6药房管理软件用户手册.docx
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6药房管理软件用户手册.docx
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6药房管理软件用户手册
第六部分
软件用户手册
1引言3
1.1目的3
1.2范围3
1.3定义3
1.4参考资料3
2 软件概述4
2.1文件列表4
2.2功能列表5
3操作指引6
3.1、药品管理6
3.1.1、药品入库7
3.1.2、药品出库9
3.1.3、调单外退10
3.1.4、药品报废14
3.1.5、药品申领15
3.1.6、药品盘点16
3.1.7、单据重打24
3.2、药品查询25
3.2.1、库存浏览25
3.2.2、入库查询27
3.2.3、出库查询28
3.2.4、外退查询28
3.2.5、内退查询28
3.2.6、报废查询28
3.2.7、盘盈盘亏查询28
3.2.8、消耗量查询(汇总)28
3.2.9、消耗量查询(明细)29
3.2.10、住院减库存情况查询29
3.3、药品统计29
3.4、辅助管理29
3.5、药房设置30
3.6、药房维护31
3.6.1、药房初始化31
3.6.2、输入药品期初31
3.7、退出31
3.7.1、修改密码31
3.7.2、重新注册31
3.7.3、退出系统31
4常见故障处理31
4.1登录不成功31
4.1.1原因31
4.1.2解决办法32
4.2不能输入内容32
4.2.1原因32
4.2.2解决办法32
4.3系统不打印32
4.3.1原因32
4.3.2解决办法32
1引言
1.1目的
本文档说明了XX医院信息系统药房管理子系统的用户操作及使用方法,它供XX公司的项目实施人员、医院的项目负责人和操作人员使用和参考。
1.2范围
该文档对应的系统的名称为XX医院信息系统药房管理子系统,这套系统用于协助整个医院完成对药品管理的工作,其主要任务是处理对制剂、门诊药房、住院药房、药品价格、药品会计核算等信息的管理以及辅助临床合理用药,包括处方或医嘱的合理用药审查、药物信息咨询、用药咨询等。
1.3定义
药品来源:
指药房所领药品的来源,一般可能为药库或其他药房等;
药品去向:
指到本药房领药的部门,一般可能为其他药房或各个科室;
调入:
指通过调用药库发到本药房的药品的出库单进行入库确认的方式产生入库单;
借入:
指通过调用其他药房发到本药房的药品的出库单进行入库确认的方式产生入库单,一般用于药房之间的借药;
1.4参考资料
该文档在编写和修正时,引用了以下参考资料:
✧卫生部2002年下发的《医院信息系统基本功能规范2002》
✧财政部、卫生部下发的《医院财务制度》;
✧中国标准出版社2000年《计算机软件工程规范国家标准汇编2000》
✧广东科技出版社1999年出版的《医院诊疗常规(修订版)》
✧项目的计划任务书
✧需求规格说明书
✧概要设计说明书
✧详细设计说明书
✧用户操作手册
2 软件概述
2.1文件列表
文件名
说明
备注
YFGL.EXE
主程序
MZYF.INI
配置文件
YFHELP.CHM
帮助文件
YF_MAIN.PBD
主程序模块
QBASE.PBD
XM_ALL.PBD
项目管理模块
YF_DWPRINT.PBD
打印模块
YF_NEWCX.PBD
有关查询模块
YF_NEWGL.PBD
单据处理模块
YF_SZ.PBD
系统设置模块
YF_TJ.PBD
有关统计模块
YFXHL.PBD
药房消耗量处理模块
YK_FINDXM.PBD
查找药品项目模块
ZH_NO_ORA.PBD
公式对象模块
2.2功能列表
功能名称
说明
药房管理
药品入库
对所领药品基本信息的录入,删除,修改,打印。
Ø手工输入入库单
Ø直接调入药库出库单(与药库系统联网时)
Ø药房之间借用,调药房出库单。
药品出库
药房调出药品,录入本次调出药房的药品代码、数量、价格等,同时可以记录药品的去向、入帐时间、入帐员的工号。
(若库存量不足,系统会自动给出提示)
药品盘点
打印出药品的帐面库存,相应人员对药房药品清点后,录入实际库存,该功能会记录入帐时间、操作员工号等信息。
并生成盈亏表。
药品调价
给某种药品进行调价,记录调价时间、调价员工号。
药品报废
