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进销存管理系统设计文档

进销存管理系统分析报告

学院：

商学院

年级专业：

0X级会计

班级：

XXX班

姓名：

XXXX

学号：

XXXXXXXX

摘要：

此设计首先分析了进销存管理系统在信息时代的重要作用，随后针对经济和科技等诸多因素进行分析。

对实现此系统的技术、经济和管理可行性做了深入分析。

最后总体介绍了超市进销存管理所包括的基本功能模块，并详细阐述了器主要功能、设计思路及实现方法。

超市进销存管理系统主要包括入库、出库、退货、订货、超市统计查询等等。

这六部分，分别实现了搜索任意商品；对商品设定价格、库存量、报警数量、进货计划、是否打折。

还可以进行打印报表，包括计划进货表、本月本季末本年的销售报表等功能。

关键词：

数据库；进销存管理；管理系统；Access

管理信息系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统。

它能实测国民经济部门或企业的各种运行情况，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助决策，能利用信息控制国民经济部门或企业的活动，并帮助其实现规划目标。

本系统主要通过使用管理信息系统（MIS）的方法，对公司的日常业务处理和信息资源进行全面、系统的管理。

在整个系统开发的过程中，运用了软件工程的基本概念、相关技术和方法。

并且采用了系统生命周期的结构化程序设计方法，从而将整个系统开发各阶段（系统分析、系统设计、系统实施）的基本活动贯穿起来。

本系统希望能够通过进销存管理信息系统的建立，理顺企业的信息流程和流向，使企业的经营管理更加完善，使所有职能部门的管理人员在信息系统的辅助下进行工作，提高管理的整体水平；希望能够在现有的人力、物力、财力的基础上，进一步的发挥出企业的优势，使得企业能够扩大市场占有率，提高公司的竞争能力。

本系统采用ASP开发设计。

关键词：

管理信息系统进销存系统

第一章引言

1.1组织机构概况

上海新新有限公司（以下简称新新公司）成立于1998年。

公司主要为商品的销售提供良好的销售渠道和广泛的营销网络。

公司主要经营各种家电零部件，办公机械零部件以及各种建筑机械零部件的进出口业务，同时也从事保税区企业间的贸易代理，保税仓储业务，商品展示以及相关产品的咨询服务等。

公司拥有大量的各国生产厂家的信息，可根据客户的需要提供相应的服务。

1.2项目开发背景及信息系统目标

随着公司业务量的逐渐增长，业务范围的不断扩大，特别是中国进入WTO之后，市场竞争尤其是家电行业的竞争日趋激烈，公司需要更多的人力、物力、财力以稳固并拓展公司商品在市场的销售额。

如何更加有效地管理产品的进、销、存已成为公司领导的重要决策事项。

到目前为止，公司还没有一套完整的、行之有效的管理信息系统，公司进行信息管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处理，信息处理工作量大，查询困难。

为了使公司的管理工作科学化、规范化，为了降低管理成本，实现管理现代化，扩大市场的竞争优势，公司领导提出开发“进销存管理信息系统”,希望通过建立管理信息系统，提高企业现有资源的利用率,使企业管理工作规范化、制度化和程序化，避免业务管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息，以提高领导决策的水平。

通过对系统的初步调查，明确了系统开发的目标为：

按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟、先进的信息技术和手段，支持公司进、销、存管理工作的全过程，加强销售活动中的各种信息资源的管理和应用，实现销售管理现代化，及时、准确地提供各种信息报表辅助领导决策。

1.3信息系统范围

“进销存管理信息系统”主要是为公司的经营活动提供信息服务，它涵盖了采购部门、销售部门和仓库的各项管理工作，涉及多方面的职能。

系统能够对客户信息管理、订单管理、报价单管理、供应商管理、出货管理等信息提供存储、更新、查询、统计的功能，使公司能够合理控制进销存各个环节，提高资金的利用率和结算速度，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学化、现代化和智能化。

系统的数据来源由各职能部门的业务人员通过键盘输入。

此外，对系统的安全性方面也提出了明确的信息要求。

第二章系统分析

2.1概述

2.1.1系统分析的含义和目标

系统分析（systemsanalysis），是指在管理信息系统开发的生命周期中应用系统思想和系统科学的原理进行分析工作的方法和技术。

系统分析阶段的目标：

就是按系统规划所定的某个开发项目范围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的逻辑方案。

2.1.2系统分析的任务

系统分析的任务是：

尽可能弄清用户对信息的需求，调查原信息系统的资源、输入、处理和输出。

完成新系统的逻辑设计，以满足新新公司的业务发展要求。

系统分析的具体工作内容包括：

（1）可行性分析；

（2）详细调查；

（3）系统性分析；

（4）提出新系统的逻辑模型

2.1.3系统分析的步骤

系统分析阶段的主要活动是：

系统的初步调查、可行性研究、系统的详细调查、新系统逻辑方案的提出。

（1）系统的初步调查：

系统的初步调查是着重于系统的总体目标、总体功能和发展方向。

（2）可行性的研究：

可行性的研究是进一步明确系统的目标、规模与功能，对系统发展背景、必要性和意义进行调查分析并根据需要和可能提出拟定开发系统的初步方案计划。

（3）现行系统详细调查：

在可行性研究的基础上进一步对现行系统进行全面、深入的调查和分析，弄清楚现行系统运行状况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题实质，确保新系统更有效。

