费用报销管理办法.docx
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费用报销管理办法
费用报销管理办法
(试行)
第一章总则
第一条为了明确费用报销的基本要求,加强费用报销管理并明确监管职责,确保各项费用支出得到合理有效控制,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《财务管理制度》等相关财务制度及规定,制定本办法。
第二条本办法所称的费用是指在业务经营和管理过程中所发生的各项费用。
第三条本办法适用于“XXXXX”(XXXXXX有限公司、XXXXXX有限公司、XXXXX有限公司)各团队、职能部门以及店铺(以下简称“各部门”)的费用报销管理。
第二章费用报销的基本原则
第四条真实、合法、合理性原则
费用报销内容及原始凭证须真实、合法、合理,且手续完备、附件齐全。
第五条授权审批原则
费用报销须根据授权履行必要的审批手续;审批人根据公司费用授权委托书在授权范围内进行审批,财务管理中心根据授权范围制定相应的报销流程。
第六条额度控制原则
(一)费用报销应在各部门预算额度内使用,超预算费用须进行超预算审批后再进行报销。
(二)费用报销有规定标准的,需要在规定范围内进行报销。
(三)各部门的营销费用报销需在规定的额度范围内进行报销。
第七条归口管理原则
(一)费用分类:
行政费用、资本性支出、人力费用、营销费用、财务费用、筹建费用、培训费用、品牌宣传费用等。
(二)上述费用支出“XXXXX”进行归口管理,归口管理部门包括总经办、人事行政部、财务部、品牌战略部、货品运营部。
(三)原则上事项发生部门向费用归口部门提出申请,归口部门负责办理审批、报销手续。
(四)各归口部门可依本办法对归口费用制定相关的管理细则或规定。
第三章费用报销审批流程
第八条公务费申办审批流程
上述流程,可根据审批授权体系进行简化。
第九条借款单审批流程
上述流程,可根据审批授权体系进行简化。
第十条费用报销单审批流程
上述流程,可根据审批授权体系进行简化。
第四章费用报销相关人员责任
第十一条费用报销审批所涉及的人员包括:
申请人(报销人或经办人)、部门负责人、财务复核人、董事长、出纳。
第十二条申请人(报销人或经办人):
即费用报销当事人,应取得与其业务内容相应的合法票据,必须如实填制报销单据,规范粘贴相关票据并对所报销费用内容的真实性、合法性、完整性负责。
定期归集本部门的报销单据,对所填内容的规范性进行审核并提交完成审批流程。
第十三条主管领导:
根据部门预算全面管理和控制本部门的费用支出,并审核费用报销内容,对费用发生的真实性、合法性负责。
第十四条部门负责人:
统筹管理和控制归口费用的支出,并审查费用事项的合理性、规范性。
第十五条财务复核人:
审核审批流程是否合规(费用报销单、借款单中事项金额是否在公务申办单范围内)、审查报销单据金额与所附单据是否相符;审核报销单据、发票等原始凭证是否符合国家法律法规规定及公司财务规定。
第十六条董事长:
根据公司的财务制度、授权体系、管理制度以及业务情况进行审批。
第十七条出纳:
复核审批流程是否完备、原始附件是否齐全,发票金额与会计审核的金额是否相符,填写的银行信息是否合规,并进行付款。
第五章费用报销规范要求
第十八条费用报销必须以合理、合法、真实的凭据为依据,原始发票及费用报销单不得臆造、涂改。
第十九条所有款项支付业务,都应取得收款方的发票或有效收款凭据后方可支付。
第二十条原始发票的规范要求,发票均应套印全国统一发票税务监制章,应当载明单位名称、开票日期、项目、大小写金额等内容,并加盖发票专用章(当地有特殊规定的除外)。
第二十一条开票日期必须为当年;开票日期距报销日原则上不得超过三个月。
第二十二条发票上的单位名称应为公司全称,如:
北京中冶福源珠宝有限公司、北京金宏达源商贸有限公司等。
第二十三条兑奖联不得撕下;机打发票票面上除非特别注明,一律不得手工填写。
