中文商业书信格式.docx

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中文商业书信格式

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中文商业书信格式

　　篇一：

商务信函的格式和范文

　　商务信函的格式和范文

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。

其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。

其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。

人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。

而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。

商务信函不需要用华丽的词句。

所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

　　商务信函一般由三部分组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2．标题

　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：

机动车索赔”。

3函号

　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。

在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。

常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4称谓

　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

（1）泛指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。

（2）具体称谓。

即具体指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。

称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5．收信人地址、单位

　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1问候语

　　问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。

如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。

如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2主体

　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

　　（l说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。

要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。

如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

　　如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

　　3结尾语

　　正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。

如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。

结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分内容。

　　1祝颂语

　　所有的商务信函都要写明祝颂语。

祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

（1）请候语，在正文结束后空两格书写。

常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

　　等。

（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。

常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

　　2签署

　　签署即发信人的署名或签名、用印。

商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。

有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。

个人签名一定要由发信人亲手所签。

　　3日期

　　日期一般是发信具体时间。

商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式：

（1）公文日期形式。

即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

（2）阿拉伯数字形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx年8月18日。

　　（3）国际标准简写法形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20xx年08月18日。

　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。

如20xx年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

　　4附件

　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。

如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。

函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：

我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。

函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。

衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　本文来源于：

http:

///article/sort07/sort053/info-3417.html

　　篇二：

中文商务信函范文格式

　　afeng朵

　　中文商务信函范文格式

　　中文商业商务信函的写作格式

　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

（1）开头

　　呼后用冒号。

（2）正文

　　信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：

　　①向收信人问候；

　　中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。

如果既要向对方询

　　（3）

　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。

”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。

“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

　　afeng朵

　　（4）署名

　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

　　（5）日期

　　函的日期很重要，不要遗漏。

　　商业信函格式

　　商业信函通常由信封、前两部分是必不可少1）信封

　　用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位

（2）信封的内容

　　①收信人地址。

用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。

这部分内容包括：

邮政编码，省、市（县）、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。

收信人的地址要写

　　afeng朵

　　得详细具体、准确工整。

注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。

　　②收信人姓名。

一般写在中间位置，字稍大。

姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。

初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作（或出差）而延误书信的处理，

　　③寄信人地址及姓名。

时居左书写。

　　根据邮政部门的规定，式信封的左上角。

　　（3）对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：

　　一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括：

收信人的称谓（先生、女士、经理等）和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。

　　邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。

②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地

　　afeng朵

　　址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。

注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。

英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。

　　③为投递方便，信封上（可在信封左上角或右下角）还标注有关投递事项，常见的有：

　　1）航空（byair-mail）；

　　2）挂号（Registered，或Reg；Regd.）；

　　3）快递邮件（express）；

　　4）包裹邮件（parcelpost）；

　　5）印刷品（printedmatter）

　　6）样品（sample）；

　　7）商业文件

　　8）密函9）

　　；

　　（1fimdelivered，pleasere-turn

　　保护退还邮费（Returnpostage（guaranteed）；

　　13）留存邮局（postRestitute／carepostmaster）；

　　14）无商品价值样品（sample（s）ofnocommercialValue）。

　　2）信文

　　afeng朵

　　信文又称信笺。

它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。

信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。

一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。

　　3）附件

　　商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，或作为商业业务往来的确认手续。

　　篇三：

中文商务信函的写作格式

　　中文商务信函的写作格式[加入收藏]中文商业商务信函的写作格式

　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

（1）开头

　　开头写收信人或收信单位的称呼。

称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

（2）正文

　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。

如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。

　　（3）结尾

　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。

”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。

“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

　　（4）署名

　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

　　（5）日期

　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。

商业信函的日期很重要，不要遗漏。

　　中文书信礼仪的格式及举例

　　提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬——

　　父母：

膝下、膝前、尊前、道鉴

　　长辈：

几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴

　　师长：

函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席

　　平辈：

足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴

　　同学：

砚右、文几、台鉴

　　晚辈：

如晤、如面、如握、青览

　　女性：

慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览

　　祝愿语——

　　父母：

恭请福安，叩请金安

　　长辈：

恭请崇安，敬请福祉，敬颂颐安

　　师长：

敬请教安，敬请教祺，敬颂海安

　　平辈：

顺祝

　　署名——

　　对长辈：

叩禀敬叩拜上

　　对平辈：

谨启鞠启手书

　　对晚辈：

字示白谕

　　开头语

　　惠书敬悉，情意拳拳。

接获手书，快慰莫名。

昨得手书，反复读之。

　　谕书敬读，不胜欣慰。

拳拳盛意，感莫能言。

顷接手示，甚欣甚慰。

　　久不通函，至以为念。

前上一函，谅已入鉴。

喜接来函，欣慰无量。

　　顷奉惠函，谨悉一切。

顷接手示，如见故人。

得书甚慰，千里面目。

　　得书之喜，旷若复面。

数奉手书，热挚之情，溢于言表。

　　顷奉手教，敬悉康和，至为欣慰。

久未闻消息，唯愿一切康适。

　　手书已接多日，今兹略闲，率写数语。

　　钦佩语

　　奉读大示，向往尤深。

喜接教诲，真解矇矣。

大示拜读，心折殊深。

　　谨蒙悔语，用祛尘惑。

大作拜读，敬佩之至。

顷读惠书，如闻金石良言。

久钦鸿才，时怀渴想。

德宏才羡，屡屡怀慕。

蒙惠书并赐大著，拜服之至。

　　思念语

　　分手多日，别来无恙？

岁月不居，时节如流。

别后月余，殊深驰系。

　　一别累月，思何可支？

海天在望，不尽依依。

别后萦思，愁肠日转。

　　离别情怀，今犹耿耿。

别来良久，甚以为怀。

近况如何，念念。

　　前上一函，谅达雅鉴，迄今未见复音，念与时积。

　　问候语

　　春寒料峭，善自珍重。

阳春三月，燕语雕梁，想必心旷神怡！

　　当此春风送暖之际，料想身心均健。

春日融融，可曾乘兴驾逰？

　　春光明媚，想必合家安康。

时欲入夏，愿自珍重。

　　赤日炎炎，万请珍重。

渐入严寒，伏福躬无恙。

　　入秋顿凉，幸自摄卫。

汗暑无常，伏维珍重自爱。

　　自术语

　　敝寓均安，可释远念。

阖寓无恙，请释悬念。

贱体初安，承问极感。

　　贱躯如常，眷属安健，聊可告慰。

微恙已愈，顽健如往日，免念。

　　祝贺语

　　欣闻，谨寄数语，聊表祝贺。

谨以至诚，恭贺你们

　　喜闻，由衷快慰，匆致此函，诚表贺意。

　　致歉语

　　惠书敬悉，甚感盛意，迟复为歉。

音问久疏，抱歉良深。

久未通函，甚歉。

　　结束语

　　草率书此，祈恕不恭。

匆此先复，余后再禀。

特此致候，不胜依依。

　　临书仓卒，不尽欲言。

谨申数字，用展寸诚。

书不尽意，余言后续。

　　诸不具陈。

谨申微意。

请长纸短，不尽依依。

言不尽思，再祈珍重。

　　日来事忙，恕不多谈。

专此奉复辟。

手此奉复。

敬候回谕。

　　祝颂语

　　对长辈

　　敬祝安好|敬祝健康|敬祝全家平安

　　敬祝近安|恭请全安

　　敬祝新禧（元旦）|敬祝春禧（春节）

　　敬祝痊安（病愈后）

　　对同志或平辈

　　此致敬礼|祝你工作顺利|祝你进步

　　祝你安好|祝你健康|祝你愉快|祝你成功

　　即颂时祉（旧）|并颂时绥（旧）|此颂近祺

　　即颂著安（搞写作的）|即颂教祺（任教师的）

　　即颂近佳|即颂学安|即颂近好

　　即颂春禧|即颂暑安|即颂秋安|即颂冬安

　　祝俪安（夫妇二人）

　　祝新年快乐|祝早日康复（病中）

　　对组织或领导

　　妥否请批示|并请函复|请批示

　　请指正|请指教|请指示

　　请教正|此致敬礼

　　对晚辈

　　望努力学习|祝你进步|祝工作好

　　祝愉快|祝幸福|祝近安|祝健康

　　书信中敬称称呼对方表明尊重。

可以用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。

对于一些我们非常敬仰的有一定学术地位的长者，比如社科院的庞朴先生，学术界一般都称他为庞公。

夫人这个词是专用来称对方或他人妻子的，绝对不能称呼自己的妻子为我夫人。

称呼对方的儿子为令公子，也称令息，息就是子息的意思。

称对方为贤兄、仁兄、台甫、台鉴。

一般来说称对方的字号比称名字尊重。

他还举例说，电视剧《铁齿铜牙纪晓岚》中纪昀和纪晓岚混称是错的。

　　书信中绝对不能出现我你他字样，如果非要用就需要用一些词代替。

比如“你”可以称为某某仁兄，某某砚兄或称阁下。

他举例说，他有一位同学是北大的博士，和女朋友第一次鱼雁传书，那女孩在信封上也称他为某某砚兄。

在信中称自己应该为在下、小弟。

信中的“他”应该用“渠”来代替。

古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。

比如古代皇帝都称孤道寡，这就是谦称。

称自己的妻子为内子、内人、拙荆，绝对不能说夫人。

称自己给别人的东西应该用“菲”、“芹”、“寸”、“薄”。

比如薄酒

　　一杯，聊表芹献。

请人家吃饭叫做略具菲酌。

　　信封

　　左上方填写邮编及收信人地址；信封中间居中写收信人姓名，加上称呼。

它可以是写信人对收信人的称呼，也可以是邮递员对收信人的称呼。

后者为王力先生的观点，实际上邮递员只　　

认为是写信人对收信人的称呼。

收信人后面没有称呼是不礼貌的，属于格式上的错误。

信封右下方为寄信人地址及邮编。

　　正文

　　①称呼：

顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

　　②问候语：

如写“你好”、“近来身体是否安康”等。

独立成段，不可直接接下文。

否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

　　③正文。

这是信的主体，可以分为若干段来书写。

　　④祝颂语。

以最一般的“此致”、“敬礼”为例。

“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。

“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。

后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

　　称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。

是古代书信“抬头”传统的延续。

古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。

它的基本做法，为现代书信所吸收。

　　⑤具名和日期。

写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。

最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。

再下一行写日期。

　　如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

　　名人书信

　　鲁迅致母亲：

　　母亲大人膝下，敬禀者，日前寄上海婴照片一张，想已收到。

小包一个，今天收到了。

酱鸭、酱肉，昨起白花，蒸过之后，味仍不坏；只有鸡腰是不能吃了。

其余的东西，都好的。

下午已分了一份给老三去。

但其中的一种粉，无人认识，亦不知吃法，下次信中，乞示知。

上海一向很暖，昨天发风，才冷了起来，但房中亦尚有五十余度。

寓内大小俱安，请勿念为要。

海婴有几句话，写在另一张纸上，今附呈。

　　专此布达，恭请

　　金安。

男树叩上广平及海婴同叩一月十六日