会议管理办法.docx

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会议管理办法

会议管理办法

（根据2006年8月1日公司发布的《会议管理办法》第一次修正）

第一章总则

第一条为使公司会议管理规范化，提高会议议事效率，特制定本办法。

第二章会议原则

第二条会议组织召开要以精简为原则。

公司行政人事部统一协调安排各部门召开的会议，尽量压缩会议次数，缩短会议时间、减少会议人数，会议不经审批一律不准召开，能合并召开的就合并召开，不得滥用会议方式去从事所有工作，不能存在会议数量失控、会议泛滥成灾现像，对存在以下几种情况的会议一律不予批准召开：

1、无明确会议议题的会议；

2、可开可不开的会议；

3、能用个别打电话的、面谈或发文方式有效解决的会议；

4、无实质性内容的会议；

5、准备不充分的会议；

6、已有明确决议的会议；

7、可以和其它会议合并召开的（性质相近、内容重复、相互包含、工作量较小）会议；

8、不能解决实际问题的会议；

9、超过实际需要规模的会议；

10、相互扯皮的条件因素未消失，仍旧议而不决、决而不行的会议；

11、因怕承担份内责任而召开的会议。

第三条以高效为原则，重视会议质量。

对会议效果是否好坏可以下列标准参考实施评估：

1、必要。

即会议是否确有召开的客观必要性；

2、端正。

即会议目的、风气是否端正；

3、适时。

即召开会议的时机是否成熟；

4、适度。

即会议的规模和规格是否适度，决不小会大开，随意升格；

5、简单。

即会议节奏是否紧凑，尽可能化繁为简，决不短会长开；

6、有备。

即会议是否有各而开，各项准备工作务必充分；

7、有序。

即会议是否守法守则，一切应有条不紊，依序进行；

8、有术。

即主持人及各类与会者是否注意掌握科学的方法与技巧；

9、有效。

即会议是否有正面的实际效果，要充分沟通、推动工作，实现会议上标。

第四条会议要厉行节约，如涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行；

第三章会议种类

第五条公司级会议。

公司员工大会以及需由公司总经理主持召开的会议应报请公司总经理批准后方可召开；

第六条部门工作会议。

各部门召开的例行的、临时的工作会议，由各部分管领导决定召开并负责组织，但必须报行政人事部备案登记，由行政人事部排定会议计划，以免造成与其它会议的冲突；

第七条其它临时会议。

对涉及政府主管部门对我司进行的业务审核等相关会议，一律由行政人事部统一安排，相关部门协助做好会务工作。

第四章会议组织

第八条例会的组织。

为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制度，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、人员组织召开。

例会会议安排如下：

1、总经理办公会议。

每周一上午8时45分召开，公司总经理主持，公司副总经理以上人员参加，行政部列席会议，主要研究部署公司全面工作，讨论决定公司全局性工作的重大问题，总结评价上周行政、施工等工作情况，并安排布置本周工作；

2、工程协调专题会议。

每周一下午2时30分召开，公司总经理主持召开，部门经理以上人员参加，主要通报公司所承接工程的进展情况，对施工中存在的问题、障碍以及需部门之间配合协作完成的工作进行沟通、协调；

3、部门工作会议。

由公司副总经理组织、主持分管部门工作会议，每周必须组织召开一次，并将会议时间、地点报行政人事部备案登记，公司总经理可视具体情况决定是否参加部门工作会议。

第九条其它会议的组织。

对例会之外的其它临时性会议，应提前按本办法的第六、七、八条的相关规定办理会议申批，填制会议申请单（具体见附件一），批准后方可组织召开，以免造成与日常会议时间、参会人员、时间的冲突；

第一十条各部门必须服从公司行政人事部的统一安排，各部门小会不能安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则；

第一十一条凡行政人事部列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其它会议时，召集部门应提前2日报请行政人事部调整会议安排计划。

未经公司行政人事部同意，任何人不得打乱正常会议计划；

第一十二条对于准备不充分或重复性、无多大作用的会议，公司行政人事部在经相关领导批示后，可拒绝安排此项会议；

第一十三条会议准备工作，是总经理主持召开的，由行政人事部负责会议的通知和会务的准备工作，非总经理主持召开的会议，由各部门分管领导指定本部门工作人员进行会议的通知和会务准备工作；

第一十四条会议通知可采用口头、书面形式，会议召开前24小时由会议工作人员通知到参会人员，对重要的、较正式的会议须书面通知，由会议工作人员填发《会议通知单》（明具体见附件二）；

