文书档案扫描管理系统说明书.docx
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文书档案扫描管理系统说明书.docx
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文书档案扫描管理系统说明书
鼎华文书档案扫描管理系统软件
说明书
1、软件背景与应用前景
在我们的日常工作中,我们往往需要将一些纸质的文书档案转化成电子版的文书档案,这其中的原因有几大点:
一、纸质档案更占物理空间;二、纸质档案不易保存;三、纸质档案不易传输;四、人工的将纸质档案输入到电脑上制作成电子版太耗费人力物力。
这时,鼎华文书档案扫描管理系统软件应运而生,我们课通过扫描设备将纸质版的档案转化成电脑上的电子版,然后可对扫描完成的文书档案进行归档、整理、收录、保存等一系列的操作。
在目前来说,我们的这项技术是最为实用和快捷的,并且成本低廉,适合所有的企业和个人实用,前景良好。
2、文书档案扫描管理系统
一、流程图
3、系统的操作说明
一、文档云端集中管理
鼎华文书扫描管理系统,将文档集中安全存储在文档服务器上,建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制,并支持文档的安全和流程管控,让企业文档管理更方便、更高效、更安全、更规范。
2、个人网盘和公共文档
每个用户在服务器上分配一个个人网盘,可以相互共享文档;公司的公共文档,可分多个栏目来组织,通过权限来控制用户的使用。
三、文件夹
管理文档的基本单位,文件夹支持任意层级,提供文件夹结构模版。
说明:
1)便捷的文件夹操作栏;
2)快捷的文件上传、在线编写、新建文件夹按钮;
3)标签组提供多维度、多层次的文档分类检索机制;
4)搜索文件夹内的文件;
5)记录文件夹所有文件的操作历史(上传、下载、删除等操作)
四、文档
强大的文件管理,包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等
说明:
1).控制文件的各种权限、进行外部编辑等
2)保密文件,未授权用户无法进行查看;
3).文件版本上传和附件上传;
4).文件版本管理。
提供获取历史版本功能、支持版本差异比较、删除历史版本及定版功能;
5).记录文件的所有操作记录(上传、下载、删除等操作)
五、文档在线查看
无需安装任何插件,系统除支持文档预览外,也支持图纸、压缩包在线预览,支持音频、视频的在线播放;
说明:
1)PDF在线翻页预览;
2).表格文档在线预览;
3).图纸在线预览;
4).视频在线播放;
5).音频在线播放
六、文档搜索
支持中英文全文搜索,直接搜索常见文档(包括CAD图纸)中的文字.基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索。
配合OCR组件,可对识别图片中的文字进行搜索
七、文档云端创建
直接创建各种格式的文档,也可选择公司内部的文档模版进行创建。
直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文档的在线编写。
八、文档在线编辑
提供在线编辑功能,实现文档编辑和桌面编辑器(如word、Excel等)的无缝集成。
编辑完成后,外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器
九、自定义属性(元数据)
用户可以自定义文档的属性、更完整的描述文档
十、文档分享和讨论
替代笨重的邮件,直接可以对文档进行分享和讨论.可分享到公司内外人员,使用内部消息、邮件、短信进行通知。
十一、文档发布
三种文档发布状态:
编写、待审、发布。
一旦发布,禁止对文档的修改,实现文档保护。
十二、文档关联流程
系统提供一组文档关联的流程,如审批、借阅、分发、收回、废止、回顾等,通过流程实现文档管理的规范化。
流程可以灵活定制。
十三、个人工作台:
个人的工作中心
以个人为中心,组织系统内容。
不用离开个人工作台,快速定位需要的内容。
说明:
1).个人工作台—消息;
2).个人工作台—文档,包括待我审核的文件、最近提交和共享的文件;
3).个人工作台—收藏;
十四、文件夹和文档授权
提供精细、易用的权限控制,可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、和7级查看人机制
说明:
1).7级查看,控制预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限;
2).可针对某个部门、某个岗位进行成组授权,;
3).禁止某人权限
十四、操作历史
每一个文档的所有操作都会记录进操作历史,方便进行安全检查.同时,删除的文档,在这里可以还原。
十五、系统安全策略
系统管理员更加灵活的设置系统安全策略:
1)公司外访问禁止下载
2)屏蔽系统外发功能
3)技术资料,仅仅在技术部门的网段可以访问
十六、桌面防泄密–离线文档安全管控
文档下载到桌面后,仍然可以进行安全管控,原理如下:
十七、开放API:
连接各种软件和设备
鼎华提供等标准文档访问接口,并支持IMAP邮件附件的读取,和扫描仪、传真等设备直接连接,并可和企业OA、ERP、CRM、项目管理软件集成,直接将易度和各种文档来源进行连接。
十八、全终端全平台终端随时随地访问
支持各种浏览器,支持Mac、Windows客户端,支持各种只能手机和平板电脑的访问。
不论你在哪里,都可以快速访问易度文档管理。
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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