行政部工作开展思路1.docx

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行政部工作开展思路1

行政部工作开展思路

2011年，公司发生巨大的体制改革，以往的师直属国有企业变更为国有、民营合资的性质，面对公司股本体制的变化，公司的管理体制也需要作出相应的调整和完善，以适应现代企业发展的步伐。

而对主抓公司日常事务及人事管理的行政部来说，我们所要面临的规范化管理及工作流程梳理的责任和任务也将更大。

公司的销售任务是排在第一位的，行政部的职责就是要做好公司的日常管理，为公司领导层分忧，从而使高层领导能够保有足够的精力主抓销售工作的运行和开展。

为此，2011年行政部将着手以下方面工作的开展，以更好地履行部门职责，发挥部门功效。

一、建章立制，流程再造。

俗话说，没有规矩不成方圆，对现代化的企业来说，建章立制，流程再造是企业规范运营的首发点。

公司目前，建章立制工作做得不够到位，尤其是行政人事等日常管理缺乏规范的管理制度及流程，现有的行政管理条例是2006年发布的，部分内容已不适应公司发展的需要，需要重新修订和完善。

根据日常规范管理需求，需重新制定和完善如下制度：

1．部门工作职责

2．岗位说明书

3．招聘管理办法

4．劳动合同管理办法

5．培训管理办法

6．考勤管理制度

7．薪酬福利制度

8．绩效考核管理办法

9．出差管理办法

10．员工辞职、辞退管理制度

11．员工奖惩办法

12．员工带薪休假、探亲制度

13．档案管理办法

14．印章管理办法

15．文件管理办法

16．车辆管理办法

17．会议管理办法

18．办公用品管理制度

19．综合监督检查管理考核制度

20．网络信息管理办法

21．申请文件审批流程

22．销售价格管理办法及其他销售管理制度

23．采购管理办法及流程

24．财务管理制度及费用审批流程

25．生产管理体系文件

目前已完成11项制度的起草，其他制度及流程正在进行中。

二、人员规划，定岗定编。

（一）公司人员构成

目前公司人员合计46人。

在人员构成上，高层管理人员5人，中层管理人员5人，各部门员工36人，男士28人，女士18人，平均年龄为30.11岁，学历构成：

本科以上14人，占30.43%，大专以上27人，占58.70%，其他：

5人，占10.87%。

具体见下表：

员工构成表

部门名称

人数

男

女

本科

大专

中专/高中

平均年龄

高层

5

4

1

5

40.8

行政部

5

1

4

4

1

32.2

财务部

2

2

1

1

29

采购部

3

2

1

3

30

工程技术部

6

6

2

3

1

31

研发部

7

4

3

2

5

26.43

销售部

8

4

4

5

3

32

生产部

10

7

3

10

24.5

合计

46

28

18

14

27

5

29.41

百分比

60.87%

39.13%

30.43%

58.70%

10.87%

30.11

（二）公司人员岗位定编

新疆希望电子有限公司人员定岗定编

2011年5月5日

序号

部门

职位

部门定编人数

岗位人数

到岗人数

缺编人数

备注

1

高层

董事长

1

1

1

2

总经理

1

1

1

3

书记

1

1

1

4

副总经理

1

1

1

5

总工程师

1

1

1

6

财务总监

1

1

1

7

行政部

部长

6

1

1

8

副部长

1

1

9

行政专员

1

1

10

人事专员

1

1

11

前台文员

1

1

12

后勤管理员

1

1

13

研发部

部长

14

1

1

14

副部长

1

1

15

设计师

6

4　

　2

16

项目师

6

3　

3　

17

工程部

部长

6

1

1

18

技术支持工程师

1

1

19

系统集成工程师

1

1

需储备1人

20

现场服务工程师

3

3

21

销售部

部长

1

1

22

销售工程师

12　

　7

　5

23

销售助理

1

1

24

财务部

部长

3

1

1

25

会计

1

1

26

出纳

1

1　

27

采购部

副部长

3

1

1

28

采购员

1

1

29

库管

1

1

30

生产部

部长

25

1

1

31

副部长

1

1

32

生产人员

16

4

12

33

材料员

2

1

1

34

质检员

3

2

1

35

工艺员

2

2

合计

　77

　77

　46

　31

（三）人员招聘与配置

针对公司人员岗位定编，目前人员缺口为：

31人，因此，行政部需及时跟进各部门人员需求状况，加强招聘力度，选择更多的招聘方式和渠道，选拔合适的人才填充到公司团队中来，尤其使专业的研发人员以及高业务素质的销售人员。

