会计电算化用友T3软件操作步骤剖析讲解.docx

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会计电算化用友T3软件操作步骤剖析讲解

1.系统初始化

1.1系统管理

系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配功能权限。

具体包括以下几个方面：

账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理等。

1.1.1启动与注系统管理

例1-1

以系统管理员（admin）的身份启动并注册系统管理。

操作步骤

（1）执行“开始→程序程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→系统管理”命令，进入“〖系统管理〗”窗口。

（2）执行“系统→注册”命令，打开“注册〖控制台〗”对话框。

（3）输入用户名：

admin；密码：

（空）。

如图1-1所示。

图1-1注册系统管理

（4）单击“确定”按钮，以系统管理员身份注册进入系统管理。

1.1.2建立企业核算账套

例1-2

建立账套。

（1）账套信息

账套号：

800；账套名称：

阳光有限责任公司；采用默认账套路径；启用会计期：

2011年1月；会计期间设置：

1月1日至12月31日。

（2）单位信息

单位名称：

阳光有限责任公司；单位简称：

阳光公司。

（3）核算类型

该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则；账套主管为demo；按行业性质预置科目。

（4）基础信息

该企业有外币核算，进行经济业务处理时，不需要对存货、客户、供应商进行分类。

（5）分类编码方案

科目编码级次：

4222

其他：

默认

（6）数据精度

该企业对存货数量、单价小数位定为2。

（7）系统启用

“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

操作步骤

（1）执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。

（2）输入账套信息，如图1-2所示。

图1-2创建账套-账套信息

（3）单击“下一步”按钮，输入单位信息。

如图1-3所示。

图1-3创建账套-单位信息

（4）单击“下一步”按钮，输入核算类型。

如图1-4所示。

图1-4创建账套-核算类型

（5）单击“下一步”按钮，确定基础信息，如图1-5所示。

图1-5创建账套-基础信息

（6）单击“下一步”按钮，确定业务流程，全部采用默认的标准流程，单击“完成”按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？

