工作任务派发维护监督管理制度.docx
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工作任务派发维护监督管理制度
GZZD-JC-0091
工作任务派发、维护、监督管理制度
下发层级:
一级(通用)
发布时间:
8月
编码:
JC-10-16
制定目的
为了规范工作任务的派发与执行,提高工作的质量及时效性,明确各部门、各分公司问题回复的要求,制定本制度。
适用范围
本制度适用于全公司工作任务派发、监督检查、考核及回复。
规范事项
一、ERP工作任务的派发范围
(一)早、晚例会布置的工作
(二)各级领导临时交办任务
(三)各类会议布置工作
(四)计划任务周、月工作计划。
二、任务派发时间
(一)计划内工作:
各部门负责人每月月底前根据本部门月计划进行ERP任务派发。
计划工作的派发必须严格按照制定的工作计划派发,不允许擅自更改或漏项。
(二)计划外工作:
各部门/机构负责人应提前一周或提前一天,把所有部门员工的工作派发至每位员工的ERP系统中,并明确任务完成的时限、任务性质、任务的完成标准、责任人。
(三)协调性工作:
需多个部门协调、配合的任务,由部门长以“协调工作”性质的形式派发给配合的部门长。
配合部门长在接到此协调任务后,依据对方提出的要求,当日在本部门内进行任务派发。
(四)各级领导临时交办工作:
布置任务当天进行派发。
三、各级领导布置任务的规定
(一)总经理布置任务的派发与执行:
总经理派发任务由秘书统一派发,秘书对该任务有监管及撤销的权限,并确认任务的完成。
总经理派发的工作任务,责任人必须严格按照指示意见(包含工作标准及时限等)执行。
1.总经理直接交办给分管副总经理的任务,由秘书派入ERP中,如此项任务需继续下派至责任人的,分管副总经理必须在接到此任务后,第一时间下派至责任人。
2.总经理交办工作已明确完成时限的,严格在时限内完成,未明确完成时限的,原则上完成时限为3天,且能够提前完成的必须提前完成,不能等到时限最后一天上报。
3.总经理在报件中布置的工作,总公司及分公司各部门负责人确保接件当日完成工作布置,并将工作任务派发至相关责任人ERP任务中。
4.工作任务有指定执行人的,任务派发给执行人,未指定执行人的,任务派发给部门负责人。
5.执行人在接到总经理办的任务后,必须每天在ERP中维护任务的完成情况。
逾期未完的工作,执行人必须写明未完原因及预计完成时间。
6.对逾期未完的工作,秘书通过ERP导出报表后上报总经理,根据总经理批示落实责任。
7.非涉外内部未完工作,原则上不允许申请延期,逾期未完工作上报时需将逾期考核意见一同上报;对于涉外逾期未完工作,只允许申请一次延期,延期报件中必须注明完成时限及责任人。
8.总经理直接派发给部门责任人的工作任务,责任人需第一时间告知其直属上级领导(如涉及公司机密无需告知),并严格按照指示意见执行,其直属上级领导负责监督检查。
9.秘书室经理须在每日上午总经理批示完所有报件和处理完各部门面报工作后,第一时间安排秘书对上午各类报件中的批示意见、安排的工作及各部门面报工作进行汇总整理并进行任务派发;
10.每周五12:
00前,执行人应及时维护工作完成情况,秘书于13:
00至15:
00进行汇总,并上报总经理。
(二)总公司分管副总经理临时布置任务的派发与执行:
总公司分管副总经理当日临时派发的工作,由总公司分管副总经理当日把相关任务通过ERP系统派发至分管部门的负责人处。
(三)分公司总经理、总公司各部门负责人临时布置任务的派发与执行
分公司总经理/总公司各部门负责人当日临时派发的工作,需将相关任务当日通过ERP系统派发至分公司副总经理/总公司副总经理、分公司各部门经理/总公司经理级人员处。
(四)科室经理临时布置任务的派发与执行
科室经理临时派发的工作,需将相关任务通过ERP系统派发至任务接收人。
四、工作任务派发的要求
(一)工作安排必须录入系统,不得私自在系统外布置工作任务。
