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Word长文档编辑doc
Word长文档编辑
实验目的
1.了解篇幅较长的Word文档的排版技巧。
2.掌握大纲视图的使用方法。
3.掌握设置大纲级别的方法。
4.掌握长文档目录的创建方法。
5.掌握多级符号的设置方法。
6.掌握Office公式编辑器的使用方法。
7.掌握流程图的制作方法。
8.了解撰写毕业论文时的一般方法和技巧。
实验内容
本实验我们以撰写文档“毕业论文(草稿).doc”为例,练习用Word制作毕业论文,掌握编辑长文档的方法和技巧。
论文的格式我们以“青岛大学硕士论文规范”为要求。
首先了解一下大纲视图:
1.大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的区别,也可以使用大纲视图来处理主控文档。
2.大纲极别:
用于为文档段落指定等级结构的段落格式,分为1级~9级。
一、页面设置
1.单击【文件】→【页面设置】,打开“页面设置”对话框。
2.在“页边距”选项卡中,设置上边距:
3.5cm;下边距:
2.6cm;左边距:
2.6cm;右边距:
2.6cm;装订线:
0.5cm。
3.切换至“纸张”选项卡中,在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。
4.切换至“版式”选项卡中,设置页眉2.5cm,页脚2cm。
二、利用样式创建纲目结构
因为毕业论文篇幅较长,所以首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容,然后创建文档的纲目结构。
我们首先创建一个空白的Word文档,文件名“毕业论文.doc”。
1.定义各级标题样式
在论文中,共有三级标题,而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同,所以我们修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。
样式名 格式
标题1 小三号、黑体、段前段后0.5行、居中对齐
标题2 四号、黑体、段前段后0.5行
标题3 四号、黑体、段前段后0.5行
正文 小四号、宋体,标准字间距、1.25倍行间距、首行缩进2个字符
2.定义多级符号列表
多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。
文档最多可有9个级别。
在本例中,我们定义三级符号列表。
(1)单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】,如图3-1所示。
图3-1 “多级符号”选项卡
(2)选择任一种多级符号样式,单击“自定义”按钮,打开如图3-2所示的“自定义多级符号列表”对话框。
图3-2“自定义多级符号列表”对话框
(3)设置第1级别符号
1)在级别列表中单击“1”。
2)在“编号格式”文本框中输入“第”。
3)从“编号样式”下拉列表框中选择“一,二,三……”。
4)在“编号格式”文本框中输入“章”,“编号格式”文本框中显示“第一章”。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号小三号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题1”。
如图3-2所示。
(4)设置第2级别符号
1)在级别列表中单击“2”,删除“编号格式”中的内容。
2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”,“编号格式”文本框中显示“一”(带有灰色域底纹)。
3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标,输入“.”。
4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”,“编号格式”文本框中显示“一.1”(带有灰色域底纹)。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号四号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题2”。
7)单击选中“正规形式编号”,“编号格式”文本框中显示“1.1”(带有灰色域底纹)。
(5)设置第3级别符号
1)在级别列表中单击“3”,删除“编号格式”中的内容。
2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”,“编号格式”文本框中显示“一”(带有灰色域底纹)。
3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标,输入“.”。
