文书流程管理作业规范.docx
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文书流程管理作业规范
文書流程管理作業規範
行政院
中華民國99年7月
目錄
第一章 總則1
第二章 權責劃分6
第三章 管制標準10
第一節 處理時限10
第二節 管制區分10
第三節 計算標準14
第四章 管制方法20
第一節 登錄20
第二節 統計22
第三節 分析24
第五章 文書稽催32
第一節 衡量準據32
第二節 實施稽催32
第三節 展期申請34
第四節 檢討運用35
第六章 一般公文時效管制36
第一節 法令依據36
第二節 管制原則36
第三節 處理時限38
第四節 計算標準38
第七章 專案管制案件時效管制41
第一節 法令依據41
第二節 管制原則41
第三節 處理時限43
第四節 計算標準44
第八章 人民申請案件時效管制45
第一節 法令依據45
第二節 管制原則45
第三節 處理時限46
第四節 計算標準47
第五節 研討縮短處理時限48
第九章 人民陳情案件時效管制49
第一節 法令依據49
第二節 管制原則50
第三節 處理時限51
第四節 計算標準51
第五節 訂定處理程序53
第十章 訴願案件時效管制54
第一節 法令依據54
第二節 管制原則55
第三節 處理時限56
第四節 計算標準57
第五節 訂定處理程序59
第十一章 立法委員質詢案件時效管制60
第一節 法令依據60
第二節 管制原則61
第三節 處理時限61
第四節 計算標準62
第五節 訂定處理程序63
第十二章 監察案件時效管制64
第一節 法令依據64
第二節 管制原則64
第三節 處理時限65
第四節 計算標準66
第十三章 公文檢核67
第一節 目標訂定67
第二節 作業項目67
第三節 建立公文檢核制度69
第四節 獎懲73
第十四章 訓練與宣導75
第一節 訓練75
第二節 宣導76
第十五章 附則77
附錄178
附錄291
前 言
公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具,公文本身能否發揮功能,與行政效能有極密切關係。
為因應業務發展需要,行政院訂定「文書處理手冊」,對於公文製作程式、結構、表達方式、處理程序及流程管理,以及文書自收文或交辦起至發文歸檔止之流程提供相關作業規定。
為提高公文辦理時效,行政院研究發展考核委員會(以下簡稱行政院研考會)於63年3月訂定「公文時效管制作業手冊」,付諸實施,其後歷經同年9月1日再版及66年6月、82年2月修正3、4版,實施以還,已具相當成效。
配合「文書處理手冊」之文書稽催專章修正為文書流程管理,文書稽催之消極間接管制觀念已為積極主動導正之流程管理理念取代,「公文時效管制作業手冊」爰更名為「文書流程管理手冊」,除文書稽催外,並隨執行需要,將原手冊部分章節增修檢討或予充實,於90年4月修正5版,另為配合文書處理手冊修正,茲經蒐集分析各機關實務運作情形、管理措施等相關資料,於94年1月修正6版,提供各機關參用,復為達成公文處理之簡易化、標準化目標,爰將手冊內容予以簡併及確立遵循標準,於97年12月修正7版,以供各機關參考。
行政院因應公文線上簽核之廣泛運用及定期檢討文書處理手冊,於98年度進行文書處理手冊研修工作,另鑑於文書處理手冊及文書流程管理手冊並存造成機關人員適用之疑義或困擾,爰將文書流程管理手冊更名為文書流程管理作業規範,並於文書處理手冊增訂各機關文書流程管理作業依相關規定辦理之依據,以使本規範與文書處理手冊相互搭配銜接。
文書流程管理作業規範
第一章 總 則
一、全程管制:
(一)公文從收文(或創簽稿)至發文、歸檔應全程列入管制。
(二)文書流程管理之實施,為一整體作業,應由各級承辦人員自我管理做起,以業務單位主動導正為主,文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。
二、全面管制:
(一)行政機關均應實施文書流程管理,並將各單位列入管制範圍,機關總收、總發文件,或單位收文、發文、創簽、創稿文件(或存查)均應列入管制。
(二)文書流程管理必須統一規定標準處理原則,俾利共同遵守。
一般行政機關之作業規定,得依據文書處理手冊與本作業規範之基本原則,配合機關業務特性與事實需要,由各機關自行訂定。
其他如學校、事業機構等,得由其上級機關依其業務性質與需要,參考本作業規範自訂作業規定據以實施。
三、作業範圍:
(一)機關每一公文全部流程,應建立完整登錄系統,予以正確登錄及統計其使用時間,作為稽催、統計、分析之依據,以發掘問題、有效稽催,防止積壓及偏差。
(二)各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題,研提改進措施,促使文書流程適時運用工作分析與簡化,達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。
四、管理原則:
文書流程管理為一全程性、全面性作業,其應遵循之原則如下:
(一)機關文書流程管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基本原則,賦予機關內部單位、成員應負職責。
各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形,得依業務性質彈性調整。
(二)各機關文書流程作業相關法令規定,應隨時檢討及定期修正,落實層級負責,逐級考核,使執行不致偏差。