”。

（7）单击“是”按钮，稍候，确定分类编码方案。

如图1-6所示。

图1-6创建账套-分类编码方案

（8）单击“确认”按钮，定义数据精度。

如图1-7所示。

图1-7创建账套-数据精度定义

（9）单击“确认”按钮，系统弹出“创建账套{北京宏远科技有限公司：

[333]}成功。

”信息提示框，单击“确定”按钮，系统提示“是否立即启用账套？

”。

单击“是”按钮，打开“系统启用”对话框。

（10）选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2011年1月1日”。

如图1-8所示。

图1-8创建账套-系统启用

（11）单击“确定”按钮，单击“是”按钮，单击“退出”按钮。

1.1.3增加操作员

例1-3

增加如下操作员。

编号

姓名

口令

所属部门

201

陈力

1

财务部

202

马方

2

财务部

操作步骤

（1）执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口。

窗口中显示系统预设的几位操作员：

demo、SYSTEM和UFSOFT。

（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。

（3）输入数据。

编号：

11；姓名：

陈力；口令：

1；确认口令：

1。

如图1-9所示。

图1-9增加操作员

（4）单击“增加”按钮，输入其他操作员资料。

最后单击“退出”按钮。

1.1.4分配权限

例1-4

（1）陈力____账套主管

具有系统所有模块的全部权限。

（2）马方____会计

具有“总账”、“财务报表”的全部权限。

操作步骤

（1）执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。

（2）选择001账套；2011年度。

（3）从操作员列表中选择陈力，选中“账套主管”复选框，系统弹出“设置操作员：

[11]账套主管权限吗？

”，单击“是”按钮。

（4）选择马方，单击工具栏中的“增加”按钮，打开“权限增加”对话框，双击“总账、财务报表”权限，如图1-10所示。

图1-10分配权限

（5）单击“确定”按钮。

1.2基础设置

基础档案是指系统运行必须的基础数据。

基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别、期初余额等。

1.2.1启动并注册企业门户

例1-5

以账套主管的身份注册企业门户。

用户名“101”；密码为空；账套“900电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。

操作步骤

（1）执行“开始→程序→会计从业资格考试→会计从业资格考试→信息门户”命令，打开“注册【控制台】”对话框。

（2）输入或选择数据。

用户名“101”；密码为空；账套“900电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-01”。

如图1-11所示。

图1-11注册企业门户

（3）单击“确定”按钮。

进入会计从业资格无纸化考试软件。

1.2.2设置部门档案

例1-6

部门编码

部门名称

部门属性

6

人事部

人事管理

操作步骤

（1）执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，打开“部门档案”窗口。

（2）在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮。

（3）输入数据。

如图1-12所示。

图1-12设置部门档案

（4）单击“保存”按钮。

1.2.3设置职员档案

例1-7

职员编码

职员名称

所属部门

102

辛红

管理部

操作步骤

（1）执行“基础档案→机构设置→职员档案”命令，打开“职员档案”窗口。

（2）单击“增加”按钮。

（3）输入职员信息。

如图1-13所示。

图1-13设置职员档案

（4）单击“保存”按钮。

1.2.4设置客户档案

例1-8

客户编码

客户名称

客户简称

地址

003

红星有限责任公司

红星公司

北京市西城区幸福路1号

操作步骤

（1）执行“基础档案→往来单位→客户档案”命令，打开“客户档案”窗口。

（2）在“客户档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加客户档案”对话框。

（3）输入客户档案信息。

如图1-14所示。

图1-14设置客户档案

（4）单击“保存”按钮。

1.2.5设置供应商档案

例1-9

供应商编码

供应商名称

供应商简称

地址

003

大华股份有限公司

大华公司

上海市浦东区成平路2号

操作步骤

（1）执行“基础档案→往来单位→供应商档案”命令，打开供应商档案”窗口。

（2）在“供应商档案”窗口中，单击“增加”按钮，打开“增加供应商档案”对话框。

（3）输入供应商档案信息。

如图1-15所示。

图1-15设置供应商档案

（4）单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

1.2.6设置外币及汇率

例1-10

币符：

EUR；币名：

欧元；1月份记账汇率为9.6。

操作步骤

（1）执行“基础档案→财务→外币设置”命令，打开“外币设置”窗口。

（2）在“外币设置”窗口中，输入数据。

币符：

EUR；币名：

欧元。

（3）单击“确认”按钮。

（4）在“2011年1月的记账汇率”栏中输入9.6，敲回车确认。

如图1-16所示。

图1-16设置外币种类及汇率

1.2.7设置会计科目

例1-11

科目代码

科目名称

辅助核算

100203

中行存款

银行账、日记账、外币美元核算

操作步骤

（1）执行“基础设置→财务→会计科目”命令，进入“会计科目”窗口，显示所有“按新会计制度”预置的科目。

（2）单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”窗口。

（3）输入明细科目相关内容。

（4）输入编码“100201”、科目名称“工行存款”；选择“日记账”、“银行账”，选择“外币核算”选项，选择币种“美元”。

如图1-17所示。

（5）单击“确定”按钮。

图1-17设置会计科目

操作演示

参见“操作演示\1\1-11.htm”。

说明

会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。

财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系。

会计科目设置的内容如下。

科目编码。

科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。

其中，各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。

科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。

通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

科目名称。

科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。

在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。

科目中文名称和英文名称不能同时为空。

科目类型：

科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：

资产、负债、所有者权益、成本、损益。

账页格式。

定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。

通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

助记码。

用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。

通常科目助记码不必唯一，可以重复。

科目性质（余额方向）。

增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。

一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。

已有数据的科目不能再修改科目性质。

辅助核算。

也叫辅助账类。

用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。

银行账、日记账核算。

一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

外币核算。

用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。

一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，

数量核算。

用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。

计量单位可以是任何汉字或字符，如：

公斤、件、吨等。

1.2.8设置凭证类别

例1-12

设置凭证类别。

凭证类别

限制类型

限制科目

收款凭证

借方必有

1001,1002

付款凭证

贷方必有

1001,1002

转账凭证

凭证必无

1001,1002

操作步骤

（1）执行“基础档案→财务→凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。

（2）单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。

如图1-18所示。

图1-18设置凭证类别-选择凭证类别

（3）单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。

（4）单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”；在“限制科目”栏输入“1001,1002”。

（5）同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目“1001,1002”；转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“1001,1002”。

如图1-19所示。

图1-19设置凭证类别-设置限制类型及科目

（6）设置完后，单击“退出”按钮。

操作演示

参见“操作演示\1\1-12.htm”。

说明

许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。

通常，系统提供五种常用分类方式供选择：

记账凭证

收款、付款、转账凭证

现金、银行、转账凭证

现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证

自定义凭证类别

1.2.9输入期初余额

例1-13

1221其他应收款借4000

日期

部门

个人

摘要

方向

期初余额

2010-12-31

销售中心

刘会

出差借款

借

4000

2241其他应付款贷4000

操作步骤

（1）执行“总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。

（2）双击“其他应收款”的期初余额栏，输入其他应收款的明细余额信息。

如图1-20所示。

单击保存按钮。

图1-20输入期初余额

（3）双击“其他应付款”的期初余额栏，输入贷方期初余额4000。

（4）单击“试算”按钮，进行试算平衡。

2日常及期末业务处理

在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。

日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。

期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。

2.1重新注册企业门户

例2-1

以会计王娟的身份重新注册企业门户。

用户名“102”；密码为空；账套“900电算化考试练习账套”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。

