公文写作的技巧与艺术兼谈提升公文写作能力的关键要素1.docx
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公文写作的技巧与艺术兼谈提升公文写作能力的关键要素1
公文写作的技巧与艺术——兼谈提升公文写作能力的关键要素
(1)
公文写作的技巧与艺术——兼谈提升公文写作能力的几个关键要素(上)
各位同学,大家好!
我是中国行政管理学会的副秘书长张学栋。
今天我和大家共享交流的是公文写作的技巧与艺术——兼谈一下提升公文写作能力的几个关键要素。
大概从这么几个部分:
上半部分主要讲讲公文的概述,公文写作的属性、基本功和一般的技巧。
下半部分讲一下公文写作的几个“台阶”以及公文处理的五个具体技巧。
然后再讲一下:
公文写作需要修炼的“硬功夫”以及表达艺术的培养。
最后对提升公文写作能力几个关键要素加以归纳。
一、公文概述
现在我们就讲公文概述,首先进行释义。
所谓公文就是公务文书的简称,是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
2000年8月24日,国务院国发[2000]23号发布《国家行政机关公文处理办法》,在其第一章总则的第二条有如下表述,行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文的种类,党的公文有14种:
决议、指示、公报、条例、规定、请示、报告、批复函、通知、通报、意见、决定和会议纪要。
政
艺术的手法,但是在公文中不能随便使用;合理想象、添枝加叶、移花接木的方法同样也不能使用。
因此,公文一定要核准事实、精确数据、确保材料的可靠性。
4、公文的定向性。
公文都是由某一个特定机关制发的,并且大部分都是写给特定对象阅读的,作者与读者之间有具体、明确的对应关系。
公文的这种特定的定向特性使得写作有着很强、极强的针对性,必须锁定看的人,对着需要读的人。
5、公文的时间性。
公文所针对的问题,总是存在于特定的时间范围之内,一旦时过境迁,公文的实用价值也会随之丧失。
所以,公文的写作、传递和办理一定要迅速及时。
6、公文的规范性。
为了更方便、更有效地办理事务,公文形成了自己特有的办理程序和写作格式。
中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。
另外,多数常用的文种在结构、用语方面也有着约定俗成的方式。
(二)写作公文的基本功与一般技巧
第二、写作公文的基本功与一般技巧。
弄清楚为什么要写这篇公文?
写给谁?
写这篇公文究竟是要做什么事?
只有明确了这三个问题,才能下笔行文。
这三个问题恰恰就是行文目的和公文主旨的具体内涵。
如果主旨含糊、目标不明确就仓促行文,结果不是写不下去就是“下笔千言,离题万里”,欲速而不达。
因为公文的写作大多都是上级领导的授意,工作写作人员、文秘人员执笔,领导的意图是形成公文主旨的原创因素。
因此“明确行文的目的,确立公文的主旨”,就要善于领会领导的意意图、善于领会提出者的意图、受益者的意图。
领导在布置写作任务时,要认真聆听,最好能边听边记,有不明确的问题一定要当场请教,善于领会和把握重点、要点,把上级领导想要表达的重点、要点牢记在心,以便顺理成章地形成文章的主旨。
此外,确立公文主旨还要结合实际情况和需要,迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求和重点,以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况,对工作的全局要做到心中有数。
这样,吃透上下两头,在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子,确立的主旨才会有较强的针对性和实用性。
1、公文写作的基本功。
明确行文目的,确立公文的主旨,吃透上下两头,在领会领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子,这一点就是基本功。
基本功确定重要的有这么几个方面,一个是行文目的,一个是行文主旨,一个是吃透上下两边,了解领导的意图和实际工作,找结合点,这样确立的组织才会有针对性和实用性。
拿笔杆是实行领导的主要方法,这是邓小平先生的话。
他说:
经过写,思想就提炼了,就能比较周密。
平时积累好就能周密,就能细密,思想就能提炼。
那么积累什么呢?
