制度手册新.docx
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制度手册新
*******有限公司
(财务部制度手册)
目录
财务报销管理规定2
差旅费报销管理规定4
存货(进销存)管理制度8
资金管理制度9
个人借款管理办法11
会计档案管理办法12
固定资产及低值易耗品管理办法14
合同管理制度17
财务报销管理规定
第一章总则
第一条为进一步完善本公司的会计基础工作,规范财务报销程序,结合有关财务制度,制定本办法。
第二条本办法所指的财务报销内容,是指本公司所有涉及现金、银行收支业务而发生的成本费用或冲抵借款而发生的报销业务。
第三条财务报销原则:
依法合规、分级审批报销流程、责任分明。
第四条费用报销时间:
每周五为报销时间。
第五条本办法适用于*********有限公司各部门。
第二章报销执行及审批程序
第六条报销人应按照以下程序办理报销手续:
(一)报销人(经办人)按照要求填制报销凭证;
(二)报销人(经办人)按流程进行审核、签批;
(三)财务部进行报销单据的初步审核;
(四)财务部办理付款;
第七条报销单据的审批权限及具体的审批流程应严格遵循本公司的如下规定:
(一)日常费用审批权限
报销人(经办人)应先按照要求填制报销凭证,并提供相关文件及有效发票,由经办部门负责人进行审批后送交主管领导签批,由财务部出纳对金额进行审查,审查合格后报财务部主管审批,财务主管将审批后的报销凭证交至董事长秘书处,董事长秘书董事长审批后,将报销凭证返还至财务部出纳,由财务部出纳通知报销人(经办人)至财务部领款。
(二)日常费用审批流程:
报销人→部门负责人签字→主管领导签字→财务部出纳审核→财务部主管审核→财务部→公司董事长审核签字→财务部付款
第三章报销凭证及所附原始单据的使用和有关规定
第八条报销的原始单据必须合法有效。
符合国家有关财务制度的规定,同时具备以下条件的单据为合法有效的单据:
(一)盖有省级及以上税务局、省级财政局等监制专用章的发票或行政事业单位的收据等;
(二)从外单位取得的原始单据,必须盖有出票单位“财务专用章”或“发票专用章”;
(三)单据所载内容必须是与出票单位经营范围一致(委托税务机关所开的发票除外);
(四)单据所载金额必须大小写一致,金额正确,不得涂改,发票单据金额须与所填报销凭证金额一致(如发票金额大于实际报销金额,以实际报销金额填写报销单);
(五)付款单位、经办人或开票人、项目等内容必须填写齐全,付款单位名称要求文字必须填写正确。
付款单位必须填写单位全称,日常费用类付款可填写单位简称;
(六)不同时具备上述条件的单据为不合法的单据,不予报销。
(七)所有发票抬头必须以公司全称开具。
第九条报销人(经办人)应按照规定用途使用报销凭证。
报销凭证种类包括费用报销单、借款单、支付凭证。
(一)“费用报销单”为报销各项(与市场部项目无关的)日常经营费用时应填制的凭证,如购置办公用品、餐费、手机费、交通费、培训费等内容;
(二)预先借支现金应填制“借款单”;
(三)与市场部有关的,成本类支出应填制“支付凭证”;
填写规则如下:
1.要写与成本类有关的付款内容(如与第三方签订合同的,要写应付全款金额、已付款金额、本次付款金额、未付款金额,如没签订合同的,财务没有审核依据的,财务不予审核,找领导特批,请款人要及时签订合同);
2.要写领款单位名称、开户行账号等信息;
3.大小写金额要一致;
4.经办人签字
第十条报销凭证应按基本规范填写。
(一)必须用黑色碳素笔或钢笔填写;
(二)报销人(经办人)、审批人签字必须齐全;
(三)报销人(经办人)、审批人应属全名;
(四)填写必须工整,金额不得涂改,小写使用阿拉伯数字,即“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0”,在数字前面加币种符号,如人民币为“¥”。
大写按照人民币相应的汉字表示,即“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分”等,并在最大金额位数前加“零”或“○”封口。
(五)如报销会议费,需提供能证明会议真实性的合法资料
第十一条报销凭证的附件应齐全并粘贴整齐有序。
(一)报销凭证的附件数以原始单据的自然张数为准,凡与报销凭证中经济业务记录有关的每一张单据,都应作为报销凭证附件。
但报销停车费、过路费、差旅车票等零散票券,可以粘贴在一张纸(票据粘贴单)上,作为一张附件,并在此注明张数。
(二)报销凭证附件的粘贴方法:
报销人(经办人)将所有单据错开粘贴在与报销凭证规格相等的另一张纸(票据粘贴单)上,并在左方留出两厘米的装订线,如单据张数多,可使用数张纸(票据粘贴单)粘贴,然后将粘贴后的原始单据与填制好的报销凭证粘贴在一起。
第十二条财务部负责财务报销凭证的审核工作,对于填制不规范、附件不齐全或不合格的报销凭证以及未按照规定用途使用的报销凭证,财务部有权要求报销人(经办人)重新填制。
