档案管理制度汇编.docx

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档案管理制度汇编

鹤山市桃源镇桃源小学

档案综合管理制度汇编

档案室工作制度

一、收集、整理、保管单位的文书、财会、科研、人事、声像等所有档案。

二、收集、整理、保管与档案有关的内部书刊等参考资料、证件。

三、修裱、复制字迹退色、纸张老化和损坏的文件材料。

四、对档案的收进、移出、保管、利用等进行登记和统计。

五、定期会同有关业务人员根据档案保管期限表，对全部档案进行鉴定，将通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案，经主管领导批准后到保密局指定地点进行销毁。

六、根据各项工作需要，积极为领导和机关提供档案信息，为党、政及管理工作服务。

七、根据工作需要，积极汇编文件资料和编制各种专题目录、索引、卡片等检索工具。

文书档案归档制度

一、单位在各项活动中形成的有价值的材料由专职档案人员负责收集整理，立卷后向区档案局按时归档。

二、文件材料归档的基本要求

（一）归档的文件材料必须齐全完整。

（二）归档的文件材料必须准确地反映本单位党群、行政、技术等项活动地真是内容和历史过程。

（三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

三、归档案卷必须做好下列几项

（一）必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。

（二）归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映本单位的管理活动。

（三）归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。

（四）向档案局归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。

（五）归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。

（六）各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

基建档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）依据性文件材料：

可行性研究、设计任务书、合同、设计、总概算书、有关建设的报批文件、会议纪要。

（二）基础文件材料：

选址报告、水文、气象、交通运输、供水、供电、地质勘测报告、征用土地书、批准使用土地文件和地界图、地形图等。

（三）初步设计阶段材料、初步设计综合概算书、修正书、初步设计说明书等。

（四）施工阶段的材料：

总平面布置图、管网图、专业施工图、图纸会审纪要、设计说明书、计算书、概（预）算书、施工方案等。

（五）施工、竣工、交工验收的阶段材料：

施工协议（合同）、施工组织方案、开工报告、施工记录、隐蔽工程记录、原材料代用说明书、试验记录、重大技术措施、设计变更通知单、竣工报告、重大质量事故记录与分析处理结果、竣工图、工程质量鉴定、交工验收鉴证单、决算等。

（六）使用过程中出现问题的处理和报告、扩建等文件材料。

二、归档要求

（一）凡是归档的基建文件材料和图纸都必须收集齐全、系统整理、按工作项目分别组卷，案卷大小一律折叠成A4规格（297×210）。

（二）归档人员必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存备查。

三、归档份数：

一般一份，重要的一式两份。

四、归档时间：

工程竣工验收后，在三个月内将蓝图和全部文件材料向综合档案室移交，移交材料必须完整准确。

五、本制度由行文之日起执行。

设备档案立卷归档制度

一、归档范围

（一）自制设备：

1、设计方案、计算书、使用说明书、图纸、安装材料。

2、试运行记录、性能测定记录、安装总结。

3、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理去向说明、设备事故报告等。

（二）外购设备：

1、申请购置设备的报告与批复、合同、来往文件、使用说明书、图纸、安装材料。

2、装箱清单、技术质量证明书、合格证、试运行记录、安装总结。

3、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理走向说明、设备事故报告等。

二、归档要求

（一）凡是归档的设备文件材料和图纸都必须齐全、系统、完整。

（二）外购设备的开箱资料,自制设备和外购设备的其他方面的文字材料和图纸应定期归档。

（三）归档部门必须填写移交清单一式两份,经双方检查核对并签字，双方各保留一份备查。

会计文件材料归档制度

一、归档范围

（一）会计凭证：

会计原始凭证、记帐凭证、汇总帐证。

（二）会计账簿：

日记帐（包括现金和银行存款日记帐）、总帐、固定资产帐卡、辅助帐、各类明细帐。

（三）会计报表：

年度会计报表、月、季会计报表（包括财务分析）、主要财务指标。

（四）其他资料；工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

二、归档要求：

（一）归档的会计档案，务必齐全、完整、真实、准确。

（二）归档的各类凭证的规格要基本一致，折叠整齐，装订牢固。

（三）装订时应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面要书写工整，编号清楚，加盖经办人印章。

（四）会计档案的移交：

每年形成的会计档案，在次年三月底以前，由会计人员进行整理，按规定保管期，按照档案管理规定的会计档案分类编号法进行编目，组卷，会计档案由会计部门保存一年，期满后由专人列出清单一式两份，向综合档案室移交，经综合档案室有关人员检查验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。

