论需要或其他需要,须经公司总经理批准。
(九)、档案管理人员,必须遵守公司的文件档案管理制度,保管好文件的同时对文件的情况作详尽记录以备查验。
(十)、非本部门的档案文件柜员工不得开启。
(十一)、违反上述条款的相关人员予以负激励20-100元/次。
员工培训制度
2004-12-2412:
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培训准备工作要点
□教学计划的重要性
授课之前作好教学计划的话,会有下列的优点。
1.对授课内容具有自信
讲师的自信心影响教学的成功与失败。
而制作教学计划的过程,教学内容或实例引用的检查,资料的收集等过程都会使自信更加强。
2.在预定的时间内达到教育的目的
考虑内容和重点的组成,减少多余和不相关的话题,明确地强调重点,使听讲者接收到强而有力的内容。
3.控制授课时间
内容和实例引用可以分开来,以实例引用来调整时间。
4.可以应用在各种对象上
做成一次教学计划后,以后的授课也可以再使用,实例引用略做改变的话,也可以应用在别的授课上。
5.有利于讲师的自我启发
制作教学计划时,必须有充分的准备,对内容的融汇贯通将有利于讲师的自我启发。
并且借着对教材优缺点的检查,可以发现下一次的启发目标。
□各部门主管担任的讲课题目
教学计划可分为个人用和定型(指南)的计划两种,由讲师自己作成的计划属于个人用的教学计划。
接下来以新进员工的教育为例来介绍部门主管的讲义内容,这个内容是由担任的讲师自己制作的教学计划。
1.高级干部:
致欢迎词、公司历史及概要、公司的方针和理想、同学中的地位、经营思想等。
2.总务经理:
公司的组织、人事管理及各项规定、就职规则、资历和薪水、劳资关系、就职合同。
3.业务经理:
公司的经营活动、经营网路、商品构成、业务员心得、销售技术。
4.生产经理:
公司的生产管理、研究开发体制、关于质量管理、生产部门的概要。
5.教育部主管:
职业礼仪、待客礼节、电话礼貌、人际关系、公司活动心得、各种手续、命令报告、电脑技术等。
□教学计划的制作顺序
决定担任讲师之后,接着就要以下列的基本顺序来制作教学计划。
1.确定讲义目的:
确定课程整体的评鉴和重要性,明确地制定教学中心和教学目的。
2.决定授课题目(教学名称):
题目最好能清楚明白并具有弹性。
例如以"公司的生产管理"代替"生产管理体制的概要"。
3.检查教材内容:
要例举能包含教材全部的内容,并将重点项目列举出来。
内容要以听讲者能够接受的程度为准,稍微简单一点比较好。
4.决定教学方法:
以教材为主进行还是以边教边讨论的方式进行。
5.选定教材和辅助工具:
为了提高教育效果,使用辅助工具和教材是必要的。
在这个阶段就必须决定要使用幻灯片或录放影机。
6.设计进行方式:
这是整个教学计划的重心,所以必须多花一些时间来讨论。
7.时间的分配:
完成所有程序之后,最后就是计算分配时间。
使整个课程能很顺利地进行,最好在课程结束前5分钟做总结,使时间不会显得太紧或过多。
□教学计划书的写法
范围和每个项目都决定之后,最后就是添入教学计划书中,可以将这计划书当做是讲义的笔记。
其写法如下。
1.项目栏里写上讲座名称,训练名栏里写上新进员工教育,或女性员工教育等名称。
2.时间栏里写上所需要的时间,形式栏里写上授课或讨论,或是事例研究等形式。
3.强调点栏里写上这次讲义中所强调的几点。
4.内容按照每个要点、项目(细项)分类记入左边的栏里,中间栏写上说明。
项目前面的数字是所需要的时间,和下一个项目之间要空一行。
5.要强调的地方划红线。
6.每个项目的事例写在右边空栏里。
讲课时间多出来时可利用这些事例来控制时间。
□讲义资料的整理
完成教育计划的同时也要开始整理讲义资料。
整理资料有一些原则,为了提高教学效果,希望能照此原则来整理。
1.资料的种类
资料分类的方法:
有按照目的来区分,也有用颜色来区分的,目的是为了更容易区别。
(1)整理资料
又称为作业资料。
通常所谓的资料就是指整理资料,就是将讲义的要点或补充说明经过整理写出来的资料。
又可分为写上所有讲义内容和只写重点的资料两种。
(2)课题资料
又称作业资料。
是假设性案例或思考问题的资料,在授课途中发给大家,当作习题。
(3)资讯资料
又称情报资料。
靠讲课无法完全说明的内容或专门用语的解说资料,用来补充讲课的不足,所以多在事前分发。
(4)摘要
所谓摘要就是只记下讲义的项目名称的资料。
不写具体的内容,项目和项目之间可以记录讲义内容,可以当做笔记簿兼资料。
摘要也有资料之外的讲义目录的意思。
2.讲义资料制作的原则
资料的制作与活用要根据以下的原则。
(1)在教学中使用呢?
