控股集团制度管理办法.docx

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控股集团制度管理办法

目录

第一章总则3

第二章组织与职责3

第三章制度管理体系5

第四章制度计划管理程序6

第五章制度的制定、审核和审批7

第六章制度的发布、备案和培训10

第七章制度的执行和检查11

第八章制度的修订12

第九章版本管理与制度废止13

第十章制度管理工作评价与考核14

第十一章附则15

XXXX控股集团制度管理办法

第一章总则

第一条为强化XXXX投资控股集团（以下简称“集团”）制度管理职能，完善制度管理体系，实现制度管理的程序化和标准化。

根据流程再造后本部职能的划分，结合当前集团在制度管理中存在的实际问题，修订本办法。

第二条适用范围：

适用于XXXX投资控股有限公司、各产业板块、各事业部及其二级企业、集团及产业板块直属企业的制度建设和制度管理工作，各单位在遵循本办法的前提下，可根据实际情况制定制度管理细则。

第三条制度管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：

制度应当符合国家政策、法律法规以及上级主管部门的规定；

（二）规范化原则：

符合制度管理体系要求，严格遵循制度管理流程和相关的权限、履行制度管理职责，确保制度管理的协调和统一；

（三）标准化原则：

制度建设统一按制度模板和制度编写规范完成。

第二章组织与职责

第四条制度管理组织体系包括各层级的制度管理决策者、制度管理归口部门、制度主责部门。

第五条制度管理决策者包括各层级的董事会、职工代表大会、总经理办公会、公司领导，负责制度的审批及制度管理工作的决策。

第六条各层级的企管部门是制度管理的归口部门，职责包括：

（一）集团企管部负责集团制度管理体系建设与优化，各层级企管部门贯彻执行集团制度管理体系；

（二）负责制度管理年度计划的编制、实施与总结；

（三）负责制度的规范性和协调性审核；

（四）负责制度执行情况的检查；

（五）负责制度管理工作的评价与考核；

（六）负责制度汇编工作；

（七）负责其他制度管理日常工作。

第七条各层级的职能及业务部门为本层级制度主责部门，主要职责包括：

（一）负责本层级本职能或业务领域制度体系的规划、建设与优化；

（二）负责本层级本职能或业务领域制度起草、培训、执行、检查、评审、修订、废止、备案等工作；

（三）负责本部门制度汇编及其他制度管理日常工作。

第八条法务部负责制度的合法性审核。

第九条内控部负责制度建设的风险性审核。

第三章制度管理体系

第一十条制度管理体系是制度管理和制度汇编的体系化管理工具。

集团制度管理体系建设原则：

纵向划分层级，横向划分业务领域。

按制度管理权限和业务领域将集团制度划分为“五个层级”。

要求下位层级制度必须符合上位层级制度的目标、宗旨和要求。

第一十一条制度管理体系的“五个层级”按制度管理权限划分为A、B、C、D、E五个层级。

（一）A级制度：

以集团名义发布且适用于集团各产业板块、各事业部、各本部及直属企业的制度。

是对集团全局的发展、投资、性质、机制、定位、宗旨、管理等内容提出的核心性、根本性、基础性的管理要求。

（二）B级制度：

以产业板块名义发布，适用于本产业板块各事业部的制度。

是为贯彻某项管理工作或业务流程提出的原则、目标、执行标准，需事业部遵照执行的，或需事业部根据本制度原则制定具体细则和办法的管理制度。

（三）C级制度：

以事业部名义发布，且适用于本事业部所有部门及二级单位的制度。

是为贯彻某项管理工作或业务流程提出的原则、目标、执行标准，或遵照上位制度所制定的具体细则和办法。

（四）D级制度：

只适用于本公司的制度，为公司内部制度，不涉及下属企业。

（五）E级制度：

只适用于本部门的制度，为部门内部制度，不涉及其他部门。

第一十二条按集团涉及的业务内容将制度分为：

章程纲领、党政工团、改革发展、投资管理（含项目管理）、行政管理、人力资源管理、财务管理、企管信息管理、风险管理（含审计、法律、内控、安全管理）、采购管理、生产管理、销售管理、物流管理、其他管理（如上述业务分类中不能涵盖的部分可列入其他管理中）。