（4）新系统逻辑方案的提出：

主要明确用户的信息需求，确定新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案。

2.2系统的初步调查

系统的调查内容主要是有关组织的整体信息，有关人员的信息及有关工作的信息。

包括主要输入、主要输出、主要处理功能以及与其他系统的关系。

2.2.1组织机构图介绍

公司的组织机构如图2.1所示

图2.1组织机构图

2.3现行系统主要问题分析

本系统初步调查采用的主要方式是系统分析人员与新新公司各级主要管理人员进行交流，并到现场参观了解情况，主要参加人员是公司的销售部、采购部、库存部、MIS中心和行政部的员工代表。

新新公司现行管理工作存在的主要问题是：

第一，虽然各部门都有计算机，但只是做简单的录入工作，没有充分发挥其作用。

第二，业务管理工作缺乏规范性，随意性很大，对人的经验和水平有很大的依赖性，因此具体职能操作往往因人而异。

第三，公司原先进行的信息管理方式是基于文本、表格等纸质的手工处理，由于业务量的不断上升，信息处理工作量的增大，所以错误时常发生。

第四，公司领导对整个公司的生产、经营和销售信息掌握的不及时、不准确，影响决策的质量。

这一切缺乏系统、规范的信息管理手段，严重阻碍了公司的健康发展，因此开发进销存管理系统非常有必要。

公司领导希望通过建立管理信息系统，使企业管理工作规范化、制度化和程序化，促进企业管理的基础工作，避免随意性，提高信息处理的速度和准确性，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息，以提高领导决策的水平。

2.4可行性分析

在明确系统目标和环境的基础上，需要进一步对系统的可行性进行研究。

此活动的主要目标是进一步明确系统的目标、规模与功能，对系统开发背景、必要性和意义进行调查分析并根据需要和可能提出拟开发系统的初步方案与计划。

可行性研究是针对系统进行全面、概要的分析，主要包括三方面：

技术可行性分析、经济可行性分析和营运可行性分析。

2.4.1技术可行性分析

技术上的可行性分析主要分析现有技术条件能否顺利完成开发工作，硬、软件配置能否满足开发者需要等。

公司目前内部建有局域网，各部门均采用PⅢ以上的PC机作为工作台，其容量、速度能满足系统要求。

公司有专业的IT人员，对软件开发工具比较熟悉，有开发数据库经验；能够胜任信息系统的开发工作。

本系统采用MSWindowsNT4.0和MSWindows2000Professional作为操作系统平台。

公司内以MSWindowsNT服务器建立局域网，通过系统管理人员进行维护。

本系统的数据库开发平台选用Microsoft公司的SQLServer2000,该数据库管理系统在MSWindowsNT4.0和MSWindows2000Professional上都能运行，并提供数据库之间的数据复制功能，可代替现有系统数据的手工传递工作，降低出错率，提高数据的可用性。

本系统的应用软件开发工具选用的是开发人员熟悉的ASP。

2.4.2经济可行性分析

主要是对项目的经济效益进行评价，一方面是支出的费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。

另一方面是取得的收益中可以用前来衡量的那部分（收益的另一部分难以用钱来表示）。

基于本公司的现有计算机及配套设备，建设MIS系统，不需要添置硬件设备，而且由本公司的员工自行开发，可以大大节省软件的开发费用，并且建立了MIS系统后，能大大减少重复性的书面报告，降低办公费用，提高办公效率，与前期的投入相比，后期的收益是更为可观的。

2.4.3营运可行性分析

主要是管理人员对开发信息系统是否支持，现有管理制度和方法是否科学，规章制度是否齐全，原始数据是否正确等。

公司各级领导积极支持该系统开发，并打算针对新开发的信息系统重新完善公司的规章制度，使新系统能够充分的发挥作用；系统操作简单，易于理解，员工经过短时间的培训就可以使用该系统。

2.5现行系统的详细调查

对现行管理业务进行详细调查研究是了解系统需求和进行系统分析与设计的重大基础工作，因此要对新新公司的各项业务管理工作进行全面、细致而充分的调查研究。

系统调研采取的主要方法是到现场去，通过座谈、询问、观察甚至直接参与管理活动，自上至下逐步细化地进行了解，调查内容涉及上至企业发展目标、经营管理情况，下至具体职能管理工作和业务处理操作的企业经营管理全过程。

