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信息系统监理师辅导教程上册
信息系统监理师辅导教程(上册)
第 1 章 信息系统建设
当今的信息系统(InformationSystem,IS)由于其广泛应用,已经发展成为一个极为庞大的家族,而且几乎每个信息系统的内部构成都非常复杂。
正因为如此,信息系统的建设也非常复杂,牵涉到技术和管理的方方面面。
1.1 信息系统的概念
信息系统一般泛指收集、存储、处理和传播各种信息的具有完整功能的集合体,这里并没有强调所用的工具。
作为一般意义上的信息系统,在任何时代、任何社会都会存在。
然而只有到了今天,信息系统的概念才被创造出来,并得到相当程度的普及。
这是因为,在当今社会,信息系统总是与计算机技术和互联网技术的应用联系在一起。
现代信息系统总是指以计算机为信息处理工具,以网络为信息传输手段的系统。
因此现今只要说到信息系统,一般是指这样的信息系统,而不必特意说明是"现代"信息系统。
现代信息系统与50年来计算机技术和网络技术的发展保持同步。
随着社会的进步和技术的发展,信息系统的内容和形式也都在不断发生着巨大的变化。
与其他事物一样,信息系统也经历了一个从低级到高级、从局部到全局、从简单到复杂的发展过程。
信息系统大致经历了4个发展阶段。
第1阶段:
电子数据处理(EDP)阶段。
计算机应用于企业是从简单数据处理开始的,计算机发明以后的一段时期内仅仅用于科学计算。
后来,计算机程序设计人员将计算机应用领域进行了拓展,开始尝试用计算机进行数据处理,从而开辟了更广阔的应用领域。
不过,最早的计算机在数据处理中的应用,仅着眼于减轻人们在计算方面的劳动强度,如用于计算工资、统计账目等,属于电子数据处理业务。
对企业单项业务进行处理,较少涉及管理内容。
第2阶段:
事务处理阶段。
随着企业业务需求的增长和技术条件的发展,人们逐步将计算机应用于企业局部业务的管理,如财会管理、销售管理、物资管理及生产管理等。
计算机应用发展到对企业的局部事务的管理,形成了所谓的事务处理系统,即TPS(TransactionProcessSystem),但它并未形成对企业全局的管理。
第3阶段:
管理信息系统阶段。
人们常说的信息系统大多指支持各部门和机构管理决策的信息系统,因此信息系统一般又称为"管理信息系统"(ManagementInformationSystem,MIS)。
管理信息系统一词最早出现在20世纪80年代初,此后在应用中得到了快速的发展。
人们从不同的角度对它进行了定义,比较被广泛认可的定义是"管理信息系统是用系统思想建立起来的,以电子计算机为基本信息处理手段,以现代通信设备为基本传输工具,并能为管理决策提供信息服务的人机系统。
即管理信息系统是一个由人和计算机等组成的,能收集、传输、存储、加工、维护和使用管理信息的系统".