三、归档份数：

原则上一式一份，主要的一式二份。

四、归档时间：

每年六月底前。

声像（特殊载体）和荣誉实物档案归档制度

一、归档范围

（一）上级领导来校检查工作及重要活动形成的声像材料。

（二）本校重要活动形成的声像材料。

（三）本校召开的重要会议、工作会议等形成的声像材料。

（四）本校组织的重要活动、比赛、表演等形式的声像材料。

（五）各个时期领导班子的照片。

（六）荣获各种荣誉称号、奖旗、奖状、奖杯、证书等声像材料、实物材料。

（七）赠送的纪念品等实物材料。

二、归档要求

（一）、凡需要归档的声像材料，必须收集齐全，鉴别清楚。

照片、底片归档前，归档部室和归档个人要把每张照片、底片进行认真地分辨，一一填写摄拍的时间、地点、对象、内容，涉及人物的还要注明职务；录音带、录像带要注明录制时间、录制人，拟写录音录像带题名，编制内容的简要说明或介绍。

有解说词及其它文字材料的要随同声像材料一同归档，可不必再编制内容说明或介绍。

（二）、凡归档的声像材料要保证质量。

照片、底片要求拍摄中洗清晰可见，无划痕、断裂现象，反差适度；录音带要求口齿清楚、声音宏亮、能够让人听清，录像带要求影像清晰、声音清楚、宏亮。

（三）、归档的照片、底片，要求按其形成规律、特点进行系统排列，需要保密的要提出密级。

（四）、各部门及有关人员在形成声像材料同时，必须承担声像材料的归档责任，照片、底片的归档由拍摄人员负责，录音录像属于本部录制的，由本部负责聘请工作的部门及人员负责，属于外出购买复制的由负责购买、复制工作的部门和个人负责。

（五）、本部的声像档案由档案室实行集中统一管理，其他部门或个人不得借故长期保存具有长期利用价值的声像材料。

三、保管和利用

（一）声像档案由综合档案室集中统一管理，不准由承办单位和个人私存。

（二）声像档案管理的主要任务是协助摄录人员整理、鉴定声像档案材料、保管、统计和提供利用。

（三）声像档案和实物档案由综合档案室按本校《档案分类、编号方案》统一编号，分别编目、排列存放。

（四）对实物档案实行登记目录和拍成照片管理，各部门管理的实物档案，要定期清点，保证实物档案完整无损，于次年第一季度前向综合档案室移交。

（五）移交人将要移交的声像档案、实物档案、填写清单一式两份，交接双方经核对后在清单上签名，各留一份备查。

（六）将底片编号、登记。

内容包括：

分类底片号，拍摄者，摄录地点，时间，底片数量。

收编日期。

专门（教学、德育、学生、教师、教研）档案归档制度

一、归档范围

教学业务类：

（一）教学档案G1（G）：

1、班、科、级组总结。

2、各类报表（学年初报表、学校课程总表、普九“六率”表及其他报表）。

3、学校的自评报告、评估方案等、教师政治业务学习记录。

4、级、科组活动记录，兴趣小组和第二课堂-活动记录，学校题库，优秀教案、教学经验材料。

5、科、级组教学计划、活动，校周行事历，上级普发文，简报。

（二）德育档案G2：

1、德育工作领导机构。

2、学校及班级德育计划和总结。

3、学生德育考核登记和统计表。

4、后进生帮教和转化登记表，开展心理健康教育。

5、师生违法违纪犯罪活动，无违法犯罪记录证明（派出所证明），校外德育基地协议及其活动记录。

6、家长学校的领导机构，学员花名册，家长学校计划和总结。

7、家长学校备课教案，上课签到表，辅导、考查成绩和开展活动的记录。

（三）学生档案G3：

1、破市以上体育项目纪录材料。

2、校运会秩序册、成绩册。

3、体育达标。

4、体质评价、锻炼标。

5、准、毕业生体检表。

6、校（班）体卫计划、总结。

7、文体活动材料。

8、自编文艺材料。

9、上级体卫行文。

10、毕业生名册。

11、毕业生各类学习成绩册。

12、新生入学名册。

13、学生转学证明或存根、停学批文、流动生情况登记。

14、学生奖惩情况记录资料。

15、学科竞赛的资料及获奖情况记录。

16、学籍变更、学生奖励、处分。

17、各类成绩统计。

（四）教师档案G4：

1、教师花名册

2、工作实绩评价资料（课堂、备课、教案评价）

3、奖惩情况资料

4、教职工分工记录

5、一般听课记录

6、考核登记。

（五）科研档案K：

1、教研工作领导机，学校的教研计划和总结。

2、学校的科研立项课题和成果，教师的论文集（获奖论文及在各类报报刊上发表的论文）。

二、归档要求

1、凡是档案范围的教学档案文件材料、统计表资料，都要收集齐全，系统整理，按年份、工作内容、项目分别组卷。

2、归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方法和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字。

