海南大学学生社团联合会工作手册.docx
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海南大学学生社团联合会工作手册
学生社团联合会
工
作
手
册
海南大学学生社团联合会编
二〇一五年十月
学生社联2014届主席团联系方式-52-
文工团-53-
办公室
一、部门职能
负责学生社团联合会主席团意见传达与落实;审核、办理学生社团教室、场地、横幅、板块、海报等申请;办公室物资以及公章的管理;学生社团联合会日常活动的通知及考勤工作;组织安排日常值班工作。
二、工作流程
(一)海报签章
协会申请海报签章,协会负责人需在学生社团联合会办公室干部值班期间将海报带至办公室,社联办公室需要首先审核海报内容。
海报内容不得涉及商业性质,若海报内容涉及商业性质,不可以发给签章。
经审核无误之后方予以登记、签章,海报签章的最长签发时间为三天,签章日期只能提前一天,过期后如有需要务必来办公室申请续签,没有特殊情况,每个地点只允许贴一张相同内容海报,海报右下角张贴含有海南大学学生社联公章的签章方可张贴到学校指定张贴海报的地点,否则均视为违规宣传。
(二)板块签章
协会申请板块签章,需协会负责人在学生社团联合会办公室干部值班期间将板块(或板块照片)带至办公室,社联办公室需要首先审核板块内容。
板块内容不得涉及商业性质,若板块内容涉及商业性质,则不给予签章。
经审核无误之后方可予以登记、签章,板块签章的最长签发时间为七天,过期后如有需要务必来办公室申请续签,板块包含签章方可摆放宣传,否则均视为违规宣传。
(注:
逾期板块将会被后勤部没收,各协会请注意回收板块的时间)
(三)申请教室、活动室流程
1.从学生社团联合会网站上的下载中心下载“海南大学非教学活动教室预约审批表”;
2.填写完毕后,提前一周,交于学生社团联合会办公室审批,如果所需教室为城西校区教室,请交表时指出;
3.办公室统一将一周的教室申请表交于校团委老师审批,并预约教室;
4.协会负责人在指定时间来办公室领取“海南大学非教学活动教室预约审批表”;
5.申请多媒体教室的预约审批表需提前一天交于海甸校区行政楼一楼教务处,普通教室的预约审批表协会自行保管。
(四)横幅申请流程
1.从学生社团联合会网站上的下载中心下载“海南大学学生社团活动场地申请表”;
2.填写完毕后,提前一周,在学生社团联合会值班期间交于办公室,横幅内容不涉及商业性质的不收费,涉及商业性质的需要收取悬挂费用。
经相关负责人同意后,由办公室签字盖章;
3.办公室统一将一周的申请表交由校团委老师处审批;
4.协会负责人在指定时间来办公室领取“申请表”;
5.横幅只能在学生区悬挂,申请表交由后勤部门主管审批、后勤部门盖章。
(五)场地申请
1.从学生社团联合会网站上的下载中心下载“海南大学学生社团活动场地申请表”;若使用思源多功能厅,请下载“海南大学思源学堂(多功能厅)使用申请表”;
2.填写完毕后,提前一周,在学生社团联合会值班期间交于办公室,经相关负责人同意后,由办公室签字盖章,若为城西场地,请交表到城西团工委办公室;
3.办公室统一将一周的申请表交由校团委老师处审批;
4.协会负责人在指定时间来办公室领取“申请表”;
5.申请二食堂(限道路靠一栋一侧)、五食堂、旅院食堂,将申请表交由后勤部门主管审批、后勤部门盖章;
6.申请旅院三教广场需从后勤官网下载海南大学校园临时商业场地使用申请表,交由L2-108审批后,再交由后勤部门主管审批、后勤部门盖章。
(六)活动策划申请
1.除社团常规活动外,其余活动均需先将活动策划书电子版发至学生社团文化发展中心电子邮箱()。
2.电子版策划审批通过后将纸质版策划交由办公室备案。
3.办公室统一将一周的策划书交由校团委老师处审批。
4.活动在以下情况中,必须填写重大活动申请书(有指导老师和指导单位的签字盖章)纸质版与纸质版策划同时交予办公室。