在MIS阶段,信息系统形成了对企业全局性的计算机应用。
MIS强调以企业管理系统为背景,以基层业务系统为基础。
并且强调企业各业务系统间的信息联系,以完成企业总体任务为目标。
它能为企业各级领导提供管理需要的信息,但信息的范围还更多地侧重于企业内部。
第4阶段:
决策支持系统(DSS)阶段。
当前,计算机信息系统已经从管理信息系统发展成更强调支持企业高层决策的决策支持系统。
互联网技术的发展和应用,在很大程度上拓展和提升了信息系统的功能和作用。
其最大的特点是通过互联网连接众多孤立的信息系统(即"信息孤岛"),从而形成在更大程度上实现信息共享的大范围基于网络互联的信息系统。
互联网技术应用于企业内部信息系统,可以促进企业的MIS和DSS,并以办公自动化技术为支撑的办公信息系统的实施。
企业信息系统的目标为借助于自动化和互联网技术,综合企业的经营、管理、决策和服务于一体,以求达到企业和系统的效率、效能和效益的统一,使计算机和互联网技术在企业管理和服务中能发挥更显著的作用。
这里需要指出的是,信息系统的4个发展阶段之间的关系并不是取代关系,而是互相促进且共同发展的关系。
即在一个企业中,以上4个阶段的信息系统可能同时都存在,或只有其中的几种。
更高级的是几种信息系统互相融合成一体,如ERP(EnterpriseResourcePlanning,企业资源计划)和SRM等。
1.2 信息系统的功能
信息系统的功能指信息系统的使用价值,即信息系统所能做的事情和所起的作用。
信息系统的功能是一个"多面体",从不同的角度分析,其功能不同。
1.需求功能和实现功能
从企业业务需求的角度看,信息系统的功能可以分为需求和实现功能。
需求功能是企业的业务对信息系统提出的要求,如一个生产零售产品的企业非常需要诸如该产品的市场容量和竞争对手情况等信息;实现功能则指由于各种客观条件的限制,信息系统只能提供业务需求信息中的一部分。
2.初级功能和高级功能
从发展阶段的角度看,可分为初级功能和高级功能。
在这方面,有很多人做了非常深入的研究,具有代表性的是著名的"Nolan模型".信息技术应用于企业,一般都要经历从初级到高级,从不成熟到不断成熟的成长阶段。
Nolan第1次总结了这一规律,并于1973年提出了信息系统发展的阶段理论,称为"Nolan阶段模型".到了1980年,Nolan进一步完善该模型,把信息技术的发展过程划分为如下6个阶段。
(1)初装(Initiation)阶段:
其标志是企业安装了第1台计算机并引入了自动化概念,同时初步开发了管理应用程序。
在该阶段中,计算机的作用被初步认识,一般大多应用在财务部门。
(2)蔓延(Contagion)阶段:
其标志是随着自动化的扩展(从少数部门扩散到多数部门,并开发了大量应用程序)而导致计算机系统的急增。
在该阶段中,数据处理能力发展最为迅速,但同时也出现了许多亟待解决的问题,如数据冗余性、不一致性及难以共享等。
(3)控制(Control)阶段:
其标志是试图遏制快速上升的计算机服务成本并将数据处理置于控制之下。
为了加强组织协调,出现了由企业领导和职能部门负责人参加的领导小组,统筹规划整个企业的系统建设,特别是利用数据库技术解决数据共享问题。
(4)集成(Integration)阶段:
其标志是将各种各样的系统和技术集成为内在统一的系统,数据处理发展进入再生和控制发展时期。
(5)数据管理(Dataadministration)阶段:
其标志是完全集成且基于数据的系统发展和实施的结束。
(6)成熟(Maturity)阶段:
其标志是公司数据管理的日益成熟,可以满足单位中各管理层次的要求,从而实现信息资源的管理。
随后,Nolan又将该模型的6个阶段划分为两个时期,即计算机时代和信息时代。
其中,前3个阶段构成计算机时代,后3个阶段进入信息时代。
Nolan模型能够帮助一个企业识别其所处的阶段从而确立相应的发展战略,是信息化战略管理的重要理论工具。