第二十四条在取得发票时,对于填开的项目不齐全、内容不真实、字迹和加盖的印章不清楚,以及经税务机关通报作废的普通发票一律不得作为报销凭证。
发票上要求所有事项不得涂改。
一经涂改需重新开票。
涂改后的发票不允许报销。
第二十五条报销人负责查询发票真伪,单张发票金额在1000元(含)以上需提供发票真伪查询凭证并将发票真伪凭证附在报销单据后,并在发票背面签字。
第二十六条对于房租、物业管理费、保洁费、绿植租赁、车辆租赁、通讯费、软硬件服务费等有费用期间的发票,在费用报销时,应在报销单用途中注明对应的期间。
第二十七条原则上所有报销须事前审批,办理公务费申办,方可开展业务。
费用报销时,相关附件必须齐全,并将批准文件作为其费用报销的依据,如费用明细、合同、借款单、公务费申办单等。
第二十八条报销单据填写的各项内容,应当与对应的批准文件相对应,内容不符的不予受理。
第二十九条有多项费用在一张报销单据上填报的,必须分费用明细填写,不得将多项费用合并填列。
报销单据上应写明收支项目、用途、金额、收款单位/人相关信息、附件张数等;对于不按规定填写的单据或单据填写不完整的,不予报销。
附件张数按报销单后所附的单据的自然张数计算。
第三十条费用报销时间要求
当月产生的费用应在事项结束后5个工作日完成报销流程。
第三十一条行政费用
(一)差旅费
差旅费是指境内外埠城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
1、出差人须在出差前向归口部门提交《出差审批单》,批准后方可出差。
2、差旅期间的费用应于差旅结束后一次报销,原则上不允许分拆报销。
此外,出差期间发生的餐费与差旅费一起报销,不再发放伙食补助费。
3、差旅费相关的交通费、住宿费、伙食补助费等费用标准及其他相关规定按公司下发的《出差管理规定》执行,超过部分不予报销。
(二)业务招待费
业务招待费是指为业务经营活动而合理支付的业务接待费用,主要包括业务洽谈、日常拜访、对外联络、公关交往、会议接待等所发生的费用。
1、公司对各部门的业务招待费实行预算控制,由各部门在预算额度内进行集中管理、自行控制。
2、报销业务招待费时,原始发票项目为礼品、足疗、洗浴、KTV的发票不予报销。
(三)通讯费
1、通讯费是指因公使用通讯工具而发生的费用以及宽带费、座机固话费。
2、报销时,须在公司准许的报销标准内,凭发票(公司抬头)据实报销,差额不补,超支部分不予报销。
(四)办公费
1、办公费是指日常办公耗用的办公用品、日用品、办公场所的零星维修费用以及办公过程中发生的各项杂费等。
2、报销办公费时,凡发票项目为办公用品、日用品、图书的,发票金额大于1000以上均应附盖有同发票专用章一致的明细清单。
(五)维护费
1、维护费是指为保证电子设备正常运转而发生的费用,主要包括软件服务费、硬件服务费及电脑配件、网线、电子设备维护费等。
2、报销维护费时,凡发票项目为电子耗材的,均应附盖有同发票专用章一致的明细清单。
(六)车辆管理费
车辆管理费是指加油费、修理费、车辆租赁及其他。
1、其他包括停车费、洗车费、过路费、车辆保险、养护用品等。
(七)会议费
会议费是指召开各种会议开支的费用支出,包括文具、纸张、印刷材料、会场租金及参加会议人员的差旅、食宿费等。
1、报销时,须提供相关的会议证明材料等附件;各部门应当将所有发票归集齐全后一并报销,不允许分拆多次报销。
2、会议证明材料包括会议通知或邀请函、会议总结、费用明细等,会议总结应包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的,费用明细应当涵盖本次会议所有开支。
3、大型会议需要提供与会议地点一致的协议或合同。
(八)印刷制作费
1、印刷费是指公司统一印刷制品如:
公司介绍、名片制作、公司信封、包装纸、纸袋、等。
2、报销印刷费时,需在报销单用途中提供相关合同或协议。
(九)财产保险费
1、财产保险费是指公司购买除机动车辆以外的各项财产物资的保险费用,包括机动车交强险和商业保险。