各任务派发责任人必须按时限和派发标准将任务逐项派发到责任人ERP中,并每日监督和跟踪工作的进展情况。
(二)
(三)工作任务派发时要求必须明确任务完成的时限、任务性质、任务的完成标准、责任人。
(四)
(五)各级领导应把工作分解到日,责任到人,确保每日都应给下属员工进行工作的派发,应派尽派。
(六)
(七)ERP系统中交办人应为任务实际交办人和派发人,且责任人、检查人、交办人不能为同一人。
(八)
五、工作任务派发监督
(一)任务派发监督部门:
1.各分公司办公室负责本公司范围内工作任务ERP派发情况的监管工作;
2.审计中心负责总公司各部门工作任务ERP派发情况的监督,同时负责各分公司办公室履行监管职能的监督。
(二)监督内容
1.各分公司办公室依据各本公司部门月工作计划、临时交办工作、各种会议中布置工作的派发、执行、完成情况进行抽查。
2.审计中心依据总公司各部门月工作计划、总经理室临时交办工作的派发情况进行抽查。
(三)工作任务抽查方式
1.各办公室每月对本公司各部门的工作内容进行随机抽选,并形成《检查记录》,按照记录表逐项抽查任务派发情况。
2.每月抽选的任务中必须包含月工作计划、周例会领导布置工作、分公司周例会布置工作、分公司月办公会布置工作、总经理临时布置工作等各类工作。
每月不定期抽查不少于四次,每次抽查的任务不少于20项。
3.抽查时必须如实填写抽查情况,发现任务未派入ERP或未及时派入ERP的,按制度填写考核意见,并由任务派发人签字确认。
4.每月25日前,各分公司办公室将当月的抽查情况以报件形式将ERP任务的抽查情况上报,经总公司分管副总经理批转审计中心汇总。
审计中心起草当月ERP任务派发情况的检查通报,于每月28日前上报总经理后在OA中予以通报。
六、工作任务的维护
(一)各部门员工在每日下班前,必须将待办任务完成情况包括具体进度、存在问题及解决措施、是否需要配合及配合标准、时限,在ERP中维护。
如工作不能按期完成,必须如实填报未完成原因、预计完成的时间,以便部门负责人及上级领导查看准确的工作情况。
各部门负责人及各任务派发人必须每天查看已派发的各项任务进展,未完成的任务不得点击完成;任务确已完成的,应当日确认完成,保证任务完成数据的准确。
(二)ERP工作任务维护标准:
1.“自评”栏维护:
填写该项工作进展、完成的比率。
责任人无论当日该项工作是否有进展,必须每日确认当前的完成比率,并保证“维护时间”每日更新。
需报件确认完成的工作,在报件上报后且未经总经理批示前,总经理办秘书需维护代批代面状态,待最后审批的领导核准该项工作完成后,方可审批完成,并跟踪任务派发人维护确认。
2.“延期”栏维护:
工作时限最后一日工作未完成的,须如实填写完成情况、考核指标、延期完成时间、解决方案等,否则一律视为因个人原因造成工作逾期。
3.“报备”栏维护:
总经理交办工作需要各工作负责人进行报备操作,如实填写完成情况和情况说明,并提交ERP系统。
4.工作完成的标准:
需上报报件的工作任务以最终报批后视为该项工作已完成;不需上报报件的工作任务,需任务交办领导ERP确认该项工作符合工作完成标准。
5.所有工作任务均须于工作截止时限前一天16:
30之前流转至最终审批人前一层级审批。
6.总经理派发的任务由秘书室各口秘书依据报批通过后的纸件进行ERP任务完成最终确认。
7.各公司/部门每日应通过OA上报日报,日报中每条任务均需明确工作内容、责任人及完成时限,分公司还应明确各中心支公司当日的工作任务,经分管副总经理审批通过后,经OA归档节点流转至审计中心。
每日由审计中心进行OA工作项与ERP工作项一致性的抽查。
(三)ERP系统任务冻结
ERP工作任务应在时限内完成并每日进行维护,责任人ERP工作任务若有一条未按时限完成且未进行单件回复,其余任务将自动锁定。
信息部月底最后一日导出统计数据,报转人力资源中心纳入当月奖金考核,并报转审计部备案备查。