Nolan的理论于20世纪90年代之后逐渐不能适应信息技术发展的需要,为此,Nolan又提出了一种理解企业内部信息技术进化的新框架。
该框架将信息技术的发展分为3个阶段,即DP(数据处理)阶段、IT(信息技术)阶段和Network(网络)阶段。
(1)DP阶段(20世纪60年代-20世纪80年代):
信息技术主要在一个企业的操作和管理层面起作用,其主要功能是使一些专门的工作自动化,如支持各种指令处理的事物处理系统(TransactionsProcessingSystems,TPS)和提供资源配置和控制信息的MIS系统就是在该阶段发展起来的。
(2)IT阶段(20世纪80年代-20世纪90年代中期):
信息技术在一个企业中的发展进入战略管理层面,强调知识工作者对信息技术的利用,如财务分析员、证券经纪人和生产规划者等常用PC工作站来分析"whatif"(如果……怎样)之类的问题。
(3)Network阶段(20世纪90年代中期之后):
信息技术不再能够单方面地使企业取得所寻求的业务效果,信息技术与组织人员及其工作整合为一种网络化的组织形式以创造10倍的生产率。
Nolan的3个时代划分更符合20世纪90年代之后信息技术发展的新趋势,因而也更有利于战略信息管理者理解信息技术并制定相应的发展战略。
Nolan模型提出后不久,美国学者EdgarSchein也提出了一种称之为"新的信息技术发展阶段模型"的理论,其特点是将信息技术进化过程与组织变迁过程联系起来考察,有助于形成一种整体化的认识。
该模型包括如下4个阶段。
(1)投资或启动阶段:
企业决定在新的信息技术方面投资,新技术能够带来明显的益处则将顺利进入第2阶段。
如果该阶段没有用户参与或发生了供应商方面的问题,那么就会延迟信息技术的进化,并导致成本超出预算、项目缺乏管理及其他不可预期的技术问题。
(2)技术学习和适应阶段:
用户通过学习如何利用技术来完成任务,如果用户有机会更好地理解新技术及其益处,则顺利进入第3阶段;如果过早地控制技术发展,那么就会影响用户的学习过程,并导致缺乏进一步开发信息技术潜力的动机等问题。
(3)管理控制阶段:
企业认识到信息技术的重要性并对系统发展和实施过程予以精确地控制,如果控制过程能够确保各种应用的成本一效益的成功,则顺利进入第4阶段;如果出现过多的控制,就会导致创新热情的丧失、新技术扩散的失败,乃至从头再来等问题。
(4)大范围的技术转移阶段:
新的信息技术,如局域网技术等将转移到企业的其他部门,信息技术知识也将随技术向用户转移,成为企业结构的有机组成部分。
Schein的"信息技术阶段论"提供了IT角色的一种新视角,其主要作用仍在于引导战略信息管理者识别企业所处的信息技术发展阶段并结合所采用的信息技术类型制定针对性的发展战略和方案。
它同时也表明,不适当、过早和过多的控制不利于信息技术的应用和普及,并容易导致各种停滞问题。
如何认识Nolan模型,在我国一直存在争论。
张亚明提出了一些自己的见解,值得关注。
张亚明认为,Nolan的模型有需要进一步理解和值得商榷的地方。
实际上,第1~第2阶段带有很大的自发性和盲从性。
单纯以提高企业事物处理的效率为主,表现为许多自动化"孤岛";第3~第5阶段为有高层领导参与的自觉管理阶段,其内部的基于局域网的数据管理逐渐达到成熟,对战略起支持性作用;第6阶段(成熟阶段)划分太"粗",实质应划分成两个阶段,即第6阶段的"信息资源管理"和第7阶段的"成熟".其中第6阶段将信息不仅视为资源,而且视为战略资源来管理,为企业创造战略机会服务。
此外这个阶段管理的重点是企业的"外部信息"和企业的"知识管理".这个时期,企业的Intranet(内联网)、Extranet(外联网)逐渐完善并发展成熟。
第7阶段的"成熟"实质是基于互联网结构上战略的体现,是基于Intranet和Extranet的再一次彻底的集成和整合,表现为信息技术和战略融为一体,企业驾驭信息技术的能力达到真正的成熟,真正成为完全的"数字化企业".