(七)、重大活动申报书
1.凡涉及以学生社团名义在校外开展的活动、参加或与校外社会团体联合举办的活动、有外籍教师、学生参加或有其他外国人或外国驻华机构人员参加的活动、邀请校外人员在校内举办的座谈、报告等相关性质的活动,均需交三份重大活动申报书(一式三份,每一份都需指导老师的意见签名和指导单位的意见签名及盖章,不可复印)一份安全预案及一份纸质版活动策划至社联办公室审批。
2.从学生社团联合会网站上的下载中心下载“海南大学学生社团重大活动申报书”。
3.填写完毕后,提前一周,在学生社团联合会值班期间交于办公室,由社联主席审批。
4.办公室统一将一周的申报书交由校团委老师处审批。
5.协会负责人在指定时间来办公室领取“申报书”。
6.若是在城西校区举办的重大活动,请将重大活动申报书复印一份交给城西校区相关负责人。
(八)社团活动评奖证书申请
1.社团负责人须提前一周将《海南大学学生社团证书盖章申请表》上交社联办公室;
2.学生社团联合会审批;
3.办公室干部通知社团携带证书在指定时间盖章。
(九)会员评优证书申请
1.盖章时间统一为每学年第二学期期末;
2.社团负责人须提前一周将《海南大学学生社团会员评优证书盖章申请表》、获奖人的个人信息上交社联办公室;
3.学生社团联合会审批;
4.办公室干部通知社团携带证书在指定时间盖章。
(十)社团干部聘书申请
1.盖章时间统一为每学年第二学期期末;
2.社团负责人须提前一周将《海南大学学生社团聘书盖章申请表》、《海南大学学生社团干部信息表》上交社联办公室;
3.学生社团联合会审批;
4.办公室干部通知社团携带聘书在指定时间盖章。
三、注意事项
(一)社团活动评奖证书盖章条件
1.学生社团活动的电子版策划书已经通过学生社团文化发展中心的审批;
2.学生社团活动的纸质版策划书已经上交到学生社团联合会办公室备案;
3.学生社团已上交重大活动申报书,申报书已由学生社联、校团委审批通过;
4.学生社团的活动已结束或正在进行。
(二)会员评优证书盖章条件
1.获奖人为社团会员,品德良好,积极参加社团活动;
2.评优人数占社团会员人数的15%,十佳学生社团(标兵)可根据实际情况适当放宽比例;
3.学生社团不在整改期内。
(三)会员评优证书补充说明(以2014—2015年为例)
1.2014—2015学年学生社团会员评优证书申请盖章时间为2014年5月15日—2014年6月15日;
2.学生社团会员人数以各学生社团在学年招新结束后上报至海南大学学生社团联合会的数量为准;
3.会员评优证书内容为:
“**同学:
在二〇一四至二〇一五学年积极参加海南大学**社团(协会/俱乐部/研究会)活动,思想进步、品德优良、表现优异,被评为海南大学**社团(协会/俱乐部/研究会)优秀会员。
”;
4.会员评优证书的落款单位限定为海南大学学生社团联合会;
5.会员评优证书的落款时间为申请盖章的具体时间。
(四)社团干部聘书盖章条件
1.受聘人为协会干部并在该学生社团任职一年;
2.受聘人品德良好,积极参加协会活动;
3.学生社团不在整改期内。
(五)学生社团干部聘书补充说明(以2014—2015年为例)
1.2015—2015学年学生社团干部聘书申请盖章时间为2015年5月15日—2016年6月15日;
2.学生社团会长的聘书由共青团海南大学委员会、海南大学学生社团联合会统一发放,故学生社团会长的聘书不在此申请的受理范围内;
3.学生社团的副会长、部长、副部长信息以各学生社团在第一学期上报给海南大学学生社团联合会的信息为准、以《海南大学学生社团干部信息表》为参考;
4.学生社团的干事信息以各学生社团上交的《海南大学学生社团干部信息表》为准;
5.学生社团干部聘书内容为:
“兹聘请**同学担任海南大学**社团(协会/俱乐部/研究会)**(职务)。
聘期为2014年9月至2015年6月。
此聘!