记录药品报废的原因、数量和报废时间以及操作员工号。
药品申领单
由药房向药库申领药品,
Ø可以根据药房实际库存和库存下线生成药品申领单,
Ø可以直接输入要领取的某些药品。
药品缺药
标示药房药品的缺药情况
Ø可以自动搜寻药房库存,给出小于最低库存的药品,并生成药房药品缺药清单。
由药房人员输入药房缺药药品的编码,产生缺药清单
药房查询
库存查询
可以查询某个药房实时的药品库存数量
入库查询
可以查询某个药房在某段时间内的入库情况
出库查询
可以查询某个药房在某段时间内的出库情况
调价查询
可以查询某个药房在某段时间内进行的调价情况
报废查询
可以查询某个药房在某段时间内报废的情况
盈亏查询
可以查询某个药房在某段时间内盈亏的情况
工作量查询
可以查询某个药房在某段时间内工作量的情况
药品消耗查询
可以查询某个药房在某段时间内药品消耗量的情况
药品统计
消耗药量统计
可以统计某个药房在某段时间内药品消耗量的情况
入库统计
可以统计某个药房在某段时间内药品入库的情况
出库统计
可以统计某个药房在某段时间内药品出库的情况
药品进出存统计
可以统计某个药房在某段时间内药品进出存的情况
药品报废统计
可以统计某个药房在某段时间内药品报废的情况
.来源统计
可以统计某个药房在某段时间内药品来源的情况
系统设置
系统设置
1.操作员设置2.项目权限设置3.药房设置4.药品性质设置5.来源设置
6.去向设置7.报废原因设置8.药房系统设置
系统设置
系统维护
1.库存设置2.剂型设置3.药性设置4.项目管理
系统维护
3操作指引
双击药房管理系统桌面图标,进入药房管理系统的登录界面,如下图:
操作员可以在页面中输入自己的工号和密码。
当操作员输入正确的工号和密码后即进入药房管理系统。
当操作进入药房管理系统后就能正式的对药房进行操作了,药房管理系统是由:
药品管理,药品查询,药品统计,辅助管理,药房设置、药房维护这六大功能组成。
下面我们对这些功能进行一一的介绍。
3.1、药品管理
药品管理包括的功能有:
药品入库、药品出库、调单外退、药品报废、药品申领、药品盘点、单据重打
3.1.1、药品入库
当药房库存不足时(或将近不足时)需去药库领药,药品领回来以后需要进行药品的入库操作。
我们打开药品管理,点选其中的药品入库,或者直接点击药品入库图标
后,我们将进入药品入库的录入页面。
在药品入库页面主要由四部分组成,从上到下分别是按钮行、药品入库单头信息、药品详细信息预览(输入)窗口、入库单入库药品明细。
如下图:
当药房人员领回药品以后,需要在电脑上操作入库。
入库界面如下图显示:
选择“药品来源”,然后点击[调入(F3)],即可列出该来源的所有药品出库单,如下图显示:
调出选定来源的出库单后,点击左边的“出库单号”,右边显示的是选定单号上的药品明细,双击左边的“出库单号”可以将右边的出库单对应的明细药品数据导入到药品入库界面。
如图:
此时药房操作人员只需核对入库单与电脑数据是否一致,如果确定无误即可按[确定(Y)]完成入库操作。
在药品入库中,系统还提供了药品入库的入库单打印,在功能菜单中系统提供了一个“是否打印”选项框,选中后,点击[确定(Y)]完成入库的同时打印入库单。
3.1.2、药品出库
药品出库一般是药房之间的借药操作。
由调拨人员进行输入,并打印出库单,由领药人员签名确认。
下面我们将对药品出库进行介绍。
首先操作人员在药品管理中打开药品出库,或者直接点击图标
,进入药品出库界面。
如下图:
当操作员进入药品出库页面后,在药品去向(去向中有药房,科室等)中选择需要借药的药房,如下图:
然后操作人员在最底下的药品输入栏中输入需要外调的药品和数量,注意输入的药品数量不能大于库存的总量。
输入出库药品的数量后按回车,会出现药品的批次选择页面,在批次选择中选择出库的批次。
如下图:
当输完一种药品后,点击[下一药(N)]进行下一种药品的录入。
把药品出库清单输入电脑以后,点击[确定(Y)]既完成了药品的出库。
在药品出库中,系统还提供了药品出库的出库单打印,在功能菜单中系统提供了一个“是否打印”选项框,选中后,点击[确定(Y)]后完成出库同时打印出库单。
3.1.3、调单外退
指药房把从药库(或其它药房)领回的药品(通过调单入库操作的药品)退回给药库(或其它药房)时的操作。
减少药库库存。
调单外退其实就是确认退药功能!