並按行政系統逐級推動,督導所屬機關全面實施文書流程管理。
(三)立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限,與一般公文不同,應單獨管制統計。
五、本作業規範用詞,定義如下:
(一)文書流程管理:
指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎,實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施,以提高公文處理時效及品質之文書管理作業制度。
(二)自我管理:
指機關組織各級人員均應具備提高公文處理時效及品質之觀念,其消極層面在建立人員確遵各項文書處理規定,主動導正影響公文時效因素,積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度,根本提升公文品質。
(三)文書單位:
指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。
(四)業務單位:
指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。
(五)專責管制單位:
指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定,負責綜理文書流程管理相關工作之單位(或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬之單位)。
(六)文書稽催:
包括狹義及廣義文書稽催。
狹義文書稽催,指公文辦結前,透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形,促使公文能在規定期限內處理完畢;廣義文書稽催,指公文辦結前後,對公文處理之一種稽查作業。
(七)文書流程:
指文書處理自收文(創簽稿)起至發文、歸檔止之全部流程,包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理及歸檔處理等步驟。
(八)立法委員質詢案件時效管制:
指依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」之處理時限,所實施之時效管制作業。
(九)訴願案件時效管制:
指依據訴願法所定訴願處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十)人民申請案件時效管制:
指人民(團體)申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件,除法規另有規定外,各主管機關應按其性質,區分類別、項目,分別訂定處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十一)人民陳情案件時效管制:
指依據行政程序法及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」,人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護,向主管機關提出之具體陳情,由主管機關訂定處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十二)監察案件時效管制:
指依據監察法、監察法施行細則及「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」之處理時限,所實施之時效管制作業。
(十三)處理時限:
指按公文處理速別規定,自收文至發文(存查)之全部流程可使用時數或日數。
(十四)限辦日期:
指依據各類公文之處理時限規定可使用日數,計算應辦結之實際日期。
(十五)可使用時間:
指在每一公文處理過程中,每一處理階段所能使用之時間。
(十六)創稿:
指無正式來文而主動辦理或交辦之案件。
(十七)限期公文:
指來文或依規定訂有期限之公文。
(十八)彙辦案件:
指同一案件內之有關事項,必須彙集全部來文後,始能統一處理之案件。
(十九)併辦案件:
指各件公文案情相同、同一案情之正副本,或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者,基於效率原則所統一處理之案件。
(二十)個案分析:
指對超過一定處理時限之待辦案件,採取以「案」為單元之分析處理作業,其目的在促進全案之整體時效,防止積案產生。
(二十一)個件分析:
指對使用日期較長之案件,採取以「文」為單元,逐件分析其流程,其目的在於檢討其關鍵所在,從根本上尋求提高公文時效之途徑。
(二十二)發文使用時間:
從機關收文次日起,至發文之日止之全部文書流程中,扣除假日所使用之時間,在統計時稱為「發文使用日數」,並以「日」為單位。
超過半日或不足1日者,以1日計算,而不足半日者,以半日計算(機關業務特性需要,設有電子設備以時為單位進行管制者,得以實際使用時數,換算為日計算時間);立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。
(二十三)發文平均使用日數:
指發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商。
(二十四)專案管制案件:
指公文涉及政策、法令與其他機關業務,或須經較長時間協調會辦之複雜案件,經承辦單位敘明專案名稱與理由,訂定預定完成時間,送專責管制單位審查,簽請機關首長或幕僚長核准後,以「案」為單元實施管制者。
