公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精.docx
- 文档编号:8466910
- 上传时间:2023-01-31
- 格式:DOCX
- 页数:8
- 大小:19.69KB
公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精.docx
《公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精.docx(8页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
公文制作实务报告人夏进兴前总统府首席参事精
公文製作實務 報告人:
夏進興(前總統府首席參事)
98.11.17.
一、前言
(一)公文意義:
《公文程式條例》第1條:
「稱公文者,謂處理公務之文書。
」
(二)公文類別:
令、呈、咨、函、公告及其他公文6類。
其他公文包括:
書函、開會通知單、公務電話紀錄、簽、報告、箋函(便箋)、聘書、證明書、提案、說帖、會議紀錄及定型化表單等。
(三)公文區分:
上行文、平行文、下行文3種。
(四)公文流程:
1、收文處理:
簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。
2、文件簽辦:
擬辦、送會、陳核、核定。
3、文稿擬判:
擬稿、會稿、核稿、判行。
4、發文處理:
繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。
5、歸檔:
依檔案法及其相關規定辦理。
二、函的作法:
一般公文以「函」為主,製作要領如下:
(一)結構:
函的結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式,案情簡單可用「主旨」一段完成者,勿硬性分割為2段、3段;「說明」、「辦法」兩段段名,均可因事、因案加以活用。
(二)文字用語:
1、文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字,以達到《公文程式條例》第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求。
2、文句應正確使用標點符號。
3、文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。
4、應避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
5、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。
(三)各段規格:
1、每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之後加冒號「:
」。
2、「主旨」一段不分項,文字緊接段名書寫。
3、「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名書寫;如分項條列,應另行低格書寫為一、二、三、……,
(一)
(二)(三)……,1、2、3、……,(1)(2)(3)……。
4、「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為附件。
5、各段規格如附件一。
(四)分段要領:
1、「主旨」:
為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。
2、「說明」:
當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。
本段段名,可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。
3、「辦法」:
向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。
本段段名,可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。
(五)範例:
如附件二、附件三。
三、簽的作法:
(一)意義:
簽為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據,分為下列兩種:
1、內部單位簽辦案件:
依分層授權規定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。
2、具有幕僚性質的主管對直屬上級主管之「簽」,文末得用「敬陳○○長」字樣。
(二)簽之撰擬:
1、一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬。
2、視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條紙,不分段,以條列式簽擬。
3、簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。
(1)「主旨」:
扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,一段完成。
(2)「說明」:
對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列。
(3)「擬辦」:
為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。
意見較多時分項條列。
(4)「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意見,「擬辦」一段不重複「說明」。
(三)各段規格:
如附件四。
(四)作業要求:
1、正確:
文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。
切忌主觀、偏見。
2、清晰:
文義清楚、肯定。
3、簡明:
用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
4、迅速:
自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
5、整潔:
簽稿均應保持整潔,字體力求端正。
6、一致:
機關內部各單位撰擬簽稿,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
7、完整:
對於每一案件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。
8、週詳:
所提意見或辦法,應力求週詳具體、適切可行;並備齊各種必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級採擇。
(五)範例:
如附件五。
四、公文用語:
(一)期望用語:
