政府办公系统.docx
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政府办公系统
综述
政府办公系统实验是以一套办公自动化软件为基础进行的政府办公模拟实验。
本套系统重点突出了协同办公的特点,让学生作为不同的办公人员登陆系统,进行协作办公,共同完成工作任务。
软件以某一办公项目为核心,让学生扮演不同职位的角色,共同完成自己设定的项目。
其中包括各种办公手段,如内部邮件、文档管理、公文流转、信息管理等,除了以项目为基础进行办公外,还可以完成一般意义的办公自动化的操作。
政府办公管理系统除了具有传统OA的邮件、工作流、文档等功能外,还使用了项目管理和知识管理的思想,更加注重工作任务的分解、协同和监督;知识的积累、沉淀和分享,多条件跳转的分支流更为特色,有效为政府办公构筑协同工作平台。
本部分实验可使学生了解到政府办公系统使用后,对提高政府办公效率、加快事务办理速度、提高办公协作程度、加强交流和共同等各方面的优点。
政府办公系统基本遵循以下理念达到使用效果:
ØCommunication沟通:
通过邮件、公告、BBS论坛、短信系统、自动提醒等功能构建迅捷、高效的信息沟通平台,使信息能在第一时间传达到需要知道的员工处,大大降低了沟通成本,为部门的快速反应奠定了基础。
ØCollaboration协作:
通过任务协同、项目协同、事务流转等功能创建协同工作平台,不产生工作的无效等待在日常事务中占了非常大的比例,通过系统的协同工作平台和提醒机制能够有效地缩短等待时间,提高工作效率。
ØControl控制:
通过严格的权限和信息呈现机制,可以让决策层和管理层及时掌握其管辖范围内员工的工作状况和进展,突破下属人员过多造成的管理瓶颈,使扁平式管理模式成为可能。
课时安排:
4课时
实验安排:
实验一1课时
实验二3课时
《政务信息管理》
中国人民大学出版社作者:
周晓英王英玮
《政府电子文件管理》
中国人民大学出版社作者:
冯惠玲
实验一应用基础
了解办公自动化对政府内部办公工作起到的推动作用;了解办公系统的一般应用范围;学习使用办公系统;进行基础设置,保证综合协同办公系统的应用。
一、管理员进入系统。
管理员是本系统的最高权限用户,在实验者第一次进入系统时,管理员用户就默认存在,直接以管理员用户即可登陆办公系统中。
首次进入系统默认的有一个上班考勤的时间,如果超过时间,则管理员进入时则会提示“上班迟到,请填写理由”;在该处填写迟到理由,点
完成本日考勤。
图1考勤页面
如果在上班时间之前登陆,则显示如下首页面。
首页面是对本人工作任务的提示,包括“我的任务”、“我的文档”、“我的邮箱”、“我的审批”。
具体的详细功能在每项栏目说明里再描述。
图2办公首页
二、基础设置。
1)职位管理。
职位管理是设定本单位的职位信息,实验者可根据某一行政单位的组织结构为基础,设定职位,如书记、办公室主任、办公文员、人事处长等职位。
点击左侧树型结构中的“职位管理”进入管理页面,管理页面如下图。
图3职位管理
增加职位。
默认的最高职位是书记,选中左侧的书记职位,点职位操作按钮,可看到以下页面,是为书记添加下级职位。
输入职位名称、简介和考勤时间,点
即可完成添加。
其中考勤时间按照hh:
mm这种模式来写。
如果是想为办公室主任添加下级职位,则在左侧选中办公室主任,按照上述步骤操作。
点“删除当前职位”,则可以删除目前进入的职位。
图4新增职位
职位的移动。
对已经添加好的职位,可以改变职位的所属上级职位。
如下图,左侧选中了办公室主任,然后点职位的移动,在下方选择将办公室主任移动到副书记的位置,点
完成移动,则副书记成为办公室主任的上级职位。
图5职位移动
修改职级。
职级是对职位的编号,例如最高职级为1,就是指书记,第二高职位为副书记,则副书记则为2,根据设置的职位高低,进行职级的设置。