同时，还需时时关注人员思想及工作动态，做好相应的人才储备工作。

由此产生的相关招聘费用还需公司领导给予支持。

三、绩效考核，业绩说话。

（一）建立绩效考核机制

公司目前薪资构成及薪资发放，主要以预留薪资总额的5%作为绩效考核，但就公司长远发展及对每个员工的实际工作绩效来衡量，预留薪资考核的办法只能是在薪酬中有所体现，但对员工劳动纪律、职业素养包括工作态度、服从精神等方面来讲，仅通过预留薪资考核是无法实现对员工真正绩效及员工素质的衡量，也不利于对员工的管理。

因此，建议在公司范围内，实施绩效考核，一方面做到全员绩效与公司销售业绩挂钩，一方面，通过绩效考核的方式来加强对员工的规范管理。

为此，结合现代企业优秀的绩效考核办法及公司的实际情况，制定了绩效考核办法，主要将绩效考核设定为以下目标：

1．销售指标达成率，指全员的绩效考核与公司整体销售业绩挂钩，公司当月销售完成情况占考核成绩的20%；

2．业绩考核，指对员工分担的职务情况、工作完成情况进行观察、分析和评价，占60%；

3．劳动纪律，指员工的出勤情况及职业素养，占10%；

4．态度考核，指对员工在工作中表现出来的工作态度、服务态度、服从精神进行观察、分析和评价，占10%。

具体考核办法详见《绩效考核管理制度》。

（二）加强日常事物管理

按照公司领导指示，行政部要担负起公司整体日常事物管理的职能。

对此，行政部计划通过以下方式，来加强对公司日常事物的管理。

1．建立健全部门机制，制定各岗位说明书，合理分工，责任明晰；

2．加强与各部门的有效沟通，随时发现问题，协调解决问题；

2．梳理和优化各部门流程，规范各部门日常工作开展的流程；

3．针对日常未能解决的问题，借助公司经理会议，提出议题，协调解决；

4．提升部门监督、督办及验证各部门工作进展的力度，将会议提出问题及时跟进，对解决问题进度时时关注，对未能按要求、按时间完成工作的部门及相关责任人给予督办；

5．利用经理会议，由行政部提前跟进、汇总各部工作完成情况，集中汇报；

6．发挥行政部管理职能的同时发挥部门服务职能，为其他各部门尤其是销售人员开展工作做好相应的服务和支持工作，使销售人员更好地奋斗在营销一线。

四、培训发展，相辅相成。

企业的学习力就是竞争力。

因此，企业的发展离不开员工的学习和培训。

为此，一方面为提升企业的竞争力，一方面提升员工的综合素养以及更好地认同公司文化，端正工作态度，融入希望电子的大家庭，在提倡全员加强自身学习的同时，需要建立企业培训机制，对员工进行培训，包括新员工培训、岗位技能培训、转岗培训、岗前安全培训、继续教育培训、部门内部培训、员工自我培训、企业文化培训。

为此，行政部制定了《员工培训管理制度》，涉及培训的类别与内容、培训资源的管理、培训计划的制定与实施、培训考核结果与评估以及培训档案的建立等一整套建立培训机制的方案。

具体包括：

培训需求调查、培训需求分析、制定年度培训计划、培训方式、年度培训计划实施、计划外培训需求的审核和执行、培训过程记录、培训效果评估内容、培训效果评估调查、培训考核、培训成果运用。

希望通过培训的方式让员工们更加认同企业文化，更好地为公司服务，创造业绩，与公司共同发展，共同成长。

具体实施方式详见《员工培训管理制度》。

五、企业文化，落地有声。

企业文化体系是由企业精神文化（包括企业使命、核心价值观等一系列价值理念）、企业行为文化（包括企业制度及员工行为等一系列内容）、企业形象文化（包括企业家、员工、环境、标识、产品广告及包装等一系列形象设计）三大系统构成，三位一体，相互支撑。

公司目前发展现状，员工人数的不断增加，人员更替，人员综合素质的参差不齐，以及不同文化的碰撞，交融，企业的发展必然需要企业文化的落地，通过企业文化的倡导来统一企业理念，用文化的影响力来推动企业更好的发展。