还是教学后当参考资料呢?
按照使用方法来决定内容的量与组合。
(2)教学中使用的资料最好是整理成一页。
(3)在上面写上标题或项目名。
以40~100字左右的短文来作说明。
(4)分项目来写,越简洁越好。
(5)资料不要在事前全部一次分发,说明的时候才分发。
(6)附上装订夹,使大家便于保管。
新进员工指导方法
□如何使新进人员有宾至如归的感受
当新进人员开始从事于新工作时,成功与失败往往决定其受雇的最初数小时或数天中。
而在这开始的期间内,也最易于形成好或坏的印象。
新工作与新上司亦与新进雇员一样地受到考验,由于那工作需要他,不然他就不会被雇用,所以主管人员成功地给予新进雇用人员一个好的印象,亦如新进人员要给予主管人员好印象同样的重要。
□新进人员面临的问题
1.陌生的脸孔环绕着他。
2.对新工作是否有能力做好而感到不安。
3.对于新工作的意外事件感到胆怯。
4.不熟悉的噪音使他分心。
5.对新工作有力不从心的感觉。
6.不熟悉公司法令规章。
7.对新工作环境陌生。
8.他不知道所遇的上司属那一类型。
9.害怕新工作将来的困难很大。
□友善的欢迎
主管人员去接待新进雇用人员时,要有诚挚友善的态度。
使他感到你很高兴他加入你的单位工作,告诉他你的确是欢迎他的,与他握手,对他的姓名表示有兴趣并记在脑海中,要微笑着去欢迎他。
给新进人员以友善的欢迎是很简单的课题,但却常常为主管人员所疏忽。
□介绍同事及环境
新进人员对环境感到陌生,但如把他介绍与同事们认识时,这种陌生感很快就会消失。
当我们置身于未经介绍的人群中时,大家都将是如何的窘困,而新进人员同样地也感到尴尬,不过,如把他介绍给同事们认识,这个窘困就被消除了。
友善地将公司环境介绍给新同事,使他消除对环境的陌生感,可协助其更快地进入状态。
□使新进人员对工作满意
最好能在刚开始时就使新进人员对工作表示称心。
这并不是说,故意使新进人员对新工作过分主观,但无论如何要使他对新工作有良好的印象。
回忆一些当你自己是新进人员时的经验,回忆你自己最初的印象,记忆那时你是如何的感觉,然后推己及人,以你的感觉为经验,在新进人员参加你单位工作时去鼓励和帮助他们。
□与新进人员做朋友
以诚挚及协助的方式对待新员工,可使其克服许多工作之初的不适应与困难,如此可降低因不适应环境而造成的离职率。
□详细说明公司政策和法规
新进人员常常因对公司的政策与法规不明了,而造成一些不必要的烦恼及错误,所以新进人员报到之初,为使他感到愉快使其有宾至如归的感觉,第一件必须做的事,就是让他明白与他有关的公司各种政策及规章,然后,他将知道公司对他的期望是什么,以及他可以对公司贡献些什么。
□以下政策需仔细说明
1.发薪方法。
2.升迁政策。
3.安全法规。
4.休假规章。
5.员工福利措施。
6.工作时间及轮值规则。
7.旷工处分办法。
8.冤屈申诉的程序。
9.劳资协议。
10.解雇的规定。
11.在职雇员行为准则。
上述政策务必于开始时,即利用机会向新员工加以解释。
□如何解释公司政策
对新进人员解释有关公司政策及规章时,必须使他认为对他们是公平的一种态度。
假如主管人员对新进人员解释规章,使他们认为规章的存在处处在威胁着他们时,那他对他的新工作必不会有好的印象。
所有公司的政策及规章都有其制定的理由,主管人员应将这些理由清楚地告诉他们。
假如把公司的政策及规章制定的理由一开始就详细地告诉了新进人员,他将非常高兴而且承认他们的公正与其重要性。
除非让他知道制定政策的理由,否则他势必会破坏规章,同时对政策也将表示不支持。