第四章制度计划管理程序

第一十三条集团以制度管理年度工作报告为载体实施制度计划管理。

管理程序包括：

计划的编制、发布、执行与总结。

第一十四条制度管理年度工作报告内容包括：

本年度制度管理总结和下年度管理计划两部分内容。

本年度制度管理总结：

包括制度建设整体情况、本年度制度管理计划完成情况、制度管理成效（包括制度制定、审核、审批、发布、培训、执行、检查、修订、废止、备案等方面）及存在的问题和整改措施、对集团制度建设及制度管理方面的建议。

下年度制度管理计划：

下年度制度建设内容（新增、修订和培训计划）、制度管理检查计划。

（制度管理年度工作报告单见附件5表1）

第一十五条各层级均需编制制度管理年度工作报告，逐级审核汇总后报送至集团企管信息本部企管部。

第一十六条企管信息本部企管部根据制度管理年度工作报告，结合制度管理工作的总体部署，制定集团制度管理年度计划，经集团制度管理决策者审批后发布，并于次年1月份发布。

各层级以制度管理年度计划为指导开展各项管理工作，各层级企管部门负责对计划执行情况进行检查。

7月份为半年度回顾期，对计划的执行和完成情况进行跟踪，确保全年制度管理计划的完成。

（制度管理年度计划完成情况见附件5表2）

第五章制度的制定、审核和审批

第一十七条制度主责部门按照部门职责和业务流程开展制度建设工作，负责制度的制定、审核和审批前的准备工作。

第一十八条制度制定的基本要求

（一）制度主责部门需要征求基层单位或有关方面意见的应当在制度审核前征求意见。

（二）制度草案中引用的法律、法规和已下发制度必须明确，禁止使用相关法律法规、相关制度规定等模糊性用语。

（三）如需要废除旧版制度，需要在制度的附则中明确指出，不得在制度中出现“凡与本制度冲突的都以本制度为准”等字样。

（四）制度中涉及的审批程序要明确各层级的责权关系，禁止制度中出现公司（集团）审批或有关部门审批等模糊性用语。

（五）制度的格式和内容必须符合标准制度模版和制度编制要求。

（六）不得以会议纪要代替制度。

第一十九条制度的审核。

所有制度在报企管部门前必须由本部门负责人进行审核。

若制度中涉及到其他部门的职能或业务流程（简称：

跨部门制度）须与涉及部门集中讨论、充分沟通，涉及部门根据制度内容所规范业务的具体条款与本部门已有制度进行联合分析，避免制度内容出现交叉、内容重复或冲突的情况。

第二十条制度审批前须报送企管部门、法务部门和内控部门分别进行规范性审核、合法性审核和风险审核，相关审核部门在1个工作日内完成审核，并出具审核意见。

如有特殊情况需要延期，需在1个工作日内回复延期理由及审核完成时间。

（一）规范性审核。

确保制度符合制度管理体系要求，与已有制度不存在交叉、重叠关系，符合标准制度模板及编写规范要求。

（二）合法性审核。

确保制度内容与现行的国家及地方的法律法规等规范性文件不发生冲突，确保制度合法合规。

（三）风险审核。

确保制度能够满足内控和风险管理要求。

第二十一条A级制度要求必须报送企管部门、法务部门和内控部门分别进行规范性审核、合法性审核和风险审核；B级、C级、D级制度必须报本层级企管部门进行规范性审核；B级制度、C级制度、集团直属企业和产业板块直属企业的D级制度必须报内控部门审核，如本层级不设内控部门，须报上一层级内控部门或控股内控部门审核；B级、C级、D级制度如涉及法务相关事宜时可报集团法务部门审核或咨询；E级制度要求符合标准制度模版和制度编写规范，由制度主责部门审核。