职级的设置和以后公文流转部分的判断操作有直接关系,具体关系参照公文流转部分。
图6职级修改
2)角色管理。
角色管理主要是为权限设置服务(职位管理中也有权限管理),角色中的成员继承角色的权力,角色与角色没有上下级关系,他们是平行的。
首先设置角色,然后为角色赋予权限,把成员加入该角色,则该成员就具有了这个角色的权限。
进入角色管理中,系统默认的有两个角色,一个是管理员,一个是默认角色,新添加的人员都属于系统默认角色,管理员属于Admin管理员角色,管理员具有最大的权限。
图7角色信息
角色设置。
点角色管理进入添加页面,这里可以先创建和修改角色,本步骤创建完角色后,再为该角色分配权限,例如可以设置文员、基层人员、中层干部等角色。
图8增加角色
分配权限。
在上一步角色设置好以后,为各个角色分配权限。
选中需要分配的角色,点权限管理——加入权限,进入权限设置界面。
权限设置页面中,点左侧的办公项目,右侧即显示相关的权限,勾选相应的权限,点
完成添加权限。
图9角色权限管理
将用户加入角色。
选中左侧的角色,可看到有角色成员和非成员,分别表示该角色下已有的成员的其他未在本角色下的成员,在非成员中,选择要加入的成员,点加入角色即将该成员加入到本角色中。
图10角色成员管理
3)人员管理。
这里是对成员信息进行添加、删除、离职、调职的管理。
进入人员管理可查看到目前在职员工和离职员工的详细信息。
图11人员管理
添加新用户。
在此实验者添加了新用户以后,就可以以新用户的用户信息登陆系统中,同时模拟多个用户进行操作。
实验者可以添加10个左右的用户,设置不同的职位进行实验。
点新用户按钮,添加用户信息,添加时可选择“站内短消息提醒”,则添加后系统会给所有的用户发送站内短消息,提示有新员工加入。
图12增加新用户
离职调职。
对系统内的用户,可进行离职、调职操作。
选中用户,点离职或调职按钮进行操作。
其中调职操作时,要选择调职的目标部门,该用户即调配到该部门。
图13调职管理
三、考勤管理。
在考勤管理中,可以设置考勤时间,并进行考勤记录查询。
在本实验之初,有默认的考勤时间,所以在第一次进入实验时,管理员可能要面对迟到的考勤。
在考勤管理中,可以重新设定考勤的时间。
1)设置考勤信息。
进入考勤管理,有考勤日设置和考勤时间设置。
这里我们可以首先设置考勤时间,输入上班时间和下班时间,保存后生效,则本系统中的所有成员登陆考勤时间均按此标准执行。
图14考勤设置首页
设置考勤日。
设置考勤日可以根据某一时间段来设置,如本周或本月,设置本周或本月的考勤日期有哪些。
选择上图中的本月,点详细情况,进入以下界面,这里可以看到工作日和休息日的颜色不同,单击某一天,可改变当日的状态,设置完成后点确认。
则考勤时就按照设定的工作日完成考勤工作。
图15设置考勤时间
2)考勤查询。
考勤查询可按照单位、职位和个人分别查询。
如按照职位来查询,输入查询开始和结束的时间,选择职位,点查询,下方则列出所查时间段的考勤记录,包括迟到、早退、未考勤天数等,点相关的数字,还可以看到考勤的详细信息列表。
图16考勤信息查询
四、内部论坛管理。
内部论坛提供了在内部进行工作讨论、娱乐、资料共享、人员沟通等交流平台,工作人员可自由发帖、跟帖,对某一问题进行讨论,进行资源的共享。
管理员可以设定分类、在类别中设置各个板块,同时可以为各个板块设定斑竹,由斑竹负责对该板块进行管理。
图17论坛管理首页
1)设置分类。
点添加分类,输入分类名称和分类简介,完成添加。
添加后的分类,就可以在其中设置不同的数个板块,同时如上图,可以对已经添加的板块进行编辑和删除的操作。
图18设置论坛分类
2)添加板块。
点添加板块,这里输入板块名称和介绍,然后选择板块类型。
板块类型分成公共和私有两种,公共的板块是任何登陆本系统的用户都能看到的,私有的板块则只有指定的成员能够进入。