药房退药给药库的操作步骤如下:
a、药库进行内退操作;
b、药房调单外退。
一、下面对调单外退的第一步,药库内退进行介绍,首先在药库浏览出库单中找到需要退药的出库单号。
如下图:
然后选中出库单号,点击鼠标右键,出现功能下拉列表框,选中列表框中的内退。
如下图所示:
点击[1内退]进入内退药品界面。
如下图:
药库操作员在内退界面中的“退货数量”中输入药房需要内退的药品数量(退货数量不应大于出库数量,可以进行部分退,也可以进行全部退,不退的记录只需在药品数量中输入“0”即可),点击[内退保存],弹出日期输入页面(在内退日期的显示中,系统默认为操作日期。
日期可根据具体情况进行修改,一般不改用默认值)。
如下图:
点击[确定(Y)]后即完成了药库的内退操作。
如下图:
以上操作是药库人员的操作,药房人员把药品交给药库了,但是药房系统里面的库存仍然不变,并没有减去相应数量的库存。
那么接下来,药房人员回到药房后还需要在药房管理系统里面进行调单外退处理,
二、下面我们将对药房调单外退进行介绍:
药房操作人员打开药房管理à调单外退。
如下图:
在调单外退页面中选择退药的单位(西药库、中草药库、其它药房),选择一个退药单位,如果该单位做了退药处理,那么在右边的窗口中将会显示收药单位已经处理的退药单,也即是等待确认退药的单据。
如下图:
在调入外退窗口中选中需要确认退药成功的记录,点击左上角的[确认外退],系统弹出外退日期输入窗口,如下图:
在外退日期输入窗口中,日期被系统默认为当日日期(可根据需要进行修改)。
当点击[确定(Y)]后系统即弹出以下外退成功窗口,如下图:
点击确定,即完成了药品的确认退药操作。
上述讲解的是整个药品调单外退的过程。
总的来说记住药房退药给药库的操作步骤:
1、药库先进行内退操作;
2、药库内退完成以后,药房再使用调单外退进行退药确认操作。
3.1.4、药品报废
药品因为过期,变质等原因需要报废,为了使电脑库存与实物库存一致,报废的同时也需要在电脑上录入相应的报废药品及数量。
下面我们将对药品报废进行介绍。
首先操作人员在药品管理中打开药品报废,或者直接点击药品报废图标
,进入药品报废界面。
如下图:
操作员首先在药品报废的“报废原因”中输入其报废的原因,然后在下方药品代码处输入需要报废的药品及数量。
当输入报废药品数量后,会出现药品的批次选择页面,在批次选择中选择报废药品的批次。
如下图:
点击[下一药(N)]进行下一种药品的录入时。
当输入完成后点击[确定(Y)]既完成了药品的报废。
在药品报废中,系统还提供了药品报废的报废单的打印,在功能菜单中系统提供了一个“是否打印”选项框,选中后,点击[确定(Y)]即在发送报废信息的同时打印报废单。
3.1.5、药品申领
当药房与药库联网时,药房如果药品不足时(或将近不足时),可以采用药品申领功能产生电子申领单到药库领药。
下面我们将对药品申领进行介绍。
首先操作人员在药房管理中打开药品申领,或者直接点击药品申领图标
,进入药品申领操作主界面。
如下图:
由图示我们能很明了的发现,药品申领窗口分为五大块:
一区:
操作按钮区,二区:
申领单单头信息区,三区:
申领单药品预览(输入)区,四区:
药房药品现库存区,五区:
药房申领单明细记录区。
在一区:
点击复选框“显示旧申领单”可以查看以前做过的申领单,点击复选框“是否打印”表示保存申领单时是否打印书面申领单,一般不打印。
点击[生成申领单(B)]可以自动生成申领单。
选择下拉框:
药品分类(全部、针剂、非针剂)。
在二区:
操作员必须在药品来源中选择来源(也即是向那里申请药品),只有选好了来源,药房才能申领到药品。
在三区:
操作员对需要申领的药品信息以及药品的数量进行录入。
当操作人员录完一条信息后,点击申领单功能框中的[下一药(N)]或直接按“回车”进行下一药品的录入。
当申领单信息录入完以后操作员只需点击[确定(Y)]即能完成申领操作。
3.1.6、药品盘点
药品盘点指对药房上次盘点以来的药品库存进行的一次清点工作。
盘点之前必需把应该入库的都调单入库、应该出库的都输入电脑打印出库单、需要报废的输入电脑打印报废单(报废必需由相关人员进行签名确认)、应该调单外退的先做完调单外退。