差旅费报销管理规定
为有效控制和压缩差旅费用的支出,提高各类业务人员的办事效率,特制定本制度。
一、办理程序
1、出差人员必须提前填写“出差申请单”和“出差计划表”,明确注明出差地点、事由、天数、所需资金;经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。
2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”和“出差计划表”,填写“用款申请单”,列明用款计划,由部门负责人签字担保后,经财务负责人审核,分管领导审批后方可借款。
3、出差人员回公司后,应形成出差完成情况书面报告,并向分管领导汇报,由分管领导考核结果,签署考核意见。
4、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”、“出差计划表”以及有效出差费用单据,按费用标准规定,经审核后方可报销差旅费。
5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经公司OA办公移动审批通过后,方可报销。
6、出差回公司应在一星期内报账,超过一星期报销差费,每一天按*元罚款,若迟报时间超过一个月以上,每一张单据按每月*元累积加罚(发票日期),并追究其部门担保人责任。
7、出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及负责人的责任。
二、费用标准:
(1)住宿标准(金额单位:
元/天--下同):
地区/人员
特区(北上广深)
省会级城市
省会级城市及以下
董事长(总经理)
实报实销(含副总经理,下同)
总监(付)以上
300
280
260
其余人员
270
260
240
(2)伙食补助费:
地区/人员
特区(北上广深)
特区以下城市
总经理
实报实销
总监(付)以上
60
50
其余人员
60
50
(3)市内交通费:
地区/人员
特区(北上广深)
特区以下城市
总经理
实报实销
总监(付)以上
50
30
其余人员
30
10
(4)交通工具标准:
工具/人员
飞机
火车
轮船
长途汽车
总经理
普通舱
软卧软座
二等舱
实报
总监(付)以上
普通舱
硬卧硬座(二等座)
三等舱
可乘
其余人员
——
硬卧硬座
三等舱
可乘
三、报销办法
(一)住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
2、出差人员由接待单位或住在亲友家的,一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况,在分管领导允许的前提下,可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报支,副总以上人员出差,可单独住宿。
(二)伙食补助费报销办法
中午12时前离开本市按全天补助;中午12时后离开本市按半天补助;中午12时前抵达本市按半天补助;中午12时后返抵本市按全天补助。
(三)交通费报销办法
1、旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺,特快按票价50%,其它列车票价60%予以补助。
因个人原因产生的订票费、退票费公司不予报销,如遇特殊情况需通过移动OA审批,报分管领导批准后,方可报销。
2、对于自带车辆人员,交通补助费予以取消(乘坐出租车办事需经主管领导同意)。
3、出差人员以乘坐公共交通工具为主,酌情可申请乘坐出租车,例如下列情况:
(1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的;
(2) 携有巨款或重要文件须确保安全的;
(3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;
(4)陪同重要客人外出的;
(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的
以上情况须请示部门主管同意后方可报销。
4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得绕行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。
遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示主管领导同意后方可报销。
(四)通讯费报销办法
因公外出、外出驻商场的人员,每月驻外时间超过10天的,经领导批准后,每月补助100元通讯费,特殊情况需经总经理批准。
(五)其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意,通过公司OA系统申请,审核通过的,财务部方可审核报销,同时,发生宴请的当日,餐补按照每天30元执行。