第二十二条垂直管控系统各级部门主责起草的B级、C级、D级制度审核或备案，遵照各系统内部规定。

第二十三条制度主责部门根据反馈的意见和建议对制度草案进行修改，各相关部门和审核部门签字后，经公司分管领导审核后提交公司制度管理决策者审批。

（制度审核、审批表见附件5表3）

第二十四条制度的审批权限。

（一）A级制度由集团董事会、或职工代表大会、或总裁办公会、或集团领导审批。

（二）B级制度由产业板块（集团）的董事会、或职工代表大会、或总经理办公会、或集团领导审批。

（三）C级制度由事业部总经理办公会、或事业部领导审批。

（四）D级制度由公司分管领导审批。

（五）E级制度由部门领导审批。

第二十五条特殊制度的审批权限。

（一）涉及集团章程审批等国家法律法规另有规定的，从其规定。

（二）涉及公司薪酬、内部业务重组和改革、内控风险管理（风险评估、财务控制、内部审计和法律风险控制）的制度须经公司董事会审批通过。

（三）涉及公司经营方针、薪酬福利、劳动安全卫生措施、教育培训、员工奖惩及其它涉及职工切身利益的相关制度，须同时经职工代表大会或工会审议。

第六章制度的发布、备案和培训

第二十六条制度的发布。

制度通过审批后，要求A级制度以集团名义由行政本部统一发布；B级制度以产业板块名义由产业板块行政部统一发布；C级制度以事业部名义由事业部行政部（或综合部）统一发布；D级制度以本公司名义发布；E级制度以本部门名义发布。

第二十七条制度的备案。

进行备案的制度为A、B、C、D四级制度（制度备案记录见附件5表4）。

（一）制度主责部门须于制度正式发布后1个工作日内报本单位企管部门备案（E级制度除外）。

（二）各单位企管部门在收到备案制度后的3个工作日内，向上一级企管部门进行制度备案。

第二十八条制度的培训。

制度发布后，制度主责部门应对责任部门和相关联部门进行培训。

（一）制度主责部门或下属部门提出制度培训需求，由制度的主责部门负责对下属部门及相关联部门进行培训。

（二）要求新制度培训工作须在制度发布后一个月内完成，培训范围和形式由制度主责部门根据实际情况确定。

（三）制度主责部门须采取必要措施以确保制度培训的成效。

培训后责任部门负责人须签字确认，制度主责部门应留存培训记录表。

（制度培训记录见附件5表5）

（四）新员工入职后，所在部门或人力资源部应对新员工所涉及的公用制度进行培训。

第七章制度的执行和检查

第二十九条制度主责部门负责本业务领域制度的执行和检查。

企管部门负责对制度主责部门的制度执行和检查情况进行抽查，负责对制度主责部门的检查计划完成情况进行考评。

第三十条制度执行过程中，有关组织或个人发现问题，可向制度主责部门或企管部门反映，提出意见和建议。

制度主责部门对意见和建议应进行认真调查、分析，并根据需要对制度内容进行修订。

第三十一条制度主责部门年初制定制度检查工作计划，要求检查计划中明确检查方法、时间及责任人。

各级企管部门负责汇总本单位制度检查计划。

（一）检查时间可根据制度所辖业务的周期及风险控制要求，确定各项制度的关键监控点，制定年度检查计划，也可定期对制度进行检查。

（二）要求每项制度的执行和检查必须有确定的责任人，且每项制度的检查工作在一个年度内不得少于一次。

（三）制度主责部门应留存检查记录和整改措施。

第三十二条对新发布的制度，制度主责部门须在制度生效后3个月内进行首次制度检查，执行单位须积极配合相关检查工作。

完成制度执行检查工作后10个工作日内出具检查报告。

第三十三条制度检查报告包括：

检查形式、检查内容、被检查单位的制度执行情况、违规情况、整改措施等。

若问题情节严重，且需要对相关责任人、组织进行处罚，要求限期完成整改的，制度主责部门可将处罚办法纳入相关制度或检查报告中，审批后执行。

（制度检查报告单见附件5表6）

第八章制度的修订

第三十四条发生以下任一情况，且所规范业务以后仍存在时，制度主责部门需要对制度进行修订。

（一）因有关法律法规的订立、修正或者废止而引起制度合法合规性问题的，要求在相关法律法规出台后的10个工作日内完成修订。

（二）组织机构重组、管理职能、业务流程等发生变化涉及制度变化的，要求发生变化后的一个月内完成修订，如有特殊情况在规定时间内不能完成，应预先确定计划并向企管信息本部备案。