每出现一次未完工作记录,取消当月绩效奖金的5%;该条任务未完成导致ERP系统第二次冻结,取消当月绩效奖金的20%,并处以降职处分;该条任务未完成导致ERP系统第三次冻结,按照《行政管理制度》甲类执行。
七、工作任务变更及撤销
上报工作计划经总公司审批后,任何人不得以任何理由更改计划节点,在工作计划执行过程中出现时间延误,相关责任人须将延误情况、原因及解决措施上报总公司,确保整体工作按时完成。
(一)以下原因致使工作任务的内容、责任人、工作标准或时限发生改变的,责任部门可以上报工作任务变更或撤销:
1.公司总体目标、规划、节点调整发生变化,工作任务需相应调整的;
2.因组织架构、岗位职责发生变化,工作任务需重新分配的;
3.原工作计划实施步骤、方法等需要变更,需要重新编制工作计划的;
4.因工作调转等原因需变更任务派发人、主办人、协办人的(因此项原因需变更工作任务的,完成时限不得擅自延后);
5.执行中出现不可预见的问题,导致工作无法按原计划推进的;
6.因配合部门原因导致主办部门工作不能完成,配合部门已在主办部门上报的变更或撤销任务申请上签字确认为配合原因且配合部门相关责任人已附考核意见的;
7.因主办部门未提供必要配合条件导致配合工作不能完成,主办部门已在上报的变更或撤销任务申请上签字确认为主办部门原因且主办部门相关责任人已附考核意见的;
8.根据公司批示或领导临时交办其他工作需要对原工作计划做出相应调整的。
(二)以下任务不得申请变更或撤销:
1.每日、周、月、年开展的固定工作;
2.已确定最终完成节点的项目和工作;
3.根据公司确定最终节点倒推制定的各阶段目标以及对该目标产生影响的各项主办工作及配合工作;
4.根据总公司ERP通知要求完成的各项任务(确实存在难以开展的情况且经通知责任部门确认对整体工作无实质影响的除外);
5.申请变更或撤销的配合工作未经主办部门签署同意意见的。
(三)任务变更、撤销报批及执行
1.责任部门上报任务变更时必须写明详细原因、变更的内容及对工作造成的影响,经分管副总经理批准后转部门负责人对已派发的ERP任务进行调整。
分管副总经理的工作需上报总经理批准后方可变更或撤销。
2.计划中心负责人开通任务撤销权限,对经总经理室成员批准变更、撤销的任务进行撤销。
(1)申请任务变更:
计划中心负责人接到报批申请监督、确认责任部门按变更后的工作项目、工作标准、时限、责任人派入ERP,并在1日内撤销原任务。
(2)申请任务撤销:
由计划中心负责人接到报批申请后1日内直接撤销任务。
(四)离职人员(或调岗人员)ERP任务撤销
1.部门负责人根据离职人员(或调岗人员)ERP中未完工作进行审核,并安排工作任务交接人。
2.部门负责人将未完工作及交接人列清明细,离职人员(或调岗人员)工作交接单完成后,作为附件一同上报至总公司分管副总经理审批(工作交接单填报完毕当日),只报离职申请表(或调转单)未将工作交接明细一同上报,秘书室有权拒绝收件。
3.工作交接明细经总公司分管副总经理审核后,由秘书室转计划中心,计划中心接到工作交接明细后1日内将离职人员(或调岗人员)的ERP工作任务予以撤销,同时离职人员(或调转人员)未完工作部门于当日派发至工作交接人ERP工作任务中。
4.总公司各部门、分公司不允许私自维护离职人员(或调岗人员)ERP中的未完工作,各部门必须按照任务撤销的相关流程进行上报。
八、ERP工作任务的监督
(一)监督权限
审计中心、计划中心、办公室办公室、总经理室、秘书室具有ERP系统的任务监督权限,对按各自职责对业务工作进行催办。
(二)监督职能
1.办公室办公室的监督职能
(1)分公司办公室办公室负责对本公司各部门日常工作、周例会布置的工作、领导临时交办的工作任务的派发、维护、完成情况进行检查或抽查;
(2)督促各部门按时按标准派发、维护、完成任务;
(3)对本公司各部门上报的周、月、年工作计划进行审核,并监督、检查本公司未完工作的进展情况;
(4)在本公司周、月公司例会及分公司年终大会上通报分公司各部门的逾期工作数量。
