单位智慧档案解决方案.docx
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单位智慧档案解决方案.docx
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单位智慧档案解决方案
单位智慧档案
建设方案
1、前言1
2、总体设计原则2
3、项目需求分析(待调研)5
3.1档案管理现状5
3.2档案管理范围与类型6
3.3项目建设内容与目标7
4、项目建设实施思路10
4.1总体设计思路10
4.1.1业务管理流程10
4.1.2信息管理架构10
4.2数字档案管理系统12
4.2.1总体功能框架设计12
4.2.2系统业务逻辑结构13
4.2.3系统网络拓扑图14
4.2.4系统安全架构15
4.2.5数据库组成架构16
4.3纸质档案数字化加工17
4.3.1纸质档案数字化工作目标17
4.3.2数字加工处理方式19
4.3.3数字化处理流程22
4.3.4数字化处理工作重点23
4.4实体档案的保管25
5、项目成果分析26
6、项目预算方案29
7、结语32
1、前言
在企业信息化与电子政务建设的的热潮中,随着数据库与网络技术的不断完善,各级党政军机关、档案局(馆)与企事业单位由于涉及知识结构、地区财力、经济效益等诸多因素的制约,在计算机辅助管理档案的应用方面,走过了观望、徘徊阶段,都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统,促进档案资料的数字化存储与网络化的服务,这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。
xxx信息科技股份有限公司是一家以档案数字化为业务核心,为用户提供档案数字化管理平台、档案数字化加工服务、档案数字化硬件设备等服务支持的一体化解决方案服务商;公司自成立以来,一直致力于为各行业用户提供了基于其需求特点的档案信息化项目建设。
2、总体设计原则
实现档案数字化管理系统,实施的方案和办法不同,最终的效果也就完全不同;因而在进行具体工作之前制定一个总体方案,确定设计蓝图、确定总的体系结构。
在这个前提和方针之下,有计划、有步骤地实施,是十分重要的。
在我们为xxx单位确定方案时,我们首先遵循了以下相关法规规范要求:
✓档案著录规则GB3792.5-85
✓档案分类索引规范行业标准GB/T15418-94
✓《归档文件整理规则》中华人民共和国行业标准
✓《xxx单位档案编制归档管理办法》
✓应用软件质量标准ISO/IEC9126-1991(GB/T16260-1996)
✓国际质量认证体系ISO9001标准
✓计算机软件工程规范国家标准(软件开发标准GB8566-88,文件编制标准GB8567-88)
✓《城建档案信息化建设管理规范》
同时考虑下述原则:
●技术的先进性
我们在整个方案中采用的技术及硬件设施,均是当今世界最先进的产品
●方案的长久可用性
我们提出的总体结构和方案是一个长期使用的方案。
随着单位项目的发展和扩充、档案数字化管理系统软硬件水准可不断提高或更新,便无论如何变化,都是在我们已设计好的蓝图之内扩充和升档变更,而且扩充和变更简便易行,不会出现推倒重来或大换班的情况。
●设备的可扩充性和开放性
我们在方案中提出的所有主要设备,都是可以向上扩充的和完全开放的,从而保证了基本设备可以延续使用,这不仅节省资金而且十分方便,更重要的是可以保证系统的平稳运行。
●技术的通用性和扩展性
xxx单位现在确定的服务范围,从长远讲必定会不断地自身扩充或同外界联系,我们在设计这个系统的过程中,已考虑了这个问题,采用的电脑、通讯以及其他设备技术均为进一步扩展打下了基础。
●中文化支持
在方案设计中我们把汉化作为一个很重要的问题来看待,选择最完善的方案,较彻底地解决汉化问题。
●技术标准和管理规程
