采购费用报销及流程.docx
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采购费用报销及流程
采购费用报销及流程
(最新版)
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编制单位:
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编制时间:
____年____月____日
采购费用报销的相关规定
一、报销规定:
1.任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。
2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(合富生化/合益信息/合康生物)),由报销人整齐地自行粘贴在a4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。
“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。
付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。
3.报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。
当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。
4.对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。
5.签名的规定:
①所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。
②所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。
6.财务复核结果视情况做下列处置:
①退回报销单(注明退回原因)。
②剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。
③要求报销人员补充说明或补必要单证。
④交出纳付(汇)款。
7.每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。
8.每周汇员工报销款后,差异表会e-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。
9.在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。
二、报销流程:
事先核准及事后报销表单流程如下:
实物报销:
报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入账后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。
①出差:
“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书”);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。
②交际费:
“出差(预算)申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。
③车费:
“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。
④验收单据:
公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存货验收,经iqc核验后填写《入库单》。
⑤“采购单”(如有借款,应附“公洽借款单”)或“费用及出差旅费报销申请表”(如有借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表”)——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。
三、途中交通费标准和说明:
标准:
①员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准:
6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6~8小时可乘坐硬卧;8~16小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。
员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上述规定标准报销途中费用之外,最多再增加200元/次。
②外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过10小时以上,可报销火车硬卧车票;如10小时以下,可报销火车硬座费用。
如需搭乘飞机,需事先经总经理核可预算申请。
员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写“出差预算申请书”(各地人员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。
员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报销。
说明:
①火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。
②员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者,应事先填写“定票单”,并报总经理批准,由公司相关人员统一订票、购买、结账,但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员,并不得再报销此费用。
搭乘任何交通工具,必须尽量利用下班时间。
③出差期间,由于其它与工作无涉的事情所发生的费用,或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等),一律由该员工本人承担。
④已参加公司商业意外保险的员工,不得再另外报销飞机意外保险。
四、市内交通费用标准和说明:
标准:
①凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工,经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一:
a)据实报销:
凭公交车票据实全额报销,凭出租车票按本办法第3点规定限额报销出租车票。
b)定额报销:
在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡,领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。
②除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准,公交车票可据实全额报销。
出租车费依本办法第3点规定执行。
③员工在常驻工作当地公出,单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元,而不是单张票据最高只能报销出租车费15元),深夜(22:
00以后,6:
00前)允许单次报销50元为限。
④员工异地出差,在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。
一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。
⑤公司个人汽车、摩托车报销规定。
企业定。
公司采购及报销流程
一、申请,审批
1.物料需求部门(人员)在今目标上提出物料采购申请审批,完整填写《采购申请单》上传至为附件,按实际需求及公司库存状况提出申请。
二、采购
1.采购人员根据《物料采购申请单》进行采购,在采购过程中应坚持“货比三家”为原则,以公司往日采购物品单价为参考,购买物美价廉的物品,以节省成本。
2.采购完物品后需向供应单位索取正规单具(名称、数量、金额,签字或盖章),需开发票时确认税点后开取。
三、报销
1.采购人员采购完毕后,需将采购物品交仓库进行入库,仓库人员对采购物品验收后进行入库并开具《入库单》,其中一联交采购人员以用于报销。
2.采购人员持采购前审批的《物料采购申请单》、仓库开具的《入库单》和供应单位所开单具,到财务处申请报销,财务人员应认真核对数量及金额,并填写领款凭证,送交总经理签字审批后,才能予以报销。
四、基本流程:
采购申请---部门主管签字—行政部门审核---财务部门审核---总经理签字---采购---入库—财务报销
材料采购及报销流程
一、材料计划审批流程:
1、由现场施工员提出材料采购供应计划;
2、库房复核;
3、安全生产经理审核;
4、项目经理审核;
5、项目负责人审批;
6、审批后的计划表交采购员采购,同时送一份财务备案。
7、日常采购计划需提前5日申报采购计划,大宗材料的采购计划需提前15日上报计划同时交一份与采购员先期进行询价。
二、材料采购流程:
1、采购员凭审批后的材料计划表采购;
2、采购员凭材料计划表、采购发票(送货单)办理入库验收手续;
3、特殊情况:
(1)采购金额在5000元以下(含5000元),可先行采购,后补办材料计划手续(时间控制在2天以内);
(2)采购金额在5000元以上10000元以下(含10000元),须电话告知项目负责人,经同意后予以先行采购,后补办材料计划手续(时间控制在2天以内);
(3)采购金额在10000元以上的,一律必须先办理材料计划手续,否则采购员不予采购;
对于提前采购的,没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的,项目部财务有权不予以认可,所造成的损失有采购员自行承担。
4、对于大宗材料的采购,采购员在接到采购计划后,立即进行询价,采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价,同时将询价结果以及询价单位的资料(包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等)报项目经理及项目负责人审批;采购员须按审批后的核价单、供应商及计划表进行采购。
三、采购专员根据材料采购计划,填写“借支单”,由安全生产经理、项目经理及项目总负责人审批签字后由会计主管确认,然后到出纳处办理借支;
四、库房管-理-员依照采购计划及采购发票(或送货单)及时对采购物品进行分类入库,开具入库单。
五、采购员执采购计划、采购发票、入库单及送货单等按照日常费用报销签字流程报销采购费用,采购员须在采购后3天内完成签字报销手续,并交财务进行冲帐(特殊情况除外)。
六、对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账,并定时协助财务部门进行往来确认。
材料采购、入库及报销流程
1目的
为加强公司的物流管理,合理利用资金,使物资采购、物资入库规范化,避免发生不必要的损失,特制定本规定。
2范围
本规定包括所有入库、销售、外协加工、采购物资入库、材料领用出库的相关管理。
3物流管理的要求
所有物资应做到:
定期清点、核对,保持帐、卡、物三一致,并根据物资实际状况,对长期不用以及需报废帐务处理的物资应及时清理,办理相关手续。
3.1材料采购申请
3.1.1各用料单位根据生产及管理需求向主管部门提出申请,由主管部门填制材料采购计划表(一式三份),经分管领导审核签字后,一份由部门留存,一份交采购人员进行采购;一份交保管按时核对查收材料。
3.1.2原料和部分材料(劳保等)的材料采购计划由保管员申请,并由采购人签字后进行采购。
3.1.3原料和大宗材料的采购必须签订购货合同,合同内容应填写规范、完整,不得做出对公司有损的条款。
3.2采购申请用款
3.2.1.采购人员接到材料采购计划后,向财务部门提出用款申请,并填制“用款申请单”,列明:
费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素,先报部门经理审批同意后,报总经理审批,待取得总经理签署同意的“用款申请单”后支取款项,并在在规定的时间内购回材料.
3.2.2材料采购应当索取发票及材料清单,发票开具的事项内容必须真实、完整。
一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销,无税票的,其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。
同时要注意审查发票的正确性和有效性。
3.3入库
3.3.1采购人员必须将购回材料送交保管验收入库,同时应出示发票及材料清单(原则上要求取得发票,对没有发票的材料要求有收据及清单);保管员根据材料采购计划及随货单据分别验收材料的数量、质量、规格,审核无误后填制入库单,保管人员及经手人签字生效,保管人员不得代签。
3.3.2原料的运输费用入库手续同材料的入库手续相同(煤、碱、石英砂等)。
3.3.3所有材料必须在每次
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