(5)总公司办公室负责对各垂管分公司办公室所上报的工作任务的派发、维护、完成情况进行复检和抽查;
2.计划中心的监督职能
(1)计划中心负责监督、检查公司整体日常工作、各项会议布置的工作、总经理室临时交办工作的派发、维护、完成情况;
(2)根据各部门上报的周考核、月考核,监督、检查、催办该部门的工作完成情况及未完工作进展情况;
(3)计划中心对分公司办公室办公室的工作进行监督、检查及指导;
(4)计划中心每日负责抽查计划内未完工作的落实与跟踪;每日与秘书进行对接、核对;每周汇总上报计划内未完工作检查情况同时明确解决意见。
(5)计划中心汇总、统计、上报周、月、年逾期工作数量,在每月的期权计划会上与各部门核对,明确解决意见。
3.审计中心的监督职能
(1)对总公司、分公司各部门未完工作是否及时进行OA单件回复进行核查。
(2)每周定期对总公司、分公司各部门每日重点工作、临时交办工作完成情况进行抽查。
(3)每月根据报批的月工作计划进行检查,主要对工作派发、执行、任务维护情况进行抽查。
(4)每月对绩效完成情况是否真实进行监督检查。
(5)每月对工作任务派发反馈情况(包括但不限于微信群派发回复、日报、周报、月报等日常工作完成情况上报等)、ERP任务派发的及时性、准确性以及任务进展维护的真实性进行抽查。
(6)审计中心以总公司各部门、各分公司ERP、OA的所有工作项为基础,将各工作项分类细分,并定期开展审计,审计结果经签字后通过OA上报。
对于审计发现的问题,转交监察中心查处。
4.总经理室、秘书室的监管职能
(1)各分管副总经理负责对所管辖的各项工作任务派发情况进行监督监管,监督内容包括但不限于任务的派发、工作完成情况上报及任务的维护管理情况等。
(2)秘书室经理负责各对口秘书对总经理临时交办任务的派发、跟催、完成确认的真实性、准确性、及时性进行监督监管。
九、ERP派发工作任务及绩效完成情况的排名
有利于各层级领导对于所各层级管理人员工作完成情况及工作饱和度的掌握,同时作为人力资源部提升、调转、降职、评优等依据。
绩效部门主要以绩效指标完成率排名为考评依据,ERP工作完成率、工作饱和度作为参考,非绩效部门主要以工作完成率、工作饱和度为考评依据。
(一)绩效部门:
1.绩效指标完成率排名,主要以个人绩效指标完成率为考评依据,每月根据每名员工的绩效指标完成情况进行排名。
2.ERP工作完成率排名,主要以ERP工作完成率为考评依据,每月将每名员工的ERP工作完成情况导出,按完成率进行排名。
3.工作饱和度排名,主要以ERP工作派发数为考评依据,每月将每名员工的ERP工作总数导出,按工作数的多少进行排名。
4.绩效部门科室负责人以下人员在本部门内部进行排名,主要以个人绩效完成率作为考评依据,工作完成率、工作饱和度作为参考。
5.科室负责人以上人员以绩效指标完成率、ERP工作完成率进行排名,在分公司内部,跨部门进行考评。
6.排名完毕后,要对工作总数及工作完成率排名前三、后三的员工进行汇总;对绩效完成率排名前三、后一的员工进行汇总。
此部分将作为人力资源部提升、调转、降职、评优等依据之一。
(二)非绩效部门:
1.ERP工作完成率排名,主要以ERP工作完成率为考评依据,每月将每名员工的ERP工作完成情况导出,按完成率进行排名。
2.工作饱和度排名,主要以ERP工作派发数为考评依据,每月将每名员工的ERP工作总数导出,按工作数的多少进行排名。
3.科室负责人以下人员在部门内部进行排名,以上人员在分公司内部,跨部门进行考评。
4.排名完毕后,要对工作总数及工作完成率排名前三、后三的员工进行汇总。
此部分将作为人力资源部提升、调转、降职、评优等依据之一。
(三)具体划分
1.含总公司分管副总经理层级以下人员
(1)总公司分管副总经理级别人员主要以ERP工作完成率和工作饱和度为评判标准,由秘书室负责统计、排名。
(2)分公司人员排名
分公司副总经理级别以上人员主要以ERP工作完成率和工作饱和度为评判标准,由各公司办公室按以上要求在各分公司内部进行统计、排名。
绩效部门