双方各保存备查。

三、归档份数

原则上一式两份，重要的一式三份。

四、归档份数

以学年度归档为原则，一般在次年六月底前归档。

监察和已故人员档案归档制度

一、归档范围

凡属本校处分的监察档案和已故人员档案，都属归档范围。

二、归档要求

应将监察档案分别按时间顺序，填写清单一式两份，交接双方经清点无误后，双方签字，各执一份备查。

三、归档时间

按上级规定，监察档案在办案完毕后，即将所有资料移交人事科；干部、职工去世三年后，应将其档案向综合档案室移交。

四、档案的管理

（一）按本校《档案分类编号方案》进行分类编号，专柜保管。

（二）查阅档案时，应报有关领导批准，办理借阅手续后方可借出，并限于查阅批准内容，限在阅览室查阅。

严禁拆卷、勾划、折叠，确保档案的完整安全。

（三）对需摘抄的材料，应经综合档案室负责人同意后，并将摘抄的材料送人事科长审核后，才能取查。

档案保管制度

一、档案室要有专人负责，库房门窗要牢固，并配备有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施。

二、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。

对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

三、档案入库时要严格检查，发现不符合要求的要及时处理。

四、档案要分门别类存放，并编制库存档案查找表和示意图，每柜要有指引卡。

五、严格控制库房温湿度（温度14摄氏度—24摄氏度、湿度45%—60%），适时通风降温。

六、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

七、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。

档案借阅与利用制度

一、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。

二、凡因工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。

三、借阅机要文件需经有关领导审批，办理借阅手续，方可借出。

但必须按期归还。

如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

四、任何个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。

外单位人员借阅档案，须持本单位介绍信，未经领导批准，不能复印任何档案材料。

凡与本单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。

五、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。

六、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。

七、借阅档案人员离职，或调离本单位，所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案室及上级部门有权不在调动清单签字。

八、档案室案卷采取整卷借阅办法。

案卷借出，归还时档案管理人员要严格检查，如发现有遗失，污损档案文件等情况，要追究借阅者的责任，并报告领导予以处理，构成犯罪者依法处理。

九、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。

档案保密制度

一、严格遵守《保密法》和保密委员会制订的《保密守则》，非因工作需要，不得谈论库放档案资料情况，以防失密。

二、查阅单位的党委（支部）会议、行政会议记录、及涉及本校机密的档案，须经校主管领导批准，方可查阅。

三、三密文件严禁擅自翻印、影印、全抄、摄影、如确有必要，须经市委机要部门批准。

四、非档案工作人员，未经允许，严禁进入档案库房调卷及其它活动。

五、利用档案者不得随意阅读和复制与介绍信内容无关的档案资料。

六、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

七、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

档案鉴定、销毁、移交制度

一、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

二、对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

三、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

四、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

五、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

档案管理检查制度

一、安全检查方式

（一）、定期检查：

每季度一次。

（二）、不定期检查：

根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。

（三）、节假日检查：

针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。

二、安全检查主要内容

（一）、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。

（二）、各类防护装置是否完好。

（三）、档案库房是否保持清洁。

（四）、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。

（五）、隐患整改情况。

三、报告与反馈

（一）、对检查出来的问题，要积极自治整改，并及时上报，保证档案的安全保管。

（二）、检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。

（三）、对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。

档案员岗位责任制

一、档案人员应认真学习贯彻执行《档案法》，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，胜任本职工作。

二、严格执行公文处理和档案工作各项规章制度，及时做好资料的收集、整理工作，把好质量关，不断提高管理水平。

三、积极提供档案利用，编制好档案检索工具，主动配合部门工作，为领导和各部门服务，并做好对外服务工作。

四、做好档案的日常管理和保护工作，定期检查档案并做好检查记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取切实有效措施，以确保档案的安全。

五、档案人员调离工作岗位时，应积极主动地搞好移交的准备工作；在相关负责人的监督下完成交接工作后，方可离岗。

鹤山市桃源镇桃源小学综合档案室

二○一七年八月四日