新进人员有权利知道公司的每一项政策及规章制定的理由,因为当一个新进人员在参加一项新工作时,他是着手与公司建立合作的关系,因此愈是明白那些理由,则彼此间的合作是愈密切。
去向新进人员坦诚及周到地说明公司政策及其制订的理由,是主管人员的责任,这是建立劳资彼此谅解的第一个步骤。
□给予安全训练
1.配合新进人员的工作性质与工作环境,提供其安全指导原则,可避免意外伤害的发生。
安全训练的内容是:
(1)工作中可能发生的意外事件。
(2)各种事件的处理原则与步骤。
(3)仔细介绍安全常识。
(4)经由测试,检查人员对"安全"的了解程度。
2.有效的安全训练可达到以下目标:
(1)新进人员感到他的福利方面,已有肯定的保证。
(2)建立善意与合作的基础。
(3)可防止在工作上的浪费,以免造成意外事件。
(4)人员可免于时间损失,而增加其工作能力。
(5)可减少人员损害补偿费及医药服务费用的支出。
(6)对建立公司信誉极有帮助。
□解释给薪计划
新进人员极欲知道下列问题:
1.何时发放薪金。
2.上下班时间。
3.何时加班,加班工作能赚多少钱?
4.发放薪金时,希望知道在保险、公共安全等不同的项目上已扣除多少?
5.额外的红利如何。
6.薪水调整情况如何。
7.薪金在何处领取。
8.如何才能增加工资所得。
9.人事部门负责处理的事务为何。
10.休假、请假的规定。
因此把公司给薪制度详细地告诉新进人员,可提高员工士气,增强进取心,同时亦可避免莫须有的误会。
□升迁计划说明
几乎不可能有人会满足最初工作或原来职务而不思上进的。
所以工作上晋升的机会对新进人员而言是十分重要的,也务必于人员初进公司时即加以说明。
但切记不作任何肯定的承诺,以免将来所雇用人员不适任时,而导致承诺不能兑现的困扰。
以下是适当的说明内容:
1.对新进人员解释,单位内同事们已有些什么成就,同时他们遵循些什么方法在做。
2.很坦白的告诉他,晋升是根据工作表现而定的。
3.使他了解,若要有能力处理较难的工作,必须先有充分的准备功夫。
4.提供一些建议,若要获得升迁的机会,必须做哪些准备。
5.很清楚地说明,晋升并不能由偏袒或徇私员而获得。
6.升迁之门对好员工是永远开着的。
训练中心管理办法
(一)凡经训练中心(以下简称本中心)召训的新进及在职员工均应遵守本管理办法。
(二)本公司员工接获召训通知时,应准时报到。
逾时以旷职论。
因公而持有证明者不在此限。
(三)受训期间不得随意请假,如确因公请假,须提出其单位主管的证明,否则以旷职论。
(四)上课期间迟到、早退依下列规定办理。
因公持有证明者不在此限。
1.迟到、早退达四次者,以旷职半天论。
2.迟到、早退达四次以上八次以下者,以旷职一天论。
(五)受训期间以在本中心膳宿为原则,但因情况特殊经本中心核准者不在此限。
(六)受训学员晚上十时以前应归宿,未按时归宿者,以旷职半天论。
(七)本中心环境应随时保持整洁,并由公推的班长指派值日员负责维持。
(八)本中心寝室内严禁抽烟、饮酒、赌博、喧闹等事情。
(九)上课时间禁止会客或接听电话,但紧急事故除外。
会客时定为:
1.中午:
12时至14时
2.下午:
17时至20时
(十)本办法由训练中心依实际需要制定。
员工训练的基本原则
所谓安排新进员工的人事及教育,也就是安排新进员工接受训练并分配到各工作部门。
教育训练不只是以集合授课的方式举办,同时也要教导新进员工训练一些非常基本的概念。
然后,在分配的工作部门中,由第一线的管理者、监督者来负责OJT(onthejobtraining=工作场所教育)。