4)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别2”,“编号格式”文本框中显示“一.1”(带有灰色域底纹)。
5)在“编号格式”文本框中“一.1”后单击鼠标,输入“.”。
4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”,“编号格式”文本框中显示“一.1.1”(带有灰色域底纹)。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号四号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题3”。
7)单击选中“正规形式编号”,“编号格式”文本框中显示“1.1.1”(带有灰色域底纹)。
3.输入文档的纲目结构
将计划好的文档纲目结构输入到文档中。
如图3-3所示。
图3-3输入的文档纲目
4.调整纲目级别
(1)选中全文,单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】,选择我们定义好的多级符号,单击确定,文字格式如图3-4所示。
图3-4 应用了第1级编号的文档
(2)选中“摘要”和“英文摘要”两行,单击“格式”工具栏上的“编号”按钮,取消编号。
(3)选中其它各段落,使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮(提升级别)和“减少缩进量”按钮(降低级别)调整纲目级别。
设置完毕后的纲目结构如图3-5所示。
图3-5设置完毕后的纲目结构
三、输入文档内容
1.使用“公式编辑器”输入公式
在论文撰写中,需要输入各种复杂的公式,我们可以用公式编辑器完成。
我们以论文中的公式(2.2)
为例,练习公式的输入。
(1)单击【插入】→【对象】命令,从“新建”选项卡下面的“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0”,然后单击【确定】按钮。
(2)在如图3-6所示的“公式”编辑框中输入“S(X)=”,然后在“公式”工具栏中选择“分式及根式模板”,从中选取如图3-7所示的分式模板,输入分子和分母。
图3-6“公式”工具栏和“公式”编辑框
图3-7分式及根式模板 图3-8积分模板
(3)在分号的右边单击,然后在公式工具栏中选择“积分模板”,从中选取如图3-8所示的积分模板,输入积分的上下限及积分函数。
用类似的方法,选择所需的模板和符号。
2.插入流程图
在论文中,可以使用“自选图形”来制作流程图。
我们以“毕业论文(草稿).doc”中(2.6)节中的流程图为例,练习制作流程图。
(1)单击“绘图”工具栏上的【自选图形】→【基本形状】→【矩形】命令。
(2)Word会在当前光标所在的位置创建一个绘画画布,移动鼠标指针到画布中,当指针变为“十”字形时,拖曳鼠标绘制矩形,如图3-9所示。
图3-9 绘制矩形
图3-10“添加文字”命令
(3)用右键单击矩形,从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令,如图3-10所示。
当矩形框中先是闪烁的光标时,在矩形中就可以输入文字“读取图像”。
(4)用类似的方法制作流程图中其它的箭头、菱形等其它图形。
(5)添加连接符。
流程图中的每一个图形都需要与其它图形相连,连接线可以是直线,肘形或曲线等多种。
我们可以使用“自选图形”中的连接符来制作连接线。
方法是
1)单击图形,选取【自选图形】→【基本形状】→【连接符】。
图3-11 拖曳鼠标绘制连接线
图3-12绘制完成的连接线
2)鼠标指向初始图形,此时该图形四周边框会自动出现四个蓝色的控点,在适当的控点处单击,拖曳鼠标绘制连接线到达目标图形的控点位置,如图3-11所示。
释放鼠标,连接符的绘制便完成了,如图3-12所示。
连接符会随所连接的图形的位置改变长度和方向。
四、设置页眉和页脚
论文要求页码由正文起用阿拉伯数字连续编排,5号宋体字,页脚居中排列。
页眉也由正文起设置,“引言”或“第XX章XXXX”等大标题与“青岛大学*士学位论文”交替出现,5号宋体字,居中排列,页眉底下划一条线。
1.分节
根据论文格式要求,页眉和页脚从第一章开始。
摘要和英文摘要部分,不加页眉和页脚。
所以从每一章开始将整个文档分成两节。
(1)鼠标在“第一章引言”前单击。
(2)单击【插入】→【分隔符】→【分节符】→【下一页】。
此时,全文分成两节,可以设置不同的页眉和页脚。
2.设置奇偶页不同的页眉和页脚
(1)单击【文件】→【页面设置】,打开如图3-13所示的“页面设置”对话框。
(2)切换至“版式”选项卡中,设置页眉2.5cm,页脚2cm。
(3)选中“奇偶页不同”选项。
(4)单击【确定】按钮。
图3-13“页面设置”对话框
3.设置页眉与页脚
