天津市环保局公文处理办法.docx
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天津市环保局公文处理办法.docx
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天津市环保局公文处理办法
天津市环保局公文处理办法
第一章总则
第一条为规范市环保局公文管理工作,提高公文质量和处理效率,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)、《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》(津政发〔2001〕30号)及《国家环境保护总局公文处理办法》(环办〔2006〕158号),制定本办法。
第二条本规则所称公文是指市环保局机关在行政管理过程中使用和形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联的工作。
公文处理坚持实事求是和精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第四条市环保局办公室归口管理局机关公文处理工作,负责指导直属单位、派出机构的公文处理工作。
局机关除局办公室外其它处室不得对外正式行文。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。
第六条签批公文应使用钢笔、毛笔或黑色签字笔。
第二章公文的种类及使用范围
第七条市环保局使用的公文种类为《国家行政机关公文处理办法》中的命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函及会议纪要13种公文。
第八条市环保局公文使用范围
(一)文件使用范围
1.向市委、市政府及环境保护部等上级机关请示、报告工作;
2.按照职责权限或经市政府授权,向我市各区县人民政府行文;
3.对市人大、市政府颁布的地方法规在环境保护行政管理工作中的具体应用和市环保局制发的规范性文件、标准作出解释;
4.与市政府各组成部门、单位或市各有关区县人民政府联合印发文件;
5.其他需要以市环保局名义行文的行政事务。
(二)公函使用范围
1.与环保部各司(厅、局)、直属单位,市政府各委局、直属单位及区县人民政府等构成隶属关系的平级单位及其他不相隶属的单位行文;
2.对下级机关和单位的请示事项、环境影响评价报告书(表)的批复;
3.与不相隶属的机关及企事业单位商洽或回复一般性业务工作。
4.其他需要以市环保局公函行文的行政事务。
(三)天津市环境保护局办公室文件使用范围
1.向局各处室、直属单位、派出机构和区县环保局行文;
2.在我市环保系统内部印发会议、培训、检查及内部管理制度等活动;
3.不宜以市环保局名义行文,但又需正式对外的事项;
4.其他需要以市环保局办公室名义行文的行政事务。
第三章公文格式
第九条公文格式要求:
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印刷份数、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(样式见附件)
(一)紧急程度与秘密等级:
紧急公文应根据紧急程度分别标识“特急”、“急件”,标注在公文首页右上角第1行,用三号黑体字,两字间空一字。
秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”。
根据保密需要,可在其后标明保密期限,并与保密等级之间用★相隔。
(二)发文字号:
3号仿宋体字,包括机关代字、年份、序号,由局办公室统一编号。
(三)签发人:
“签发人”用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字标识。
上行文的签发人应平行排列于发文字号右侧。
签发人必须是发文机关的主要负责人;主要负责人不在时,可由指定的负责人签发。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
(四)标题:
红色反线下空一行,2号宋体字加粗。
文字较多需回行时,各行要做到词意完整、排列对称、间距恰当,一般呈倒梯形。
标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(五)主送机关:
指公文主要受理机关,应用全称或规范化简称。
3号仿宋体字,标题下空一行,左侧顶格,如需回行仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
(六)正文:
3号仿宋体字,主送机关名称下一行。
结构层次序数应按“一”、“
(一)”、“1”、“
(1)”的次序进行标注,若层次单一,文字少,也可按“一”、“1”的次序进行标注。
文内使用非规范简称时,应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
引用公文应先引用标题,后引发文字号。
(七)附件:
3号仿宋体字,正文之后空一行,左空2字,标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。
附件与公文正文一起装订,在每个附件正文首页左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时需标识序号,附件的序号和名称应与前面正文相一致。
如附件与正文不能一起装订,应在附件首页左上角标注公文的发文字号,并在其后标注附件名称及其序号。
(八)成文日期:
公文正文下空2—3行,居右侧,距右边空4字,用汉字将年、月、日标全,零写为○。
成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
(九)印章:
用印位置上不压正文,下骑年盖月,印章图案及文字尽量不盖压成文日期。
当正文之后的空白处容不下印章位置时,应采取调整字距、行距的方式,使印章与正文同处一页,不得采取标识“此页无正文”的方式解决。
联合行文用印应将联合机关的名称(或简称)按顺序横排,在同一页内,每行最多三个,印章盖在单位名称上。
(十)附注:
公文如有附注(需要说明的其它事项),应当用3号仿宋体字,居左空2字,加圆括号标识在成文时间下一行。
请示、报告及其他公文需要标注联系方式的还应在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十一)主题词:
“主题词”——3号黑体字,词目——3号宋体字,词目之间空1字,下加分隔横线;词目由局办公室统一拟定。
(十二)印刷份数:
3号仿宋体字,加括号标注在主题词下一行、抄送机关横线之上右侧位置。
(十三)抄送机关:
3号仿宋体字,主题词下一行,左空一字标识“抄送:
”,回行后与冒号后的抄报机关对齐,抄送机关之间用逗号分隔,最后一个抄送单位后加句号。
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应用全称或规范化简称、统称。
(十四)印发机关和印发日期:
标注在公文末页下端,抄送机关横线以下位置。
用3号仿宋字,印发机关一律为“天津市环保局办公室”,打印时左空1字,印发时间右空1字。
第十条公文一般使用A4型纸张、计算机打印;双面印刷,左侧装订;公文正文内容超过一页的,需加注页码,页码位于页面底端居中位置。
第四章发文办理
第十一条发文办理指以市环保局或市环保局办公室名义制发公文的过程。
第十二条发文的一般程序:
草拟、把关(会签)、审修、审核、签发、登记编号、用印、发送。
(一)草拟:
公文主办单位的承办人员按照起草公文的目的、内容和具体要求起草形成公文初稿,并填写发文单。
(二)把关(会签):
公文主办单位负责人对本单位草拟的公文内容、文字和格式把关并签署意见,如公文中涉及局内其它单位(处室)工作并需会签时,应在发文单上注明会签单位名称,并送达相关单位会签。
(三)审修:
主办单位将把关(会签)后的文稿送局办公室文秘审核、修改。
(四)审核:
由局办公室主任(副主任)审核,并签署送审意见,报有关局领导签发。
局办公室在审修审核中发现文稿内容格式有与行文要求不符等问题的,应与主办单位协调后予以修改或退回主办单位重新办理。
(五)签发:
局办公室根据公文内容报送相关局领导审签(批)。
(六)会签:
与局外其它单位或部门联合发文时,在我局领导审签的基础上,送联合发文部门负责人会签。
(七)登记编号:
由局办公室统一登记、编号,由主办处室改正后印发。
(八)用印:
主办单位按所发份数印刷装订,并送局办公室加盖公章。
多个部门联合发文时,还需送相关部门用印。
用印按《天津市环境保护局印章管理规定》(津环保办秘〔2005〕30号)执行。
(九)发送:
主办单位对完成的公文负责分发寄送,并将草拟稿及2份正式件送回局办公室存档;同时,将正式件的电子版拷入办公室移动硬盘存档。
第十三条局内部承办公文实行实名制,发文的每个环节都要签署姓名和日期。
第十四条行文规则:
(一)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(二)除上级机关负责人直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外,一般不得向市领导个人报送公文。
如有需直接向市领导请示、报告的事项,不编文号,不盖单位印章,由局长签名后报送。
(三)系统内的重要行文,应当同时抄报市政府,并视情况抄送相关部门。
(四)请示报告内容涉及局外有关部门职权范围内的事项,应当与有关部门协商,或联合行文或写明协商情况。
如不能取得一致意见,应如实列出各方理据,提出建设性意见上报。
(五)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
(六)一般的工作安排及会议通知均以局办公室名义发函,由局办公室主任审核签发。
(七)按要求报送的材料和回复性公文,各主办单位必须在截止期限前至少提前两天将拟制的公文送到局办公室审核。
拟稿人提出文件缓急程度,并经主办单位负责人确定。
(八)主办单位须在发文单“信息公开”栏中标明拟发公文是否公开。
(九)公文正文字数一般不超过1000字,最多不可超过3000字;如需较长文字方可说明问题,可将主要内容作为附件。