2、报销财产保险费时,需在报销单用途中提供保险合同。
(十)劳保费用
劳保费用是指公司因工作需要为员工提供工装、安全保护用品、防暑降温用品等支出。
此项费用由人事行政部统一审批及报销。
第三十二条资产购置费用
资产购置费是指固定资产、无形资产、低值易耗品及消耗品。
资产购置报销:
须提供合同、签报、协议、招标会议纪要;发票没有按明细开具的,需附与发票章一致的盖章资产清单;资产管理部门资产购置人和验收人签字的资产验收单,资产购置与验收不能为同一人。
第三十三条固定费用
固定费用是指水电费、房屋租赁费、物业管理费、供暖费。
(一)水电费报销时,须提供发票及相关收费通知书。
(二)房租及物业管理费是指租赁营业用房等所发生的房屋租赁费和交纳的物业管理费。
报销时,需要写明费用期间及付款次数,并提供相关的协议或合同。
(三)供暖费报销时,须提供缴费通知单、政府发文的缴费标准等相关文件。
第三十四条装修费
装修费是指筹以后交付办公后的大型装修费用。
报销时,须提供预算表、装修方案、招投标会议纪要、合同、装修后所有相关验收单。
第三十五条人事费用
人事费用是指工资、津贴、绩效提成、奖金、个税、五险一金、招聘费、职工福利费等。
(一)工资、津贴、绩效提成、奖金、个税、五险一金报销时,须提供审批表并提供相关计提依据及规定。
(二)招聘费是指通过网络、报纸、人才中心等渠道招聘的费用。
报销时,提供相关的协议及发票。
(三)职工福利费是指包括为职工卫生保健、生活、住房、交通等所发放的各项补贴和非货币性福利。
第三十六条培训费
培训费是指“XXXXX”开展培训发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。
报销时,须提供培训费证明材料作为附件。
(应包括:
培训通知、培训时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证、费用明细等)
第三十七条品牌宣传费
品牌宣传费是指“XXXXX”对外宣传、广告费、网络推广、媒体推介等品牌宣传过程中发生的费用。
报销时,须提供相关协议、合同、结算明细、预期效果及实现情况等相关附件。
第三十八条营销费用
营销费用是指因业务而发生的渠道费、印刷制作费、市场活动费及其他相关费用。
(一)渠道费
1、商超租赁费是指各职场用于办公临时租赁、社区营销产生的公共服务费。
2、资源使用费是指电销或高级会所营销产生的资源使用费。
3、其他费用是因展业发生的折叠桌椅采购、桌布、展业用遮阳伞等营销支持用品采购费用。
(二)印刷制作费
印刷客户合同、DM单印刷、易拉宝、人字架、无纺布、纸袋、邀请函、名片等宣传资料而发生的费用。
报销时,须提供领用登记表。
(三)市场活动费
1、市场活动费是指包括客户答谢会、社区推广会、新品推介会,郊外旅游、主题讲座、跨界营销等各类营销活动所产生的活动地租赁、现场布置等活动承办费、食宿招待以及对外展开使用的客户沟通礼品、开放日客户来访随手礼、签约客户签单礼、重大节庆客户关怀礼等客户拓展及维护礼品费用。
2、报销时,须提供营销活动照片、活动总结(内容包括地点、规模、效果等)、费用明细、签到表、礼品领取表等相关附件。
发票项目必须是跟营销活动相关产生项目发票。
(四)其他营销费用
1、其他营销费用是指业务部门在因业务需要的邮寄费、会议费、培训费、招聘费、福利费、通讯费、广告费、以及在因业务需要非上述市场活动产生的相关费用。
2、差旅费报销时,按人事行政部下发的《出差管理规定》执行。
3、培训费报销时,按照第三十六条执行。
4、广告费报销时,按照第三十七条执行。
第三十九条财务费用
财务费用是指审计费、律师费、会计咨询(如代理记账、代理纳税申报)等费用。
第四十条筹建费用
筹建费是指筹建职场期间的费用。
(一)筹建费用包括装修费、消费改造、空调改造、装修布线(设备类路由器等)、筹建期间的房租、物业管理费、水电费、网络费、电话费、保洁开荒费、各种执照注册费等相关费用.