盘点操作必须在一个比较短的时间内完成,在盘点过程中尽量避免发药。
盘点的时间跨度最好不要超过一天。
这样才能确保药房的盈亏数在可控的范围内。
下面我们将对药品盘点进行介绍。
首先操作人员在药品管理中打开药品盘点,或者直接点击药品盘点图标
,进入药品盘点选择界面。
如下图:
操作员在盘点单号选择中对盘点单进行选择,在选择盘点单中,系统提供了三种盘点单供操作员选择:
新盘点单,续填盘点单,即时盘点单。
在新盘点中操作员只需要选中新盘,点击[确定(Y)]即可进入新盘点界面了。
如下图所示:
当进入药品盘点后能将所有的药品信息显示在药品盘点的右边部分,操作员能通过对左边部分的药剂,剂型种类进行分类查询,还能通过系统提供的[定位(L)]对药品进行定位查询,如下图:
通过“盘点药品查找”,操作员能直接能找到需要查找的药品信息。
当操作员完成了今天部分的盘点后点击保存后,可以为下次的续盘提供基础。
如果操作员在一段时间内没有完成盘点,当他需要继续盘点时,即在盘点中选择续填盘点单即可。
当操作员选择好续填盘点单后,在盘点单中会出现续盘选择,如下图:
在续盘选择中选择好需续盘的盘点单号,点击[确定(Y)]进入续盘界面。
如下图:
因为续盘中的操作与新盘点中的操作一直,所以就不再做介绍了。
当完成盘点后,操作员点击[完成]即将这次盘点完成,当下次还需要盘点时,操作员则需要进行新盘点操作。
即时盘点单:
即时盘点,也就是对当前的药品库存进行修改。
但是又绝对不同于简单的数据修改。
因为即时盘点操作会出现“盘盈盘亏”的现象,所以并不是简单的修改了数字就可以了。
当药品会计问及盘盈盘亏的问题时应能解释清楚。
于是要求药房人员在进行“即时盘点”操作时能够在打印出来的盈亏单上详细注明进行“即时盘点”操作的原因。
使用即时盘点的情况有两种:
1.当出现药品库存不正确时,可以使用即时盘点把药品库存立即盘点正确。
2.当出现药品的药房比例变动时(主要体现在现有库存的药房比例与项目表中的药房比例不一致时),我们的药房管理系统控制到不同批次的同一种药品的库存记录在同一个药房只能有一个药房比例。
以上两种操作类似,下面介绍第二种情况
在药品调单入库中调出药库出库单,如下图:
在药房点击确认调单入库时,出现项目表中库存比例和药房中比例不同,不能入库,如下图:
如上图所示:
准备调入的单据上的药品代码为302001(骨仙片)的药房比例为72
通过经过“库存浏览”我们能知道药品代码为302001(骨仙片)药房比例为1。
如下图:
通过查看项目维护,我们也可以发现药品代码为302001(骨仙片)最新的药房比例和门诊比例为72,如下图:
从上面的几个图示我们可以看出,对于同一个药品:
药房现有库存的药房比例与即将调单入库的单据上的药房比例不一致,而药房系统的库存只能允许只有一个比例的药品库存。
于是我们必须经过一些处理(即时盘点)药房库存药品的比较改为最新的药品比例。
所以在作入库操作时出现以上的问题时,需要把当前有库存的药品使用即时盘点全部先盘亏,然后再进行调进单入库,然后再使用即时盘点进行盘盈操作。
首先操作人员在盘点中选择“即时盘点单”,如下图:
点击[确定(Y)]进入即时盘点页面,同时系统弹出“输入盘点药品”窗口,操作员输入需要即时盘点的药品。
输入302001(骨仙片),按[确定(Y)]后出现下图:
完成即时盘点后产生一张盈亏单,如下图:
完成即时盘点后,再操作入库,如下图:
完成入库以后,再在现有的基本上进行即时盘点,把刚才盘亏的药品再盘盈回来,如下图:
操作完成以后可以在库存浏览里面看到这样的信息,如下图:
3.1.7、单据重打
在单据重打中可以对期处单,入库单,出库单,盘点单,盈亏单,配药单,内退单,外退单,申领单,报废单等单据进行重新打印。
如下图:
3.2、药品查询
药品查询包括的功能有:
库存浏览、入库查询、出库查询、外退查询、内退查询、报废查询、盘盈盘亏查询、消耗量查询(按减库存)[消耗量查询(汇总)、消耗量查询(明细)]、住院减库存情况查询
3.2.1、库存浏览
可以在库存浏览里面查看药品当前的库存信息。
如下图:
内退单、外退单、报废单、配药单都是一些查询功能,比较简单,不做讲解。