(1)将光标移至“第一章引言”后,单击【视图】→【页眉和页脚】,打开“页眉和页脚”工具栏,同时页眉与也叫处于编辑状态。
因本节页眉与上一节不同时,因此要保证“页眉与页脚”工具栏上的“同前”按钮未被按下。
(2)设置第2节的奇数页页眉为“第X章XXXXX”。
a)单击【插入】→【域】,在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。
在“域名”列表中选择“StyleRef”。
在“域属性”列表中选择“标题1”。
选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。
如图3-14所示。
单击【确定】按钮。
至此可以插入编号部分——“第X章”。
如图3-15所示。
图3-14“域”对话框
图3-15 奇数页页眉的编号部分
b)在“第X章”后输入两个空格,再单击【插入】→【域】,在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。
在“域名”列表中选择“StyleRef”,在“域属性”列表中选择“标题1”。
但不要选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。
单击【确定】按钮。
至此插入了标题文字。
如图3-16所示。
图3-16奇数页页眉
c)设置页眉的格式为5号宋体字,居中对齐。
(3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮,显示第2节“偶数页页眉”,输入“青岛大学硕士士学位论文”。
格式为5号宋体字,居中对齐。
如图3-17所示。
图3-17偶数页页眉
(4)单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮,开始编辑页脚。
单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮,在页脚中插入页码。
5号宋体字,居中对齐。
单击“设置页码格式”按钮可以选择页码的样式。
五、生成文档目录
1.设置要在目录中显示的文字
可以显示在目录中的文字包括3部分:
∙∙ 样式:
应用了标题1~标题9样式或基于这9个样式的自定义样式的文字。
∙∙ 大纲级别:
被设置为1~9级大纲级别的文字。
∙∙ 目录项域:
使用目录域项(TC域)标记的文字。
(1)将文档中的标题段落应用各级标题样式。
这一步我们在建立文档纲目时已经完成了,可以再检查一下有无遗漏或错误。
(2)切换到大纲视图,保证将要显示在目录中的文字设置为正确的大纲级别。
已经应用了内建标题样式的段落的大纲级别已自动设置,也可以将没有应用内建标题样式的文字设置为需要的大纲级别,以显示在目录中。
(3)若不能应用内建标题样式,也不能设置大纲级别的文字位置,若需要显示到目录中,可以使用目录项域。
例如,我们需要在目录中显示“英文文摘”,但文中并无这4个汉字,我们可以使用目录项域标记英文文摘的位置。
方法是:
a)在英文文摘题目前单击鼠标,然后按下快捷键Alt+Shift+O,打开如图3-18所示的“标记目录项”对话框。
图3-18“标记目录项”对话框
b)在“目录项”文本框中输入“英文文摘”,将“级别”设置为1,单击【标记】按钮。
这样便在光标处插入了一个TC域代码,如图3-19所示。
默认情况下,TC域代码是隐藏的,我们看不到,可以单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏标记”按钮进行切换。
图3-19插入的TC域代码
c)插入TC域也可以单击【插入】→【域】,从“域”对话框中选择“索引和目录”类别中的TC域。
d)同样,我们也可以在第一页的“摘要”前插入一个TC域。
2.插入文档目录
(1)在文档开头单击鼠标,输入“目录”,并设置为规定的格式。
(2)回车另起一行。
单击【插入】→【引用】→【索引和目录】。
打开如图3-20所示的“索引和目录”对话框。
图3-20“索引和目录”对话框
(4)将“使用超链接而不使用页码”选项取消。
选中“显示页码”和“页码右对齐”选项。
显示级别设置为3。
(5)单击【选项】按钮,打开“目录选项”对话框。
如图3-21所示,将“样式”、“大纲级别”、“目录域项”都选中。
并选择有效样式。
若文中没有插入目录域项,则可不选该选项。
图3-21“目录选项”对话框
(6)单击【确定】按钮,返回“索引和目录”对话框。
单击【确定】按钮,生成的目录如图3-22所示。
图3-22生成的文档目录
(7)若文档内容更改,产生页码或目录项的变化,可用右键单击目录,从快捷菜单中选择“更新域”命令。
至此,一篇较长的毕业论文,我们就编辑得差不多了。
在长文档的编辑中,还有许多需要注意的问题,同学们可以在实际使用中继续加以掌握。
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