图19论坛板块管理
设定斑竹。
点设定斑竹,可从所有的人员当中选择其中一个或多个作为斑竹,则被设为斑竹的人员登陆后即可管理该板块的发帖信息。
图20设置斑竹
3)发帖和管理。
进入各个板块,可看到帖子的列表,点发表新帖按钮,可自己发布帖子。
发送帖子时,可选择该帖子通知其他成员的方式,可设置为本版公告,则进入本板块后可以看到提醒;选择系统公告和桌面提醒,则帖子发布后,各个用户会收到来自于系统的短消息通知。
帖子发布之后,斑竹可删除、移动该帖。
图21发布新贴
五、短讯管理。
短讯是系统中的用户相互发送信息的平台,可以针对某一人或多人发送站内的短讯;同时系统提醒用户的短讯也在此处接收和管理。
短讯管理中有手机短讯的管理,本部分功能的实现需要有电信网络服务商的支持,这里仅列出供实验者了解和参考。
进入短讯管理,将首先看到“我的消息”管理,这里存放所有的收到的信息,其中有
标志的为已读信息,
标记的为未读邮件。
已发送消息中记录已经发送的短讯记录。
图22短讯管理
写新消息。
写新消息时,首先选择站内短讯接收人和手机用户接受人或直接填写手机号码,然后输入发送内容,点发送发送成功。
手机发送只能提供作为参考,不能真正实现。
图23写新消息
实验二协同办公
以项目管理为基础实现网上协同办公,认识协同办公为提高工作效率带来的帮助;设计公文流转过程,并模拟进行整个流程的运做。
一、项目建立和管理。
系统中的大部分办公功能都是基于项目来实现的,项目好比是一棵树,可以一直延展。
一个项目可以包括一个或多个子项目和子目录,同时也拥有其父接点,单位项目是这个数的根。
首先应该建立工作中应用到的各种项目,所有的办公操作基于这些项目,进行任务的分配、工作的提醒、文件资料的发送、公文的流转等等。
系统默认的总的项目为单位项目,可在此项目下建立分项目。
点左侧的某一项目进入项目管理页面如下。
图24项目管理首页
1)创建新项目。
首先针对某一项工作创建项目。
这里我们先进入到单位项目中,点管理项目,在管理项目中点创建下级项目,输入项目名称、期限时间、占用比例,选择项目的状态点
按钮完成项目的添加。
如我们在单位项目下建立一个公车采购的项目。
图25增加新项目
2)管理项目。
对创建的项目可以进行删除、修改等管理功能。
删除项目时,选择该项目,点删除项目即可删除。
修改项目中,主要是根据项目的进展改变项目的状态。
图26管理项目
3)项目移动。
在项目的首页,有项目移动按钮,点项目移动可改变项目的所属关系。
比如目前的项目在单位项目下有两个子项目:
公车采购和电脑采购项目,我们把电脑采购项目转移到公车采购项目下,作为公车采购的子项目。
具体操作为选择左侧的电脑采购项目,点项目移动,则跳出如下的页面,选择你要移动的位置“公车采购”,点
按钮,完成移动,则电脑采购项目则成为公车采购的子项目。
图27项目移动
4)项目成员管理。
项目设置后,管理员或具有相关权限的人员可以为该项目添加成员信息,添加到该项目的成员可以在该项目下进行系统办公,同样可以删除该项目的成员。
首先进入“显示组员”,可以看到该项目的成员,在此可设置项目的组长,选中某一成员,点设置为组长按钮,在身份一列中可以看到身份的变化。
图28项目成员的管理
非成员加入项目。
查看非成员信息,这里是所有没有加入到目前项目的成员列表,选择成员,点加入组,则将几名成员加入到该项目组。
图29将非成员加入项目
订阅人管理中列出订阅该项目的人员信息,有关订阅方面的介绍将在“我的项目”中详细介绍。
5)订阅项目。
有的成员可能并不在某一项目组中,但对该项目的进展和信息比较关心,可采取订阅项目的方式进行关注,订阅后,可以方便快捷地获得该项目信息。
在项目管理的首页点订阅项目直接订阅,订阅后在我的项目中可以查看到。
图30订阅项目
进入我的项目,在我的关注中可以看到已经订阅的项目,如果想取消订阅的项目,选择该项目,点删除订阅即可。