(二)原则对每个职场的筹建费用须一次办理公务费申办,不准拆分申办。
(三)报销时须提交的相关附件按照上述相关费用要求执行。
第六章费用报销的监督、检查与考核
第四十一条监督检查主体
(一)财务部负责对“XXXXX”各团队费用报销管理进行审核检查。
(二)人事行政部负责对“XXXXX”各团队费用管理相关制度的执行情况和费用的真实性、合理性、合法性进行抽查;并对归口管理的费用报销情况进行检查监督,并进行费用考核。
第四十二条监督检查内容(包括但不限于以下内容)
(一)根据“XXXXX”费用授权委托书,重点检查费用业务的授权批准手续是否完善,是否存在越权审批的行为。
(二)根据费用报销情况,重点检查费用报销业务是否真实、是否符合公司规定,有无漏洞及不完善的情况。
第四十三条监督检查过程中,发现的费用管理薄弱环节,有关责任部门和责任人应当采取措施及时加以更正。
发现违反“XXXXX”规定情节严重的,需要对责任人进行处罚。
第七章处罚规定
第四十四条报销人弄虚作假,对违规、违纪金额不予报销,对已经报销的单据,除退回违规报销金额外,同时对报销人按照人事行政部的处罚,扣罚当月绩效奖金;对于报销人离职的,部门负责人承担连带责任。
第八章附则
第四十五条本办法未尽事宜按照有关法律、法规及“XXXXX”相关制度的规定执行。
第四十六条本办法由“XXXXX”财务部负责解释。
第四十七条本办法于颁布之日起执行。
附:
合同法全文
导读:
范文合同法全文
第一章总则
第一条为了保护经济合同当事人的合法权益,维护社会经济秩序,提高经济效益,保证国家计划的执行,促进社会主义现代化建设的发展,特制定本法。
第二条经济合同是法人之间为实现一定经济目的,明确相互权利义务关系的协议。
第三条经济合同,除即时清结者外,应当采用书面形式。
当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报和图表,也是合同的组成部分。
第四条订立经济合同,必须遵守国家的法律,必须符合国家政策和计划的要求。
任何单位和个人不得利用合同进行违法活动,扰乱经济秩序,破坏国家计划,损害国家利益和社会公共利益,牟取非法收入。
第五条订立经济合同,必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
任何一方不得把自己的意志强加给对方,任何单位和个人不得非法干预。
第六条经济合同依法成立,即具有法律约束力,当事人必须全面履行合同规定的义务,任何一方不得擅自变更或解除合同。
第七条下列经济合同为无效:
一、违反法律和国家政策、计划的合同;
二、采取欺诈、胁迫等手段所签订的合同;
三、代理人超越代理权限签订的合同或以被代理人的名义同自己或者同自己所代理的其他人签订的合同;
四、违反国家利益或社会公共利益的经济合同。
无效的经济合同,从订立的时候起,就没有法律约束力。
确认经济合同部分无效的,如果不影响其余部分的效力,其余部分仍然有效。
无效经济合同的确认权,归合同管理机关和人民法院。
第八条购销、建设工程承包、加工承揽、货物运输、供用电、仓储保管、财产租赁、借款、财产保险、科技协作以及其他经济合同,均适用本法的规定。
第二章经济合同的订立和履行
第九条当事人双方依法就经济合同的主要条款经过协商一致,经济合同就成立。
第十条代订经济合同,必须事先取得委托单位的委托证明,并根据授权范围以委托单位的名义签订,才对委托单位直接产生权利和义务。
第十一条属于国家指令性计划产品和项目的经济往来,必须按国家下达的指标签订经济合同;如果在签订时不能达成一致意见,由双方上级计划主管机关处理。
