顾家工艺新产品上市新闻发布会项目策划实施方案.docx
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顾家工艺新产品上市新闻发布会项目策划实施方案
顾家工艺新产品上市新闻发布会策划方案
姓名
省份市区邮编
设计说明:
会议是一种事先约定的、有组织的、有目的的聚众会晤、议事或传递信息的行为过程,是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的行为过程,是人们在社会过程中处理有关有关问题的一项经常性的活动形式。
策划关于顾家工艺新产品上市的新闻发布会。
一方面有利于自己对大学三年所学知识融会贯通,系统地把课堂所学理论知识应用到具体实践中,通过会前准备、会中服务、会后总结等各种必要的支持和服务工作,来筹划整个会议的各个细节事项,安排好各项工作的准备工作,不断学习,体现文秘的专业性,综合提高自己专业知识能力学习秘书人员应该具备的道德操守,在以后的工作中,严格要求自己,提高个人职业修养,做一名合格的秘书工作者。
二、会议背景
现今社会各行业的竞争激烈,尤其是人们随着生活水平的提高,都希望在忙碌一天回到家后可以坐在舒服的沙发上和家人一起休息。
因此,顾家工艺此次将推出数个具有代表性的创新款式产品,仿生的概念设计将清净圆润的荷叶与沙发完美的结合起来,蜿蜒起伏的造型自然延伸出沙发的躺位,形成浑然一体的沙发造型。
顾家工艺还把重点放在了“色彩”上。
粉色系列的牛皮突破传统黑白灰的厚重,并搭配素色浅纹样的面料,新闻发布会上,顾家工艺还将继续推出数款坐感优越,且具有领袖气质的沙发来协调整个客厅的布局,通过调整坐垫的材料填充、开线和增加电控功能部件来调整沙发的整体舒适度。
此外,顾家工艺还将同步推出儿童系列沙发,讨巧的造型搭配靓丽的色彩,与成人沙发相呼应,形成一大一小的“子母组合”,以此来强化顾家、爱家的家庭氛围。
三、会前准备
会前准备是整个会务工作的首要环节。
会前准备工作做得好坏,对会议的顺利进行有直接的关系。
扎实的准备工作,是会议得以顺利召开,圆满成功的基本保证。
秘书人员在会前必须做的准备工作如下几点:
(一)会议日程安排
时间
日程内容
12:
00
1.接待厅接待来宾,经销商,记者签到
2:
00
2.引导来宾、经销商、记者入场
2:
10
3.播放企业宣传片
2:
25
4.主持人请来宾就座
2:
30
5.主持人宣布新品发布会开始并介绍公司领导来宾与媒体
2:
35
6.顾家工艺总裁顾江生发表演讲(各15主持人请来宾就座分钟,留5分钟主持人串场)(附件1)
3:
10
7.顾家工艺总裁与嘉宾共同拉开新品幔布,并有请特邀嘉宾李雪讲话(各15分钟,共计30分钟,留5分钟主持人串场)(附件2)
3:
45
8.新产品模特展示,模特身穿礼服,展示产品的外观、特点、性能及使用方法,并配音解说。
(5到10分钟)
3:
55
9.记者来宾提问.市场营销负责人、项目负责人、顾家工艺公司领导作答
4:
25
10.会议结束,安排来宾退场,请媒体记者稍侯(钢琴或萨克斯伴奏,为来宾赠送礼品)
4:
40
11.顾家工艺领导和市场营销负责人丽芳和媒体详细交流
5:
00
12.与媒体交流结束(赠送礼品)
5:
10-
6:
00
13.市场营销负责人与各位经销商座谈,签约等
6:
00
14.洽谈结束,发赠房卡到餐厅共享晚餐
7:
30
15.晚宴结束,就寝(赠送礼品)
表1:
会议日程安排表
(二)场地布置
1.鸿福大酒店正门大堂内,接待人员佩带单位绶带迎宾,设标明会场,休息厅,就餐,领奖等地点的指示牌。
2.宾客接待台,设接待人员两名,登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册,并配二名礼仪向导。
3.酒店门口和会仪厅门口各摆放X展架5个,写真帖10张。
4.巨型喷绘做主会场背景墙,舞台两旁各放一产品展架,幔布遮盖,演讲台正面贴顾家工艺写真,上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜花。
5.会场演讲台两侧摆放花篮各两个,走廊前台两旁X展架。
