如何装订会计凭证.docx
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如何装订会计凭证
如何装订会计凭证?
记帐凭证按编号填制好后(原始凭证附在对应的所填凭证后),按顺序整理整齐,加封底封面和包角,然后用大铁夹将已理齐的凭证左、右上角各夹起来,接着在左上角钻二、三个的小洞,再用粗线将凭证装订起来,后面是将已订好的凭证包角上涂胶水(最好是白色木胶漆)将左上角包起来即可。
(注意订线是一定要多拉拉线,不要让凭证松散)
最后注明企业名称、经济业务的年度、月份和起讫日期,由装订人签名盖章。
不知道以上这样说你明白吗?
(二)会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的
装订。
1.会计凭证的装订。
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归
档。
会计凭证装订前的准备工作:
①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数
; ③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整; ④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; ⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证; ③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
2.会计帐簿的装订。
各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。
基本要求是:
(1)帐簿装订前,首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
(2)活页帐簿装订要求。
第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,
用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。
第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按
同类业务、同类帐页装订在一起。
第三,在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订
人(经办人)签章。
(3)帐簿装订后的其他要求。
第一,会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸
的现象。
第二,会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。
第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年
一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。
第四,会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷
号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。
3.会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成
册谨防丢失。
小企业可按季装订成册。
第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;第二,会计报表装订顺序为:
会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三,按保管期限编制卷号。
会计凭证的装订:
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证,可按记帐凭证的面积尺寸,先自右向后,再自下向后两次折叠。
注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅。
对于纸张面积过小的原始凭证,一般不能直接装订,可先按一定次序和类别排列,再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上,粘贴时以胶水为宜。
小票应分张排列,同类同金额的单据尽量粘在一起,同时,在一旁注明张数和合计金额。
如果是板状票证(如火车票),可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。
对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证,可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面,待装订凭证时,抽去回形针或大头针。
有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,如工资单,耗料单。
但在记帐凭证上应注明保管地点。
④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证;
③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。
会计凭证装订前,要先设计和选择会计凭证的封面。
封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。
怎样装订会计凭证?
装订就是将一札一札的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。
装订之前,要设计一下,看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。
每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。
一本凭证,厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。
过薄,不利于戳立放置;过厚,不便于翻阅核查。
凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若于册。
凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。
由于原始凭证往往大于记账凭证,从而折叠过多,这样一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证象条鱼一样。
这时可以用一些纸折成许多三角形,均匀地垫在装订线的位置。
这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
装订前,要以会计凭证的左上侧为准,放齐,准备好铁锥、装订机或小手电钻,还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
下面介绍一种角订法:
(1)将凭证封皮和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角,做护角线。
(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
(3)用大针引线绳穿过两个眼儿,如果没有针,可以将回形别针顺直,然后两端折向同一个方向,折向时将线绳夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
(4)在凭证的背面打结。
线绳最好把凭证两端也系上。
(5)将护角向左上侧面折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
(6)向上折叠,将侧面和背面的线绳扣粘死。
以上参见下图。
(7)待晾干后,在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。
装订人在装订线封签处签名或者盖章。
现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。
目前,有的帐簿商店有一种传票盒,将装订好的凭证装入盒中码放保管,显得整齐。
怎样装订会计帐簿?