属于国家指导性计划产品和项目的经济往来,参照国家下达的指标,结合本单位的实际情况签订经济合同。
第十二条经济合同应具备以下主要条款:
一、标的;
二、数量和质量;
三、价款或者酬金;
四、履行的期限、地点和方式;
五、违约责任。
根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款,以及当事人一方要求必须规定的条款,也是经济合同的主要条款。
第十三条经济合同用货币履行义务时,除法律另有规定的以外,必须用人民币计算和支付。
除国家允许使用现金履行义务的以外,必须通过银行转帐结算。
第十四条当事人一方可向对方给付定金。
经济合同履行后,定金应当收回,或者抵作价款。
给付定金的一方不履行合同的,无权请求返还定金。
接受定金的一方不履行合同的,应当双倍返还定金。
第十五条经济合同当事人一方要求保证的,可由保证单位担保。
保证单位是保证当事人一方履行合同的关系人。
被保证的当事人不履行合同的时候,由保证单位连带承担赔偿损失的责任。
第十六条经济合同被确认无效后,当事人依据该合同所取得的财产,应返还给对方。
有过错的一方应赔偿对方因此所受的损失;如果双方都有过错,各自承担相应的责任。
违反国家利益或社会公共利益的合同,如果双方都是故意的,应追缴双方已经取得或者约定取得的财产,收归国库所有。
如果只有一方是故意的,故意的一方应将从对方取得的财产返回对方;非故意的一方已经从对方取得或约定取得的财产,应收归国库所有。
第十七条购销合同中产品数量、产品质量和包装质量、产品价格和交货期限按以下规定执行:
一、产品数量,按国家和上级主管部门批准的计划签订;没有国家和主管部门批准计划的,由供需双方协商签订。
产品数量的计量方法,按国家的规定或主管部门的规定执行;没有国家和主管部门规定的,按供需双方商定的方法执行。
二、产品质量和包装质量,有国家标准或专业标准的,按国家标准或专业标准签订;无国家标准或专业标准的,按主管部门标准签订;当事人有特殊要求的,由双方协商签订。
供方必须对产品的质量和包装质量负责,提供据以验收的必要的技术资料或实样。
产品质量的验收、检疫方法,根据国务院批准的有关规定执行,没有规定的由当事人双方协商确定。
三、产品的价格,按照各级物价主管部门规定的价格签订。
政策上允许议价的,价格由当事人协商议定。
执行国家订价的,在合同规定的交付期限内国家价格调整时,按交付时的价格计价。
逾期交货的,遇价格上涨时,按原价格执行;价格下降时,按新价格执行。
逾期提货或者逾期付款的,遇价格上涨时,按新价格执行;价格下降时,按原价格执行。
执行浮动价、议价的,按合同规定的价格执行。
四、交货期限要按照合同规定履行。
任何一方要求提前或延期交货,应在事先达成协议,并按协议执行。
第十八条建设工程承包合同,必须根据国家规定的程序和国家批准的投资计划、计划任务书等文件签订。
建设工程承包,包括勘察、设计、建筑、安装,可以由一个总包单位与建设单位签订总包合同,也可以由几个承包单位与建设单位分别签订合同。
勘察、设计合同中,应规定双方提交勘察、设计基础资料、设计文件的时间,设计的质量要求以及其他协作条件等条款。
建筑、安装工程合同中,应明确规定工程范围、建设工期、中间交工工程开竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、交工验收、双方互相协作等条款。
建设工程的竣工验收,应以施工图纸及说明书、国家颁发的施工验收规范和质量检验标准为依据。
第十九条加工承揽合同,应根据定作方提出的品名、项目、质量要求和承揽方的加工、定作、修缮能力签订。