2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据;如果不能提供有效的住宿发票,则每天按照100元的标准予以报销。
3、驾驶员外出按15元/百公里补助,行车途中的违章罚款一律不准报销。
四、补充规定
1、两人以上出差人员,在请示主管领导允许后,可就随行高一级人员标准执行。
2、外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受市内交通费;会议费用中不含食宿时,按前述标准予以补助。
3、因飞机航班误点的状况非常突出,出差距离在1000公里以内的城市,交通工具首选火车,如若遇有紧急情况,经公司领导审核通过后,可以选乘飞机。
4、在北京,乘坐飞机出行的,出发和到达时间在22.00点以前的,公司不负责接送;在外地,出发和到达时间在22.00点以前的,只报销机场大巴费用,不予以报销打车费用;若时间超出规定时间,请示公司领导同意后,方予以报销打车费用。
出差计划表
姓名
部门
职务
出差时间
年月日到年月日
出差地点
出差事由
交通工具
行
程
计
划
费用预算:
元
交通费用元
住宿费用元
伙食补助元
其他费用元
申请人:
日期:
部门主管:
日期:
上级主管领导核准:
日期:
存货(进销存)管理规定
第一章总则
第一条为了加强和控制公司实物资产的财务监管,使公司的实物资产管理和财务管理能够相互稽核、监督、牵制,保证公司实物资产的安全、完整,特制订本制度。
第二章存货的收发、转移和领退管理
第二条商品入库单由采购员及时、认真填制,要求字迹清楚,填明入库日期、名称、规格、数量、质量、供货来源、单价、总价、运杂费等,经仓库保管员验收入库。
入库单实行一种一单制。
仓库人员凭鉴定报告书验收入库。
不符合合同规定要求的,不得入库。
第三条仓库保管员对入库的实物,要认真清点数量、检查质量和核实价格,做好实物商品验收、监督和保管工作。
第四条为了如实反映存货数量和金额的实有数额,做到帐物相符,应定期或不定期对存货进行清查。
对库存商品,至少应在年终编制决算前进行一次全面的实物清查;仓库保管员换人时,必须对其所管库存商品进行全面清查盘点,方能办理移交手续。
若发生存货损失,属过失人责任的,应当赔偿经济损失。
第五条财务部必须坚持每月按存货明细帐目同仓库保管员明细帐核对,如发现帐帐之间出入较大的,应查明原因,直到查清为止。
第六条组织库存存货清查,应以实体店人员、库管及财务等部门派员参加监盘。
坚持以实物为标准,逐样、逐件进行现场清点,边点边作记录(品种、规格、批号或效期、数量等)。
在清查基础上,分类汇总数量,然后与清查基础帐面余额核对,最后仓库编制存货盘点表。
对其盘盈或盘亏的存货,由参与公司共同审核并查明原因,报公司领导审批。
批准之前,先将存货盘盈、盘亏数从“原库存商品等科目转到“待处理财产损溢”科目;待查明原因后,再按有关规定和批准处理方法进行处理,调整有关帐务。
如对盘盈的存货,经查明确为收发计量或核算的误差等原因造成,应及时办理入库手续,调整帐面库存数和金额。
对盘亏的存货经公司领导和有关公司批准后,根据亏损原因,再分别按有关规定和批准方案处理。
:
资金管理制度
第一章现金管理
第一条严格按国家规定的范围收、支现金。
第二条严格遵守由开户银行确定的库存现金限额,超过限额的现金要及时送存银行,不得“坐支”。
第三条建立健全严格的现金收付手续制度:
1、由专职合格的出纳人员负责现金的收入、支出和保管工作,为确保现金的安全,现金必须放入保险柜内,出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管工作,也不得兼管收入、费用和债权、债务等账务处理工作。
2、现金收付必须以合法的原始凭证为依据,必须对原始凭证进行认真的审核,审核时要注意现金收支是否符合现金管理制度,是否违反国家财经纪律和财务制度,原始凭证所列内容是否齐全完整,手续是否齐全,大小写金额是否一致、正确等。
3、本着“合理、节约”的原则,严格执行公司制定的各项费用开支标准和报销办法。
4、必须坚持当面清点和检查制度,一切现金的收付,必须坚持当面清点,同时检查现钞真伪,以防止发生差错或造成损失。
5、收付后的原始凭证要加盖“现金收讫”或“现金付讫”章,表示款项已收付完毕,并按单逐日编制记账凭证,登记账簿。
6、在现金收付中,不准用“白条”抵库,不准私自借支公款;不准假造用途,套取现金;不准保留账外公款;不准签发现金空白支票。
7、每日业务终了,必须结出现金日记账余额与库存现金核对,做到账款相符,严禁挪用现金。
8、建立现金清查制度
对库存现金应定期或不定期地进行盘点,在清查中发现问题要查明原因,及时更正处理,根据清查结果编制“库存现金清查表”并编写清查报告,列明实际、账存及差额,长、短款原因及处理意见等。
第二章支票管理
第四条根据银行“不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算”的规定,对公司以外的单位,不管驻本地或外地不论以现金或汇款换取支票均不予办理。