系统投入运行之后,xxx单位面临的一个重要问题就是如何管理系统的运作。
如果管理不好,将会给各级管理人员及业务的开展带来很多麻烦。
为此我们在档案数字化管理系统的实施过程中,将会与xxx单位的工作人员一起制定一套技术标准和管理规章制度,以保证系统投入运行之后,无论是技术工作或者是管理工作,都用制度来保证其正常运行。
●软件平台的可用性和可靠性
方案中采用的系统软件以及应用软件的核心模块,是成熟、稳定和优秀的产品。
软件中提供最常用的开发工具,使用户方便开发和不同平台的应用集成。
3、项目需求分析(待调研)
3.1档案管理现状
单位项目建设步伐日益加快,在日常工作中,产生的项目档案也日益增多,这包括了工程设计档案、施工档案、竣工档案、管线类档案、财务办公档案等。
,档案多以纸制文档的方式产生,以传统的手工方式进行管理,纸制档案每天都在大量地产生,再加上历史遗留文档,数量是非常惊人的,其中所涉及的信息数量也非常庞大。
对于这些档案及信息,如何很好的按照《城市建设档案管理规范》进行分类、保存和归档,录入、高效的查询,以及实现电子城建档案移交方式,一直是一件非常棘手的工作。
在传统模式下,总是被以下几个难题所困扰:
✓检索、查询和日常管理麻烦,工作效率不高;
✓纸面文档不好保存,很容易被损坏或弄污;
✓管理效率低下,管理成本居高不下;
✓档案调阅及信息利用效率较低;
✓工作低效率、高成本;
综上述介绍,不难看出仅仅用手工进行纸面档案的管理有很大局限性,在信息技术飞速发展的今天,也越来越不合时宜了。
如何利用最新科技,建立一套完整的档案数字化管理系统,已经成为档案管理工作的当务之急。
3.2档案管理范围与类型
3.3项目建设内容与目标
为了实现高水准的档案信息化管理标准,结合xxx单位档案管理现状,档案数字化管理系统总体建设内容主要有以下几项:
✓数字档案综合管理系统
✓硬件环境配置
✓历史档案数字化加工
就档案管理工作目标而言,需要实现如下几点:
✓实现馆藏纸质资源数字化
将现存档案的纸质资源数字化加工,得到数字档案信息,导入至数字档案综合管理系统中进行查询利用,这是档案数字化管理工作的重要组成部分。
✓将目前正在大量产生的电子资料,无缝连接到档案资源库中
如OA的电子文件,CAD设计图纸,声像电子信息,ERP数据库及报表文件等电子资料的归档。
✓实现档案管理业务流程自动化
包括编目、归档、组卷、借阅、管理、编研、报表、统计等业务流程的自动化处理以及对数字原文信息的管理和利用。
✓借助公司的高速主干网,组建全公司的档案数据网络系统
使集团公司档案部门和其他各部门、下述单位档案部门的资源数据库,进行虚拟连接,构成全公司一体化的虚拟档案管理系统。
实现网上档案管理与监控,提高全公司范围内的信息查全率、查准率。
✓组织完整的加密压缩备份防护及权限机制:
保护档案,特别是涉密档案的安全。
✓作为可选目标,组织综合图档资源管理与利用平台
将企业的数字档案资源和TPI的数字图书资源、企业知识库资源整合到一个数字化利用平台上。
实现全文内容检索,使利用者通过自己的检索词,快速组织起所需要的参考资料,包括档案、图纸、图书等。
✓建设一个完备的数字综合档案查询平台
包括一个企业内平台,运行于企业局域网;一个对外平台,采用VPN技术使集团公司的远程二级单位和公务外出业务的有关人员,可以通过接入Internet的计算机,远程查询档案或图书资源。
✓组建一个高效率的档案局域网
通过高性能的服务器、海量存储设备,以及具有安全防护策略的网络通讯设备,有利于档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接。
自动化程度高、并易于维护等。
✓使得公司具备档案数字化处理能力
通过高速商业扫描仪,以及软件系统平台的支持,使得公司内部档案管理部门具备对新增档案资料进行数字化扫描处理能力,以便提升档案信息资源利用的及时性,同时也提升了建设档案数字化管理项目的附加值。
