09监理文件资料管理实务.docx
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09监理文件资料管理实务
监理文件资料管理
1监理文件资料定义
(1)监理文件资料:
《建设工程监理规范》(GB50319)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)、《建筑工程资料管理规程》(JGJT185)对监理文件资料的表述为:
工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的,以一定形式记录、保存的文件资料。
(2)监理文件资料管理:
监理文件资料的收集、填写、编制、审核、审批、整理、组卷、移交及归档工作的统称,简称监理文件资料管理。
2监理文件资料一般规定
(1)项目监理机构应建立和完善信息管理制度,设专人管理监理文件资料。
(2)监理人员应如实记录监理工作,及时、准确、完整传递信息,按规定汇总整理、分类归档监理文件资料。
(3)监理单位应按规定编制和移交监理档案,并根据工程特点和有关规定,合理确定监理单位档案保存期限。
3监理文件资料的主要内容与分类
(1)新修订版《建设工程监理规范》(GB50319)规定的监理文件资料应包括以下主要内容:
1)勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件;
2)监理规划、监理实施细则;
3)设计交底和图纸会审会议纪要;
4)施工组织设计、(专项)施工方案、施工进度计划报审文件资料;
5)分包单位资格报审文件资料;
6)施工控制测量成果报验文件资料;
7)总监理工程师任命书,工程开工令、暂停令、复工令,开工/复工报审文件资料;
8)工程材料、构配件、设备报验文件资料;
9)见证取样和平行检验文件资料;
10)工程质量检查报验资料及工程有关验收资料;
11)工程变更、费用索赔及工程延期文件资料;
12)工程计量、工程款支付文件资料;
13)监理通知、工作联系单与监理报告;
14)第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要;
15)监理月报、监理日志、旁站记录;
16)工程质量/生产安全事故处理文件资料;
17)工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料;
18)监理工作总结。
(2)常用监理文件资料的分类方法
各监理单位应根据国家及省市的规定和要求,结合企业自身情况对现场项目监理文件资料进行管理和分类,也可按以下A、B、C、D、E、F、G……字母编号方法进行分类和存档。
1)A类:
质量控制
A-01 施工组织设计(方案)报审表
A-02施工单位管理架构资质报审表
A-03 分包单位资格报审表
A-04 工作联系单
A-05不合格项目通知单
A-06监理通知/回复单
A-07 监理机构审查表
A-08 材料/构配件/设备报审表
A-09模板安装工程报审表
A-10 模板拆除工程报审表
A-11钢筋工程报审表
A-12防水工程报审表
A-13 砼工程浇灌审批表
A-14 工程报验表
A-15 施工测量放线报验单
A-16 图纸会审记录
A-17 工程变更图纸
A-18 见证送检报告
A-19 监理规划
A-20 监理细则、方案
A-21 监理月报
A-22监理例会纪要
A-23监理专题会纪要
A-24监理日志
A-25工程创优资料
A-26工程质量保修资料
A-27工程质量快报等
2)B类:
进度控制
B-01 工程开工/复工报审表
B-02 施工进度计划(调整)报审表
B-03 工程暂停令
B-04 工程开/复工令
B-05 施工单位周报
B-06 施工单位月报等
3)C类:
投资控制
C-01 工程款支付证书
C-02 施工签证单
C-03 费用索赔申请表
C-04 费用索赔审批表
C-05乙供材料(设备)选用/变更审批表
C-06 工程变更费用报审表
C-07 新增综合单价表
C-08 预算审查意见
C-09 工程竣工结算审核意见书等
4)D类:
安全管理
D-01 安全监理法规文件资料
D-02 三级安全教育
D-03 施工安全评分表
D-04 施工机械(特种设备)报验资料
D-05 安全技术交底
D-06 特种作业上岗证、平安卡
D-07 重大危险源辨析及巡查资料
D-08 安全监理内部会议、培训资料
D-09 安全监理/总监巡查表
D-10 每周安全联合巡查
D-11 公司巡查评分表
D-12安全监理资料用表:
D-12-01监理单位安全监理责任制GDAQ4101
D-12-02监理单位安全管理制度GDAQ4102
D-12-03监理单位安全教育培训制度GDAQ4103
D-12-04安全监理规划/方案GDAQ4201
D-12-05安全监理实施细则GDAQ4202
D-12-06监理单位管理人员签名笔迹备查表GDAQ4301
D-12-07安全会议纪要GDAQ4302
D-12-08安全监理危险源控制表GDAQ4303
D-12-09安全监理工作联系单GDAQ4304
