费用管理流程手册.docx
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费用管理流程手册
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费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改目录
第一部分概述11定义与范围12职能说明43费用管理运作分类6第二部分业务流程81费用基础管理81.1流程图81.2管理方法91.3流程描述102借款管理182.1流程图182.2管理方法192.3流程描述203寿险个险佣金管理与控制263.1流程图263.2管理方法273.3流程描述284展业人员奖金334.1流程图334.2管理方法344.3流程描述355代理手续费395.1流程图395.2管理方法405.3流程描述416费用报销476.1流程图476.2管理方法486.3流程描述497费用分摊与报告587.1流程图587.2管理方法597.3流程描述61第三部分附件63附件1内部制度索引.63附件2新增/改进单据索引.67附件3内部管理报告.72费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改附件4主要业绩考核指标样本汇总76费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改1第一部分概述1定义与范围费用的定义企业的费用是指企业在业务经营及管理工作中发生的各项费用,根据其用途可以分为业务费用(包括佣金.展业人员奖金.展业费用.手续费支出等)和行政管理费用。
佣金,指支付给业务拓展的非公司正式员工的报酬,例如寿险个险营销员.寿险客服专员等,它受展业业绩.级别.出勤率等要素影响;
展业人员奖金,指支付给业务拓展的展业人员,与其展业业绩.级别等要素挂钩的报酬。
展业人员指除了上述人员之外的属于公司正式员工编制的业务人员;
代理手续费,指保险公司按一定比例支付给保险兼业代理人代理保险业务的劳务费用。
代理手续费计算方法为:
保费收入提取代理手续费标准=支付代理手续费。
保险兼业代理人是指符合保险监管机关相关条件,接受保险公司委托,在从事自身业务的同时,指定专人为保险公司代理保险业务的单位;
展业费用是指业务部门或业务人员在公司或部门或有关部门指导下,用于展业方面的业务的有关活动费用,依据其完成业绩计算,在可用额度内凭合法票据按审批权限报批列支,比如,公司用于重点保户或大项目业务的专项展业费用以及营销网点.职场.电子化建设等费用;
行政管理费用主要用于各部门人员的工资奖金.办公经费.交通费用.加班餐费.对外联络系费用及部门负责人的通讯费用等。
范围本流程手册根据现有的费用管理流程的步骤和次序,从财务控制的理念和方法上进行了规范,包括相关的控制手段.应使用的标准单据.相应的管理报告和关键考核指标。
本流程手册不涉及费用管理过程中的专业判断方法等,但为了体现流程控制的完整性,诸如此类的制度以索引的形式,列示于本手册的附件中。
费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改2相关费用的预算制定.控制和报告的具体流程请参见预算流程手册。
会计政策费用的核算应遵循权责发生制原则,根据费用发生的时间和受益期间,将费用分配到相应的会计期间。
各类费用合理在各有关部门间进行分摊。
费用管理应积极遵循以下基本管理原则:
风险控制.分级管理.上报备案.独立复核.合规性。
费用管理涉及的一些特殊会计核算科目如下:
应付佣金:
本科目核算寿险公司应向专门进行寿险个人营销业务的营销员支付的佣金。
发生应付佣金时,借记“佣金支出”科目,贷记本科目;实际支付佣金时,借记本科目,贷记“现金”.“银行存款”科目。
本科目期末贷方余额,反映公司尚未支付的佣金。
本科目应按营销员设置明细账。
佣金支出:
本科目核算寿险公司支付给专门推销寿险个人营销业务的营销员的佣金。
公司发生佣金支出时,借记本科目,贷记“现金”.“银行存款”.“应付佣金”科目。
期末,应将本科目的余额转入“本年利润”科目,结转后本科目应无余额。
本科目应按险种设置明细账。
应付工资:
参见日常账务管理流程。
营业费用:
参见日常账务管理流程。
应付手续费本科目核算公司应向受其委托并在其授权范围内代为办理保险业务的保险代理人支付的手续费。
发生应付手续费时,借记“手续费支出”科目,贷记本科目。
实际支付手续费时,借记本科目,贷记“现金”.“银行存款”科目。
本科目期末贷方余额,反映公司尚未支付的手续费。
费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改3本科目应按保险代理人设置明细账。