详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统流程图中部分图形工具来描述管理业务活动，进行规范化说明。

2.5.1现行系统的总目标

按照管理信息系统的原理和方法，采用成熟的信息技术和手段，支持公司管理工作的全过程，加强各种信息资源的管理与运用，提高企业管理工作的现代化水平，优化人、财、物和信息资源在供、销等各环节的运行机制。

管理信息系统应逐步覆盖公司内部的所有部门和一切经营活动，使所有业务部门的工作人员在信息系统的辅助下进行工作，提高管理的整体水平，同时企业领导可以通过系统及时了解各部门工作的进展情况。

第三章　需求分析

这一阶段的主要目标是明确公司的信息需求，包括组织、发展、改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需求，确定新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案，完成系统分析阶段的最终成果—系统说明书的编写。

3.1业务流程分析

业务流程分析可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统中不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。

现通过调查，采用系统流程图的部分图形工具来规范说明公司的业务活动。

业务流程图中的符号说明如图3.1所示，业务流程如图3.2所示：

系统内人员系统外实体单据、报表、帐目

处理数据流向存储

图3.1业务流程图图例

图3.2业务流程图

这一阶段的工作主要包括调查分析、建模、对模型进行评价和修改以及编写系统说明书。

在对新新公司的业务流程进行认真分析和研究的基础上，经过和公司领导的反复协商、论证，最后确定了公司管理信息系统的逻辑模型。

下面先以数据流程图和数据字典的方式来描述新系统的逻辑功能。

3.2数据流图

数据流图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。

它是采用自顶向下逐层扩展的方法，从逻辑上精确地描述系统具有的数据加工、数据存储、数据输入输出及数据来源和去向等功能。

这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，所描述的内容是面向用户的，是系统设计的主要依据之一。

数据流图的符号说明如图3.3所示：

外部项加工数据存储数据流

图3.3数据流图图例

根据调查材料，明确系统外部项，识别数据输入的来源和输出的去处，自顶向下逐层扩展整个系统的逻辑功能。

3.2.1系统关联图

首先，明确信息系统与各外部实体的信息联系，把系统作为一个加工环节，绘出系统的最高层数据流图—关联图，如图3.4所示：

图3.4关联图

3.2.2系统顶层图

根据关联图，划分出几个主要的信息管理功能，并明确各功能之间的联系，绘制出数据流图的顶层图（图3.5）。

图3.5顶层图

从图上可以看出整个系统从总体上划分为销售管理、采购管理和库存管理三大部分：

其中，销售管理是核心，整个系统以销售管理为龙头，根据客户部的订单通知，及时进行销售操作事宜；采购管理部门根据销售部门的请购通知，进行商品的采购事宜；库存管理部门根据销售管理部门发出的提货单通知和采购管理部门发出的入库单通知进行库存的管理。

3.2.3系统一层图

顶层数流图仅从总体上反映了公司的信息联系，应该按照自顶向下、逐层分解的分析方法对顶层图进一步细化。

其中，对销售管理进一步细化，得到销售管理一层数据流程图（图3.6），从图中可以看到，整个销售管理功能可划分为确定订货数量、生成缺货订购单、缺货订购单到货处理、发货管理四个子功能。

图3.6一层图（销售管理）

对采购管理进一步细化，得到销售管理一层数据流程图（图3.7），从图中可以看到，

图3.7一层图（采购管理）

对库存管理进一步细化，得到销售管理一层数据流程图（图3.8），从图中可以看到，

图3.8一层图（库存管理）

如此逐层细化下去，直到数据流程图中的每一处理成为一个容易理解的单一功能为止，且这个单一功能可以通过简单的逻辑表达方式在数据字典中予以说明。

限于篇幅这里不能全部列出。

3.3数据字典

上面讨论的数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总框架而缺乏详细、具体的内容，因此我们还需要建立数据字典。