第一十五条对于例会会议，在开会时间和地点明确后，一般原则上不再另行通知，除非会议时间、地点、参会人员有变动的情况下，由会议工作人员进行通知，参会人员应按排定的会议计划准时参会。

第五章会议程序

第一十六条会议主持人、召集部门及与会人员都应分别做好会议材料等有关准备工作，具体包括：

会议议程、汇报提纲、发言要点、相关工作计划、决议、决定的草案以及会场等，具体会议的程序为：

1、会议要严格遵守会议的时间，要在开头就议题的要旨做一番简洁说明，并把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员；

2、主持人要通报上次会议提出问题的处理情况，各参会人员要汇报上次会议中自已应落实工作的落实情况，并提出需由公司领导和其它部门配合解决的问题。

3、会议主持人及相关领导对各参会人员的汇报工作进行点评，提出下一阶段的工作要点，并对一阶段工作进行布置和安排；

第一十七条会议注意事项：

1、会议内容不能偏离议题；

2、各参会人员应畅所欲言；

3、会议节奏要明快、流畅、发言内容不要冗长；

4、会议中主持人要对会议内容进行及时整理，形成会议结论，包括：

所提出问题的解决办法、下一阶段主要工作任务、各项工作任务的责任人、完成时限等明确后交全体参会人员进一步确认；

第六章会议纪律

第一十八条会议工作人员要及时了解参会人员的出席情况，会议开始前要参会人员填写《会议签到表》（具体见附件三），参会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，要严格遵守各项会议纪律，形成良好的会议风气，对存在以下现像的与会人员，会议工作人员可以实施必要处罚，并在会上进行通报批评：

1、对迟到5至10分钟的，可给给予一次50元的处罚；

2、对迟到10以上的，可给予一次100元的处罚；

3、对旷会的，可给予一次200元的处罚；

4、对会议期间，手机没有打成振动的，可给予一次20元的处罚

5、对会议期间，未经主持人同意擅自离开会场的，可给予一次20元的处罚；

6、对会议期间，交头接耳开小会的，可给予一次20元的处罚；

第一十九条参会人员如确实因工作需要不能出席会议的，应在会议召开前2小时向会议主持人请假，批准后，可不参加会议，但在条件允许的情况下，可按排其它人员代出席会议，会后，代会人员应及时向未能出席会议的人员沟通会议情况；

第二十条会议内容如有保密事项，参会人员必须严格遵守保密纪律。

第七章会议纪要

第二十一条总经理办公会议、工程协调会议、总经理主持召开的其它会议、公司级会议由行政人事部整理、发布会议纪要；

第二十二条部门工作会议，由各部门安排本部门会议工作人员整理、发布会议纪要，但会议纪要的格式要统一按公司规定格式排定；

第二十三条会议纪要在发布前，应填写《永红公司发文承批单》，请会议主持人审核签发；

第二十四条工作人员在发布会议纪要时，要求参会人员以及各部门应按填写《收发文记录》，签收会议纪要。

第二十五条会议纪要的领导审批件以及正式文件三份进行存档，总经理主持召开的或公司级会议纪要由行政人事部做好存档工作，部门会议纪要，由各部门做好存档工作，行政人事部进行不定时检查监督；

第八章附则

第二十六条本办法自2007年8月25日正式实行。

第二十七条本办法归行政人事部负责解释说明。

会议签到表

日期：

年月日NO：

顺序

参加人员

到会时间

签到者

离会时间

签退者

会议开始时间：

请假人员：

迟到人员：

旷会人员：

旷会人员：

出席人数：

迟到人数：

请假人数：

旷会人数：

备注：

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

15

16

行政人事部：

主持人：

：

被通知人

发文

文号

日期

议题

开会时间

开会地点

主持人

联络人

电话

拟邀请出（列）席单位及人员

备注

发文单位

会议通知单

会议申请单

NO：

部门：

承办部门

召集人

开会日期

起止时间

时分至时分

开会地点

会议议题

参会人员

拟支费用

备注

广州市永红水电装修工程有限公司文件

永字〔2007〕第030号

关于实施《会议管理办法》的通知

各部门：

为使公司的会议管理规范化、制度化，公司根据2006年8月1日发布的《会议管理办法》永（2006）第052号文进行了进一步修正和完善，现印发你们，要求各部门认真组织好本办法的学习和领会工作，并请认真遵照执行。

附件：

《会议管理办法》。

广州市永红水电装修工程有限公司

二○○七年八月二十五日

抄送：

翔龙集团办公室

公司行政部2007年8月25日印发

（共印15份）