”;
6.学生社团干部聘书的落款单位限定为海南大学学生社团联合会;
7.学生社团干部聘书的落款时间为二〇一四年九月。
附件一:
海南大学非教学活动教室预约审批表
申请人
所在单位
申
请
事
项
教室类型:
□多媒体教室□普通教室教室名称:
预约号:
活动人数:
人参加人员:
使用时间:
年月日第-节(第周)
活动名称:
申请原因:
申请人签字:
联系电话:
年月日
活动
主办
单位
审批
意见
签字
(单位盖章)
年月日
(学术讲座类宣传部、科研处审批意见)
签字
(单位盖章)
年月日
教务
处审
批意
见
签字(单位盖章)年月日
附件二:
海南大学非教学活动教室预约审批表
申请人
所在单位
申
请
事
项
教室类型:
□多媒体教室□普通教室教室名称:
预约号:
活动人数:
人参加人员:
使用时间:
年月日第-节(第周)
活动名称:
申请原因:
申请人签字:
联系电话:
年月日
活动
主办
单位
审批
意见
签字
(单位盖章)
年月日
(学术讲座类宣传部、科研处审批意见)
签字
(单位盖章)
年月日
教务
处审
批意
见
签字(单位盖章)年月日
附件三:
海南大学学生社团重大活动
申报书
活动名称
申报单位
指导老师
活动负责人
申报日期
海南大学学生社团联合会
二〇年月
活动名称
活动对象
活动时间
活动地点
所需经费
经费来源
活动负责人
联系电话
指导老师
姓名
职称
姓名
职称
活动目的、内容、形式、步骤(本栏不够另附页)
开展活动条件分析(包括活动开展的基础、已取得的成果及活动组织状况分析)
活动预期效果及成果去向
活动资金预算(须包括各项费用,如宣传费用、场地费用、设备使用费用等,可附页)
指
导老师意见
指导老师签名:
年月日
指导单位意见
签名:
盖章
年月日
社联意见
签名:
盖章
年月日
校团委意见
签名:
盖章
年月日
备
注
1、申报书作为协会、协会之间、协会与校级部门之间、校际协会之间合作举行各类面向全校级别以上活动之申报用。
2、此表一式三份,一份交校团委,一份送社联,一份学生社团自存。
3、审批程序社团负责人--指导老师--指导单位--学生社团联合会--校团委--校领导
附件四:
海南大学学生社团证书盖章申请表
社团名称
申请数量
申请人
联系方式
证书
全部
内容
申请
理由
学生社团
联合会意见
(盖章)
签名:
时间:
年月日
备注
附件五:
海南大学学生社团聘书盖章申请表
社团名称
申请数量
申请人
联系方式
聘书
全部
内容
申请
理由
会长签名:
时间:
年月日
学生社团
联合会意见
(盖章)
签名:
时间:
年月日
备注
注:
提交申请表时,需附上《海南大学学生社团干部信息表》。
附件六:
海南大学学生社团干部信息表
社团名称:
部门
职务
姓名
学院
专业
注:
1、内容填写不完整的《海南大学学生社团干部信息表》视为无效的信息表。
2、表中需要填写所有需要制作聘书的干部的信息。
附件七:
海南大学校园临时场地使用申请表
申请单位(个人)
联系方式
申请使用地点
使用时间
申请事项
申请单位(个人):
申请时间:
学校主管部门
意见(盖章)
(外来申请不填此栏)
后勤集团
商务服务中心
初审意见
(紫荆办公楼219
电话:
66260375)
保卫处
审核意见
(盖章)
后勤集团
商务服务中心
收费意见
(紫荆办公楼219
电话:
66260375)
管理费(元)
后勤集团
商务服务中心意见
(紫荆办公楼220
电话:
66293568)
卫生费(元)
电费(元)
保证金(元)
后勤集团计划
财务办公室收费
收费票据
复印件
附在反面
集团
意见
(盖章)
后勤集团
商务服务中心
(紫荆办公楼219)
发放许可证
许可证编号
注意事项:
1.临时商业场地使用时间:
周五18:
00-22:
00,周六、周日8:
00-22:
00(12:
00-15:
00不得进行任何活动)。
2.临时场地使用者需在指定的场地按批准的经营范围进行(一般情况下不得使用第二学生食堂及椰林小道),并不得影响和堵塞交通、消防等通道,不得擅自张贴广告、悬挂横幅、散发传单等,不得使用高音喇叭、话筒、音响等影响校园正常秩序,确保校园环境卫生。
3.此申请单保卫处存一份;后勤集团计划财务办公室、商务服务中心各存一份;申请者自存一份。
财务部
一、部门职能
作为学生社团联合会的核心部门,管理海南大学海甸校区及城西校区的财务。
监督各社团财务支出,协助海南大学各个社团进行财务管理,保证财务工作依法进行,提高资金使用效率,促进社团发展,严格做好内部审计工作,从而保证社团及部门财务管理和物资管理的规范化。
在社团招新过程中进行收据的发放和保存,监督各个学生社团的经费收入;负责监督和管理学生社团经费并定期对学生社团开展有关财务管理的业务培训;负责定期地对各学生社团的财务状况进行清查;负责学生社团活动的经费支出报账及发票的保存。
社联财务部有专门的财务主席负责,同时有正.副部长进行内部事情总的组织和管理。
干事负责各个类别社团的资金流动情况,并定期进行核算和核对,各司其职,定期汇报.