i.含科室负责人以下人员在本部门内部进行排名,由各部门文员负责进行统计、排名,主要以个人绩效完成率作为考评依据,工作完成率、工作饱和度作为参考。
ii.
科室负责人以上级别人员在分公司内部,跨部门进行考评,由各公司办公室按以上要求进行统计、排名,主要以绩效指标完成率、ERP工作完成率为评判标准。
非绩效部门
含科室负责人以下人员在各自部门内部进行排名,主要以工作完成率,工作饱和度为考评依据,由部门文员负责统计、排名;
科室负责人以上级别人员在分公司内部,跨部门进行考评,由各公司办公室按以上要求进行统计、排名,主要以绩效指标完成率、ERP工作完成率为评判标准。
2.总公司各部门按现有部门所有人员进行排名
(1)含科室负责人以下人员在总公司各部门内部进行排名,主要以工作完成率,工作饱和度为考评依据,由部门文员负责统计、排名;
(2)总公司各部门科室负责人以上人员,跨部门进行排名,由计划中心按以上要求进行统计、排名,主要以绩效指标完成率、ERP工作完成率为评判标准。
(四)具体流程
1.工作完成率排名、业务量排名、层级排名的统计方式。
(1)ERP工作完成率排名以现有人员ERP工作完成率为准,按工作完成比率由高至低进行排名,数据日期范围为每月1日至每月最后一日,工作完成率=ERP工作完成数/ERP工作总数*100%。
(2)每月第一个工作日总公司、分公司各部门将部门每名员工ERP工作总数、ERP工作完成数从ERP任务栏中导出,按计划中心要求的表格模板进行整理和提报,工作完成率较低的要分析原因,工作完成率较高的要总结经验。
(3)业务量排名:
以现有人员ERP工作总数为准,按工作总数量由高至低进行排名。
业务量为每名员工的ERP工作总数,通过业务量排名可体现员工的工作饱和度,总公司、分公司各部门将员工按业务量进行排名,确保员工业务量饱和、分工合理,同时对业务量分配不均分析原因及解决办法。
(4)层级排名:
指部门同级别(职务)人员进行排名,同级别人员按工作完成率由高至低进行排名。
层级排名将职务上属同一级别的人员进行排名,分析同级别人员的工作完成情况与工作饱和度,同时分析原因及解决办法。
(5)排名统计:
总公司、各分公司每月将排名情况进行统计,每月第二个工作日经总公司分管副总经理批转计划中心,计划中心每月第五个工作日汇总上报总经理,总经理批示后转人力资源中心作为人员提升、调转、降职、调薪的依据,同时各公司、部门在周例会上对排名情况进行通报,分析原因,总结经验。
(6)排名统计抽查:
各级办公室、计划中心、审计中心每月对各公司、部门的排名情况、工作任务派发及维护情况进行抽查,核实提报的准确性,并于检查后次日将检查结果上报。
(五)数据真实性要求
总公司各部门、分公司各级机构上报的所有数据(包含但不限于ERP数据、OA报送数据、邮件报送数据、业务系统数据)均要完整、准确、真实,不得错报、迟报、弄虚作假,总公司各部门负责人、分公司各级机构负责人对数据报送的完整性,准确性负主要责任。
十、退件的认定及考核
各级领导审核出下列属于工作标准、责任心等性质问题的,可直接按制度对责任人予以考核:
(一)附件不全;
(二)
(三)表述或思路不清;
(四)
(五)报件情况与事实不符;
(六)
(七)出现工作失误、逾期或其他违纪不主动上报考核意见;
(八)
(九)只报问题不报解决意见,或只签名不签署审核意见和日期;
(十)
(十一)解决意见违反公司制度或者有损公司利益;
(十二)
(十三)偏离或改变领导指示;
(十四)
(十五)数据计算错、错别字;
(十六)
(十七)不使用规定表单或行文格式错误;
(十八)
(十九)缺少审核部门或领导签署意见;
(二十)
(二十一)上报内容不符合制度规定或程序要求;
(二十二)
(二十三)未达到审核部门的上报条件。
(二十四)
考核条款:
(一)总公司分管副总经理、分公司总经理、总公司部门负责人未组织部门上报下月需要其他部门配合的工作计划的,取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(二)