(二十五)以文管制:
指以「文」為管制統計單元之管理作業方式,其係以收文(創稿)編號之個件進行管制,重點為各「文」是否於限期內處理完畢,不問案情之內容,並於辦結即銷號歸檔。
(二十六)以案管制:
指以「案」為管制統計單元之管理作業方式,凡公文屬專案性質須整體性作業者,其要求重點在於「案」之決定,以案情實質擬處作為管制標的,處理時限與數量統計皆以「案」為標準,並以實施全程管制來達到作業要求。
以「案」管制之公文,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案,處理中有發文需要者,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理,收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理),並於全案辦結時一併歸檔。
(二十七)公文檢核:
指藉由資料查閱及對相關問題查詢,並輔以個案抽查、問卷調查等方法,有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳,發掘問題及缺失,從而提出改進建議與解決方法,以提升公文處理效率之一種評核作業。
(二十八)線上簽核:
指公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下,採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並在確保電子文件之可認證性下,進行線上傳遞、簽核工作。
第二章 權責劃分
六、業務單位職責:
(一)每一成員應自行檢查事項:
1、經辦文件:
確遵文書處理手冊規定辦理,基於自我管理及目標管理原則,應確保公文品質與時效,並依規定期限辦結。
自簽辦之日起至發文之日止,應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催,如有查催困難情事,應即時向單位主管或文書單位反映處理;必須展期時,報請權責主管核准;但累積展期30日以上時,應報請機關首長或幕僚長核准,並會知專責管制單位列入管制。
所稱「累積展期30日以上」日數之計算是否包含假日,依本作業規範第12點辦理。
2、管制會稿、會辦時效:
確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理,即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請3個以上單位會核,以同時送會為原則;會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。
無論送會或收會均應管制時間,受會單位如不能依限退回時,應將原因、理由及預定時間通知送會機關(單位)。
3、業務處理流程簡化:
各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流程,以提升公文處理時效。
(二)單位收發人員職責:
1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間,逐日檢查公文處理紀錄,對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應依規定辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
2、統計本單位公文時效資料,逐月向單位主管提出報告及供文書單位彙整統計運用,其中逾處理時限30日以上案件,應單獨列表提報。
並配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要之資料。
所稱「逾期30日以上」日數之計算是否包含假日,依本作業規範第12點辦理。
(三)各級單位主管職責:
1、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料,對權責內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件,應即督促承辦人妥適處理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,以落實職務代理制度。
2、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整來文處理速別,或指定授權人員核准調整之。
3、對涉及2個以上單位之作業,宜與相關單位商訂原則後再行處理,避免因往來會稿而延誤時效。
4、對逾處理時限30日以上之待辦案件,應向上級主管機關報備,並會專責管制單位處理。
5、配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
七、文書單位職責
(一)全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。
統計全機關公文時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用,其中逾處理時限30日以上案件,應單獨列表提報,並視調卷分析之需要,協助提供必要之資料。
檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。