二、规章制度
第一章总则
第一条为了健全和完善我校学生社团工作的管理体制,加强学生社团财务管理,建立规范的财务工作秩序,提高财务工作水平,促进和保障学生社团积极健康的发展,维护学生社团的合法权益,制定本办法。
第二条海南大学各学生社团财务管理工作及其他相应财务工作应符合本办法的规定。
各学生社团应当根据有关
法规和本办法的规定,加强财务工作,严格财务监督,保证财务工作依法有序进行。
第三条学生社团的活动经费遵循以自筹为主,校团委支持与自筹相结合的原则。
在报请校团委批准后,可接受社会力量的赞助,但其赞助行为不得损害学校、学生社团的利益,不得在校内从事经营活动。
第四条各学生社团经费的使用要遵循合理、节约的原则,只可用于学生社团的管理及各个活动组织上,不得用于与学生社团活动无关的方面。
第五条学生社团所有财产系学生社团全体成员所共有,必须用于服务会员,发展学生社团,繁荣我校校园文化,开展积极有益的活动,提高会员综合素质上。
第六条学生社团联合会财务部对各社团财务情况及财务工作具有管理、监督、审核的权力。
各学生社团必须积极配合工作。
第二章各学生社团会费管理
第七条各学生社团收取会费指导价为15元/人*年(也可低于指导价或免收会员费)。
如需要提高会费,学生社团必须提交申请出具必要证明,经校团委及学生社团联合会主席团批准通过后方可高于指导价收取会费,但最多不得高于50元/人*年。
第八条会费上交后返还会费扣除账本收据以及会员证之后的余额百分之三十的现金,作为社团的灵活资金,以保证社团活动的正常进行。
第九条各学生社团所收取会费由学生社团联合会财务部统一监督管理,学生社团会费的使用由财务部长上交相关票据,经主席、主管副主席或分管的类别副主席签字后方可生效。
第十条会费上交办法:
学生社团招新前到社团联合会财务部领取收据并做好备注。
招新过程中必须使用社团联合会统一发放的收据。
各学生社团在每学期纳新结束后的一周之内将收据上交社团联合会财务部,并将学生社团所收的所有会费汇入社团联合会财务部的户头,同时上交回执单,以便校对。
第十一条若出现没有在规定时间内上交全部会费或蓄意拖延上交会费时间,私自挪用公款等现象,社团联合会将予以严肃处理。
第三章各学生社团财务部长制度
第十二条各学生社团需设独立的财务部,至少有一名会员专门负责财务工作,不可由其他部门代替,财务部长不得兼任社团内部其他职务。
财务部长上任后一周内须将个人简历及一寸工作照送交到学生社团联合会财务部,并在接到通知后领取财务部长工作证。
第十三条各学生社团财务部长的主要职责
(一)对本学生社团的经费使用做一个整体的规划和预算。
(二)对于各学生社团主办活动所需经费,财务部长应做好相关报账工作。
为了更好的保护社团的经费,仅各学生
社团的财务专员能够在社团联合会财务部进行领款工作。
(三)及时准确的记录本学生社团的经费使用情况,并详细记录,学期结束时要与社团联合会财务部进行对账工作。
第十四条学生社团换届时,学生社团财务工作须移交新一届社团负责人,原学生社团负责人出具清单,新一届学生社团负责人办理相应接收手续。
并在一周之内在社团联合会财务部办理变更手续,提供社团负责人相关信息,并领取新的财务部长证。
第四章各学生社团的经费申报
第十五条日常报账相关规定:
各学生社团的经费一律采取以发票为唯一报账凭证的原则,任何收据、货单等都不能作为报账的依据。
同时报账应遵循以下原则:
(一)当周报账金额0-500元由社团联合会财务分管副主席审核签字,当周即可领款;当周报账金额500-800元由社团联合会主席审核签字,两周之内可以领款;当周报账金额在800元以上的,需上报团委老师审批,审批通过也可在两周内领款。
(二)报账时必须递交与报账金额等额的发票。
当递交的发票为机打发票时,只要项目条款详细列出(项目单价*数量)的,可直接凭发票进行报销;当递交的发票为定额发票时,要求发票完全空白,同时附上清单。
清单要求必须使用A4大小白纸,主体部分以“项目单价*数量”格式列出
每一笔支出,计算出总和,注明日期同时需在右下角盖上商
家的公章,字与印章不能重合。
