监理资料归档管理办法.docx
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监理资料归档管理办法
业务文件资料归档管理办法
(暂行)
1、为了加强公司业务档案的科学管理,更好地为公司各项工作服务,根据建设部颁发的《建设工程监理规范》(GB50319-2000),《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50308-2001),特制定此办法。
2、本办法适用于公司各监理部承揽的工程监理(包括与其他单位合作监理项目)、项目管理。
监理业务档案的归档内容
3、监理档案按《建筑工程资料管理规程》要求,分为两类:
第一类为监理管理资料;其中包括:
监理规划;监理实施细则;监理月报;监理会议纪要(包括专题会议纪要);监理工作日志;项目监理部制订的管理办法及制度;监理工作总结(专题、阶段和竣工总结);获奖证书。
第二类为监理工作记录;其中包括,工程技术文件报审表;施工测量放线报验表;施工进度计划报审表;工程物资进场报验表;工程动工报审表;分包单位资质报审表;分项/分部工程施工报验表;工程复工报审表;月工程进度款报审表;工程变更费用报审表;费用索赔申请表;工程款支付申请表;工程延期申请表;监理通知及回复单;监理抽验记录;不合格项处置记录;工程暂停令;工程延期审批表;费用索赔审批表;工程款支付证书;旁站监理记录;质量事故报告及处理资料;见证取样备案文件;单位工程竣工预验收报验单;竣工移交证书;工程质量评估报告及工作联系单,工程变更单等。
监理档案组卷原则
4、监理管理资料类,按类型分别组卷的原则。
(1)、综合卷:
是由函概整个工程项目全貌的重要文件组成。
其中包括:
项目案卷总目录(必须装订);
监理招标文件,中标文件;授权委托书;
合同评审、监理合同、协议(必须正本);
总监任命书(必须原件);
监理规划,监理实施细则;
项目监理部制订的管理办法及制度;
项目监理人员名单,分工及进场时间表;
监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等);
竣工移交证书;
工程质量评估报告;
获奖证书等;
监理业务手册。
(2)、监理月报
(3)、监理会议纪要(包括专题会议纪要)。
(4)、监理工作日志等。
5、监理工作记录类:
是分别以单位工程(具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物)为组卷单位;以主要工程在先,附属工程在后为原则。
每个单位工程则按专业或建筑部位形成的资料分别组卷。
档案组卷的要求
6、每个工程项目的组卷排序以综合卷为首卷。
然后按监理管理资料类,监理工作记录类依次排卷。
7、如某项资料未发生时,可不立卷,卷内资料少时相关的文件可进行并卷,并卷后的案卷题名并列;并卷后的资料可采用“分目录”分别登记,并用“卷内目录”登记“分目录”的种类;卷内资料较多时可组多卷。
8、档案盒内以封面、目录、文件资料、备考表为序组卷。
9、卷内文件资料按发生的时间顺序排序。
(先发生的放在上面)。
档案组卷质量要求
10、归档资料必须真实反映业务过程中的实际情况,必须完整、准确;案卷力求美观、整洁,如有破损的应裱糊整齐。
11、监理档案应以原件组卷存档,在不能使用原件时,可用复印件,并说明原件的存放处。
12、工程资料应采用打印形式,手工鉴字;鉴字必须用黑色水笔填写,打印纸一律采用70gA4纸。
13、对于国家及北京市重点工程项目,要求采用缩微制品的档案,必须按国家缩微标准进行制作。
14、文件类可不装订。
15、各种表格、资料类必须装订成册,装订时要剔除金属物,需用棉线,在左侧装订。
业务档案的移交
16、监理档案应在工程竣工验收后3个月内整理组卷,由监理部总监工程师审查后送公司工程部审阅并签字,然后向档案室移交,并填写《监理档案交接登记薄》。
档案的保存期限与销毁
17、档案的保存期限。
(1)综合卷长期保存。
(2)监理管理资料及工作记录的保存期为工程竣工后5年。
(3)项目管理资料及工作记录的保存期为项目完成后5年。
(4)咨询、招标代理业务资料保存期为10年。
18、档案的销毁超过保存期的业务档案,经公司总工程师批准后销毁,并保存销毁记录。
监理档案管理用样表
附件1
工程监理档案
项目名称:
案卷题名:
编制单位:
总监理工程师:
编制日期:
自年月起至年月止
保管期限:
密级:
档号:
共册第册
档号
本栏由公司档案室在归档时填写
工程名称
填写项目总名称及单位工程名称
监理资料按有关监理规程或规范的要求分类;质量体系记录为一类。
类别
案卷题目
填写:
1、表格名称和代号。
2、卷内资料起止时间(必要时)。
3、卷内资料起止编号(必要时)。
4、分专业或分部工程(必要时)。
分承包单位(特大型工程适用)。
共册
第册
本栏由公司档案室在归档时填写
档号
工程名称
新建区二期工程
商业回迁楼
类别
监理工作记
案卷题目
分
部
项
工
程
施
工
报
验
表
G7-1
(土建三)
共册
第册
附件2工程案卷脊签样式示例:
字体要工整,字迹要清晰。
一律使用黑笔填写。
案卷总目录
册号
责任人
案卷题名
备注
卷内目录
序号
文件材料题名
原编字号
编制单位
日期
页数
备注
工程资料卷内备考表
案卷编号
本案卷已编号的文件材料共件,其中:
文字材料份,图样材料
张,照片张。
立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明:
立卷人:
年月日
审核人:
年月日
保存单位审核说明:
技术审核人:
年月日
档案接受人:
年月日
说明:
监理部手册资料整理方法和此办法冲突时,以此办法为准。
此办法内容作为竣工时使用。
二〇一二年三月五日
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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