3.通用功能和专业功能
任何一个信息系统都必须具备一些基本的通用功能。
同时作为一个信息系统,必然是在特定环境下产生,而且是为了实现特定的目标。
因此每个信息系统一般还要具有一些特有的专业功能。
(1)通用功能
一个信息系统应当具有的通用功能一般来说是多方面的,而且是复杂的,但是以下基本功能是任何一个信息系统所必不可少的。
数据库功能:
任何一个信息系统都应当以数据库为基础,因此数据库功能是一个信息系统的基本功能之一。
而数据库的功能之一就是提供统一格式、统一结构的数据,从而使各种统计工作大大简化,降低信息成本。
存储信息功能:
存储信息是信息系统的主要功能之一。
一个没有信息系统的企业尽管也存储大量信息,如一般企业中都建有档案系统,保存了大量信息。
但是企业运行过程中产生的信息却很少保存,而信息系统则可以保存更多过程信息。
据了解,有的大型企业一个信息系统就存储近10GB的数据。
这些数据如果不是用信息系统存储,是不可能实现的。
检索信息的功能:
利用信息系统可以及时地提供满足不同要求的信息,以满足使用者的需要。
许多传统手工方式查阅档案的工作,在信息系统中很多都变成了在键盘上的操作。
信息分析功能:
在信息系统中不但可以非常方便地存储和检索信息,更重要的是可以分析信息,从而为决策提供支持意见。
(2)专业功能
詹姆斯·马丁在《大转变》一书中指出,"企业的知识存在于日益复杂的软件之中。
"世界连锁之王--沃尔玛的许多"绝招"就存在于其信息系统之中。
现代企业真正有效力的竞争武器,往往就体现在其信息系统所提供的专业功能。
4.整体功能和局部功能
建设信息系统是企业信息化非常重要和关键的内容,因此信息系统必须能够体现企业的总体战略。
即企业信息系统必须为企业总体战略服务,这就是信息系统的整体功能。
同时,一个信息系统必然由若干个部分组成,即可以分为多个子系统。
而每一个子系统都要有自己的功能,这种功能就是局部功能。
为了使信息系统的整体功能和每个部分的局部功能都能够得到加强,有必要在整体规划的指导下,建立全企业信息系统功能模型。
然后根据各子系统和程序模块的具体情况,优化并整合各个局部功能,从而形成在市场竞争中具有快速反应能力并且十分完善的信息系统。
1.3 信息系统的类型
为了充分认识信息系统,有必要对其分类,但是如何分类并不是一个简单的问题。
目前对于信息系统有很多的分类方法,如从计算机应用的角度,可以分成人工信息系统和基于计算机的信息系统;从独立性的角度,可以分成独立信息系统和综合信息系统;从处理方式的角度,可以分成批处理信息系统和联机处理信息系统等。
下面介绍两种重要的分类方法。
1.以数据环境分类
目前对于信息系统最为权威的分类方法是世界信息系统大师詹姆斯·马丁的分类,他从信息系统的数据环境的角度出发对信息系统进行分类。
马丁在《信息工程》和《战略数据规划方法学》中将信息系统的数据环境分为4种类型,并认为清楚地了解它们之间的区别很重要。
因为它们对不同的管理层次,包括高层管理的作用不同。
第1类数据环境:
数据文件,其特征是没有使用数据库管理系统。
根据大多数的应用需要,由系统分析师和程序员分散地设计各种数据文件。
其特点是简单,相对容易实现。
但随着应用程序增加,数据文件数目剧增,导致很高的维护费用。
应用上少量的变化都将引起连锁反应,使修改和维护工作既缓慢,费用又高昂。
第2类数据环境:
应用数据库,这类信息系统虽然使用了数据库管理系统,但未达到 第3类数据环境那种共享程度。
分散的数据库为分散的应用而设计,实现起来比第3类数据环境简单。
像第1类数据环境一样,随着应用的扩充,应用数据库的个数,以及每个数据库中的数据量也在急剧增加。
随之而导致维护费用大幅度增高,有时甚至高于第1类数据环境。
该类数据环境还没有发挥使用数据库的主要优越性。
第3类数据环境:
主题数据库(SubjectDataBases),其特征是建立的一些数据库与一些具体的应用有很大的独立性,数据经过设计,其存储结构与使用它的处理过程都是独立的。
各种面向业务主题的数据,如顾客数据、产品数据或人事数据,通过一些共享数据库被联系和体现。
这种主题数据库的特点是经过严格的数据分析,然后建立应用模型。
虽然设计开发需要花费较长的时间,但其后的维护费用很低。