D-12-10安全监理日志GDAQ4305
D-12-11施工安全监理周报(报建设工程安全监督站)GDAQ4306
D-12-12建筑施工起重机械安装/拆卸旁站监理记录表GDAQ4307
D-12-13危险性较大的分部分项工程旁站监理记录表GDAQ4308
D-12-14安全隐患整改通知(监理对施工单位项目部)GDAQ4309
D-12-15安全隐患整改通知回复(施工单位项目部报监理)GDAQ4310
D-12-16暂时停止施工通知(监理对施工单位项目部)GDAQ4311
D-12-17复工申请(施工单位项目部报监理)GDAQ4312
D-12-18安全监理重大情况报告GDAQ4313
D-12-19安全专项施工方案报审表GDAQ21103
D-12-20危险性较大分部分项工程安全专项施工方案专家论证审查表GDAQ4314
D-12-21安全防护、文明施工措施费用使用计划报审表GDAQ4315
D-12-22施工单位(总包/分包)安全管理体系报审表GDAQ4316
D-12-23施工安全防护用具、设备、器材报审表GDAQ4317
D-12-24建设工程施工安全评价书GDAQ4318
D-13危险性较大分部分项工程报验资料等
5)E类:
合同管理
E-01 合同管理资料
E-02监理酬金申请表
E-03工程临时延期申请
E-04工程临时延期审批
E-05 工程最终延期审批
E-06 工、料、机动态报表
E-07合同争议处理意见
E-08 工程竣工移交证书等
6)F类:
信息管理
F-01 工程建设法定程序文件
F-02 监理人员资料
F-03监理工作程序、制度及常用表格
F-03 施工机械进场报审表
F-04 公司来文、函件
F-05 公司办公自动化信息(OA网文件)
F-06 收发文登记本
F-07传阅文件表
F-08旁站记录
F-09监理日志(小本)
F-10监理日志(大本)
F-11监理工作报告
F-12监理工作总结
F-13监理声像资料等
7)G类:
组织协调
G-01 建设单位来文、函件
G-02 设计单位来文、函件、施工图纸
G-03 总施工单位来文、函件
G-04 其它单位文件
G-05 招标文件
G-06投标文件
G-07 勘察报告
G-08第三方工程检测报告
G-09工程质量安全监督机构文件
G-10建筑节能监理评估报告
G-11工程质量评估报告等
8)H类:
项目监理机构管理
H-1总监理工程师任命通知书
H-2项目监理机构印章使用授权书
H-3项目监理机构设置通知书
H-4项目监理机构监理人员调整通知书
H-5项目监理机构监理人员执业资质证复印件
H-6监理单位营业执照及资质证书复印件
H-7监理办公设备、设施及检测试验仪器清单
H-8项目监理机构考勤表
H-8项目监理机构内部会议记录及监理工作交底资料
H-9监理公司业务管理部门巡查、检查资料
H-10监理公司发布实行的规章制度、规定、通知、要求等文件。
4监理文件资料常用表式
(1)新修订《建设工程监理规范》中载明的A、B、C三类共25个监理基本表式
新修订《建设工程监理规范》(GB50319)列出的建设工程监理基本表式25个,分为A类表(工程监理单位用表)、B类表(施工单位报审/验用表)、和C类表(通用表)三类。
其中,A类表是工程监理单位对外签发的监理文件或监理工作控制记录用表,共有8个表式;B类表由施工单位填写后报工程监理单位或建设单位审批或验收用表,共有14个表式;C类表是工程参建各方的通用表,共有3个表式。
其《建设工程监理基本表式》如下:
1)附录A:
工程监理单位用表:
表A.0.1总监理工程师任命书
表A.0.2工程开工令
表A.0.3监理通知
表A.0.4监理报告
表A.0.5工程暂停令
表A.0.6旁站记录
表A.0.7工程复工令
表A.0.8工程款支付证书
2)附录B:
施工单位报审/验用表:
表B.0.1施工组织设计/(专项)施工方案报审表
表B.0.2开工报审表
表B.0.3复工报审表
表B.0.4分包单位资格报审表
表B.0.5施工控制测量成果报验表
表B.0.6工程材料/构配件/设备报审表
表B.0.7报审/验表
表B.0.8分部工程报验表
表B.0.9监理通知回复单
表B.0.10单位工程竣工验收报审表
表B.0.11工程款支付报审表
表B.0.12施工进度计划报审表
表B.0.13费用索赔报审表
表B.0.14工程临时/最终延期报审表
3)附录C:
通用表
表C.0.1工作联系单
表C.0.2工程变更单
表C.0.3索赔意向通知书
(2)《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》监理用表
《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》(2010版)中所列的监理单位用表共有47个表式,不仅涵盖了新修订的《建设工程监理规范》25个基本表式,也基本涵盖了建设工程施工实施阶段监理工作用表需要,符合广东省实际情况,其《广东省建筑工程竣工验收技术资料省统一用表》(2010年版)中监理单位用表目录如下
1)总监理工程师任命通知书GD220201