下面主要讲解入库单、出库单的操作界面。
入库单查看:
快捷按钮说明:
0修改:
对刚入库的数量进行修改操作。
如果刚入库的入库单信息已经有药品出库,那么就不能修改了;
1外退:
只有是输入入库的药品信息才能进行外退处理;
2调入外退:
只有从药库或借药的药房调单入库的药品信息才能进行调入外退,从药库或借药的药房调单入库的药品也只能通过调入外退才能减掉库存。
要做调入外退的前提是药库或借药的药房必须先做内退处理;
外退单查看界面可以查看所有的外退单。
出库单查看:
快捷按钮说明:
0修改:
对刚出库的数量进行修改操作。
如果是药房借药,借入药房如果已经调单入库以后就不允许修改;
1内退:
对刚出库的数量进行内退处理。
如果是药房借药,借入药房如果已经调单入库以后就不做内退处理,而是改由借入药房直接写出库单,然后借出药房调单入库;
内退单界面可以查看所有的内退单。
3.2.2、入库查询
对药品的入库信息进行跟踪查询。
首先操作员打开药品查询中的入库查询,进入入库查询界面。
如下图:
操作员按自己的需求,选择入库查询中的条件进行查询。
输入完条件后,点击[确定(Y)]即完成了药品的入库查询工作。
3.2.3、出库查询
对药品的出库信息进行跟踪查询。
类似入库查询,不进行重复说明
3.2.4、外退查询
对药品的外退信息进行跟踪查询。
类似入库查询,不进行重复说明
3.2.5、内退查询
对药品的内退信息进行跟踪查询。
类似入库查询,不进行重复说明
3.2.6、报废查询
对药品的报废信息进行跟踪查询。
类似入库查询,不进行重复说明
3.2.7、盘盈盘亏查询
对药房的盘点盈亏情况进行查询。
3.2.8、消耗量查询(汇总)
查询一段时间内药品的消耗量,查询结果为药品汇总记录,显示总共减库存数。
3.2.9、消耗量查询(明细)
查询一段时间内药品的消耗量,查询结果为药品明细记录,明细到药品用在那个病人身上,什么时候用,那个医生开的处方。
减库存数量等信息。
3.2.10、住院减库存情况查询
住院减库存情况查询,查询未减库存的药品信息。
3.3、药品统计
药品统计包括的功能有:
药房统计(入库统计、出库统计、内退统计、外退统计、报废统计)
药房统计主界面如下:
3.4、辅助管理
辅助管理包括的功能有:
已报警药品查询(超过上限、超过下限、近期有效、到期有效)
已报警药品查询主界面如下:
3.5、药房设置
药房设置包括的功能有:
药房设置(药房设置、药房权限设置、药品来源、药品去向、操作员、药房项目设置、报废原因设置)
3.6、药房维护
药房维护包括的功能有:
药房初始化、输入药品期初
3.6.1、药房初始化
药房系统初始化操作
3.6.2、输入药品期初
在起用药房管理系统之前必须把药房盘点库存输入电脑,做为一个初始库存。
此时输入的药品我们称这为期初数。
3.7、退出
退出包括的功能有:
修改密码、重新登录、退出系统
3.7.1、修改密码
修改操作员密码
3.7.2、重新注册
即是退出系统重新打开系统登记的界面进行重新登记系统操作
3.7.3、退出系统
即是关闭药房管理子系统
4常见故障处理
4.1登录不成功
4.1.1原因
1.无此操作员
2.输入密码错误
3.系统提示“数据库连接失败”
4.1.2解决办法
1.检查使用的系统,是否有使用该系统的相应的操作员号
2.使用英文字母作密码,要区分大小写
3.检查网络连接,及相应的配置设置,如还不能解决请联系系统管理员检查
4.2不能输入内容
4.2.1原因
1.窗口不在激活状态
2.打开了中文输入法,却要输入英文字母
4.2.2解决办法
1.点击要使用的窗口,如系统正忙,请按提示等待,如果证明操作系统已经处于“死机”状态请重新启动计算机
2.关闭输入法,或切换到能使用的输入法状态
4.3系统不打印
4.3.1原因
1.没有安装打印机
2.打印机不在使用状态
3.没有选择打印状态
4.3.2解决办法
1.请安装打印机
2.检查打印机,如是否联机、是否缺纸、无炭粉等
3.检查相关设置是否使用打印功能
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