因此，建议在公司开展企业文化建设，要开展企业文化首先要统一企业思想，然后将文化落地，具体可通过如下措施：

（一）企业文化建设、宣传工作。

1．外聘专业管理咨询机构对公司的企业文化进行全面诊断；协助规划设计企业文化方案；提炼企业文化理念；编撰企业文化手册；举办企业文化宣贯、培训和推广实施。

2．构建企业文化网络，促进企业精神、理念的贯彻执行，增强团队凝聚力。

（1）组织开展丰富多彩的文体活动，丰富员工精神文化生活。

简称“五个一”工程，即：

①举办一次演讲、征文比赛

由公司统一确定演讲主题，全公司围绕同一主题进行筛选比赛。

演讲必须联系本企业、本部门、本岗位和本人实践，以案例和故事为内容，充分体现故事理念化，理念故事化。

可以以下一项或几项内容为主题作为演讲和征文内容。

1.企业之“家文化”；

2.就工作中的某些环节，如何做好品牌推广工作；

3.从“以人为本”的角度谈产品质量的重要性；

4.发生在身边的体现重品质、重创新的先进事迹；

5.谈谈对公司理念的理解；

6.做高质产品，塑高尚人品，营造企业品质文化；

7.感念与公司共同成长的心路历程；

8.降低成本，从我做起；

9.希望公司为青年人的成长搭建怎样的发展平台；

10.个人成长与公司发展的关系。

②举办一次小型体育竞赛。

在全公司范围举办形式多样的体育竞赛运动，如：

篮球赛、乒乓球赛、跳绳、拔河比赛等；

③举办一次拓展训练。

拟请专业机构对公司中高层管理人员进行一次集中拓展训练，增强领导团队的团结协作意识。

④举办一次户外郊游活动。

⑤举办一次读书交流会。

组织新书、好书推介活动，号召大家写读后感相互交流提高。

（2）组织安排好节假日活动。

①元旦：

新年伊始，悬挂公司旗帜、横幅、标语等，并组织策划实施公司大型文艺活动欢庆新年。

②“三八”节：

为公司女同志组织健康讲座，安排妇科体检。

③“五一”、“五四”：

组织广大团员青年前往乌市附近爱国主义教育基地进行宣誓仪式，增强团队凝聚力。

④“七一”：

在书记的带领下，组织党员和入党积极分子开展有意义的纪念活动。

⑤中秋节：

举办篝火赏月晚会（各部门组织拉歌、诗朗诵等）。

⑥“十一”：

公司悬挂横幅，庆祝节日。

可组织对公司有突出贡献的优秀员工外出旅游作为激励。

（各部门组织爱国主义大合唱等）。

⑦春节：

寄送由董事长、总经理亲笔签字的节日贺卡每个员工人手一份；组织春节团拜会。

⑧生日祝福：

在企业内刊上公布每月过生日员工的名单，集体祝贺生日；由行政部购买书籍或生活用品作为生日礼物按时发放祝福生日。

（3）促进公司建立健全畅通的信息沟通渠道，形成互尊、互信的民主管理氛围。

公司在加强沟通上，要建立必要的信息沟通渠道，如：

①创办公司内刊；

②通过宣传栏传达信息、通知等；

为了促进管理层深入实际，贴近基层，了解民情民意，实行民主管理，有必要创建新的沟通渠道：

①设立董事长、总经理接待日：

每月固定一个时间作为董事长、总经理接待日，接受群众来访，听取各方意见，形成民主管理的良好氛围。

②开设董事长、总经理信箱：

董事长、总经理公开个人邮箱，以便员工通过电子邮件形式与企业领导进行直接沟通交流。

③开设公共意见箱。

在公司设立带锁意见箱，由行政部管理，定期将员工反映的问题，意见和合理化建议进行归纳、整理，报送公司领导，供领导决策参考。

④坚持定期召开各类会议，利用各级管理层召开的会议进行公司文化培训，使管理人员在学习企业文化的热潮中起好带头作用，在运用企业文化的行动中做出表率。

（二）采取多种形式，注重实效，开展企业文化培训工作

为了公司全体员工更加认同并融入公司的企业文化，在企业文化宣贯的同时要做好企业文化培训的工作，建议采取自我学习和辅导讲授相结合的形式对员工进行系统的企业文化培训。