但是对工作忙碌的第一线管理者或监督者来说,要全身心地教导新进员工是不可能的。
事实上,这种教导的责任大多是交给和新进员工一起工作的资深同仁们。
但是在将教育指导新进员工的责任交给资深员工之前,必须先教导资深员工教育新进员工的方法。
这并不是光指那些可以直接教育、指导新进员工的旧有员工,对其他人也是一样。
因为新进员工会学习前辈们的各种处事方法。
所以在新进员工尚未上班之前就必须将旧有员工训练成为新进员工的榜样。
□旧员工的检查
训练旧员工之前,首先要对员工的能力和素质做一次总检查。
也就是说,对旧员工的能力、素质等不足之处,一项一项检查总结。
换句话说,训练之前要先找到教育的重点(必要点)。
检查的方法可依照下列几点来做。
1.首先分为能力和人际关系
对于旧员工的能力、素质和人际关系等大致上进行分类,再从各项分类仔细地去检查。
2.再细分为知识、技术、态度三方面
只将能力、素质分为工作和人际关系两项是不够的,必须再做进一步详细地分类。
也就是将能力、素质再分为知识、技术、态度三部分。
因为能力是知识、技术、态度等综合表现出来的一种力量,因此将能力、素质分为知识、技术、态度三方面是最合理不过的了。
3.将知识不足的部分列出来
既然分为知识、技术、态度三个方面,就必须将各方面欠缺的部分列举出来。
首先关于知识方面,这方面必须分为工作上必要的知识和在人际关系上必须的知识两种。
特别是在工作上必要的知识,一定要实事求是地总结,才能明确地知道教育的需求内容。
4.技术的熟练度
这里所指的技术就是指工作的技巧。
知识是用头脑去记的东西,但技术却必须以知识为基础,而由亲身体验去积累的东西。
并且,这可以说是一种工作熟练的程度。
在上述的定义下,关于技巧上的一切问题也是非常重要的。
5.态度的总结
无论知识、技术多么的优良,若是工作态度不好,人际关系有许多问题的人就不能算是优秀的商业人才。
人际关系若有问题就是致命伤,因此关于这点一定要好好的检查,并且改正过来。
□工作方面的训练
检查完旧员工的能力、素质之后,就必须针对每一种教育的需要进行再教育。
关于教育的内容会有许多的不同,必须先从旧员工中最常见的缺点开始训练。
接下来让我们从各种角度来检查。
1.对工作部门整体性的工作内容理解不足
有不少已经工作三四年的员工,无法理解自己的工作部分的整体观。
也就是说,这些人只处理上级交给他做的事,完全不了解整个工作部门的工作系统、流程等。
这种旧员工可以说没有长远的眼光,不足以成为新进员工的榜样。
这种员工迟早会成为坏榜样,因此要早一点再训练他们。
2.忘了基本方法,我行我素
忠实地依照基本方法进行工作是重要的。
忘了基本做法,任意地照自己的方法去进行的话就容易引起失误或导致失败。
但是,工作几年后,忘了基本做法而照自己的方法去做的事例越来越多。
因此如果新进员工一开始就碰到不照基本方法来做事的旧员工的话,事态将会变得更严重。
所以如果发现不依照基本方法做事的旧员工的话,要立即指正,让他使用基本方法来做事。
3.对改善工作的努力不够
也有许多员工,虽然就职好几年了,但是除了上司或领导人所指示的工作外,其他什么事情都不做。
他们常说:
"照着指示做,总可以吧!
"而不愿意多投入。
若旧员工有此状况就必须立即纠正他,同时计划如何改善其工作。
特别值得注意的是,对改善工作的能力就是决定有没有业务实行能力的因素,所以必须检查旧员工对改善工作的努力,并且如果有这种情况时必须好好指导这些人如何改
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