就是要积累我们了解公文写作的整体基本路径和基本素材以及公文写作的规律。
但是光有理论的了解是不够的,还要吃得苦、钻进去、静下心。
这里最重要的是静下心,在纷繁复杂的事物背后找到决定影响事物发展演变的规律,决定规律后面的关键要素,然后认真深入地加以研究,钻进去搞清楚里头的来龙去脉,找清楚里面的描橇,这就需要付出辛苦,因此吃得苦、钻得进、静下心,这是最重要的。
公文写作时是尽量少用专业术语、少用复杂的推理、少生新造的名词、少用模糊的语言。
专业术语为专业人士掌握,而公文为普通的人阅读,如果用得太多,使人不易理解,产生歧异。
如果用复杂的推理,容易使人产生了模糊、误导。
而新造的名词很容易使人产生一种生僻感,进而产生对意识理解的偏差。
模糊的语言指导工作没有力度,因此尽量避免,所以一篇好的公文应该体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。
2、公文写作的一般技巧。
一般公文写作教科书将其概括为:
缘由、事项、要求(或结语),这就是公文内容的逻辑结构模式。
它是对各公文文种结构特点的概括和总结,篇章结构模式也称“公文结构的体式布局”、“公文结构的外在体式”,它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映。
它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合,寻求最佳的表现形式。
常见的公文篇章结构有:
篇段合一式、撮要分条式、分列小标题式、分块式、主附件式、条项贯通式、章断条连式、并列式等等。
适用于许多文种的写作,可作为公文结构和基础的范本加以借鉴和参考。
我这里有一本公文写作的大全,它是实用的公文写作大全,里面包含了很丰富的这方面的案例和知识,可以参考。
有的研究者指出,一篇好的公文有5个重要的步骤,这个步骤也叫技巧,它就是要“多看、强记、勤思、精练和硬磨”。
好的公文首先“多看”,就是要学会看上级的会议材料,以精确领会上级的精神;多看报刊评论文章,以学习写作技巧;多看领导的日常讲话,以了解领导的习惯。
“强记”,就是要记好的文章体例,像一些比较出彩的二级标题;好记的句子,排比、有思想的语句等;记好的例子可以在公文中列举出来,旁征博引。
第三“勤思”,有三个过程必须思:
边看边思考、边记边思考、边写边思考。
孔夫子也说过“学而不思则罔”,可见勤思的重要。
“精练”,平时要多练笔,多修改自己写出的东西,必要的时候要拿得出东西“不要荒乱”,应急时刻要赶得出东西,“不抓瞎”。
“硬磨”:
所谓“好文章是改出来的”,是硬功夫、不是花架子。
古代就有“推敲”的说法,由此可见“硬磨”的重要性。
“多看”开眼界;“强记”把脑子里边乱的东西梳理好了;勤思就是提炼的意思,把所有的素材反复地磨炼、提炼;精炼就是聚合的意思,把磨炼好的东西聚合成模块;硬磨就是要把模块精炼化,所以看、记、思、炼、磨就是写好公文的基本功。
写一篇好的公文,必须讲究针对性,是为谁写的?
谁来看?