6.主席台和各座位贴带顾家工艺的编号,桌上摆茶杯和纯净水,文件夹DM封尾页,贵宾名签。
7.企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。
8.调试好音响设备,指定好录像人员。
(三)参会应邀人员
1.邀请嘉宾:
家居公司领导黄赫、红星圆梦领导李优、集团公司领导唐菊等。
乐乐家具总经理李雪。
2.经销商代表:
有代表性的经销商5到10名。
(嘉兴经销商江明勇、开封经销商白亮、洛阳经销商宋杰、上海经销商张颖、北京经销商栾秀琴、天津经销商皇甫俊国、安阳经销商王瑜)
3.邀请媒体:
河南日报、东方今报、汴梁晚报、开封日报、等共十家媒体。
总人数共40人。
(四)新品发布会提供给媒体的资料
新闻媒体单位报道时既发放资料,包括会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品宣传资料、有关图片、纪念品礼品领用券、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)和空白信笺、笔(方便记者记录)等。
(五)发布会组织
1.组委会组长王彬(负责整个活动与酒店协调)
2.协调员邓江卫(协调员由顾家工艺营销部门组成,负责各小组的工作协调)
3.领导小组下分各个项目组分别为:
(1)会场接待(行政部的张秘书、李秘书、王秘书、方秘书、邓秘书、郝秘书6人负责来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待工作)
(2)营销部门的江勇与媒体联系(媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付)
4.场务维护及服务(负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰)
5.广告宣传(由策划公司与研究所市场部、销售部共同组成)主要负责
(1)主题背景墙设计制作及安装
(2)宣传DM、X展架、海报、礼品赠送手提袋、企业新品画册的设计制作
(3)媒体所需文章内容及主题、软文撰写、新闻通稿撰写
(4)领导、来宾演讲稿撰写和新品阐述资料的撰写
6.就餐(主要负责来宾、经销商的餐饮服务安排)
7.住宿(主要负责来宾、经销商的住宿服务安排)
8.主持人(主要负责各个环节串词及开场主持)
9.外联(主要负责与模特及演员联络以及现场产品展示安排6-8人)
(六)发布会资料袋内容(办公室李小乐负责)
1.会议手册
2.新品文字资料(招商)
3.相关图片、笔、信笺
4.餐券和礼品券
(七)发布会筹备
1.5月20日前,发布会策划方案定稿。
2.6月10日前,企业宣传片、宣传单、宣传册、台卡、背板、邀请函、横幅、海报、新品展示资料图片、风格设计方案确定。
3.6月25日前,上述材料印刷品交货。
其中宣传片在7月5日前出样片。
4.6月25日前,相关新闻稿及软文撰写完毕,并于7月1日起,交由相关媒体发布预热。
5.7月10日前,确定参会领导、经销商及媒体人员名单。
同时,发邀请函。
6.7月10日,将发布会策划方案交由会议主持方,以便其提前排练。
7.7月12日,联系酒店方,会议所需物品到位,礼品、签到本、签到笔、台卡、背板、横幅、海报、气球、等展示资料准备布展。
8.7月14日,最终确定场地布置,餐饮地点住宿房间、物料运送、气氛、背景、设备调试、桌椅安排(来宾位置)等。
9.7月15日上午物品检查、人员检查、资料检查、礼品检查、会场检查。
10.7月15日12:
20-1:
50全程摄影摄像协调落实,签到开始、赠送资料袋、嘉宾媒体佩带胸花、来宾卡、会场资料发放、会场引导,分别入座。
11.7月15日2:
00主持人宣布新品发布会开始。
12.7月31日前,将新闻稿和媒体软文继续发布。
(八)新品发布会所需人员、物料及使用位置
1.礼仪小姐(6人;会场门口)
2.模特(4人;会场)
3.主持人(1人;会场)
4.摄影师及摄像设备(1人1套;场内)
5.数码相机(3人3部;场内)
6.横幅(2条;会场)
7.鲜花(8篮;主席台)
8.贵宾名片卡(10张;嘉宾座位)
9.签到本2本,名片盒2个(接待台;会场门口)
