文秘工作讲稿提纲.docx
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文秘工作讲稿提纲.docx
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文秘工作讲稿提纲
文秘工作讲授提纲
导语
刘勰在《文心雕龙》:
“操千曲而知音,观千剑而识器”。
遵从“德能勤绩廉”的机关工作准则。
一是单位领导“德能勤绩廉”五个方面都很好,二是文秘人员以完善自我的“德能勤绩廉”为从政目标。
文秘工作“天天做起来一箩筐(事),年年写起来一小张(纸)”。
工作分为三个层次:
实务操作、工作原则和为人处世。
实务操作分为26项,即起草公文、校核公文、拟办公文、办理公文、撰写讲稿、打印文稿、制作文本、开展调研、积累资料、协调工作、安排接待、组织会务、告知事项、排定座次、接办信访、接打电话、报送信息、开展督查、陪同领导、管理公章、处置危急、准备汇报、加强保密、整理档案、电子政务和值班工作。
工作原则分为8项,即立足政治、严格程序、讲究方法、细致工作、高效办事、精益求精、主动服务和适当创新。
为人处世分为6项,即修炼形象、加强学习、同事和谐、上下融合、勇抓机遇和静对挫折。
实务操作之一起草公文
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次序。
起草公文时,建议按以下步骤操作:
弄清楚要表的对象,记完整要说的事情,理明确要写的层次,调理好公文的提纲,初拟好公文的草稿,润色好公文的正稿。
这种起草公文的方法,对于起草其它的文章,同样适用。
实务操作之二校核公文
校核公文,要严谨细致、把握重点。
重点包括:
依据是否确切?
内容是否得当?
审批是否规范?
体例是否正确?
表述是否无误?
搞好公文校核,要过五关,即依据关、内容关、审批关、体例关和表述关。
实务操作之三拟办公文
拟办公文就是单位收文后,拟出处理建议,然后呈送分管领导或主要领导阅示,这是文秘人员一项重要的常规工作。
对当前机关中的一般性文件拟办,要做好以下几个方面:
注明对文件的初步处理情况,明确呈送的领导和呈送顺序,适当建议对文件的办理方法,如有异议可另外附纸作说明。
实务操作之四办理公文
办理公文,既要从内容、形式上把关,也要从办理程序上把关。
着重注意四个方面:
抓好文件“节流”,防止文件“乱流”,做到文件“快流”,减少文件“倒流”。
实务操作之五撰写讲稿
朱光潜先生短文《精进的程序》,说写字有四个境界:
疵境、稳境、醇境、化境,作文也同样有这四个境界。
领导讲话稿是领导以个人名义,代表一级组织在各种会议和公务活动中的报告或发言。
稳境讲稿的基本面貌是:
观点正确、材料准确、结构合理、表述无误。
真正好的讲话稿是达到了醇境,它观点深刻而又精辟,材料新颖而又感人,架构奇特而又别致,表述精彩而又灵动。
所谓“化境”的讲稿,剑拔弩张、纵横捭阖、铿锵作响、如诗如画、情深意切,必须自己用的讲稿自己写,无人可以捉刀。
实务操作之六打印文稿
一篇好稿子,一份好文件,付印同样要注意,不能出问题。
建议:
1.了解文稿体例。
2.多几个人把关。
3.在付印前通读。
实务操作之七制作文本
文件、文稿的印制质量,反映出文本制发机关的工作严谨程度。
文本一定要印制得规规矩矩、大大方方、漂漂亮亮,给人以规范、庄重、美观之感。
实务操作之八开展调研
调研是谋事之基、成事之要。
启动决策,必先调研。
调研的基本要求:
选择课题求准,调查情况求真,研究问题求深,提供建议求好,撰写报告求活。
实务操作之九积累资料
积累资料有利于今后查找工作依据,有利于起草文件和讲话稿,有利于产出调研成果,有利于温故而知新。
建议文秘人员:
要全面收集资料、要完整保存资料、要经常整理资料、要注意消化吸收。
实务操作之十协调工作
办公室是一个综合协调部门,办公室主任具有综合协调职责。
如何协调呢?
在协调前,要弄清目的,理清思路,研究方法。
要未雨绸缪,准备预案。
在协调中,要弄清情况,聆听意见,客观公正,周密筹划,灵活应变。
在协调后,要严格按照协调结果行文和汇报,内容包括协调时间、人员、过程,达成的共识,形成的工作建议,存在的异议和对异议的进一步论证意见等。
实务操作之十一安排接待
接待工作好比一个地方、一个单位的名片。
文秘人员如何做好接待工作呢?