✓实现对原始纸质档案的智能化管理
在对纸质档案完成数字化处理、整理、归档后,可通过条码、RFID技术对原始纸质档案进行智能化定位,极大地提高了档案调用速度,同时便于档案的安全管理;
4、项目建设实施思路
4.1总体设计思路
4.1.1业务管理流程
4.1.2信息管理架构
本项目建设的系统是一个数字档案综合管理平台,我们在管理档案信息的同时,还将考虑多种来源的电子档案数据,以便于档案信息资源的集中管理;由于档案信息本身具有其安全保密特性,在数据传输过程中的安全加密同样非常重要;因此,在项目建设过程中的信息管理架构将依据如下标准(结构解析如下图):
✓支持各种常用电子文件格式,包括Office、CAD、PDF等文档格式以及压缩文件、音频和视频文件等
✓通过加密、索引、数字签名、RMS等技术保证电子文件的安全性以及可用性
✓结合国内通过认证的安全加密产品,进行加密/解密,达到控制数据安全的作用
4.2数字档案管理系统
4.2.1总体功能框架设计
在仔细分析xxx单位档案数字化系统项目业务需求的前提下,设计数字档案管理系统总体架构;在数据层建立档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体数据库等,对现有的所有类型的档案资料和图纸档案全文进行管理。
在系统的应用层上构筑档案数字化加工子系统、数据采集管理子系统、档案管理子系统、档案利用子系统、档案数据库管理子系统、系统维护子系统、标准化信息交换接口等模块,实现xxx单位数字档案的管理与利用功能。
在系统维护体系和系统安全保障体系的支持下,确保系统能够安全、稳定、可靠的运行。
4.2.2系统业务逻辑结构
4.2.3系统网络拓扑图
4.2.4系统安全架构
4.2.5数据库组成架构
数字档案系统由于存储的数据为海量的非结构化数据(影像数据),因此,我们采取了先进的三层数据库结构,以便保证查询浏览速度;系统数据库由主数据库结合目录数据库和全文数据库组成,如下图:
关联标志
1.目录数据库:
将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存,形成的数据集。
也即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容,录入计算机,形成机检目录,以待查询利用
2.全文数据库:
是电子文件的数据集合。
具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。
4.3纸质档案数字化加工
4.3.1纸质档案数字化工作目标
一、真正意义上的档案资料信息共享
通过完成档案数字化扫描加工后,所有历史库存档案均可以数字影像的方式存在软件系统中,并提供多种检索组合方式,便于用户查询其所需档案资料,能同时满足很多人对同一档案资料的查阅,真正做到了档案资料信息共享。
二、快速、便捷的远程查询
如果需要调阅纸质的档案资料,调阅人员必须到库房所在地,并且库房中进行查找后才能找到自己需要的资料。
实现了档案电子化后,查询人员无需到档案存放地,只要有网络连接的地方并拥有查询的权限,就可以在电脑上进行档案资料的查询,或者通过传真、Email等其他方式调阅档案;
三、档案信息资源利用
通过档案数字化后,可对数字档案进行全文识别,并可实现数据挖掘,达到了信息资源库的功能;通过历史档案信息的挖掘利用,为新产品设计研发提供有价值信息;
四、减少档案损毁和丢失的可能性
实现档案电子化后,绝大多数的查询要求可以通过电脑查询来满足,而不需要调阅纸质档案资料,大大减少了在调阅纸质档案资料的过程中对档案的损毁或者丢失的可能性。
五、提供容灾备份手段
通过档案数字化后,对所得到的影像数据,可通过专业的缩微胶片打印设备,将影像数据转换成照片档案,具有法律效益的同时,并提供了容灾备份手段,大大降低了业务风险;