手续费支出本科目核算公司支付给受其委托并在其授权范围内代为办理保险业务的保险代理人的手续费。
发生手续费支出时,借记本科目,贷记“现金”.“银行存款”.“应付手续费”科目。
期末,应将本科目的余额转入“本年利润”科目,结转后本科目应无余额。
本科目应按险种设置明细账。
费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改42职能说明职能负责人员职责共同职责集团.总公司.各级分支公司各部门.各级共享服务财务中心负责人分支机构负责人负责人内勤费用预算分支机构负责人精算部门共享服务财务中心.人力资源的相关部门配合下制定,考核体现公平.公开.公正的原则;
分支公司上报所有自行设定的佣金.奖金奖惩方案;
任何展业人员人事信息的变动,须经过合规监察的合规性审核;
合规监察的职责在于保证展业人员的信息变动均符合相关法律.法规以及公司规定。
管理职能策略计划部.集团保险业务综合管理部.共享服务-财务中心.精算部门.合规监察管理文件本章节涉及主要文件:
1.3流程描述1.3.1费用预算文件名称相关步骤填制人复核人参考编号人员变动及收入分析报告人力情况报表制作相关内勤人管负责人.业务管理负责人附件3.1费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改10主要步骤描述策略计划部将制定完成的预算下发各级分支机构,有分支机构负责人制定其分支机构预算。
分支机构负责人将公司预算以及分支机构本身的预算要求传递至各部门,责成部门负责人完成部门预算。
部门内勤参照公司预算以及分支机构预算要求,针对本部门实际情况,制作明细的部门预算。
(项目预算参照此条进行明细预算计划)部门负责人审核部门内勤制作的部门预算,如有异议则要求部门内勤做出相应调整;无异议则上报分支机构负责人。
分支机构负责人汇总所有部门上报的部门预算,制作分支机构预算并传递至所属财务经理处。
各级财务经理对分支机构预算在考虑全面预算的前提下提出修改意见,协助分支机构负责人完成其分支机构预算。
分支机构预算完成后,由所属财务经理和共享服务财务中心.人力资源管理部门等相关部门参与上述相关制度.标准的拟定。
业务管理部门必须听取了上述部门的意见后,与这些部门一起确定有关制度和标准的制作。
所有确定的制度与标准必须获得上述部门的一致同意发可下放。
高精算部门.集团共享服务内勤1.3.3人事信息合规控制-事前监察主要步骤描述风险初步评级负责职能所有展业人员相关人事信息在进入营销员管理系统(寿险个险)或人员管理系统(其他业务拓展展业人员)前必须由人管员或内勤在系统内提请合规监察审核。
寿险个险人管员以及负责其他展业人员人事信息操作的内勤接受到合规监察监督检查员审核通过的信息后进行相应操作(参见“人事数据变动”步骤)。
高业务管理人管员.业务管理监督检查员1.3.4人事信息合规控制-信息接触主要步骤描述风险初步评级负责职能寿险个险营销员人事数据变动操作:
由人管员接受各类人事数据的原始资料,可以是相应的书面文件或系统信息。
例如:
同业加盟书面批复;
等级变化申请批复;
营销员奖惩决定等。
人管员审核书面文件或系统信息。
审核内容主要为:
传递信息是否完整(营销员姓名.工号.变更事由等);
原始资料是否经过相应权限的审批;
附件是否合法.有效(如身份证.学历证书等);
其它。
人管员在确认书面文件或系统信息的高业务管理人管员.业务管理人事管理负责人.业务拓展负责人1.3.5人事信息合规控制-报告汇总主要步骤描述风险初步评级负责职能数据复核4报批审核5费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改17主要步骤描述风险初步评级负责职能人管员和内勤每月追踪本级本月或本季度人事信息变化情况,如有必要可在佣金.奖金计算时向佣金结算员获奖金计算内勤提供人事数据变更前的信息。
高业务管理人管员.业务管理寿险个险内勤.负责人人管员.内勤将审核过的人力情况报表本级总经理室.共享服务附件3.1上报8费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改182借款管理2.1流程图分支机构申请部门各级共享服务-财务中心申请人部门负责人相应审核人出纳各级财务经理费用会计总帐会计借款申请会计处理提出借款申请1初审2再审3复核过帐7借款记账4出纳付款5定期清缴8付款账务处理6费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改192.2管理方法管理原则借款借款申请必须说明借款原因和借款金额的估算过程。
规定个人借款限额,超出借款限额必须由高级管理层特批。
个人借款在规定期限内通过报销或现金归还。
