商务函电写作的7C原则.docx
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商务函电写作的7C原则.docx
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商务函电写作的7C原则
商务函电写作的7C原则
函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。
商务函电的写作应掌握7C原则,即:
完整(complete)
正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(concreteness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
完整:
商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。
正确:
表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。
清楚:
所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。
用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。
简洁:
在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。
而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。
具体:
内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
礼貌:
文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。
最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
体谅:
为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:
站在对方立场。
在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。
商务函电的种类包括:
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。
从商务函
电的具体使用功能来讲,又可分为:
来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。
商业英语之商业信函的书写原则
(1)completeness
实例解说:
"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"x5yds,1,000doz."
这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。
中文意思是:
"纤维素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。
主要问题是后半句不清楚。
"ditto"在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括"带塑料包装容器",因此,幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。
所以最好改成:
"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz.
CelluloseTape1/2"x5yds,withplasticdispenser1000doz."
这样即完正,又清楚明确,不会引起误解。
商务英语之商业信函的书写原则
(2)Clearness
(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇
〈例一〉
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
(从香港到旧金山有直达船,)
但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢,还是两个月一次不明确。
因此,最好清楚明白地说明"一个月两次"还是"两个月一次":
(a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
(每月两次直达船)
(b)WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
(每半月一次直达船)
(c)WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.
(每两个月一次直达船)
(二)注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:
a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;
b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.
以上两句中的"assoonaspossible"修饰的内容不同:
a)你们要求我们尽快做些什么。
b)请尽快告诉我们。
所以a)可译为"请告你们要我们为此尽快做些什么";
b)可译为"请尽快告知,你们要我们为此事做些什么"。
(三)注意代名词,关系代词和先行词的关系
按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。
例句:
不好:
TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.
较好:
TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.
(四)注意前后一致和紧凑,连贯
不一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
一致:
Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.
Or:
Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.
(五)仔细和恰当地分段落(Paragraphing)
商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落,一般的分段落原则是一个段落一个意思(Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.).现举例说明:
DearSirs,
ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.
Yoursfaithfully,
以上这封信只有一段,供两句。
第一句39字,第二句66字。
读后虽然能基本了解其内容,但读起来很不舒服。
信的内容大体有三点:
1.伊朗中央银行因外汇原因,通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证;
2.这临时措施,新的进口政策一订,这个措施可能取消;
3.希望对方随时告之有关情况。
按照这三点,适当地分分段落,把信重新改写一下,可能读起来比原来的清楚易懂:
DearSirs,
ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.
Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.
Yoursfaithfully
商务英语之商业信函的书写原则(3)Correctness
商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利,义务,厉害关系,是各种商业单据(如合同)的根据。
广义的说,商业书信的正确性表现在:
(一)运用正确的语言水平
(二)叙述得正确
(三)数字要正确
(四)正确理解和运用商业术语
(五)合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"。
一.正确的语言水平
(1)正式的和非正式的语言水平所用词汇比较:
FormalInformal
terminate停止,结束,终止
domicilen.住所,住宅;v.(使)定居
deem认为,相信
transpire发生;发散,泄露
Conflagrationn.大火,大火灾,突发
edifice大厦,大建筑物
endeavor尽力,努力
obtain;procure获得,取得
peruse细读
remunerate酬劳
utilize利用
subsequent后来的,并发的
ascertain确定,深知
contingentupon视……而定
anticipate预期;预定,预见,可以预料
interrogateend审问,询问
Stop
home本国,产地
think(or:
believe)认为,以为;相信
happen发生,碰巧,偶然
Fire
Building
try尝试,试图
Get
Readorstudy
Pay
Use
Nextorfollowing
findout找出,发现,查明(真相),认识到,想出,揭发
Dependingon
expect期待,预期,盼望,指望
Ask
(2)正式的和非正式的语言比较
Formal&Informal
1)Willattaintheageof18years.
Willbe18yearsold
2)Renderusmoredetail.Wewillinstituteamailsearch.
Sendusmoreinformation.Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.
3)Wethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmanner.
Weshallappreciateyourhelpingus.Letusknowwhenwecanreturnthefavor.
4)Informmeofyourintentionsastotheliquidation(清算)ofthisbalance.
Letmeknowwhenyoucansettlethisaccount.
5)Giveconsiderationtoaplan.
Consideraplan
6)Thisplanwilleffectasavingof$10,000.
Thisplanwillsave$10,000.
7)Toeffectcertainmodificationsinaprocedurecontingentupontheconcurrenceofmanagement.
Tomakecertainchangesifmanagementagrees.
8)Theconclusionsascertainedfromaperusalofthepertinentdata(相应的资料)arethatalucrative(有利的)marketexistsfortheproductinthisvicinity(邻近,附近,接近).
Thedatastudiedshowthattheproductisingooddemandinthisarea.