4.3.2数字加工处理方式
随着xxx单位数字化档案项目工作计划的确定,历史与新增的大量档案的扫描加工工作即将展开,为了更好地完善和寻求具有xxx单位特点的数字化处理方式,网新颐和对xxx单位档案管理部门该项工作进行了仔细的思考;通过研究并结合xxx单位档案工作特点及现状,可将纸质档案数字化处理方式分为两种:
“扫描加工外包服务”和“自行扫描”,为能使得将来所选加工方式更加科学、更具可行性,就两种加工模式在操作管理、影像质量、资金费用、设备投入等方面进行客观地比较和分析,如下表格:
自行扫描
扫描加工外包服务
设备资源投入
分项
高速扫描仪
无(只需按页支付加工服务费)
图纸扫描仪
平板扫描仪
客户端PC
服务器
存储设备
扫描数字化软件
数据库软件
网络布线
场地装修
操作管理人员
软硬件维护费
扫描仪耗材
设备折旧
水电费
办公用品耗材
管理复杂性及风险
人员
需要管理数十名数字化加工操作人员;
人员流失、劳动纠纷、事故;
需管理监督外包公司的工作人员;
软硬件
需要xxx单位专人维护扫描软硬件设备确保其正常工作;
自行扫描模式下,档案管理部门与软件提供商在需求功能、实施细节、售后服务等方面的交割风险;
无
网络容量
不占用网络容量,数据直接导入存储设备;
不占用网络容量,数据直接导入存储设备;
扫描效率和正确性
效率
初期效率较低,很难达到每月档案加工数量要求
后期设备老化,加工产量下降
每月档案加工量的合约保证
有效性和正确性
需要对资料类型、操作工艺、管理制度等方面进行原始积累
目前建立了比较完善的数据校验机制确保数据的正确性
对目前资源的利用和投入保护
需要重新摸索大规模扫描加工经验、寻找和培养专业管理人员;
已经建立一套完善的与外包公司资料交接、数据检查等流程经验,外包公司丰厚的人才资源
⏹综上所述及比较,我们建议xxx单位对于纸质档案数字化处理工作采用外包加工的方式进行。
4.3.3数字化处理流程
按照《纸质档案数字化加工规范》及项目经验,纸质档案数字化主要分为以下向个步骤:
档案接收、档案前处理、档案扫描、图像处理、著录(页码、索引、类型)、数据质检、数据挂接、数据导入、档案装订、档案归库等,如下图所示:
4.3.4数字化处理工作重点
一、严格执行ISO9001质量管理体系标准
将ISO9001质量体系理念融入数字化加工软件功能设计中,将管理标准渗透至加工流程中的每个环节;
二、双机录入
所有数字化加工流程环节(录入、质检、图像处理)采取双人对同一加工处理对象进行操作,后台比对结果的方式,将错误发生的几率降至最低;
三、严格按照GB28282工业抽检执行标准
系统按照GB2828抽检执行标准进行合格率设定,比如将错误率设定为小于万分之三,那么在一批1万个影像数据中,我们在质检环节中检查出了超过3个影像错误,加工系统自动统计错误率后,在人工无法干预的情况下,将该批影像数据自动返回到影像处理环节重新加工,最大程度的减少“人为处理”的因素;
四、数据内审机制;
由于数据质检环节,终究还是由人工去确认,那么怎样去判定质检人员的工作质量显得非常重要;加工系统中的数据内审机制,就是通过计算机功能来检查与判断质检环节人员的工作质量的好坏;通过这种“人机互换”机制,使得整个加工流程形成了健康的闭环状态。
五、编制《作业指导书》;
《作业指导书》详细描述了工作步骤中每一个细节以及遇到特殊情况应如何处理,在“不破坏原始资料有效信息”的原则指导下,尽可能让更多资料能更好的被数字化处理。
六、设计、使用《档案加工工作单》
《档案加工工作单》用于档案数字化加工各岗位和质量检查人员,对档案数字化加工全过程和质量情况进行记录,实现档案整理全过程的可追溯行。
七、分步式档案处理工序设置
每份档案在档案数字化处理工序中,由不同人员完成不同的工作步骤,并对上一岗位完成工作的质量进行全面检查。
4.4实体档案的保管
✓系统库房管理功能,实现对实体档案物理位置的快速定位。