操作步骤

（1）执行“文件→重新注册”命令。

（2）输入相关信息。

如图2-1所示。

用户名“102；密码为空；账套“900”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。

图2-1重新注册

（3）单击“确定”按钮。

操作演示

参见“操作演示\2\2-1.htm”。

2.2填制凭证

例2-2

填制如下凭证。

1月10日，管理部招待客户，消费3000元，以转账支票支付，票号ZP101。

摘要：

招待客户

付款凭证：

借：

管理费用-招待费3000

贷：

银行存款-工行存款3000

操作步骤

（1）执行“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

（3）选择凭证类型“转账凭证”；输入制单日期“2010/01/10”。

（4）输入摘要“购办公用品”；输入借方科目“660203”，选择辅助核算部门“管理部”,输入借方金额“3000”，回车；摘要自动带到下一行，

（5）输入贷方科目“100201”，选择结算方式“转账支票”并输入票号“ZP101”，输入贷方金额“3000”或按“=”键。

（6）单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！

”信息提示框。

如图2-2所示。

操作注意事项：

凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

·科目编码必须是末级的科目编码。

既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。

金额不能为“零”;红字以“－”号表示。

可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

2.3修改凭证

例2-3

修改记账凭证。

将上张凭证中“管理费用-招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为4000。

操作步骤

（1）执行“总账→凭证→填制凭证”，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“

”按钮，找到要修改的凭证。

（3）修改凭证的基本信息（如金额等），将光标放在要修改的位置就可以直接修改，这里将借贷方金额修改为4000。

（4）修改凭证的辅助项信息，首先选中有辅助核算的“管理费用-招待费”科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形为“

”时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改部门为“采购部”，单击“确认”按钮。

（5）单击“保存”按钮，保存相关信息。

如图2-3所示。

图2-3修改凭证

操作演示

参见“操作演示\2\2-3.htm”。

说明

虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。

为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。

修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。

可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。

未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。

2.4查询凭证

例2-4

查询记账凭证。

查询2011年1月“收0001号”记账凭证并显示。

操作步骤

（1）执行“总账→凭证→查询凭证”，打开“凭证查询”查询条件对话框。

（2）选择“收款凭证”凭证类别，输入凭证号“0001”。

（3）单击“辅助条件”按钮，可输入更多辅助查询条件。

如图2-4所示。

-

图2-4查询凭证-输入查询条件

（4）单击“确认”按钮，进入“凭证查询”的凭证列表窗口。

（5）双击要查询的凭证或单击“确定”按钮，进入“查询凭证”的凭证窗口。

操作演示

参见“操作演示\2\2-4.htm”。

说明

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。

具体体现在：

（1）丰富灵活的查询条件

既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。

各查询条件也可组合设置。

（2）联查明细账、辅助明细及原始单据

当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。

如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。

若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。

2.5审核凭证

例2-5

审核已填制的记账凭证。

操作步骤

以账套主管赵伟的身份重新注册信息门户。

用户名“101”；密码为空；账套“900”；会计年度“2011”；日期“2011-01-31”。

（1）执行“总账→凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。

（2）输入查询条件，可采用默认值。

（3）单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

（4）双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

（5）检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

如图2-5所示。

图2-5审核凭证

（6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字。

或执行“审核→成批审核签字”命令，将其他凭证成批审核。

操作演示

参见“操作演示\2\2-5.htm”。

说明

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。

审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。

注意事项：

所有填制的凭证必须经过审核。

审核人必须具有审核权。

审核人和制单人不能是同一个人。

凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

凭证可以单张审核也可以成批审核。

2.6记账

例2-6

将已审核凭证全部记账。

操作步骤

（1）执行“总账→凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。

（2）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。

如图2-6所示。

图2-6记账-选择凭证

（3）单击“下一步”按钮。

（4）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。

如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

（5）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。

如图2-7所示。

图2-7记账-期初试算平衡表

（6）单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。

登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

（7）单击“确定”，记账完毕。

注意事项：

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

上月未记账，本月不能记账。

·未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

·每月可多次记账。

2.7查询账簿

例2-7

查询“1403原材料”总账，然后联查明细账。

操作步骤

（1）执行“总账→账簿查询→总账”命令，打开“总账查询条件”对话框。

（2）输入查询科目“1403”。

（3）单击“确认”按钮，进入“总账”窗口。

如图2-8所示。

图2-8查询总账

（4）单击本月合计行，单击“明细”按钮，查看明细账信息。

操作演示

参见“操作演示\2\2-7.htm”。

说明

查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。

1、基本账簿查询

基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿的查询。

打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。

打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。

2、辅助账簿查询

辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。

打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。

打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。

2.8结账

例2-8

对本账套进行结账。

操作步骤

执行“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。

（2）单击要结账月份“2011.01。

（3）单击“下一步”按钮。

单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。

（4）单击“下一步”按钮，系统显示“01月工作报告”。

如图2-9所示。

图2-9结账-显示工作报告

（5）查看工作报告后，单击“下一步”按钮。

（6）单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

操作注意事项：

在启用多个系统的基础上，必须先对应收应付系统、工资系统、固定资产系统结账，总账系统最后结账。

因此，总账结账操作在900账套中不能进行练习，相关操作可参见结账视频演示。

3编制财务报表

会计报表是综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量信息的书面文件，是企业经营活动的总结。

作为企业财务会计报告核心内容的会计报表，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供了最为重要的会计信息，有利于报表使用者进行管理和决策。

报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。

3.1财务报表编制概述

1、格式状态和数据状态

　　报表编制分为两大部分来处理，即报表定义以及报表数据处理工作。

这两部分工作是在不同状态下进行的。

　　①格式状态。

在报表格式状态下进行有关格式和公式设计的操作，报表格式如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，也可进行报表公式的设计，如单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式等。

②数据状态。

在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。

在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。

单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状