建立数据字典是为了对数据流程图上各个元素做出详细的定义和说明。

数据字典以一种准确的和无二义的方式定义所有被加工引用的数据流和数据存储。

数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明。

数据字典有助于数据的进一步管理和控制，为设计人员和数据库管理人员在数据库设计、实现和运行阶段控制有关数据提供依据。

数据字典描述的主要内容有：

数据流、数据元素、数据存储、加工外部项。

由于篇幅有限，所以仅各举一个例子来说明。

3.3.1数据流

数据流是数据结构在系统内传输的路径。

数据流

系统名：

进销存管理

编号：

F1

条目名：

订单

别名：

定货单

来源：

客户

去处：

确定订货数量

数据流结构：

订单={订单号+日期+客户名称+产品名称+规格+数量+单价+付款方式+交货时间+交货地点}

流通量：

60份/每天

高峰流通量：

70份/每天上午9：

00-11：

00

简要说明：

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

3.3.2数据元素

数据元素是不可再分的数据单位。

数据元素

系统名：

进销存管理

编号：

条目名：

进货合同号

别名：

属于数据流：

F3，F4，F10

存储处：

D3

数据元素值：

代码类型

长度

取值范围

意义

字符

GKC-00001~GKC-99999

XXX

XX

XXX

（由字母和数字组成）

SPL-00001~SPL-99999

编号

JPN-00001~JPN-99999

年号

GAC-00001~GAC-99999

供应商代码

GHL-00001~GHL-99999

简要说明：

进货合同号是进货合同的识别符，每份进货合同都有唯一的合同号。

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

3.3.3数据加工

数据加工

系统名：

进销存管理

编号：

P1

条目名：

销售管理

别名：

输入：

订单

输出：

发货单

到货通知

请购

出库单

提货单

加工逻辑：

1.从客户处取得订单；

2.查询库存台帐；根据库存台帐确定实际可发货数量，填写提货单给下一“处理”；

3.针对不满足数量的订货要求，产生请购；待收到到货通知后，再进行处理。

4.接收出库单，根据出库单发货，并将订单执行情况记入发货单台帐中。

简要说明：

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

数据加工

系统名：

进销存管理

编号：

P2

条目名：

采购管理

别名：

输入：

请购

输出：

进货合同

到货通知

到货通知

入库单

加工逻辑：

1.接收请购，与订货标准比较；

2.确定补货量，与供应商签订进货合同；

3.接收到货通知，填写入库单，提出入库申请。

4.发出到货通知，提醒销售管理模块进行处理。

5.将进货合同执行情况记入进货合同台帐。

简要说明：

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

数据加工

系统名：

进销存管理

编号：

P3

条目名：

库存管理

别名：

输入：

入库单

输出：

出库单

提货单

统计分析报表

加工逻辑：

1.接收入库单，做好接货安排；

2.根据提货单，对照库存数量，开出库单。

3.修改库存。

简要说明：

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

3.3.4数据存储

数据存储是数据结构保留或保存的地方，也是数据流的来源和去向之一。

数据存储

系统名：

进销存管理

编号：

D3

条目名：

进货合同台帐

别名：

进货明细表

存储组织：

记录数：

约1000

主关键字：

进货合同号

每个进货合同一条记录，按合同号顺序排列

数据量：

约200KB

辅关键字：

供应商名称

记录组成：

项名：

合同号

日期

供应商名称

产品名称

规格

单位

毛重

进货单价

进货数量

进货总价

付款方式

入库日期

入库单号

备注

近拟长度：

10

10

10

10

20

5

10

10

5

15

20

10

10

20

（字节）

简要说明：

进货合同完成情况在备注中说明。

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

3.3.5外部项

外部项

系统名：

进销存管理

编号：

条目名：

供应商

别名：

商品提供者

输入数据流：

进货合同

输出数据流：

到货通知

主要特征：

供应商：

即所有商品的提供者，其主要特征是：

供应商名称、联系地址、联系人,联系电话，

可提供商品清单

简要说明：

本系统不负责安排供应商的生产计划或进货渠道，只是根据进货要求向供应商订购有关商品。

修改记录：

编写

缪晶

日期

2004.04.11

审核

王枫

日期

2004.04.15

3.4基本加工说明

数据流图中所有不进一步分解的加工，称为基本加工。

基本加工是实现系统功能的基本组成部分，准确地，清晰地描述基本加工，是表达系统逻辑功能的关键。

由于基本加工涉及详细的数据处理功能和处理过程，为了做到准确、清晰、简洁，基本加工的描述往往需要设计多种手段与工具。

所用的工具有：

自然语言的文字叙述、结构化语言、决策树、决策表、数学公式以及上述工具的联合使用。

3.4.1基本加工分析

加工P1.2：

采购管理

获取请购单的有关信息

安排采购人员，选择商品供应商

加工P1.1.1:

确定订货数量

图3.8确定订货数量决策树

第四章　系统概要设计

信息系统设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的反映公司信息需求的系统逻辑方案转换成可以实施的基于计算机与通信系统的物理方案。

这一阶段的主要任务是从系统的总体目标出发，根据系统分析阶段对系统逻辑功能的要求，并考虑到经济、技术和运行环境等方面的条件，确定系统的总体结构和系统各组成部分的技术方案，合理选择计算机和通信的软、硬件设备，提出系统的实施计划，确保总体目标的实现。

系统设计阶段的主要活动包括：

系统总体结构设计；详细设计；系统实施进度与计划的制定；系统设计说明书的编写。

4.1软件模块结构设计

系统设计工作技术性强，涉及面广，且内容复杂，必须要有科学的方法和设计工具做指导。

在此，我们采用结构化设计的方法来实现系统总体功能，提