把企业文化学习作为企业的一项固定制度，从公司高管到基层人员，每月或每季度必须保证一定时间学习。

学习内容可通过网络上选择适合的课程或外培方式，集中组织学习，鼓励每位员工利用业余时间自觉学习，并适当引导专题讨论。

辅导讲授由公司统一组织，主要聘请企业文化专家进行专题培训，辅导对象重点是企业管理人员和企业文化骨干。

培训内容紧扣企业文化价值理念，联系企业的故事案例；适当引入企业外部案例，如先进企业案例，同行业企业案例等；运用中外充满哲理的寓言、故事、名言、警句，使教材丰富多彩；适当采用图片，漫画，增强视觉效果。

（三）积极推进企业文化宣传工作，建立以企业形象战略为重点的形象文化体系，树立文化品牌，提升企业知名度、美誉度和文明度，为企业发展营造良好的外部环境。

1、内部宣传方面：

①通过创立企业内刊，来向全体员工传达公司的经营动态并展现员工的精神风貌。

为创立高质量的内刊，争取更多质量高的稿源，可组建通讯员队伍，通过召开通讯员会议、通讯员活动、制定相关制度，采取相应的奖惩措施，并严格执行，奖罚分明，提高投稿积极性，争当企业文化宣传积极分子。

②把宣传栏当作宣传阵地，做到每月更新，及时宣传报道公司经营管理动态；开设“每月一星”栏目，由各部门推荐评选典型人物及事迹；

③收集整理先进人物的典型事迹，使故事理念化；

④办公区域VI系统整体策划方案和组织实施。

包括员工服饰、办公用品、现场环境，办公环境的设计和规范，使企业在视觉形象上具有强烈感染力，创建良好的环境文化，激发员工的自豪感。

2、对外宣传方面：

企业文化对外传播是把企业的价值理念，员工形象，产品和服务，向社会公众广为传播，让社会公众充分认识企业的文化，推进企业的发展。

具体措施是：

①制作（完善）公司宣传册内容（包括文字和图片）。

②通过公司产品展示厅的参观接待，向来公司的人更多、更直观地介绍公司的品牌文化、企业理念、研发成果及各类产品等。

③适时制作和发布对外宣传广告，但对外广告一定要预测其广告效果，不做浪费成本又无效的工作。

④加大新闻报道和广告发布的力度。

可选择１－２家官方媒体签订长期合作协议，为公司做定期或不定期的采访、报道，如：

大型活动的专访、报道；公司大事的宣传；公司董事长、总经理专访、上杂志封面、电视台滚动信息宣传等，为公司造势，提高知名度。

此外，与电视台、电台、报社、杂志、出版社、新闻记者、编辑等媒体建立朋友关系，以便联络，善于营造新闻。

（四）加强企业文化组织和团队建设，促进企业文化工作跃上一个新台阶。

建议公司成立企业文化推广工作实施小组。

企业文化建设是一把手工程，公司可成立以总经理为组长、公司高管为副组长，由各部门部长及行政部人员组成的企业文化推广实施工作组，明确职责，合理分工。

其中：

（1）组长：

指导企业文化推广实施工作。

（2）副组长：

组织、协调企业文化推广工作，有计划、按步骤地扎实推进各阶段的宣贯工作。

（3）组员：

在推广实施小组领导下，各部门根据企业文化宣传方案与阶段性推广方案组织实施。

（4）人事专员：

按照公司企业文化推广实施小组的要求，组织企业文化培训工作，并对培训情况及各部门推广工作的成效进行考评。

根据企业文化所提供的思想和氛围平台，公司要建立选才、用才、育才、留才的灵活机制，促进员工间的竞争与合作，员工的个性化与团队精神的结合，利用企业文化的“软性”协调和凝聚作用，凝聚团队力量，建立一支长期稳定的，有战斗力、凝聚力的团队，为公司经营服务，为实现公司发展战略服务。

以上主要通过五大方面，对行政部工作开展思路及需要具体实施的相关工作做了规划，希望通过行政部的力量，从自身做起，继而带动整个公司朝着更加规范的管理以及更好的方向发展，这是我们的责任，也是我们的义务。

不妥之处还请公司领导给予指正，谢谢。