第五条加强对空白转账支票的管理,严格登记注销手续,空白支票与银行预留印鉴要分别保存,不能由一人保管。
领用空白支票时,出纳人员必须将支票上空白内容填写齐全,特别注意收款单位全称、金额的填写,并在支票领用簿上逐项进行登记。
第六条本单位员工领用支票,原则上当天报账,最迟不超过3天,旧的未报,不得领用新的支票。
第七条对于填写错误和超期未办理结算的支票,必须由支票保管人加盖“作废”戳记,与存根一并保存。
第八条公司任何人员向财务部借支票,必须由本人填写“付款申请单”,说明借款理由、限额并经领导批准后再办理借支票手续。
严禁代他人领取支票、如下级代上级领取,一旦支票遗失、或被冒领追究实际签字领取人的责任,如给公司造成经济损失,应有签字领取人本人从损失发现之月工资及其他收入中扣除,不足部分公司保留提起民事追究的权利。
除零星生产采购资金外、不得借支限额支票。
第九条空白转账支票应妥善保管,不得丢失,若有遗失,应立即向银行办理挂失手续。
第三章汇款管理
第十条经办人必须事先办理付款审批流程,并向出纳提供收款单位名称、账号、款项用途和金额,由出纳确认手续齐备后进行办理。
第十一条对外付汇时应到国税局办理付汇完税证明,根据税务局批复,至外汇管理局办理付汇金额批复后办理付汇手续。
第十二条办理对外付汇时,应准备好以下相关文件到银行办理购、付汇手续:
支票、合同原件,对方公司提供的发票或付款通知书原件及复印件,财务章,境外公司的名称、开户行名称及账号、地址等(以上均用英文书写),税务部门开具的付汇完税证明及外汇管理局开具的付汇批复证明。
个人借款管理办法
第一章总则
第一条为提高公司资金使用效率,保证借款的及时报账,加快资金周转速度,规范对个人借款的管理,依据有关会计制度并结合我公司的实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法所称个人借款是指应收公司内部职工所借的差旅费及其他各种垫付款项,包括因出差、业务招待费、日常采购、培训等原因发生的个人借支的款项。
第三条 本办法适用于公司各部门。
第二章个人借款的审批与支付
第四条 个人借款需严格遵照各项费用支出的审批程序,凭有效借款单据到财务部申领借款。
审批具体程序为:
借款人→部门负责人→部门主管领导→财务部→公司总经理。
第五条财务人员应严格按规定审核借款单据,审核借款单据是否填写正确,审批权限是否正确,审核无误后,按照借款单上的金额付给个人。
对于个人借款应本着“前账不清,后账不借”的原则执行。
第六条出差人员借款时,应填写《借款单》,注明预借金额、出差天数、出差地点等。
第七条领用支票前,应填写“支付凭证”,按照规定程序报批后,本人签名领取,并在“支票领用登记簿”上签字。
支票领用人使用支票时,不能超过申领时的限额,并严格按照资金计划的指定用途使用。
第八条 支票使用人要妥善保管好支票,不得损毁和遗失。
由于遗失支票给公司造成损失的,要按实际损失全额赔偿并追究当事人的责任。
第九条 借支大额现金(5000元以上,含5000元)的,原则上要在借支现金前一天与财务部预约,以便财务部准备现金。
(遇紧急情况特殊处理)
第三章个人借款的归还
第十条 员工借款后,应保存并整理好报销单据,在取得报销单据后3个工作日内报销,不得无故拖欠。
凡超过规定时间,经通知仍不报账的,财务部将会同人力资源部在发放工资时从工资中扣回。
第十一条 财务部应严格执行现金管理的有关规定及有关公司报销的各种规章制度和开支标准,对报销单据的合法性、完整性进行审核,要求各种原始发票合法有效,不能用收据代替,发票内容要填全,对于不合规的发票或白条,财务部有权拒绝报销。
第十二条各部门领取的借款在年底之前需归还财务部,如有需要下一年初再借支。
第十三条 对于因某些特殊情况不能及时取得正式发票,偿还期较长的借款,要写出正式书面材料说明,经部门负责人、部门主管领导审批后,送财务部签批后报财务部备案。
第十四条 各部门负责人,对其部门人员的借款及时报账负有监督管理责任。
会计档案管理办法
第一章总则
第一条为加强会计档案管理,特制定本办法。
第二条本办法适用于有限公司各部门。
第二章财务档案
第三条财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、账簿等有参考价值的原始资料。
它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计账簿、报表和打印输出的书面形式的会计账簿、报表等。
它包括会计档案和财务文书档案。
第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括:
会计凭证类:
原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
会计账簿类:
总账,明细账,固定资产卡片,其他会计账簿。
财务报告类:
月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表等。
其他类:
银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表、税务报表。
第五条财务文书档案包括:
上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件;
财务部门内部统一制定的各类决议和规定。
第六条会计档案的整理
1、会计凭证的整理
当月会计凭证在记完账之后连同所附原始凭证即附件,应不迟于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理,并加具封面、封底、装订成册,在装订线上加贴封签。
在封面上要写明单位名称、年度和月份,起讫日期和起讫号数,在封签处加盖单位财务章。
在指定的档案柜内摆放整齐。
2、会计账簿的整理
会计账簿在年终决算后应不迟于次年1月31日前,将各种活页账簿(包括电脑账簿)连同账簿起用簿和经管人员一览表一并装订成册,加上封面,统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本账一起收档保管。
3、财务报告的整理:
公司年度会计决算报告在经董事会批准后,不迟于批复后10日内将其汇编成册,编上序号,登记在案收档保管。
4、财务文书档案的整理
各类财务文书档案,如合同、协议等要在执行完毕后定期整理,另行存放;在本会计年度结束后,应不迟于次月初10日内将其汇编成册,编上序号,收档保管。
第七条财务档案的保管
1、财务档案由管理员负责管理,管理员的职责为每月末、年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。
2、管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档,登记的内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。
3、管理员负责档案库的全面管理,除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外,应于每季末对会计档案进行整理,检查会计档案有无丢失、毁损情况。
如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。
4、管理员调动工作时,要对文件进行清点,办理交接手续,并有负责人监交,尤其是电脑密码和使用资料。
交接过程必须清楚,填制交接清单。
交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。
5、所有档案必须按规定归类,将分类以后的档案材料装订成册,编排顺序号,与档案总目录表和分类目录表相对应。
6、将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表及总目录表后,装入统一标准的档案盒内。
7、对财务档案必须进行科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。
同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
8、设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。
9、各种财务档案的保管期限,根据财务档案保管期限表,分为永久、定期二类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。
财务档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第八条财务档案的借阅
1、财务档案原则上不外借。
如有特殊情况需借出时,应由借阅人填写“财务档案借阅登记本”,财务档案借阅单位由借阅人所在部门负责人签字,然后由财务部批准后方可将档案借出。
2、财务档案借阅期不超过三天。
如三天借阅期满需续借时应办理续借手续,重新填写“财务档案借阅单”,经借阅部门负责人和财务部负责人签字批准后方可续借。
3、借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的,自借阅期满后一天起,每超期一天收借阅人*元的档案占用罚金,扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。
4、借阅及退还时,要当面清点,退还时办理注销登记。
借阅人归还会计档案时,应保证档案完整、整洁,由管理员检查无误后方可归档。
5、如会计档案遗失,由借阅人负责查找。
如在确认档案遗失后一个月内查找不到,或造成会计档案短缺的,将对借阅
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