（三）制度本身存在缺陷或制度相互间存在冲突的，要求在发现后的10个工作日内完成修订。

（四）以会议纪要或其他行文下发的涉及到已有制度内容变更的，不需要重新审核、审批，要求在变更后的10个工作日内完成修订并重新下发。

（五）其他需要修订的情形。

第三十五条如修订内容较少时，可填写制度修订报告单进行修订，可以在修订报告单中完成审核、审批，但发布时需要将制度修订后的完整版本及制度修订报告单一并发布。

（制度修订报告单见附件5表7）

第三十六条修订后的制度和制度修订报告单，按第五章至第七章中规定的审核、审批、发布、备案、培训、执行、检查要求执行。

第九章版本管理与制度废止

第三十七条制度具有试行、暂行、正式3种版本，在存续期内具有同等效力。

（一）“试行”意为尝试施行，强调试验性，通常在某一项制度正式发布之前，使用试行版本作为一种过渡状态。

试行期限由制度主责部门根据业务管理需要以及制度执行情况确定。

在试行期间根据实施过程中存在的问题和不足进行修订，试行期结束后将修订后版本以正式版本发布；如试行版本在试行期结束后不需要重新修订的，自动生效为正式版本。

（二）“暂行”意为暂且施行，强调时效性，是在某一时间阶段内施行的管理制度。

暂行版本的施行期限原则上不得超过1年，具体期限由制度主责部门根据实际业务需要确定。

超过暂行期限且没有进行暂行延期申请的制度将自然失效。

（三）“正式”意为正式施行的版本。

新增制度发布时，须根据发布目的及适用时效判断作为“试行”或“暂行”版本发布，原则上不以“正式”版本发布。

第三十八条发生以下任一情况，且所规范业务以后不再存在时，制度主责部门须在下列情形发生之日起10个工作日内废止相应制度。

（一）相关法律法规发生重大变更，外部监管要求发生重大变更。

（二）公司的体制、机制、机构或相关业务的管控模式、管理职能等发生重大变更的。

（三）其他触发制度废止的情况。

第三十九条制度的新版本发布时，旧版本从新版本生效之日起废止。

制度的版本变更及修订信息须记录在制度附则中。

第四十条除由于制度版本变更引起的原制度废止的情况外，其他制度废止情况，须由制度主责部门向企管部提交制度废止申请，经审批通过后予以正式废止。

废止申请须包含制度废止原因、废止时间等信息。

（制度废止申请表见附件5表8）

第一十章制度管理工作评价与考核

第四十一条各单位须对本单位的制度管理工作进行自评，上级单位须对下级单位制度管理工作进行评价，具体为：

企管信息本部企管部负责各产业板块、各本部及直属企业的制度管理评价标准设定和年度评价工作；产业板块企管部负责本产业板块内各事业部及直属企业的制度管理评价标准设定和年度评价工作；事业部企管部门负责本事业部内各职能部门及二级单位的制度管理评价标准设定和年度评价工作；集团直属企业、产业集团直属企业、事业部二级企业的企管部门负责本单位的制度管理评价标准设定和年度评价工作。

