秘书证试题练习信息与档案第四套题.docx
- 文档编号:8461507
- 上传时间:2023-01-31
- 格式:DOCX
- 页数:5
- 大小:18.39KB
秘书证试题练习信息与档案第四套题.docx
《秘书证试题练习信息与档案第四套题.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《秘书证试题练习信息与档案第四套题.docx(5页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
秘书证试题练习信息与档案第四套题
秘书证试题练习--信息与档案第四套题
情景题:
1.你是正大公司的行政秘书,公司因业务发展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项,并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。
参考答案:
(1)介绍收集信息的基本方法:
1)观察法
2)阅读法
3)询问法
4)问卷法
5)网络法
6)购置法
7)交换法
(2)介绍信息传递工作中应注意的事项:
1)区别对象按需传递信息
2)做好例行信息的传递工作
3)加强非例行信息的传递工作
4)收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2.公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息,在决定信息取舍时,你将采用哪些方法?
参考答案:
在这种情况下,信息的取舍可采用两种方法:
一是将几份信息选择其重点、特点,综合成一份信息材料;二是择优录用,选择宏观的,淘汰微观;或选用典型的,淘汰一般的。
3.你是宏达公司的行政秘书,公司因业务发展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。
参考答案:
(1)介绍信息收集的渠道:
1)大众传播媒介(广播、电视、报纸、期刊等)
2)图书馆
3)数据库
4)供应商和客户
5)贸易交流活动
6)信息机构
7)关系渠道(海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门)
8)调查渠道(深入市场,实地调查)
(2)介绍信息传递的方法:
1)语言传递(对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等)
2)文字传递(将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递)
3)电讯传递(电话、传真、电子邮件)
4)可视化辅助物传递(影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏)
4.公司最近研发出几种新产品,为了向社会推广,拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。
作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备?
参考答案:
1)要落实发布会日期、地点、出席名单;
2)准备展览用品、赠品;
3)制作工作人员及展览会使用标牌;
4)发请柬和资料
5)拟写及印发有关信息材料
6)布置会场
5.下面是择取的××市卫生局某年度形成的10份文件材料,请你按已学过的立卷方法,将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题:
1)××市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见
2)××市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知
3)××市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知
4)××市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定
5)××市卫生局转发市中心医院《关于对余××所犯错误的处分决定》的通知
6)××市卫生局关于举办中等技术培训班的通知
7)中共××市委关于任命刘×为卫生局党组副书记的决定
8)××市卫生局关于王×等同志职务任免的通知
9)××市人民政府关于卫生局李×等同志的任职通知
10)××市卫生局关于钟×等同志的任职通知
参考答案:
(1)将1、2、3、6组成一卷,案卷标题是:
××市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知
(2)将4、5组成一卷,案卷标题是:
××市卫生局、市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定、通知
(3)将7、8、9、10组成一卷,案卷标题是:
中共××市委、市人民政府、市卫生局关于刘×、王×、李×、钟×等同志职务任免的决定、通知
6.下面是正大公司的几份待归档文件,请你判断一下应放在哪一年度立卷,并说明理由:
1)正大公司2004年工作计划(2003年12月30日成文)
2)正大公司2004年工作总结和2005年工作重点(2005年1月10日成文)
3)正大公司2002年-2004年三年发展规划(2003年1月15日成文)
4)正大公司2002年-2004年三年工作总结(2005年1月10日成文)
5)正大公司第三届科研成果交流会材料(该次会议于2004年12月25日召开--2005年1月5日闭幕,材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等)
参考答案:
(1)第一个文件应归入2004年;
(2)第二个文件应归入2004年;
(3)第三个文件应归入2002年;
(4)第四个文件应归入2004年;
(5)第五个文件应归入2005年。
7.下面是广东省妇联的几份文件,请你鉴别一下哪些需要立卷归档,哪些不需要立卷归档?
考试大编辑,理由是什么?
1)广东省妇联××主席在全国妇女工作会议上的典型发言
2)中共××省委关于省委组织部××、×××等同志的任职通知
3)中共××省委关于广东省纪律检查委员会刘××贪污腐化的处理决定
4)广东省妇联关于全省妇女教育发展规划
参考答案:
(1)第1、4文件必须归档,因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能;
(2)第2、4文件不必归档,因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关,并不反映省妇联的历史发展面貌。
8.小刘是华美贸易有限公司的档案管理员,在一次档案鉴定中,她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件,他当时想,反正那个机构已经撤销了,这几份文件自然没用了,于是,她把那几份文件用碎纸机销毁了。
过了一段时间,公司领导想找出这几份文件作为参考,而小刘再也无法找回来了。
考试大提供,她这样做对吗?
请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。
参考答案:
(1)小刘的做法是不对的。
因为销毁档案应得到档案主管领导的批准,她私自销毁是错误的。
再者,该公司一个内部机构虽然撤销了,但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌,是重要的文件,应该保留下来。
(2)鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析:
1)分析档案的内容(着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性)
2)分析档案的来源(分析文件的责任者,本单位形成的文件大于外单位的)
3)分析档案产生时间(产生的时间越早越珍贵,在重要历史时期产生的文件,往往具有重大价值)
4)分析档案的名称、稿本和外形特征
5)分析档案的技术因素(档案内容和反映对象的技术水平越高,其价值越大)
6)分析档案的功能因素
7)分析档案的作者因素(高级领导人、重要机关、人物所形成的档案,往往具有重大价值)
9.宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼,其中拟安排建立一个档案库房,作为档案管理人员的你,该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢?
参考答案:
(1)合理选择档案库房位置:
1)不宜设在底层或顶层,以防潮防湿
2)不宜设在洗手间或锅炉房的附近
3)不宜设在楼房的西侧或南侧,以防阳光直射
4)要与档案人员的办公室和生活区分开
5)门窗要加固
(2)合理安排档案库房布局:
1)库房区域应尽可能集中,同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中;
2)档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间;
3)利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
10.小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室秘书,目前,公司已经拥有比较完备的纸质档案检索系统。
为了提高档案检索的效率,她建议将利用频率较高的档案在总公司网站上公布,实现电子检索档案。
请你替她拟定电子档案检索步骤。
参考答案:
(1)建立网站。
若要提供电子文件网络检索,建网站是第一步;
(2)加工检索信息,组织检索数据库。
第一步,收集数字形式的检索工具和著录条目,对它们之间的联系进行分析;第二步,在分析的基础上,设计站点体系结构和导航方案;第三步,根据导航方案,设计数据库;
(3)实现文件信息的共享。
【
Word是学生和职场人士最常用的一款办公软件之一,99.99%的人知道它,但其实,这个软件背后,还有一大批隐藏技能你不知道。
掌握他们,你将开启新世界的大门。
Tab+Enter,在编过号以后,会自动编号段落
Ctrl+D调出字体栏,配合Tab+Enter全键盘操作吧
Ctrl+L左对齐,Ctrl+R右对齐,Ctrl+E居中
Ctrl+F查找,Ctrl+H替换。
然后关于替换,里面又大有学问!
有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除,这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。
打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,单击“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示“^P^P”,然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^P”),再按下“全部替换”按钮。
这样多余的空行就会被删除。
Ctrl+Z是撤销,那还原呢?
就是Ctrl+Y,撤销上一步撤销!
比如我输入abc,按一下F4,就会自动再输入一遍abc
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 秘书 试题 练习 信息 档案 第四