2)项目监理机构印章使用授权书GD220202
3)项目监理机构设置通知书GD220203
4)专业监理工程师调整通知书GD220204
5)监理规划(无表式)GD220205
6)监理实施细则(无表式)GD220206
7)施工组织设计(方案)报审表GD220207
8)施工单位试验室考察表GD220208
9)工程材料、构配件、设备报审表GD220209
10)施工测量放线报验单GD220210
11)工程报验申请表220211
12)混凝土工程浇灌审批表GD220212
13)不合格工程项目通知GD220213
14)工程质量事故处理方案报审表GD220214
15)工程竣工报验单GD220215
16)工程开工/复工报审表GD220216
17)施工进度(调整)计划报审表GD220217
18)工程暂停令GD220218
19)工程开工/复工令GD220219
20)工程计量申报表GD220220
21)工程变更估算表GD220221
22)费用索赔申请表GD220222
23)费用索赔审批表GD220223
24)工程款支付申请表GD220224
25)工程款支付汇总表GD220225
26)工程款支付证书GD220226
27)分包单位资格报审表GD220227
28)主要施工机械进退场报审表GD220228
29)工程临时延期申请表GD220229
30)工程变更单GD220230
31)工程变更指令GD220231
32)工程变更统计表GD220232
33)工程临时延期审批表GD220233
34)工程最终延期审批表GD220234
35)工程竣工移交证书GD220235
36)监理工程师通知单GD220236
37)监理工程师通知回复单GD220237
38)监理工作联系单GD220238
39)监理机构审查表GD220239
40)旁站监理记录表GD220240
41)会议纪要(无表式)GD220241
42)监理工程师备忘录GD220242
43)监理月报(无表式GD220243)
44)监理工作总结(无表式)GD220244
45)建设单位审查表GD220245
46)工程质量监理报告GD220246
47)监理快报GD220247
48)建筑节能工程质量评估报告(监理)GD427
49)房屋建筑工程质量评估报告GD433
(3)《广东省建筑施工安全管理资料统一用表》(2011年版)安全监理资料用表
《广东省建筑施工安全管理资料统一用表目录》(2011版)中所列的监理单位安全监理工作用表共有23个表式,也需要项目监理机构在建设工程施工实施阶段的安全监理工作中认真填写。
安全监理工作用表格式在监理文件资料分类方法D类表中已列出,此处不再赘述。
5监理文件资料归档与移交
(1)《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)对监理文件资料归档范围和保管期限规定如下:
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
监理
单位
城建
档案馆
1
监理规划
长期
短期
√
2
监理实施细则
长期
短期
√
3
监理部总控制计划等
长期
短期
4
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
√
5
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
√
6
工程开工/复工审批表
长期
长期
√
7
工程开工/复工暂停令
长期
长期
√
8
不合格项目通知
长期
长期
√
9
质量事故报告及处理意见
长期
长期
√
10
预付款报审与支付
短期
11
月付款报审与支付
短期
12
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
13
工程竣工决算审核意见书
长期
√
14
分包单位资质材料
长期
15
供货单位资质材料
长期
16
试验等单位资质材料
长期
17
有关进度控制的监理通知
长期
长期
18
有关质量控制的监理通知
长期
长期
19
有关造价控制的监理通知
长期
长期
20
工程延期报告及审批
永久
长期
√
21
费用索赔报告及审批
长期
长期
22
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
√
23
合同变更材料
长期
长期
√
24
专题总结
长期
短期
25
监理月报
长期
短期
26
工程竣工总结
长期
长期
√
27
工程质量评估报告
长期
长期
√
1)《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)规定,以上27种监理文件资料都要移交给建设单位存档(纸质和电子文件),监理单位要长期存档的有18种(仅电子文件),城建档案馆存档的有14种(纸质和电子文件)。
2)根据《建设工程监理规范》(GB50319)第7章【监理文件资料管理】的要求,项目监理机构应建立完善监理文件资料管理制度,设专人管理监理文件资料,应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料。