各单位在进行制度管理工作评价时，可参照企管信息本部企管部制定的评价标准。

第四十二条制度管理评价涵盖制度管理全过程，以制度的规范性、执行有效性、检查的及时性、修订和废止的及时性等制定评价标准，总分为100分，得分下限为0分。

（制度管理工作评价标准见附件4）

第四十三条评价结果提交制度管理决策者审批后，反馈给制度主责部门，并纳入年度组织绩效考核。

第一十一章附则

第四十四条本办法由集团企管信息本部企管部负责解释。

第四十五条本办法自发布之日起施行，原《XXXX集团公司规章制度建设管理办法》（鄂司发[2004]178号）废止。

附件：

1.制度管理流程图

2.标准制度模板

3.制度编写规范

4.制度管理工作评价标准

5.制度管理表单

表1制度管理年度工作报告单

表2制度管理年度计划完成情况

表3制度审核、审批表

表4制度备案记录

表5制度培训记录

表6制度检查报告单

表7制度修订报告单

表8制度废止申请表

附件1

制度管理流程图

图1　制度管理流程图

N

图2　制度计划管理流程图

N

附件2

标准制度模板

（一）

□□公司□□管理规定（办法）

（版本类型）

第一章总则

第一条订立该制度目的和依据

第二条制度适用范围，适用人员或适用情况等。

阐述适用情况时，须根据该制度所规范业务的管控力度，明确制度的适用范围，说明该项制度是否需要各分、子公司按此严格执行，或需要各分、子公司根据实际情况制定相应的操作细则。

第三条制度所规范业务的管理原则

第四条关键名词术语解释

第五条引用制度

第六条其他需说明的事宜

第二章组织与职责

第条组织体系和管理模式

第条执行本制度的职责划分

第条其他需说明的内容

第三章制度控制内容

第条明确制度规范的相关业务流程、业务活动内容与管理要求

（一）

1．

2．

（二）

1．

2．

第条

第　章检查与考核

第条明确制度涉及的监督与检查对象、考核方法、标准与奖惩办法

第章附则

第条本规定由负责解释。

第条生效日期及版本说明:

本规定自发布之日起施行。

本规定自发布之日起施行，原《制度名称》（发文号）废止。

附件：

1．相关流程

2．相关模板

3．相关表单

标准制度模板

（二）

□□公司□□管理规定（办法）

（版本类型）

一、总则

1.订立该制度目的和依据

2.制度适用范围，适用人员或适用情况等。

阐述适用情时，须根据该制度所规范业务的管控力度，明确制度的适用范围，说明该项制度是否需要各分子公司按此严格执行，或需要各分子公司根据实际情况制定相应的操作细则

3.制度所规范业务的管理原则

4.关键名词术语解释

5.引用制度

6.其他需说明的事宜

二、组织与职责

1.组织体系和管理模式

2.执行本制度的职责划分

3.其他需说明的内容

三、具体业务流程、业务活动内容与管理要求

（一）

1．

2．

（二）

1．

2．

四、检查与考核

1．明确制度涉及的监督与检查对象、考核方法、标准与奖惩办法。

2．

五、附则

1．本规定由负责解释。

2．生效日期及版本说明:

本规定自发布之日起施行。

本规定自发布之日起施行，原《制度名称》（发文号）废止。

附件：

1．相关流程

2．相关模板

3．相关表单

附件3

制度编写规范

一、适用范围

本规范适用于XXXX控股集团所有制度。

制度起草时须严格遵循规范进行起草，制度附件也须符合本规范。

制度印刷版式、打印设置、装订等可参照党政机关公文格式（GB/T9704—2012），此处不另行规范。

二、制度编写总体要求

（一）依法合规：

制度应正确体现法律法规、相关政策及公司上位制度要求，不得与上述规范性文件存在矛盾或冲突。

（二）全面具体：

制度应将所涉及到的业务逐一阐明，制度内容尽量细化，明确流程。

对所规定的适用范围、操作步骤、评价标准等要具体、明确。

（三）严谨规范：

制度撰写时应严格依照制度模板进行撰写，符合格式规范。

制度的行文用语应准确、简明扼要，不使用弹性语言和模糊的描述性语言。

三、制度标题规范

（一）制度统一按照“适用范围+制度内容+体现制度属性的名称”进行命名。

“适用范围”是指该制度施行时所涵盖的范围，一般使用简称；“制度内容”是指该制度针对哪些内容做出了规范，如“文件管理”等；“体现制度属性的名称”指基于制度属性对该制度的命名，如“章程”，“规定”、“办法”、“细则”等。