我的参与列表则是作为项目成员的项目列表。
图31查看订阅的项目
二、任务管理。
任务模块提供了一个协同工作的平台,通过这个平台,每个可以安排自己的个人计划,并可以发起协同任务,使多人共同去完成一个任务,并提供任务反馈交流平台及短消息平台,使每个人任务的接受状态以及在完成任务过程中的反馈能以最快的方式在任务小组中传递,大大提升任务完成的效率。
点击左侧“我的任务”,进入任务管理,任务管理包括待完成任务、未完成任务、已完成任务、我的订阅、我的发起几项管理功能,下面对各个功能逐一说明。
其中待完成显示的是任务已经下达,等待办理者办理的任务;未完成显示的是已经过了任务时间,没有完成的任务列表;已完成是执行者已经确认完成并回复的任务;我的订阅是领导如果想对哪个任务进行关注,订阅的任务列表;我的发起列出所有由我发起的任务。
图32我的任务首页
1)新建任务。
工作任务可以由本人自己制定,也可以由上级领导分配;同样可以为自己制定任务计划,也可以为其他成员分配工作任务或和其他人员协同完成某一任务。
新建任务时,点新建按钮,进入任务新建页面。
这里首先输入任务主题,选择项目。
选择任务属性是独占任务还是限时任务,独占任务是指该任务在执行时,具有时间和执行人唯一性,简单来说,就是在一个时间段一个人只能安排一件独占任务;限时任务是指由发起人制定最后截止时间,在最后截止日期前未完成的话,系统都会提醒用户,此任务没有时间和执行人唯一性的限制,即一个时间段一个人可以从事多个限时任务。
输入任务开始和结束的时间,如果选择全天事件,则开始时间和结束时间自动显示为上班和下班时间。
选择任务的类型。
在执行人员中,如果不选择需要协同,则该任务是为自己分配的任务,将自动列在待完成任务中,如果选择需要协同,则选择协同人员,点
按钮添加,可以采用站内短消息提醒办理人。
右侧则显示办理人员的列表,如果办理人员在某一时段有工作任务,则会通过不同的颜色块显示。
图33添加新任务
检测冲突。
因为有独占任务,所以在请求其他成员系统办理任务前,首先检测有没有时间安排上的冲突,如果所安排的时间与成员的其他安排有冲突,则不能安排本次任务给他。
如果没有冲突,则提示如下面左图,如果有冲突则提示如右图。
图34任务检测
2)待完成任务管理。
任务分配后,都进入待完成的列表。
任务的状态有三种:
待办、待定、完成。
建立给自己任务,直接显示为待办状态用符号“!
”表示;别人给自己分配的任务,首先是待定状态,用符号“?
”表示,选择该任务,点“接受”按钮,则状态变为待办;已经完成的状态用符号“√”表示。
点反馈即可查看到目前任务的接受情况。
图35任务查询
待办任务办理。
对待办的任务,成员需要进行办理,点任务的内容可查看内容的详细信息,这里可以对该任务添加评论,任务完成后点完成按钮表示任务完成,则任务自动转入已完成任务列表中。
未完成与待完成操作类似。
图36任务反馈
3)任务订阅。
对于其他成员的任务,一般领导也需要对其关注,这里也提供了类似于项目订阅的任务订阅功能,为了实现他人任务的订阅,这里引入的是观察视角的功能。
观察视角是可以以其他的角度去查看工作任务,然后订阅。
如管理员登陆后,可以以其他人的视角查看他们的工作任务(以甲的视角则能看到甲的工作任务),然后选择想关注的任务,点订阅按钮。
注:
只能以其他人的视角进入才能有订阅功能。
图37订阅他人的任务
4)我的发起。
我的发起列出自己发起的所有任务,这里可以查看任务的完成情况。
图38查看我发起的任务
三、客户管理。
客户管理模块的作用是记录本单位客户情况和对客户的走访跟踪记录,包括客户类别、客户等级、走访意图、费用记录统计等。
是单位记录管理客户信息,查询统计客户情况的平台。
客户管理中也有改变视角的功能。
进入客户管理模块,用户可以选择不同的视角来观察客户情况,可以选择的视角包括自己和自己的下属,当在选择框选择视角的时候,您的操作权限也就相应的会做改变。