(三)报账中若出现餐费、话费、车费一律不予报销。
第十六条经费预支申请相关规定:
申请预支经费需在活动举办前一星期上交经费预支申请表,同时附上活动策划书。
经审核批准后可预先领取50%的活动经费,剩余的50%可在活动举办完后递交发票后领取。
若实际支出少于50%的已领经费,则向社团联合会财务部退还多余的部分。
第十七条为了确保学生社团的正常发展和活动的正常开展,社团联合会将会预留会费的一部分作为储备金,留作下学期各学生社团的下学期的招新费用和举办活动的费用。
要求每个社团会费最低余额为200元,余额低于200元的协会不予报销。
若社团被通知整改,不但整改期间不予报账,且整改期过后最低余额将升至300元。
第十八条学生社团联合会财务部对发票得管理将采用月清式,财务部将不对上月的发票进行处理,发票时间根据发票开具的时间为准。
第十九条学生社团被撤消或解散时,财务先移交学生社团联合会代管,原社团负责人出具财务清单,核实无误后返还会员。
第二十条学生社团公共财产为社团成员所共有,严厉禁止任何人以任何形式私自挪用、独占、谋取私利。
第二十一条经费申请的报账时间为每周的周一至周四中午12:
00-13:
00,领款时间为周五中午12:
00-13:
00。
领款时要求领款人员必须携带财务证,同时自备零钱。
领款地点为思源学堂A302。
第五章各学生社团的账目管理
第二十二条各学生社团采用订本式账簿,账簿由学生社团联合会财务部统一购买分发。
该学生社团的每一笔收入和支出都要详细记入账簿,将资金来源、去向逐项登记。
每笔账目入账时,必须注明日期、经手人、详细用途及金额。
帐采取一年一封制。
第二十三条参照本条例,有下列情形之一的,一经查处,学生社团联合会将严肃处理:
(一)私自挪用公款。
(二)不记账或有两本帐。
(三)账目模糊,资金用途没有明确详细的记录。
如只是笼统的记为“办公用品”“文具”等均属于模糊账。
(四)虚开发票,虚报数目,造成学生社团资产流失。
(五)私刻公章。
第二十四条为了各学生社团工作的正常开展,学期末各学生社团要参与配合社团联合会财务部的对账工作。
第六章罚则
第二十四条各学生社团必须配合学生社团联合会在规定时间内进行财务核算,对不予配合者,学生社团联合会将给予严肃处理。
对情节严重者将视情况予以如下处理:
(一)取消该学生社团年度评奖评优资格。
(二)情节严重者免去其学生社团负责人一职,并向其
所在院系和学生工作处反馈。
(三)情节特别严重者将按学校有关规定及国家相关法律另行予以处分。
三、工作流程
海南大学学生社团活动经费报销流程
注:
财务部周一至周四中午12:
00-13:
00接受活动发票与活动经费预支;周五中午12:
00-13:
00发放通过款项。
办公地点为思源A302。
海南大学学生社团大型活动经费申请流程图
注:
1、财务部周一至周四中午12:
00-13:
00接受活动发票与活动经费预支;周五中午12:
00-13:
00发放通过款项。
2、预支金额的50%小于500元由分管财务副主席审批;大于500元至800元(包含500元)由社联主席审批;大于800元(包含800元)先由社联主席审批再经社联指导老师审批。
附件一:
海南大学学生社团活动经费预支申请表
社团名称
活动主题
活动负责人
联系方式
活动形式
活动对象
活动时间
活动地点
已邀请
单位(个人)
活动基本内容(主要程序以及大致内容)
活动申请经费
项目
具体用途
支出金额(单价*数量)
申请总额
(大写)
(小写)
负责人
联系方式
指导老师意见
签名:
年月日
学生社团
联合会意见
签名:
盖章
年月日
附件二:
海南大学学生社团办公室维修经费申请表
社团名称
办公室编号
联系方式
维
修
内
容
维
修
经
费
预
算
学生社团联合会意见
签名:
盖章
年月日
附件三:
海南大学学生社团联合会
专项活动申请审批表
编号:
申请部门
负责
- 配套讲稿:
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- 海南 大学 学生 社团 联合会 工作手册