超期没有归还或报销的借款在规定的期限内从借款人工资中扣除。
不得将同一借款分成若干次进行申请,以逃避借款申请的限额控制。
具有审批权限的管理者不得将借款申请交由下属填写,然后由管理者本人审批自己的借款。
借款申请单必须由申请人的直接领导根据申请的合理性,必要性以及公司政策的合规性进行复核和批准。
付款所有付款必须得到适当授权并附有相关凭证。
付款金额不能超出凭证金额。
付款与记帐功能分离。
一般不得支付现金,只能通过银行转帐到个人银行卡(根据地区银行条件)。
在原始单据上盖“付讫”章,防止重复付款。
管理人员相应审批人.出纳.费用会计管理文件借款管理流程相关文件包括:
文件名称相关步骤填制人复核人参考编号借款申请单提出借款申请申请人部门经理负责人和相应管理层授权审批人附件2.1借款/费用审核权限表(公司政策性文件)批准申请审批与审核N/A总经理.董事会附件1.1费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改202.3流程描述2.3.1借款申请主要步骤描述风险初步评级职能产.寿总公司共享服务财务中心每日下午受理借款申请工作,每月末关账前三天停止受理借款申请,关账结束后恢复受理。
部门员工借款不管金额都必须首先经过部门负责人的审批借款申请单必须根据借款/费用审批权限表,首先得到部门经理的批准。
,如果部门经理负责人对借款申请有异议,则向申请人说明原因并退回借款申请;如果认可,则在借款申请上签字确认。
部门负责人的借款申请由所属分支负责人进行相关审批。
如果分支负责人对借款申请有异议,则向部门负责人说明原因并退回借款申请;如果认可,则在借款申请上签字确认。
分支机构负责人的借款申请由所属财务经理进行相关审批。
如果财务经理对借款申请有异议,则说明原因并退回借款申请;如果认可,则在借款申请上签字确认。
审批后借款申请人将借款申请根据借款金额.付款方式和授权权限,交由借款/费用审批权限表规定的相关人员审核。
审核完成后借款申请人将申请单传递至各级财务经理处。
相关审核人及审核内容参见表一。
高部门经理负责人.分支机构负责人.相关审核人借款申请人将借款申请根据借款金额.付款方式和授权权限,交由借款审批权限表规定的相关管理层人员审批。
授权人审核借款的合理性,审核通过高相关授权人各级财务经理审批初审2审批再审3借款/费用审批权限表–附件1.1费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改22主要步骤描述风险初步评级职能后在申请单上签字。
财务经理对申请借款单进行相关审核,如果财务经理对借款申请有异议,则说明原因并退回借款申请;如果认可,则在借款申请上签字确认。
相关审核内容参见表一。
根据报销内容和填报人员等信息检查是否存在下级代替上级借款的情况;
如果发现,则退回申请部门由实际借款人重新填写申请单,并给予口头警告并记录。
累计三次警告后上报集团共享服务财务中心可安排少量会计人员工作。
借款申请的会计审核由他们负责。
对于业务量较少的分支机构,有关借款申请的会计审核直接由财务经理传递至共享服务财务中心费用会计记账。
出纳将存根联交还给领款人保存,财务联与付款联分别归档保存。
高各级公司出纳费用会计在出纳付款完成之后,根据借款申请单在当天编制及账凭证:
(系统完善的条件下,出纳确认付款后,可以由费用管理系统中直接导入帐务系统,生成记帐凭证)。
借:
其他应付款-部门/员工贷:
银行存款/现金凭证输入系统时,会计按照借款申请人所在部门及其个人设定相应编码。
中共享服务中心或驻当地费用会计共享服务财务中心中心对营销网点的备用金进行清缴,对于尚未清缴的备用金在网点负责人的工资薪酬中扣除或由网点负责人直接归还。
对于离职人员,相应人力资源部门人事部应将清缴借款作为办理离职手续的一个必要步骤,在离职人员的离职工资薪酬中扣除或由离职人员直接归还。
高8.3各级公司共享服务-财务中心费用会计定期清缴8费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改25表一,审核人及其审核内容审核内容部门负责人分支机构负责人相关权限审核人财务经理费用会计出纳借款申请表元素填写是否完备(金额.借款人.借款事由.付款方式等)√√√√借款事由的合理性(事由有否真实.详细)√√√√借款金额是否超出审批范围√√√√√√审批是否按照相关规定执行(如是否有借款尚未归还.是否超出允许借款的范围)√√√√审批签章是否与预留印章相符√√√借款申请金额是否能与资金需求预测相符√√是否有拆分现象√费用管理流程手册讨论稿-有待普华永道合伙人复核.修改263寿险个险佣金管理与控制3.1流程图财务经理共享服务—财务中心
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