(3)避免使用不标准的语言水平
不要说 应该说
ain'tisn't,aren't
hadn'toughtshouldn’t
irregardlessregardless
nohowanyway
inregardtoregarding
can'thardlycanhardly
betweenyouandIbetweenyouandme
where….atwhere
下列是同一内容三种不同语言水平的比较参考:
Formal:
AlthoughItem12isenumerated(列举)inthereport,thewriterhasascertained(确定,深知)thatitiscurrentlynotintheorganization'sinventory(详细目录,存货,财产清册,总量)orinthewriter'spossession(财产).
Informal:
AlthoughItem12islistedinthereport,it'snotinourstocknowandIdon'thaveiteither.
Standard:
Irregardlessofthereportthatitemain'tonourshelvesnow,andIhaven'tgotiteither.
二.叙述得正确
商业书信的内容要叙述得正确,既不要说得不够(Understatement),更不要说得过头(Overstatement)。
[例一]Thisstoveisabsolutelythebest(or:
theverybest)onthemarket.
(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。
)
这句话是用来介绍商品的, 但没有具体介绍商品的性能, 而是抽象地断定这种炉子是"市场上最好的"。
这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有"卖狗皮膏药"的感觉。
[改写]
OurmodelA195isdesignedonmodernlinesandgives,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.
(我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。
所以,你会同意,这是优良的节约燃料的炉子。
)
三.字要正确
日常工作离不开数字。
对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时"失之毫厘,谬以千里"。
甚至引起不同的理解。
(a)"以上","以下","以前","以后","从。
。
。
到。
。
。
"等的表达法
$2or(and)above(over) 二美元和二美元以上
60dozenor(and)up(upward,upwards) 60打和60打以上
2%or(and)more 2%和2%以上
anorderfor50grossorupward 50罗或50罗以上的定单
anorderfornotlessthan50gross 不少于50罗的定单
5%upto10%inclusive 5%到10%(包括5%和10%)
over5%upto10%inclusive 5%以上到10%(包括10%)
(b)
fromandincludingtoday(thisdate) 从今日起(包括今日)
onandfromNov.10; 从11月10日起
onandafter; (包括11月10日)
asfrom 从毁约之日起
asfromthedateofthebreach (包括毁约之日)
upto$40inclusive; 到40美元
uptothemaximumof$40 (包括40美元)止
uptoandincluding 到11月20日止(包括11月20日)
asfromthe1sttothe15thofMarchinclusive; 从3月1日到15日
fromthe1stto15thofMarchbothinclusive (包括1日和15日)
duringtheperiodbeginningon 从3月1日起到3月30日止
March1andendingonMarch30, 这一期间(包括头尾两天。
)bothdatesinclusive.
四.理解和运用商业术语
一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷,如:
Youaskveryshortdeliveryforyourorder.
写信的人原意是说"你们要求赶快交你们的定货。
"可是shortdelivery不是快点交货的意思,而是"短交"的意思,这就用错了商业术语。
因此,应该说:
Yourrequirequick(prompt)deliveryofyourorder.
五.合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"
(1)非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写(spelling)每一个英文字。
拼写正确与否是一个很重要的问题。
有时,一不小心,拼写错了,会误大事或出笑话。
你想买靴子,英文应该是BOOTS,要是拼写成BOATS就变成你想买船了。
怎样才能正确地拼写最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。
要注意
音节(syllables)
字根(roots)
前缀(prefixes)
后缀(suffixes)
有人就此写了首打油诗做了个"总结"
IbeforeE
ExceptafterC
OrwhensoundedasA
Asinneighbororweigh.
其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei]之外,通常是I在E之前。
现举例说明:
(a)ie[发音i:
]
achieve,grieve,retrieve重新得到
believe,niece,shield
brief,piece,shriek尖声叫喊,耸人听闻的报道
chief,pier桥头,siege包围,围城,长期努力,不断袭击;包围,围攻
field,pierce刺穿,刺破,穿透突破,thief
fiend魔王,魔鬼,撒旦,relieve,wield挥
fierce凶猛的,猛烈的,reprieve缓刑,暂减,(痛苦,烦恼的)暂缓,yield
(b)ei[发音i:
]
Ceiling,
conceive构思,以为,考虑,
deceive欺骗,行骗,
perceive察觉,感知,感到,认识到,
receive
(c)ei[发音ei]
Feint假装,obeisance敬礼,鞠躬,sleigh雪橇
Freight货物,装货,reign,veil
inveigh猛烈抨击,痛骂,谩骂,rein,weigh
Neighbor,skein
(一)束
(一)群,weight
例外:
either,fiery,foreign,friend,heifer,height,inveigle,leisure,seize,sovereign,weird.
又如以ceed,cede,和sede结尾的动词中,只有三个普通的动词以ceed结尾,即:
Exceed,proceed
和succeed结尾的,如:
acced,concede,intercede调解,precede,recede.
名词的复数形式也得注意,否则也要出错。
不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。
(a)绝大部分的名词从单数变为复数时,只要在词尾加个"s"就行了。
如:
hat,hats;acrobat,acrobats;banana,bananas.
(b)单数名词的字尾是s,ch,x或z的复数,通常是加es,如:
mass,masses;patch,patches;t
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