最终(但不是立即)会加快应用开发,并能使用户直接与这些数据库交互使用数据。
主题数据库的开发需要改变传统的系统分析方法和数据处理的管理方法,但是如果管理不善,也会蜕变成第2类,甚至是第1类数据环境。
第4类数据环境:
信息检索系统(InformationRetrievalSystems),其特征是一些数据库被组织为能保证信息检索和快速查询的需要,而不是大量的事务管理。
软件设计中要采用转换文件、倒排表或辅关键字查询技术,新的字段可随时动态地加入到数据结构中,有良好的最终用户查询和报告生成软件工具。
大多数用户的系统都采用第4类数据库,这种环境的特点是比传统的数据库有更大的灵活性和动态可变性。
一般应该与第3类数据环境共存,支持综合信息服务和决策系统。
在数据库技术逐渐普及,软件工程方法得到推广的近些年中,不同的企业开展计算机应用形成了多种多样的数据环境。
这些企业的高层领导和数据处理部门或迟或早都会认识到需要对现存的数据环境进行改造,以保证信息需求的不断提高。
并克服现行计算机在数据处理方面的问题,提高科学管理水平,这就需要规划战略数据。
还有一些企业的计算机应用刚刚起步,或者准备开展计算机应用,需要吸取他人的经验教训,避免走错路,走弯路。
如果有先进的方法论作为指导,就会快速、科学地实现目标,这就更需要这种战略性及奠基性的规划工作――战略数据规划。
对于前一类企业,通过战略数据规划,尽快地将现有数据环境转变到第3类、第4类数据环境,以保证高效率高质量地利用数据资源;对于后一类企业,战略数据规划是整个计算机应用发展规划的基础与核心,是计算机设备购置规划、人才培训规划和应用项目开发规划的基础。
两类企业规划战略数据的共同目标是分析、组织并建立企业稳定的数据结构,规划各种主题数据库的实施步骤和分布策略,为企业管理计算机化打下坚实的基础。
2.以应用层次分类
一个公司的管理活动可以分成4级,即战略级、战术级、操作级和事务级。
相应地,信息系统就其功能和作用来看,也可以分为4种类型,即战略级信息系统、战术级信息系统、操作级信息系统和事务级信息系统,不同级别的信息系统的所有者和使用者不同。
一般来说,战略级信息系统的所有者和使用者都是企业的最高管理层,对于现代企业,即企业的董事会和经理班子;战术级信息系统的使用者一般是企业的中层经理及其管理的部门;操作级信息系统的使用者一般是服务型企业的业务部门,例如,保险企业的保单处理部门;事务级信息系统的使用者一般是企业的管理业务人员,例如,企业的会计和劳资员等。
1.4 信息系统的发展
信息系统经过20多年的发展,目前已经得到极为广泛的应用,已经成为社会信息化的支柱和主导。
特别是近10年来,互联网的普及使得信息系统的开发环境得到了根本性的改善,在应用的深度和广度上都有了空前的发展。
同时,信息系统的开发和设计工具和方法层出不穷,使得信息系统在有用性和方便性上都有很大的提高。
目前,信息系统已经发展成为一个庞大的家族。
已有的类型在不断完善和提高,更有一些新的类型在不断创造出来。
下面介绍信息系统几个方面的新的进展。
1.基于互联网的信息系统
互联网自20世纪90年代初出现以来,在世界范围内得到了飞速发展,为信息资源开发和信息系统建设提供了一个非常广阔的平台。
特别是1996年以后,Intranet和Extranet的出现,更促生了一种新的信息系统,即基于互联网的信息系统。
基于互联网的信息系统除具有一般信息系统的特性以外,还有许多特殊的性质。
(1)Intranet
Intranet是企业内部的计算机网络,它使用了互联网的一些标准通信协议及图形化的Web浏览器来支持企业内部的计算机应用,提供部门内部及部门之间,直至企业范围内的信息共享。
Intranet与互联网的主要差别如下。
Intranet只局限在企业内部,并用防火墙将自己封闭起来,因此它的范围要比互联网小得多。
由于Intranet是企业的内部网络,因而它不需要经过公共的通信线路,从而便于管理,也不需要对外另外付费。
Intranet的运行效率要比互联网高得多。
Intranet不会产生互联网那样的安全问题。
(2)Extranet
在当今世界,许多企业,特别是那些大型的跨国企业,总部与其下属单位或分支机构可能相距甚远,有些大型跨国公司的分支机构可能分布在世界上的几十个国家和地区。