除合同另有规定的以外,承揽方必须以自己的设备、技术和劳力,完成加工、定作、修缮任务的主要部分,不经定作方同意,不得把接受的任务转让给第三方。
定作方应当接受承揽方完成的物品或工作成果,并给付报酬。
承揽方对定作方提供的原材料,应及时检验,发现不符合合同规定时,应立即通知定作方调换或者补齐。
承揽方对定作方提供的原材料不得擅自更换,对修理的物品不得偷换零件,违反的应承担赔偿责任。
承揽方修缮房屋或者加工成批非标准化物品,应接受定作方必要的检查和监督,但定作方不得妨碍承揽方的正常工作。
承揽方承揽的复制、设计、翻译和物品性能测试、检验等任务,定作方要求保密的,应严格遵守。
定作方超过领取期限六个月不领取定作物的,承揽方有权将定作物变卖,所得价款在扣除报酬、保管费用以后,用定作方的名义存入银行。
第二十条货物运输合同,根据货物调拨计划、运输能力和运输计划签订。
零星货物的运输合同,根据国家的有关运输规定签订。
凡涉及联运的,应明确规定双方或多方的责任和交接办法。
托运的货物按照规定需要包装的,托运方必须按照国家主管机关规定的标准包装;没有统一规定包装标准的,应根据保证货物运输安全的原则进行包装,否则承运方有权拒绝承运。
第二十一条供用电合同,根据用电方需要和电力可供量签订。
合同中应明确规定电力、电量、用电时间和违约责任等条款。
第二十二条仓储保管合同,根据存货方委托储存计划和保管方的仓储能量由双方协商签订。
零星货物的储存,根据有关仓储规定签订。
仓储保管合同中,应明确规定储存货物的品名、规格、数量和保管方法,验收项目和验收方法,入库、出库手续,损耗标准和损耗的处理,费用负担和结算方法,违约责任等条款。
保管方应按照合同规定的包装外观、货物品种、数量和质量,对入库货物进行验收,如果发现入库货物与合同规定不符,应及时通知存货方。
保管方验收后,如果发生货物品种、数量、质量不符合同规定,由保管方承担赔偿责任。
存货方应当向保管方提供必要的货物验收资料,否则,发生货物品种、数量、质量不符合同规定时,保管方不承担赔偿责任。
第二十三条财产租赁合同,应明确规定租赁财产的名称、数量、用途、租赁期限、租金和租金交纳期限、租赁期间财产维修保养的责任、违约责任等条款。
出租方应按照合同规定时间和标准,将出租的财产交给承租方使用。
如果出租方将财产所有权转移给第三方时,租赁合同对财产新的所有方继续有效。
承租方因工作需要,可以把租赁物转让给第三方承租使用,但必须事先征得出租方的同意。
租金的标准,国家有统一规定的,按统一规定签订;没有统一规定的,由当事人双方协商议定。
第二十四条借款合同,根据国家批准的信贷计划和有关规定签订。
合同中,应明确规定贷款的数额、用途、期限、利率、结算办法和违约责任等条款。
贷款利率由国家规定,中国人民银行统一管理。
第二十五条财产保险合同,采用保险单或保险凭证的形式签订。
保险合同中,应明确规定保险标的、座落地点、保险金额、保险责任、除外责任、赔偿办法、保险费缴付办法以及保险起迄期限等条款。
投保方应当维护被保险财产的安全。
保险方可以对被保险财产的安全情况进行检查,如发现不安全因素,应及时通知投保方加以消除。
被保险财产的损失,应由第三人负责赔偿的,如果投保方向保险方提出要求,保险方可以按照合同规定先予赔偿,但投保方必须将追偿权转让给保险方,并协助保险方向第三者追偿。
第二十六条科技协作合同根据上级主管部门或有关部门的计划签订;没有计划的,由当事人双方协商签订。
科技协作合同中,应明确规定科技协作的项目、技术经济要求、进度、
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