(三)因提报配合工作计划不及时影响后续工作的,取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(四)
(五)提报工作计划中工作项目不完整的,每漏一项取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任,依次累计。
同时,每漏一项,部门负责人按照《行政管理制度》戊类执行。
(六)
(七)未全部将应完工作加入到工作计划中或未将当月未完工作加入到下月工作计划,导致工作遗漏或影响工作时限的,取消责任人当月全部绩效奖金或给予行政降职、降级、调岗处分,视情况也可合并执行。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(八)
(九)未按时派发ERP任务,将取消责任人当月绩效奖金的20%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
同时,每漏一项ERP任务,取消部门负责人当月绩效奖金的10%。
(十)
(十一)各级办公室未对ERP任务派发情况进行抽查,将取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(十二)
(十三)私自将离职人员(或调岗人员)ERP中未完工作维护完成并点击确认,取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(十四)
(十五)未按时将离职人员(或调岗人员)的未完工作按时派发至工作交接人ERP中,取消责任人当月绩效奖金的10%,给公司造成经济损失的,由部门负责人承担领导责任。
(十六)
(十七)报件批示后,部门负责人未在接件当日布置、未派发工作,取消责任人当月绩效奖金的10%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(十八)
(十九)上报未完工作、退件数量、工作完成率、工作数量等应上报数据上报的不准确的,报件责任人、部门负责人、分公司总经理(总公司部门负责人)及总公司分管副总经理第一次发现警告,第二次及以上取消责任人当月绩效奖金的50%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任;若存在故意瞒报、虚报、漏报、不报的,汇总审核部门审核不严未发现上述问题的审核人及部门负责人将被取消其当月绩效奖金的50%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(二十)
(二十一)对未按要求对所辖部门工作完成情况进行汇总上报并监督、检查、催办的,取消责任人当月绩效奖金的20%。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(二十二)
(二十三)对固定工作汇报表审核不严,未造成经济损失的,分公司总经理(总公司部门负责人)、总公司分管副总经理取消当月奖金的20%;若造成经济损失,分公司总经理(总公司部门负责人)、总公司分管副总经理共同承担经济损失。
(二十四)
(二十五)经总经理审核后的工作,无正当理由逾期2次的,取消责任人当月全部绩效奖金或给予行政降职、降级、调岗处分,视情况也可合并执行。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任。
(二十六)
(二十七)总公司各部门及分公司上报的工作计划经总经理审批后,执行过程中私自调整工作计划延长工作时限、减少工作项数未上报总经理审批的相关责任人将被取消其当月全部绩效奖金或给予行政降职、降级、调岗处分,视情况也可合并执行。
给公司造成经济损失的,相关责任人应当承担全部赔偿责任,情
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