第五章收文办理
第十五条收文办理指对收到公文的办理过程。
第十六条收文的一般程序:
签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)签收、登记:
主送市环保局、市环保局办公室的政务行政类公文,由局办公室统一签收、登记、编号、处理;属党务政工类的公文由局党组办负责签收、登记、编号、处理。
局各直属单位、各区县环保局报送市环保局审批的公文,应由本单位主要负责同志签发,由局办公室统一收件、登记、分发办理。
(二)拟办:
局办公室负责同志根据来文内容、要求,在文件处理单上拟定办理意见,报送局领导批签或直接批转有关处(室)。
对重要的需要我局办理或答复的公文,办公室应先商有关处室(单位)提出办理意见,报局领导审批;涉及到两个以上领导同志分管工作的公文,应依次呈送审批;重大事项的公文除送分管局领导外应报局长审批。
(三)批办:
局领导批阅后将文件退回局办公室,局办公室按照局领导批示要求,将文件转发相关处室处理。
(四)承办:
各处室、单位按照文件办理要求,在规定期限内完成交办工作(急件急办),并将办理结果按要求及时反馈局办公室和局领导;需向上级机关行文反馈结果的,应在规定时限内按行文程序报审报出。
涉及多个处室联合办理的公文,主办处室应主动与协办处室协商,取得一致意见;如有分歧,经主办处室主要负责同志协调仍不能取得一致意见时,应及时报请主管局领导协调或裁定。
(五)督办:
局办公室根据来文和领导批示要求,对承办处室进行督办。
第十七条对于传阅性文件,在局领导和各处(室)的阅办留存时间最多不超过2天(急件不超过1天,特急件应即送即办);属于需处室办理的文件,待局领导批示后,由主办处室按要求办理。
处室需留阅文件时,处室文件管理员在本处室负责人签署后,复印存留并将原件退回局办公室。
第十八条除局领导直接交办的事项外,各直属单位、各区县环保局的请示、报告,一般不得直接报送局领导个人或其它处室,也不得多头报送。
第十九条局领导审批公文,应提出明确具体的意见、指示,对不需提出具体意见的公文,应表示“已阅知”、“同意”、“拟同意”。
对一般报告性公文,圈阅签名表示“已阅知”;对于有具体请示事项的公文,圈阅则表示“同意”请示的事项。
第六章公文归档
第二十条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《天津市环保局机关档案管理工作规定》(津环保办〔2005〕185号)和其它有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应归档的公文。
第二十一条各处室应设置专人兼管本处室公文处理、督办与归档,其职责是:
(一)负责对本处室公文的接收、传阅、督办、反馈、存档等全过程管理,对本处室在文件传阅及办理过程中,造成的文件残缺、丢失、延期负责;
(二)负责对本处室承办的公文的催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,并及时反馈办理结果。
第二十二条各处室按存档要求每年6月底前将上年度本处室文件资料交局档案室。
第二十三条处室归档公文的范围:
(一)上级下发、下级上报的由本处室承办的公文;
(二)本处室在完成工作任务中形成的公文,包括文件、录音、录像、照片等有关资料;
(三)从其它途径归到本处室的、确有保存价值的有关文件、资料等;
(四)其他按照有关规定应当归档的文件。
第七章其他常用非正式公文规范
第二十四条会议材料:
(一)会议材料指市环保局局务会议、局长办公会议及以局名义组织的各类会议、汇报用材料。
(二)材料格式:
A4纸打印;每页21行,每行24个汉字或标点,左、右、上、下页边距各为3厘米;双面印刷,骑马订或左侧装订。
(三)要求:
此类材料由各议题承办处室负责起草、印刷,应至少于会议前一天交会议组织单位。
第二十五条局内部行文:
(一)局内部行文指局系统内部各处室、各单位根据局领导指示、批示、要求或自身工作需要,向局领导(或局)直接请示、报告有关事项的非正式公文。
(二)格式:
A4纸打印;正文格式与公文格式相同;不用红头纸,不编号、不用印章;要写明标题、主送领导、报送时间;在落款处须写明报送单位、起草人,并由负责人签字。
(三)要求:
凡局领导要求报送的情况、资料、材料要及时报送,原则上由局办公室转呈,特殊情况可直接报局领导。
第八章附则
第二十六条其它方面的公文,依照有关行业公文规定处理。
第二十七条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第二十八条本办法由市环保局办公室负责解释。
第二十九条本办法自发布之日起施行。
2001年11月13日市环保局办公室印发的《关于进一步规范机关公文处理的通知》(津环保办〔2001〕418号)同时废止。
天津市环保局公文处理有关式样
1.天津市环保局公文式样一
2.天津市环保局公文式样二
3.天津市环保局公文式样三
4.天津市环境保护局发文单(式样)
5.天津市环保局会议材料式样
6.天津市环保局内部行文式样
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