「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語,常用「請」、「希」、「查照」、「照辦」、「辦理見復」、「核示」、「鑑核」、「核備」、「轉行辦理」。
(二)稱謂用語:
1、直接稱謂用語:
(1)有隸屬關係者:
上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」,書寫時空一格;自稱為「本」。
(2)無隸屬關係:
對上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱為「本」。
(3)對首長(主管):
上級對下級稱「貴」,自稱為「本」;下級對上級稱「鈞長」,書寫時空一格,自稱為「職」。
(4)首長(主管)對屬員稱「台端」。
(5)對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、「君」。
對團體稱「貴」;自稱「本」。
(6)行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
2、間接稱謂用語:
(1)對機關、團體稱「全銜」(或「簡銜」),如一再提及,必要時得稱「該」;對職員為「職稱」。
(2)對個人一律稱「君」。
(三)法律統一用字及用語:
(四)數字使用原則:
1、數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義(如計量單位、統計數據等)者,或以阿拉伯數字表示較清楚者,使用阿拉伯數字。
例如:
(1)日期、時間:
民國97年6月10日;10時45分。
(2)序數:
第3名;第12次會議紀錄。
(3)計量單位:
180公分;7.38公頃。
(4)統計數據:
18%;1,234,567元。
(5)引用法條:
依兒童福利法第44條規定:
「違反……。
」
2、數字用語屬描述性用語、專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)、慣用語者,或以中文數字表示較妥適者,使用中文數字。
(1)描述性用語:
愛台十二項建議;三言兩語;第一夫人;公正第三人。
(2)專有名詞:
三義;三國誌;李四;恩史瓦第三世。
(3)慣用語:
星期二;正月初五;十分之一;約三、四天;七千餘人;好幾十萬人。
(4)法規作業:
修正「菸害防制法」第二十一條條文。
五、結語:
公文類別繁多,不同場合要用不同的公文,其中對外行文以「函」為主,內部行文又以「簽」為最多;因此撰擬「函」及「簽」為一般業務承辦人必須具備的能力。
許多人都有「提筆如千斤重」之憾,惟撰擬公文與寫文章不同,它有一定的規格與用語,若能掌握製作公文的要領,便可以寫出一篇「簡、淺、明、確」的公文。
附件一
檔 號:
保存年限:
○○○ 函(稿)
地址:
聯絡方式:
(郵遞區號)
(地址)
受文者:
○○○
發文日期:
中華民國00年00月00日
發文字號:
○○○字第0000000000號
速別:
密等及解密條件或保密期限:
附件:
主旨:
說明:
辦法:
一、
二、
(一)
(二)
1、
2、
(1)
(2)
正本:
副本:
○長 ○○○
附件二
檔 號:
保存年限:
行政院 函
地址:
000台北市○○路000號
聯絡方式:
00000000
(郵遞區號)
(地址)
受文者:
○○○
發文日期:
中華民國00年00月00日
發文字號:
○○字第0000000000號
速別:
密等及解密條件或保密期限:
附件:
主旨:
為杜流弊,節省公帑,各項營繕工程,應依法公開招標,並不得變更設計及追加預算,請轉知所屬機關學校照辦。
說明:
一、依本院○○年○○月○○日會議決議辦理。
二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標,或施工期間變更原設計,以及一再請求追加預算,致弊端叢生,浪費公帑。
辦法:
一、各級機關學校對營繕工程應依法公開招標,並按「機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例」辦理。
二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料,報請上級單位審核,非經核准,不得變更設計及追加預算。
正本:
台灣省政府、台北市政府、高雄市政府
副本:
本院主計處、本院秘書處
院長○○○
附件三
檔 號:
保存年限:
行政院 函
地址:
聯絡方式:
(郵遞區號)
(地址)
受文者:
立法院
發文日期:
中華民國00年00月00日
發文字號:
○○○字第0000000000號
速別:
密等及解密條件或保密期限:
附件:
如說明三
主旨:
函送「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案及「
中央法規標準法」第○條修正草案,請查照審議。
說明:
一、鑒於國際間交往日益密切,文書資料往來頻繁,歐美文字均以
由左至右橫式排列,國內目前直式書寫遇有引用外交或阿拉伯
數字時,往往形成扞格。
為與國際接軌,並兼顧電腦作業平台
屬性,使公文製作更具便利性,進而提升公文處理效率,爰擬
具「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案及「中
央法規標準法」第○條修正草案。
二、經提本(00)年00月00日本院第0000次會議決議:
「通過,
送請立法院審議。
」
三、附「公文程式條例」第○條、第○條、第○條修正草案條文及
「中央法規標準法」第○條修正草案條文對照表(含總說明)
各3份。
正本:
立法院
副本:
院長 ○○○
附件四
檔 號:
保存年限:
簽於○○○(機關或單位)
主旨:
說明:
擬辦:
一、
二、
三、
敬陳
副○長
○長
○○○(蓋 章)(日期及時間)
附件五
檔 號:
保存年限:
簽於○○○(機關或單位)
主旨:
○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新台幣000元,擬准動支本(00)年度第二預備金,簽請 核示。
說明:
○○部函,為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行B帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣000元,業已先行墊撥,上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費,本年度未列預算,既由○○銀行墊付,請准在第二預備金項下撥還歸墊。
又本案事關涉外重要案件,特專案簽辦。
擬辦:
擬准照○○部所請,在本年度中央政府總預算第二預備金項下動支。
敬陳
副○長
○ 長
○○○(蓋 章)(日期及時間)
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公文 制作 实务 报告人 夏进兴前 总统府 首席 参事
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)