制定预案,推敲演练。
严格标准,热情有度。
责任到人,各司其职。
合理预见,积极应对。
体现特色,展示文化。
实务操作之十二组织会务
会务的安排是一个系统工程。
一般来说,开会都要有预案,送领导审定后严格执行。
组织会务时,要对以下几个问题重点考虑:
会议通知方面。
会前准备方面。
会场布置方面。
会中服务方面。
会后工作方面。
实务操作之十三告知事项
告知事项时,方案必须周密,措施必须周到,办理必须周全。
实务操作之十四排定座次
文秘人员排定座次,依据的原则基本上是:
职务高低和宾主关系,兼顾会议、活动的主题、性质。
当前,各级党政机关的会议和领导同志公务活动的座次安排,基本上是遵循“左为主右为次”(左右按观众体位和视角,下同)的传统习惯操作。
即:
1.当需排列的人数为奇数时,排列第一的领导同志位置居中,所有人以居中者为基点一左一右依次排列,这时排名第二的领导同志排在居中者的右方,排名第三的领导同志排在居中者的左方,依此类推。
2.当需排列的人数为偶数时,应设双主位,即定两个居中位置,排名第一的领导同志居左,排名第二的领导同志居右。
所有人以双主位为基点一左一右依次排列,排名三的居第一位的左侧,排名四的居第二位的右侧,依此类推。
3.通常情况下,按照党委、人大、政府、政协、纪委、部队的顺序摆放领导座位牌。
但人大、政协正职的座位位置常处于党委副职之后(不包括党委常委会和人大、政协工作会议)。
有时排位要分层次;有时主官的座位要排得宽松,其他座位要排得紧些。
小车座位:
一般副驾驶后的座位最尊,驾驶员后面座位次之,然后是副驾驶座位。
但有些领导喜欢坐副驾驶座位,则另当别论。
当后面座位须安排坐三人时,副驾驶座位因为是单人独座,这时又成为最尊。
餐桌座位:
一般餐桌最上方按有无明显标志物或是否正对门来判断。
正上方坐主人,主人对面坐主陪。
主人的右手方坐第一主宾,左手方坐第二主宾,依次右、左、右、左……排列。
但最为正规的宴请又有小变化:
正上方坐主人,主人对面坐主陪;主人的右手方坐第一主宾,左手方坐第二主宾;主陪的右手方坐第三主宾,左手方坐第四主宾;其他座位尊卑不论。
如有更多陪餐人员,按尊卑间隔坐。
当主人与主宾的级别相差较大时,主人应谦让将主人座位让与第一主宾,自己坐第一主宾的右手方。
实务操作之十五接办信访
对于接访,作如下建议:
尊重群众和重视信访。
主动引导和客观调查。
适度挡驾和转化上访。
积极建言和及时回复。
实务操作之十六接打电话
电话是文秘人员主要的办公工具,但是有些人并不会使用电话。
文秘人员应该如何正确使用电话呢?
讲究礼貌。
打好腹稿。
注意沟通。
做好记录。
谨慎代接。
实务操作之十七报送信息
在管理工作中,往往是谁先掌握了信息,谁就更多地掌握了工作的主动权。
文秘人员应该如何报送信息呢?
1.报送信息要真实。
2.报送信息要完整。
3.报送信息要高质。
4.报送信息要及时。
5.报送信息要灵活。
实务操作之十八开展督查
调研、决策、落实、督查、反馈是一个统一体。
在开展督促检查工作时,建议:
要及时督查。
要大胆督查。
要形成合力。
要注意方法。
实务操作之十九陪同领导
陪同领导可能是一把把双刃剑。
文秘人员陪同领导,怎么办才算好呢?
明确定位。
把握目标。
联络准备。
收集信息。
搞好服务。
书面总结。
实务操作之二十管理公章
公章,是权力的征信物,是单位对外行使权力的标志。
文秘人员使用公章要严格履行手续。
一般来说,在文书上加盖哪一级组织的公章,一定要有哪一级组织的主要负责人签署。
公章的实物保管也很重要,千万不能失控。
实务操作之二十一处置危急
汉高祖封赏雍齿。
文秘人员如何处置危急事项呢?
建立应急机制。
全面掌握情况。
及时建言献策。
实务操作之二十二准备汇报
会说话的令人笑,不会说话的令人跳。
如何准备好汇报呢?
事先要有腹稿。
汇报时要大胆。
采取变通方法。
实务操作之二十三加强保密
文秘人员必须重视并做好保密工作。
保密工作有四项重点:
一是文件材料的保密。
二是办公工具的保密。
三是办公场所的保密。
四是文秘人员的保密。
实务操作之二十四整理档案
档案是人类的宝贵财富,具有重要的凭证意义和参考价值。
档案对于人们正确地总结过去,指导现在,规划将来,十分重要。
如何做好档案工作呢?