✓可支持实现二维码管理管理
✓可支持实现RFID智能自动化管理
5、项目成果分析
一、档案管理方面
●统一的电子文件管理规范和标准
✓分类标准、全宗、档号规则、著录项、归档范围统一规定
✓密集划分严格
✓统一归档流程
✓自动化程度高
●文档一体化程度高
✓全生命周期的管理
✓与产生电子文件的相关系统进行集成
✓电子文件与实体档案管理对应关联
●档案价值利用充分
✓借阅纸质档案率低,保护原始档案安全,实现电子借阅共享
✓编研工作量小,素材收集全面
✓统计工作便捷
●完善的原始档案管理功能
✓通过查询的档案影像,快速定位实体档案位置,提高调档效率
✓智能化管理,可实现对每卷档案的监控
二、软件系统方面
●建设档案信息化标准体系,实现统一的管理平台,解决了信息孤岛状态
●对档案管理工作进行全面的支持
✓实现条目级档案管理
✓实现档案全文级档案查询与管理
✓效率高、速度快
✓提供离线支持
●集成性差
✓可与相关系统对接
●安全性差
✓全面有效的权限控制机制
✓可对档案密集进行关注
三、纸质档案数字化方面
●实体档案
✓档案整理规范统一
✓案卷质量核查修复
✓添加智能化管理工具
●档案图像数据
✓实现数据容灾恢复功能
✓实现档案数据分析、编研功能
6、项目预算方案
一、软件系统
名称
单位
数量
金额(元)
备注
数字档案综合管理系统
套
1
680000
此价格为常规价格,根据实际需求要另作估算
分项
档案数字化加工子系统
数据采集管理子系统
档案管理子系统
档案数据库管理子系统
档案利用子系统
系统维护子系统
部署实施
点
20000元/点
可选项
原始档案二维条码管理功能
1
180,000.00
实现原始档案的二维码定义,便于查询、管理;
RFID档案智能库房管理子系统
1
380,000.00
自动定位提示实体档案所处位置,监控实体档案状态,自动实现档案统计、盘点功能;
Oracle数据库软件
套
1
550,000
总计
二、纸质档案数字化加工外包
纸质档案数字化加工外包服务价格
A4幅面(A3按2个A4计算)
0.5元/页
幅面图纸(A0、1、2均价)
8元/张
条目(索引)著录
0.6元/条
(可选)RFID标签黏贴
3元/个
数字化加工外包服务内容说明
提供项目所需所有软、硬件
谴派项目所需工作人员
驻用户指定现场
负责卷内目录更新
影像模式(黑白、彩色)任选
为每幅影像建立索引
负责档案的拆卸、整理、装订
为影像档案管理及规划提供咨询服务
影像数据导入
以光盘的备份介质向用户移交数据成果
以最终交付影像数量计算总价
三、硬件设备
名称
单位
数量
单价
金额
备注
服务器
(必配设备)
台
3
主数据库、条目数据库、影像数据库服务器各1台
存储设备
(必配设备)
台
2
在线、容灾热备各1台
备份软件
(必配软件)
套
1
高速文档扫描仪
(可选设备)
台
2
128000
256000
用于A3\4以下幅面档案资料高速扫描(彩色扫描仪)
高速图纸扫描仪
(可选设备)
台
3
156,000
312,000.00
用于A0幅面图纸档案高速扫描(彩色扫描仪)
高速零边距平板扫描仪
(可选设备))
台
3
12,800
38,400.00
用于易破损、照片档案资料高速扫描(彩色扫描仪)
总计(按市场估算价格)
7、结语
本设计方案是根据我们多年在政府、金融、企业及相关行业单位在数字档案管理系统、服务领域建设中的成功经验,针对xxx单位的数字化档案管理项目需求,从系统的设计思想、系统的总体设计、数据加工需求设计等方面作出的一个总体规划方案。
可以看出,本设计中采用了大量的最新信息技术,突出适应了信息时代的先进性,为xxx单位提供了最先进的信息交流手段,以及广阔的发展空间。
整个项目方案是一个开放的、易扩充的、有强大生命力系统。
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