但同时,这样的企业也是一个企业,也是一个独立的市场主体。
它要以一个独立的法人身份参与市场竞争,企业的Extranet比较好地解决了问题。
Extranet是Intranet概念和系统的进一步扩展,它借助于互联网把企业的联网范围扩大到远离企业本部的组织和部门,以及与企业关系密切的单位。
使得企业与合作伙伴之间可以通过计算机网络共享信息资源,也可以通过Extranet实现电子商务。
可以看出,Extranet不仅适合于在分布于不同地理位置的企业集团内部共享信息资源,而且适用于在企业与其供销链伙伴之间交换信息,同时还适合于企业的驻外部门与企业之间的数据通信。
与Intranet相比,Extranet有许多优越的地方。
Intranet用防火墙把系统限制在企业内部,从而保证了企业信息系统的安全。
但是在使用防火墙时,虽然安全性得到提高,同时也限制了防火墙外的用户、潜在的顾客和合作伙伴访问企业公开和有一定密级的信息资源的自由,甚至将集团公司位于外地的子公司也挡在防火墙之外。
这种情况显然对企业不利,而Extranet较好地解决了这类问题。
基于互联网的信息系统是建立在互联网、Intranet和Extranet之上的信息系统,这样的信息系统真正实现了数据的跨地理空间的分布处理。
同时,也真正能够把信息系统建成具有实时操作功能的信息系统。
2.多媒体信息系统
传统的信息系统的数据类型比较单一,一般是文本数据,有时也夹杂一些图形和声音等类型的数据,其原因是数据类型的多少完全取决于计算机的处理能力。
所谓"多媒体技术"其实质是计算机能够处理的数据类型的集合,事实上,这个集合的元素随着计算机技术的发展而不断增加。
随着多媒体技术的发展,计算机能处理的数据类型也随之增多。
除文本、图形及声音等类型外,计算机还可以处理如图像、动画及影像等不同的类型。
而且同一种类性,又可分不同的子类。
例如同是图像类,又可分为彩色和黑白两种子类型,而彩色和黑白还可以细分。
多媒体信息系统建设中经常用到的一项重要技术就是虚拟现实技术,它是近年来出现的高新技术,其中综合集成了计算机图形学、人机交互、传感与测量、仿真、人工智能、微电子等科学技术。
虚拟现实技术通过系统生成虚拟环境,用户通过计算机进入虚拟的三维环境,可以运用视觉、听觉、嗅觉、触觉感官与人体的自然技能感受逼真的虚拟环境,身临其境地与虚拟世界进行交互。
乃至操纵虚拟环境中的对象,完成需要的各种虚拟过程。
虚拟现实技术主要应用于工程设计、数据可视化、飞行模拟、模拟实验、多媒体远程教育、远程医疗及旅游娱乐等方面。
多媒体信息系统是信息技术,特别是多媒体技术发展发展的产物,它符合信息技术的发展趋势和人们日益增长的需要。
由于多媒体技术的日益成熟,使得计算机、通信及多媒体技术逐步趋向融合,构成以互联网为基础的信息基础设施。
多媒体信息系统的基本特点是以人为中心的处理,即以符合人习惯的方式进行信息交互。
因此需要基于多功能感知的智能接口,甚至提供一个人性化的应用环境。
它支持多用户以多种媒体进行的实时交互,是一个集成的系统,能完成任务的全过程。
在信息检索方面,由于传统检索方法中所用的关键字检索不能代表多媒体信息中的丰富信息,因此多媒体信息系统的检索是基于内容的信息检索。
多媒体信息系统的应用极为广泛,包括远程教育、远程医疗、数字图书馆、协同设计、并行工程及协同指挥系统等,这些将对我们的生活和工作产生深远影响。
网络通信与虚拟现实技术的结合具有诱人的前景和巨大的潜在应用价值,它将在某种程度上改变人类的思维方式和时空观,实现真正意义上的远程交互式教育。
对于中国这样人口众多,教育普及程度低的教育事业发展无疑具有重大而深远的现实意义。
基于互联网的远程教育,是迎合信息社会的到来而对教育提出的全新的需求和挑战。
数字图书馆被认为是21世纪信息产业主要的发展方向,它的目标不是简单地把图书等资料数字化并放到网上。
而是要进行以人为中心的处理,使读者能方便地在浩瀚的数据中找到所需的信息并进行交流。
3.海量信息系统
我们知道,任何一个信息系统都必须有数据,不同的系
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