(二)邀集會商專責管制、資訊等單位,建置文書流程管理電腦化作業環境及推動線上簽核作業、建立「以案管制」及「以文管制」作法、協助推動文書流程簡化等工作。
(三)訂定公文展期核准職責,展期30日以上時,須由機關首長或幕僚長核准。
(四)依據處理時限標準,參照本機關公文處理各個過程情形,訂定每一過程之可使用時間,作為適時提醒各級人員處理公文參考準據。
例如:
普通件時限為6日,其中承辦、會稿(簽)、核稿、判行,以及繕校、用印、發文時,只能使用其中部分時間,而預留其他過程之作業時間;可使用時間之分配,由各機關按其特性自行訂定。
(五)對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
八、專責管制單位職責:
(一)建立文書流程管理制度:
依據本機關特性,訂定文書流程管理作業及獎懲規定、文書流程管理稽核計畫等相關規定。
(二)推動文書流程管理作業相關措施:
1、策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建置機關文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境,協調解決文書流程管理共同性問題,訂定專案管制案件及其他特殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格,以供稽催之用。
2、綜合統計分析管制成果應對內公布,並視需要提報主管會報、業務會報,同時建議獎懲,或視需要舉行文書流程管理研討會議,與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。
3、對經機關首長核准展期案件及逾期30日以上未結案件應予個案(件)分析處理。
4、定期依據文書單位所提送稽催報表,檢討稽催成果,提報機關首長核閱。
5、依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組定期辦理公文檢核,依據檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。
6、彙整公文時效統計資料,依限提送主管機關(行政院及所屬一級機關請提送行政院研考會)。
九、機關首長(副首長或幕僚長)職責:
(一)審核展期30日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。
(二)對逾處理期限30日以上之案件,責成有關單位或人員限期結案。
(三)提示文書流程改進方法。
(四)公文時效優劣奬懲案件、文書流程稽核成果奬懲案件之核定。
第三章 管制標準
第一節 處理時限
十、文書處理手冊第78點有關各類公文處理時限基準規定如下:
(一)一般公文:
按最速件、速件、普通件、限期公文、專案管制案件或其他特殊性案件等分門別類予以管制。
(詳後第6、7章)
(二)立法委員質詢案件:
依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。
(詳後第11章)
(三)人民申請案件:
應按其性質,區分類別、項目,分定處理時限,予以管制。
(詳後第8章)
(四)人民陳情案件:
依據行政程序法第7章及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。
(詳後第9章)
(五)訴願案件:
應依訴願法之規定辦理。
(詳後第10章)
(六)監察案件:
依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。
(詳後第12章)
十一、一般公文處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人員應詳加審核;來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後,調整來文處理速別。
十二、各類公文之處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
第二節 管制區分
十三、公文管制區分為以文管制及以案管制,原則上,一般公文視案情、重要性採取以「文」管制或以「案」管制方式管理,專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他指定案件等則採取以「案」管制。
以「文」管制及以「案」管制之區別比較如表1、2。
表1:
區分
項目
以 文 管 制
以 案 管 制
一、性質
係對一般性公務之文書,採以「文」為管制統計單元之管理作業方式。
係對某些具專案性質之文書,採以「案」為管制統計單元之管理作業方式。
二、適用類別
一般公文
專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件。
三、管制原則
係以收文(創稿)編號之個件進行管制。
(一)係一種專案性質,必須以「案」為單元,實施全程管制才能達到要求。
(二)其首件來文收文號於全案辦結時始能銷號。
(三)處理中有發文需要者,另以他號方式處理。
(四)未結案之發文稿於發文後,退原承辦人員於全案辦結時一併歸檔。
四、管制標的
只問「文」是否於限期內處理完畢,不問案情之內容。
以案情是否已於處理時限內實質擬處作為管制標的,凡專案預定目標之達成、人民申請案件之具體准駁、人民陳情案件已適當處理並明確答復,以及訴願案件決定等皆得為「案」解除管制之要件。
五、處理過程收發文件之管制
即以編號個件為管制標的。