只有当视角是用户自身的时候才有最完整的操作权限,当选择下属视角的时候,则操作权限就会受限,用户将只能查看客户情况和改变该客户的添加人,其他操作将无法执行。
图39客户管理首页
1)添加客户。
这里录入客户的详细信息,其中“添加人员”是根据登陆用户身份自动添加的不能更改,如要更改可以由上级领导进行更改。
点击“查看全部”查看该客户的所有联系人,并指定主要联系人。
图40添加新的客户信息
如果没有联系人,则在选择联系人页面点添加,为该客户添加联系人。
图41添加客户联系人
2)添加联络。
该处是为客户添加联络人,选择公司,点添加联络,同样出现以上页面,对客户的联系人进行添加。
3)添加接触。
这里添加和客户的接触信息,主要记录客户接触的时间、费用、内容、目的等,其中有协同人员选择,该步骤的选择的目的是为了让其他成员帮助接触客户,该步骤添加了协同人员后,则在该成员的协同客户列表中就会增加该客户。
图42添加客户接触记录
4)协同客户。
在协同客户中,列出上步操作中其他成员要求协同跟踪的客户。
图43查看协同客户
点目前状态,可看到详细信息。
图44查看客户详细信息
四、我的联系。
我的联系主要功能是添加各类联系人,以便以后查询。
联系人添加功能中,可以直接选择已有的信息添加过来,也可以自己直接录入新的信息。
其中分为员工联系人、客户联系人、自定义联系人。
图45我的联系首页
添加联系人。
进入添加联系人,选择类别单位员工,则列出所有的本单位成员,选择要添加的成员,点添加将选择的成员信息添加到员工联系人中;选择客户联系人类别,则列出所有的客户信息,选择要添加的客户信息,点添加将选择的客户添加到客户联系人中。
点自定义类别,直接输入联系人的信息即可。
图46添加联系人
五、文档投递。
在项目中,会有一些公用的文档资料,成员可共同查看。
选择左侧的项目,点投递文档,进入文档投递页面,将文件上传,所上传的文档会进入有审批权限的人员的待审批项目文档中,并同时在该帐户桌面显示。
图47上传文档
我的文档管理。
我的文档管理是对已经上传的文档进行查看,同时有审批权的成员对上传文档的审批工作。
进入我的文档,可查看已归档的所有文档。
有管理权限的成员对不需要或废弃的文档进行丢弃文档的操作。
图48已归档文档管理
进入待审批,可查看到等待审批的文档列表。
选择文档,点批阅文档完成批阅,也可以在此直接丢弃该文档。
图49待审批文档管理
六、邮件管理。
邮件可以分为内部邮件和外部邮件,内部邮件可以直接发送和接受,同时可以以附件的形式发送文档资料,外部邮件类似于OUTLOOK,可以根据个人邮箱帐户直接接收外部邮件,本功能只提供给实验者了解。
图50我的邮件管理首页
1)写新邮件。
这里编写邮件信息,通过选择收件人、抄送人、秘抄人,确定发送目标,录入主题,选择所属项目和重要性,输入内容,同时可以发送多个附件。
邮件编写完成后,点“发送”按钮发送邮件。
图51写新邮件
发送邮件时,有一个选项为普通邮件和邮件归档,默认普通邮件都选中,如果选择邮件归档,则该邮件类似于文档投递,需要经过审批程序,出现在归档文档中。
图52邮件类型选择
2)收件箱和发件箱管理。
这里存放所有已发和已收的邮件列表。
可以将这些邮件转移放入各个文件夹中。
图53发件箱和收件箱管理
七、公文流转。
针对不同的工作流程,需要设定个性的处理方式和填写表单,公文流转功能为定制工作流程,进行公文流转提供了网上实现的工具。
公文流转按照角色权限主要分成以下流程:
管理员:
新建表单->设定表单样式和附件模板->根据表单新建流程->定义流程的步骤和跳转条件以及绑定相关人员
普通人员:
进入拟稿箱->拟稿
审批人员:
进入我的审批->打开文档->审批
1)表单管理。