应采用计算机技术进行监理文件资料管理,实现监理文件资料管理的科学化、程序化、规范化。
及时整理、分类汇总监理文件资料,按规定组卷,形成监理档案。
3)工程监理单位应根据工程特点和有关规定,保存监理档案,并向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
(2)监理文件资料存档移交及管理要求
1)建立健全文件、函件、图纸、技术资料的登记、处理、归档与借阅制度。
文件发送与接收由现场监理机构(资料管理组)统一负责,并要求收文单位签收。
存档文件由监理信息资料员负责管理,不得随意存放,凡需查阅,办理有关手续,用后还原。
2)工程开工前总监应与建设单位、设计、施工单位,对资料的分类、格式(包括用纸尺寸)、份数以及移交达成一致意见。
3)监理文件资料的送达时间以各单位负责人或指定签收人的签收时间为准。
设计、施工单位对收到监理文件资料有异议,可于接到该资料的7天日,向项目监理机构提出要求确认或要求变更的申请。
4)项目总监定期对监理文件资料管理工作进行检查,公司每半年也应组织一次对项目监理机构“一体化”管理体系执行情况的检查,对存在问题下发整改通知单,限期整改。
5)“一体化”管理体系运行中产生的记录由内审组保存,并每年年底整理归档交投标人档案室保存。
项目监理机构撤消前,应整理本项目有关监理文件资料,填报《工程文件档案移交清单》,交监理单位业务管理部归档。
6)为保证监理文件资料的完整性和系统性,要求监理人员平常就要注意监理文件资料的收集、整理,移交和管理。
监理人员离开工地时不得带走监理文件资料,也不得违背监理合同中关于保守工程秘密的规定。
7)监理文件资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档,按《建设工程文件归档整理规范(GB/T50328)》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117)》及当地建设工程质量监督机构、城市建设档案管理部门有关规定进行档案的编制及保存。
档案资料应列明事件、题目、来源、概要,经办人、结果或其它情况,尽量做好内容和形式的统一。
8)在工程完成并经过竣工验收后,项目监理机构应按监理合同规定,向建设单位移交监理文件资料。
工程竣工存档资料应与建设单位取得共识,以使资料管理符合有关规定和要求.移交监理文件资料要登记造册、逐项清点、逐项签收,并在《监理文件资料移交清单》上完善经办人签名和移交、接收单位盖章手续。
9)工程竣工验收合格后,项目监理机构应整理本项目相关的监理文件资料,对照当地城建档案管理部门有关规定,对遗失、破损的工程文件逐一登记说明,形成《监理文件资料移交清单》,交当地城建档案管理部门验收,取得《监理文件资料移交合格证明表》,连同工程竣工验收报告、备案验收证明等移交给监理企业资料室存档保存。
附录E案卷脊背
档号
案卷题名
附录建筑工程档案概况表
工程名称
工程地址
区路(街)号
责任者
建设单位
地形图号
勘察单位
建设用地规划许可证号
设计单位
监理单位
建设工程规划许可证号
施工单位
专业特征
单项工程
名称
建筑面积(㎡)
高度(m)
层数
结构
类型
开工时间
竣工
时间
地下
地上
总投资
工程决算
幢数
档案状况
移交目录(册)
总卷数
文字(卷)
图纸(卷)
底图(张)
底片(张)
照片(张)
录音带(盒)
计算机光盘(盘)
缩微片
盘
录像带(盒)
计算机磁盘(盘)
张
移交
单位
移交人
电话
排检与编号
由档案馆填写
业务科
接收人
管理科
接收人
进馆日期
项目号
分类号
总登记号
保管期限
密级
注销号
附录城建档案移交书
移交目录共______册
工程名称
工程地点
报建号
竣工日期
本档案共卷,其中文字材料卷,图纸卷,照片卷(张),其它卷
移交说明:
接收说明:
移交单位(盖章)
经手人:
负责人:
年月日
城市建设档案馆(盖章)
经手人:
负责人:
年月日
广州市城市建设档案馆
2013年3月
附录H案卷目录
工程名称:
共________页第________页
卷号
总登
记号*
档号*
案卷题名
编制
案卷页数
脊宽*
保管
期限*
密级*
备注
单位
时间
注:
*由市城建档案馆填写
附录城建档案移交目录封面
项目号____________
分类号____________
总登记号____________
工程名称________________________
城建档案移交目录
共_____卷第_____卷
建设工程档案预验收申请表
申请单位(盖章):
项目代号:
建设项目名称
建设工程规划许可证号
单位工程名称
建设位置
建设规模
施工单位意见
监理单位意见
建设单位意见
档案数量
总计卷,其中:
文字卷,图纸卷,磁盘张,照片张,录像盒。
联系人
电话
市城建档案馆验收意见
经办人:
:
科长:
填报日期:
年月日
- 配套讲稿:
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