要清清楚楚的,要把握场合,把握对象,是在什么场合用这个公文,要分清层次,了解领导的习惯,要做到材料真实、主旨鲜明,数据精准、语言简要,这样公文的基本功、基本框子就出来了,就是在材料中组织不断鲜明中、数据的精确提炼中以及语言的简明表达中显示一个公文写作者的技巧、艺术、功力。
不同的人在处理材料、明确主旨,选用数据和善于驾驭语言方面完全不一样,所以功夫在诗外,功夫在平时。
当然,写公文的时候也要做好谋篇布局,这个和写小说、写其他文章一样也差不多,都是爱某前布局,谋篇布局的时候要分析材料、取索材料、明确主题,更重要的是要做好架构,只有合理的架构才能清晰地把主题表示出来,经过集思广益,一篇文章出来以后,要听不同的人从不同的角度加以指点。
听别人的意见反复修改,最后形成最终的公共文稿。
因此写公文的人多数都是有心人,善于写公文的人不仅有心,而且有思想,写公文最高层次的人是不仅要善于谋篇布局、善于架构,还善于倾听各种好的意见和建议,能够反复地修改,最后形成最终的高质量的公文。
当然可以抄一点别人的,这是有心人,别人好的东西加以借鉴,好公文收藏起来为自己所用;做一个细心人,自己补充一点妙语、补充一点有典型价值的案例,这样有点自己的;最后做一个创新人,做一个能创新的人,搞一点独特的。
独特的很重要,有三个意思,材料独特一点、数据巧妙一点、语言精妙一点,语言的精炼、简洁、精妙是三个层次,精炼的语言是用成语、短语、俗语,大家一看就懂的语言。
巧语就使人们一看就记得住的语言。
妙语使他记住不忘的语言。
有心人把公文形成了公文歌,公文歌我在讲的过程中给大家穿插一点。
公文歌有这么几个,第一个核文公文歌,核文就是看别人的公文审核别人的公文,审核有这么四个技巧或者说艺术性。
第一,一核政策符不符,它就是说公文一来你要看它符合不符合党和国家的政策,如果这个东西不符合的话,我觉得公文基本就不符合,所以第一看就是要写公文自己看、别人看、领导看首先要和政策相符合。
第二行文对不对,有规定的格式。
如果格式不对不是符合了特定的格式也不合格,我们说它是长期公文、所以公文有公文的规则,这些规则又有明明确确的要求,这些具体的要求就是一个核的人要清晰地掌握这些要求。
第三,格式确不确,每个格式都有特定的点线面位,所以要确定。
确定明确清晰。
第四,核文美不美,文字精炼不精炼,美不美非常得重要,好的文字一看就让人记住,让人不忘。
另外行文关系有一个歌,这个歌讲到了这么几个东西,第一,行文千万不能越级,领导个人慎重报,公文不能报告给领导个人,上报给领导个人,请示和报告要分开,文种的错误不可要,文种的错误是绝对不可以的,什么样的对象用什么样的方式写什么样格式的公文有特定的要求,我们一定要尊崇那个要求。
三、公文写作的五个“台阶”与公文处理的五个技巧
(一)公文写作的五个“台阶”(步骤与方法)
现在我们介绍公文写作的能力建设中的五个“台阶”与公文处理的五个技巧。
第一公文写作的五个“台阶”。
实际上五个“台阶”就是从步骤和方法的角度讲讲公文,一、公文的五个“台阶”。
公文的拟写步骤与方法大体同一般文章的写作方式差不多,但是由于公文在性质、作用及其写作要求上的不同,拟写时需要一些特别注意的问题。
一般而言有这么五个方面:
“台阶1”:
明确发文主旨。
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,稍微解析一下,它包括这么几个方面的内容:
1、文件的中心内容是什么?
比如相关工作的改善,主要是提出目前情况怎样?
存在问题在哪个地方,解决方式、需要协调的事项在哪里;再如请求事项,拟请上级机关答复和解决问题等等。
文件的中心内容,分析现状的目的是发现背后的问题,发现了问题要找到解决的办法,需要上级领导怎么协调都要写出来。
要请示解决的事项就要让上级机关有什么方式需要解决什么问题。
2、根据文件的内容采取什么样的文种?
比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况的简报;是针对下级的来文所反映的问题,写一个指示或复函,还是带一些规性的通知等都要把文种先定清楚,就选文种,中心不明确文种选了也没用,但是光有中心内容文种错了也不行。
3、要明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导和有关部门人员阅读,还是向全体人员传达都是不一样的。
因此发送的范围要非常的清晰而具体,阅读的对象也是要明确的。
明确发文的具体要求。
例如,是要求对方了解还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、还是研究参考、还是征求意见呢。
坚决地贯彻,研究参考、征求意见强度不同,要求的层次不同,在拟公文的时候要使人非常清晰地了解发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
心中无数不,这个“台阶”上不去,文章没办法起草,所以这是公文写作的第一个“台阶”,它包括四个要点。
第二个“台阶”,有了第一个“台阶”以后,第二个“台阶”就显得非常重要了,就是收集有关资料,进行调查研究。
当我们发文的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题搜集积料进行一些调查研究。
当然了,这也要根据具体的情况,并不是每一份公文都要进行这一步工作。
例
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