10.笔记本电脑(2部;接待台和演讲台)
11.大型喷绘背景(1张;会场背景墙)
12.绶带(6条;接待礼仪)
13.X展架(6个;大堂和会场)
14.产品展示架(2个;展台)
15.赠送礼品(100份;来宾赠送)
16.产品VI会标(1块;演讲台)
17.资料袋、笔、信筏(各100份;应邀来宾)
18.请柬(120份;邀请来宾)
19.指示牌、写真(6张;会场门口、大堂)
20.礼品券(100张;接待台)
21.招待烟(10条;宾客接待)
22.矿泉水(10箱;宾客接待待定)
23.苹果、香蕉、葡萄(各5箱;来宾招待)
24.企业宣传片幻灯片、新产品讲解幻灯片(各1段;介绍)
25.来宾证(100个;来宾识别)
26.新品VI写真贴(100张;桌面、座椅、模特)
27.新品海报(20份;会场布置)
28.胸花(15份;部分来宾)
29.蒙红面布(2块;产品覆盖)
30.录音带、光盘(2套;音乐播放)
31.所展产品、道具(1套;产品展示)
32.会场专用接待车(2部;接送主要来宾)
(九)产品发布会邀请人员清单(略)
(十)产品发布会费用预算
(十一)参会人员名单
参会人员是参加会议的正式成员,包括主持人,也包括秘书人员,但不包括在会场上的其他服务人员。
参会人员必须是与会议直接有关的人员,有权了解会情、提出意见、表示态度作出决定的人;能够有助于会议达到预期效果的人;必须具备有合法身份和法定的资格。
主持人是会议过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
主持人:
王芳(顾家工艺总裁助理)
列席人:
李雪、陈丹、李宁
出席人:
皇甫轩(行政部总经理)、刘倩(财务汇总经理)、李立波(销售部总经理)、刘熙俊(业务部总经理)、高迪(生产部总经理)……
员工:
宋金超、薛晓惠、张新哲、李小雷……(共计235人)
说明:
秘书组将与会人员编排分组,为方便讨论问题,秘书人员根据部门类别进行编组。
出席人员名单顺序按照行政部、财务部、销售部、业务部等列出。
(十二)布置会场和安排座次
会议讨论形式为小型团队,工作人员可以自由、舒心进行讨论。
根据会议讨论形式来布置会场、安排座次;会场整体布局要庄重,体现会议主题和气氛;主席台是会场布置工作重点,设立主席台,便于体现庄重气氛和有利于会议的主持者主持会议。
主席台座次编排要先报主管上司审核,然后在主席台入口处的墙上标明。
具体布置安排如下:
1.会场形式为扇面形,给人正规严肃之感,与会议主题讨论相统一。
2.排列座次:
秘书人员将会场划分为若干部分,以部门为单位集中就座,与会人员由会议秘书引导就座。
53124
图1:
会议座次图
注:
1、2、3号的座次依次为:
李雪、陈丹、李宁,4号为主持人位置,5号为代表发言人的位置。
3.视听设备检查:
(1)屏幕:
会议室屏幕位置、角度要合适,使演讲人的头不用离开讲桌的麦克风便能看见屏幕。
(2)灯光:
灯光亮度稍稍调暗,以便屏幕上的画面清晰,但不能太暗,影响与会人员记笔记。
(3)音响:
检查线路,保证所有工作人员听清楚;检查麦克风,是否需要更换电池。
(4)会议开始前,提前十五分钟调好空调温度。
(5)文具准备充足。
(十三)文件资料准备
1.服务性文书资料(会议须知等)(附件3)
(十四)发布会议通知
1.通过电话和邮件通知参会人员。
2.书面通知(附件4)
四、会中事务
会间工作,指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作,包括会场组织服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。
(一)签到——使用电脑签到
电脑签到快速、准确、简便,参加会议人员进入会场时,只要把特制的卡片放在签到机内,签到机就会将与会人员的姓名、号码传到中心,与会者的签到手续在几秒内即可办完,将签到卡退还本人。
参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显
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