一要收集齐全,二要科学分类,三要妥善保管。
实务操作之二十五电子政务
电子政务,就是顺应信息化潮流,充分运用现代信息技术,利用先进信息平台和信息网络等手段,有效整合信息资源,提高工作效率,促进决策参与,实现管理民主的一种新型施政模式。
机关办公室是发展电子政务的主阵地,主要承担着建设、管理、更新、利用的职责。
实务操作之二十六值班工作
办公室的值班,具有重要的“窗口”功能。
认真做好值班工作,要注意:
确保人到心到。
做好主体工作。
慎重处理问题。
工作热情仔细。
注意窗口形象。
工作原则之一立足政治
文秘人员必须率先讲政治。
如何讲政治呢?
一要忠诚坚定和敬业奉献。
二要服从领导和团结协作。
三是眼光敏锐和是非分明。
四是理想远大和不懈进取。
五要为人正派和廉洁自律。
工作原则之二严格程序
机关工作讲程序。
各级下发了很多文件,办公室建立了很多制度,其中相当一部分是对工作程序作出直接或间接的规定,文秘人员必须学习这些文件和制度,并运用到自己的工作中。
如何做到严格程序呢?
首先要明确自己和自己所在部门在权力链上的位置:
要对谁负责,自己的权属范围有多大。
其次要谙熟机关的权力运行机制:
机关有分块管理,有分线管理,一级领导一级,一级对一级负责,没有特殊情况,不能超越自己和自己部门的权限。
工作原则之三讲究方法
工欲善其事,必先利其器。
文秘人员既要有勤勉的工作作风,又要有良好的工作方法。
工作原则之四细致工作
文秘人员一定要做到举轻若重。
事前要三思,缜密筹划,稳妥地实施;事后要三思,拾遗补缺,防患于未然。
细致工作,才能使决策效益最大化。
工作原则之五高效办事
工作来了,马上要办,不能拖。
工作要办到位,不能丢三落四。
要办出水平,达到领导预期的效果,甚至高于领导预期的效果。
如何提高工作效率?
要制定预案,严密调度,分工明确,讲究方法,多加推敲,抓好督导。
工作原则之六精益求精
做文秘工作,完成任务是最起码的层次,领导满意是应达到的层次,精益求精是最高的层次。
要达到高层次,关键在于态度,在于责任心。
文秘工作要高起点谋划,高姿态推进,高标准落实。
工作原则之七主动服务
文秘人员要以领导集体尤其是以主要领导为轴心,强化公转。
什么是主动服务?
主动服务既体现在大事上,也体现在一些细微的小事上。
基本建议是:
提高工作预见性。
做好工作预安排。
建立资料库和信息渠道。
积极分担工作和适时提供建议。
工作原则之八适当创新
文秘人员创新的机会到处都是。
办公室的管理可以创新,学习可以创新,调研可以创新。
服务观念可以创新,工作方法可以创新,工作手段更可以创新。
办公室的创新、文秘人员的创新,归根结蒂是为领导者服务,要唯领导者的爱好而取舍。
为人处世之一修炼形象
办公室是一个单位的主要对外窗口,文秘工作者是服务领导的骨干人员,其形象关乎一个单位的形象,关乎领导的形象,也关乎自己的前途,绝不是小问题。
形象包括体态发肤、气色气味、衣着装饰、动作举止、语音语调等诸多方面,均要做到大方得体,既不邋遢,也不妖艳。
好的形象源于一定的遗传,但重在修炼。
首先是修炼自己的境界。
其次要修炼自己的外表。
周恩来:
“面必净,发必理;衣必整,钮必结;头宜正,肩宜平,胸宜宽,背宜直;气度勿傲勿怠,颜色宜静宜庄”。
为人处世之二加强学习
加强学习是文秘人员必须牢记的基本要义。
加强学习的人,苦练本领的人,常常有更多的事业机遇。
如何加强学习呢?
一要学以致用。
二要突出重点。
三要长期坚持。
四要多竿齐下。
为人处世之三同事和谐
文秘人员如何做到与同事相处和谐呢?
严于律己和尊重他人。
眼里有活和积极应对。
注意沟通和加强协商。
身先士卒和搞好后勤。
校正角色和搞好配合。
为人处世之四上下融合
领导者和文秘人员是上下关系、主辅关系,配合的最佳状态是和谐共振。
对文秘人员配合领导方面,建议做到:
谦虚恭敬、领会意图、履行程序、甘居幕后、适应个性、积极建言、适当劝谏、拾遗补漏、保守秘密、适当挡驾。
为人处世之五勇抓机遇
芸芸众生,大致可以分为三类人:
第一类人,没有明确的人生目标,在每天茫然生活着。
第二类人,有远大理想没有近期目标,在干等死捱期待着。
第三类人,有远大理想又有近期目标,在脚踏实地工作着。
机遇在我们心里:
机遇就是准备。
机遇就是勤奋。
机遇就是重担。
机遇就是挑战。
为人处世之六静对挫折
文秘人员都要有承受挫折的思想准备。
该如何应对呢?
弄清原因。
适当解释。
树立信心。
开阔胸怀。
抖擞精神。
结语
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