表单是一个流程产生文档得一个基本信息,在本系统中,表单分为两个部分,一个是可以用来统计查询得数据部分,它能保存表单的基本信息,但是其文档样式不会太灵活,一个是表单的附件部分,它可以以任何形式的文件构成,可以弥补前一部分的样式问题,一般来说,一个表单提供一个附件模板。
以上两个部分都是可以自定义的。
首先进入公文流转的流程管理
图54公文流转首页
点表单管理——新增表单。
这里我们以一个差旅报销审批单的例子来进行说明。
首先录入表单的名称,可选择一个文档模板上传。
图55新增表单
下一步进入表单的格式设计,可看到表单设计器。
上部分是表单的预览,下部分是设计器。
参数说明:
字段名:
本设计器可以使用的字段有26个,每个字段只能对应一个填表的表格。
字段意义:
填表的表格代表的意义。
参与判断:
指是否参与到环节跳转的判断中去,在设计流程时用到。
内容:
换行还是不换行,控制填表表格的样式。
宽度:
填表表格的宽度。
高度:
填表表格的高度。
位置:
表格在整个表单中的位置。
填表示例:
对于所要填写内容的一个样例。
图56表单设计
我们设计出了如下表单,其中部分选择了判断数字,判断功能在流转过程中来描述。
则在流程开始时填写的报销单则按以下格式来填写。
图57表单设计效果查看
2)新建流程。
表单建立好以后,开始新建流程,设定一项工作中的公文的流转过程,我们以建立报销流程为例说明,建立报销流程,需要用到以上设计的差旅报销表单。
首先点新建流程。
图58先建流程
输入流程名称,选择相应的表单,点下一步。
进入流程第一步设计,我们输入名称报销申请,填写参数,填写完成后点下一步。
本步骤主要参数设置为不结束流程,流转规则按人员流转(即前面一个人员审批后进入下一个办理过程)。
参数说明
步骤名称:
指此步骤的名称,可以在流程管理时加以调解。
是否结束:
指此步骤是否可以强行结束,成为成果文档。
是否会签:
指此步骤是否需要多个人一起同意才能到下一步去。
流转规则:
指此步骤流转到下一步骤时,呈送到下一步骤的哪些人那里。
流程规则有:
按项目(流转到下一步骤的项目上级)
按职位(流转到下一步骤的职位上级)
按人员(流转到下一步骤的所有人员)
步骤简介:
此步骤的简单介绍。
固定提醒:
指发送到此步骤后,是否以站内消息的方式提醒接送到文档的人。
催办提醒:
指发送到此步骤后,在过了完成时间后,没隔一个周期时间,发送一次手机提醒,发送的总次数由所填写的次数决定,如果总次数为0,则为不提醒
图59编辑流程第一步
审批第二步,主要参数设置为不结束流程,按人员流转。
完成后点下一步。
如果流转过程要经过多个步骤,可以进行流程的第三步、第四步、第五步……多个步骤的设定。
图60编辑流程第二步
最后一步设置。
参数设置为结束流程,按人员流转,完成后点完成设计按钮,结束流程设计。
图61流程编辑最后一步
设计完成后,进入流程细节设置阶段。
其中位置可以移动改变流程,步骤移动只支持上移,点击相应的步骤后面的上移就可以了,下移可以通过其他步骤的下移实现。
图62流程查看
分支设置(本步骤可以跳过)。
分支是作为本步骤的条件设置,当符合某一条件规则时,可进行流程的跳转。
我们设定当部门>2时,流转规则为按人员。
图63分支设计
绑定人员。
进入流程管理,人员绑定是指定该步骤由谁来办理。
图64-1人员绑定
为每个步骤绑定办理人员,其中第一步必须绑定所有的人员,即所有的人员都可以参与第一步,因为我们的第一步是流程的开始步骤。
为每一流程选择相关的办理人员后返回。
图64-2人员绑定
绑定人员后,流程设置完毕,成员可登陆后进行公文流转的申请。
这里可以查看流程的图例。
图65流程图例查看
3)拟稿。
拟稿是流程的开始,进行公文流转的第一步。
首先进入拟稿箱,点右上角的撰稿可查看到所有的设定完成的流程。
图66
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