處理過程中凡屬通知補件(陳)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理,收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)。
表2:
臺北市政府「以文管制」及「以案管制」之作業說明(案例)
以原公文編號0971234500發文銷號結案,如不發文就簽辦銷號結案。
所有併辦已發文之附號稿均併原公文編號結案歸檔。
第三節 計算標準
十四、數量計算標準如表3:
表3:
項目
計 算 標 準
(一)收文數量
以機關收文編號為計算標準(含總收文與單位收文),每一收文編號計列1件。
會稿、會辦、退件等作業,以及創稿發文等均不列入收文計算。
(二)發文數量
以機關發文編號為計算標準(含總發文與單位發文),每一發文編號計列1件。
會稿、會辦、退件、公務電話紀錄等作業,均不列入發文計算。
(三)專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及監察案件數量
因與一般公文作業有所不同,必須以「案」為計算單元;處理過程中的收發文件以一般公文管制處理,不另計列1「案」。
(四)立法委員質詢案件數量
以行政院建置之「立法委員質詢答復系統」交答之施政質詢及專案質詢案件計算,不應再列為一般公文重複列計。
十五、時效計算標準如表4:
表4:
項目
計算標準
(一)發文使用日數
1、從收文次日起算,至發文之日止。
2、前項發文之日,對於電子交換之公文,以發文人員憑智慧卡及識別通行碼發文,並檢視前置處理系統已發送訊息之時間點為計算基準;至於電子交換公文以外之公文,以發文銷號之時間點為計算基準。
3、使用日數之尾數時間不滿半日者,以半日計算;超過半日,不滿1日者,以1日計算;收文當日即已辦結發文之案件,以半日計算。
4、機關內部各幕僚單位間之會稿、會辦時間不得扣除;但與本機關以外機關會稿時,從送會之日起至退會收到之日止之時間,得予扣除。
5、凡從單位收轉之日或承辦人收辦之日起算,或繕發時間不列計算等截減流程中之部分作業者,均屬不合規定,其計算結果自屬錯誤。
6、各階段之處理時間,因註記不明確或未註記者,一律以該階段最長時間認定。
(二)發文平均使用日數
1、發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商,即為「發文平均使用日數」。
假設:
應用電腦資訊系統登錄管制,若其電腦統計結果發文使用日數總計為1,356日,發文件數為856件,其計算公式為:
1,356÷856=1.58日;機關業務特性需要,設有電子設備以時為單位進行管制者,其電腦統計結果發文使用時數總計8,130小時,發文件數為511件,其計算公式為:
(8,130÷8)÷511=1.98日;未應用電腦資訊系統登錄管制之機關,若發文總件數為300件,其中3.5日辦結者100件,4日辦結者200件,其計算公式如下:
(3.5×100+4×200)÷300=3.83日。
2、應綜合全機關使用總日數與全機關發文總件數(經編列發文編號,每號計列1件)為計算依據。
至於機關內所屬各業務單位「平均日數」,則比照前述方法計算之。
(三)存查使用日數及存查平均使用日數
與發文使用日數及發文平均使用日期之計算標準相同。
十六、假日之計算:
(一)以98年5月27日收文為例,依案件不同處理時限,例舉假日計算範例如表5:
表5:
項目
管制類別
處理時限
(請參閱各章)
限辦日期之計算
使用日數之計算
(計算標準請參閱各章)
備註
一般公文
普通件6日
扣除假日計算,從98年5月27日收文次日起算,其限辦日期為98年6月6日。
扣除假日計算,從98年5月27日收文次日起算,若文於98年6月5日辦結,則發文使用日數為5日。
98年5月27日至6月6日間之假日計有:
5月28(端午節)、29(調整放假)、30、31日。
限期公文
來文要求「文到15日內見復」或「請於98年6月11日前惠復」
包含假日計算,從98年5月27日收文次日起算,其限辦日期為98年6月11日(星期四)
扣除假日計算,未逾來文所訂期限,若文於98年6月6日辦結,則發文使用日數為6日,若文逾限於98年6月12日辦結,則發文使用日數為11日。
專案管制案件
依預定辦理之處理時限
原則上不另計算發文使用日數。
案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
人民申請案件
公告處理期間為9日
包含假日計算,從98年5月27日收文次日起算,其限辦日期為98年6月5日。
原則上不另計算發文使用日數。
案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
人民陳情案件
依機關自行規定為6日者
扣除假日計算,從98年5月27日收文次日起算,全案限辦日期為98年6月6日。
扣除假日計算,原則上不另計算發文使用日數。
全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
訴願案件
訴願決定書3個月
包含假日計算,從98年5月27日收文次日起算,其限辦日期為98年8月27日。
包含假日計算,原則上不另計算發文使用日數。
全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
立法委員質詢案件
代擬代判院稿案件10日
扣除假日計算
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