（二）制度的“试行”、“暂行”等版本说明，以括号括起来放在标题下方。

如无，则说明是正式版本。

（三）制度的生成和修订记录等修订历史信息应记录在制度汇编信息表中，并于每次修订时更新。

四、制度编号规则

为便于信息化管理和制度的层次划分，要求所有制度进行编号，编号规则如下：

“公司代码+部门代码+二级部门代码（如有二级部门）+制度流水号+补充制度流水号”；直属企业编号规则：

“公司代码+“ZS”+直属企业代码+制度流水号+补充制度流水号”；制度中附表的编号为：

“文件编号+FB+表号”。

如各事业部实施质量、环境、安全管理体系认证另有要求时，可按其规定执行。

说明：

补充制度为制度内容中涉及的标准或考评细则等。

如：

控股集团公司企管信息本部制度编号

补充制度流水编号

“KG-QX-QG-01-01”

如：

控股集团直属企业北京酒店制度编号

补充制度流水编号

“KGZS-BJ-ZH-01-01”

如：

控股集团公司企管信息本部编号为KG-QX-QG-01制度的附表1编号

附表编号

“KG-QX-QG-01-FB01”

公司和部门代码为汉字简称的两位首字母，产业板块和事业部按公司编写代码，产业板块和事业部的直属企业及部门的代码、各公司和部门的二级部门代码按以上原则自行设定，要求确定后按下列表格报控股集团企管本部备案。

XXXX投资控股有限公司、产业板块、事业部、集团各直属企业及各本部代码见下表：

五、制度版本编号规则

制度版本分为暂行、试行、正式三个版本，暂行版本编号为0.1、试行版本编号为1.0、正式版本编号为2.0，根据修订次数依次升级，具体编号如下表：

制度版本编号对应表

版本类型

版本号

第一次修订

第二次修订

暂行

0.1

0.2

0.3

试行

1.0

1.1

1.2

正式

2.0

2.1

2.2

六、制度结构规范

（一）制度一般包括以下内容：

1.第一章为总则，说明制定本制度的目的、依据、适用范围、执行原则、关键名词术语解释及引用制度等。

2.第二章为组织与职责，说明业务相关的组织体系、管理模式以及相关组织和部门的职责等。

3.关于制度的执行监督、检查以及相应的考核、奖惩等内容是制度的关键内容，一般应独立成章，置于附则之前。

4.最后一章为附则，说明生效日期、解释权、修订记录等未尽事宜。

5.除上述四章之外，中间各章制订具体的业务流程、执行标准、管理措施等。

6.附则之后，给出制度的附件列表。

（二）制度应与相应业务流程进行关联。

如出台的制度已有相对应的流程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚未制定相关流程，则应按照统一要求的流程规范绘制流程，并作为制度附件。

（三）制度中所述表单应在附件中给出。

七、制度格式规范

（一）制度正文及文本类附件格式：

页面A4，纵向排版，左侧装订；制度的图、表类附件，如需要可使用A3幅面，但装订时须折为A4大小。

（二）页眉页脚设置：

页眉中应包括制度编号、制度名称和版本号，格式：

宋体，小五号字体；页脚包含本页页码及总页数，使用阿拉伯数字表示，小五号，居中。

（具体排版参照本制度页眉页脚格式）

（三）正文格式

1.制度名称：

宋体，二号，加粗、居中，与正文之间空1行。

2.章、节标题：

仿宋，三号，加粗，居中，段前间距1行。

3.条标识：

仿宋，三号，加粗，首行缩进2字符。

编号后无标点符号，与正文之间隔一个空格。

条目直接延续上章的条目编号，不重新编号。

4.项标识：

仿宋，三号，首行缩进2字符。

编号名无标点符号。

各条目下的项应在本条目内重新编号。

5.目标识：

仿宋，三号，首行缩进2字符。

各项下的目应在本项内重新编号。

6.正文：

仿宋，三号，首行缩进2字符，两端对齐。

款格式同正文。

（四）其他需说明的规范

1.未作特殊说明制度中文字颜色均为黑色。

2.电子版格式的制度目录采用自动生成的方式。

3.关键术语可加粗表示。

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