帐簿在使用过程中,应妥善保管。
帐簿的封面颜色,同一年度内力求统一,逐年更换颜色,便于区别年度。
这样,在找帐查帐时就会比较方便。
帐簿内部,应编好目录,建立索引。
注意贴上相应数额的印花税票。
活页帐本时可以用线绳系起来。
下面介绍活页摇夹使用方法:
(1)用摇手插入帐簿测面的孔中,向右旋转,开启摇夹。
(2)旋去螺帽,取去簿盖。
(3)将账簿活页装入,可随意装用,最多可装300页。
(4)复上簿盖,旋上螺帽,再用摇手向左旋转,锁紧摇夹。
以上方法的使用可见图1-2。
活页摇夹的络链条长50毫米,帐页在装入取出过程中,摇手旋转链条时要注意帐页轧住链条节头,当帐页被轧住时,摇手旋转不动,千万不要强旋,请用手轻轻摇动链条节头,不使帐页轧住,然后开启或锁紧摇夹。
这样可保持长期使用。
摇夹使用的特点是比较安全,因为帐簿摇紧后,其他人员如果没有专门工具,不容易随意抽取、更换帐页,从而使得帐页不易散失;其缺点是成本相对高。
账簿在过次年后,应将账簿装订整齐,活页帐要编好科目目录、页码,用线绳系死,然后贴上封皮,在封皮上写明帐簿的种类、单位、时间,在帐簿的脊背上,也要写明账簿种类、时间。
会计业务量小的公司,账簿可以不贴口取纸;会计业务量大的公司,帐簿上应该贴口取纸,可以按一级科目或材料大类,按帐页顺序由前往后,自上而下地粘贴,当合起账簿时,全部口取纸应该整齐,均匀,并能够显露出科目名称,不要在帐簿上下两侧贴口取纸,而应在右侧粘贴,这样,可保证整齐,存档时可以戳立放置,以便抽取。
1.会计凭证的装订。
会计凭证一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证;
③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
2.会计帐簿的装订。
各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。
基本要求是:
(1)帐簿装订前,首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
(2)活页帐簿装订要求。
第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。
第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按同类业务、同类帐页装订在一起。
第三,在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
(3)帐簿装订后的其他要求。
第一,会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。
第二,会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。
第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。
第四,会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。
3.会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。
小企业可按季装订成册。
第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订;
第二,会计报表装订顺序为:
会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三,按保管期限编制卷号。
装订就是将一札一札的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。
装订之前,要设计一下,看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。
每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。
一本凭证,厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。
过薄,不利于戳立放置;过厚,不便于翻阅核查。
凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若于册。
凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。
由于原始凭证往往大于记账凭证,从而折叠过多,这样一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证象条鱼一样。
这时可以用一些纸折成许多三角形,均匀地垫在装订线的位置。
这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
装订前,要以会计凭证的左上侧为准,放齐,准备好铁锥、装订机或小手电钻,还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
下面介绍一种角订法:
(1)将凭证封皮和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角,做护角线。
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(2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
(3)用大针引线绳穿过两个眼儿,如果没有针,可以将回形别针顺直,然后两端折向同一个方向,折向时将线绳夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
(4)在凭证的背面打结。
线绳最好把凭证两端也系上。
(5)将护角向左上侧面折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
(6)向上折叠,将侧面和背面的线绳扣粘死。
以上参见下图。
(7)待晾干后,在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。
装订人在装订线封签处签名或者盖章。
现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。
目前,有的帐簿商店有一种传票盒,将装订好的凭证装入盒中码放保管,显得整齐。
一、会计凭证一般每月装订一次。
装订好的凭证一般是按月保管归档。
二、会计凭证装订前的整理工作:
1.分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
2.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归寨)确定装订成册的本数;
3.摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)。
对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅,保持数字完整;
4.整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
5.记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
三、会计凭证装订时的要求:
1.用“三针引线法”装订。
装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针跟,实行三眼一线打结,结扣应是活的。
并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位。
使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
2.凭证外面要加封面,封面纸用上好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;
3.装订凭证厚度一般1.5厘米。
方可保证装订牢固,美观大方。
四、装计凭证装订后的注意事项:
1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
2.在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
问题补充:
谢谢两位啊!
我还想问一下是1号在上还是30号在上呢?
(我以前的公司是按30号在上的,可我也见过有1号在上的)
1、如果装订一本记账凭证,1号在上。
2、如果装订两本记账凭证,30号在上,或者40号、50号等都可以在上。
会计凭证装订技巧
紧水滩水电厂李顿粮
会计凭证装订是财务工作中一项基础性工作,是会计从业人员的一项基本功,更是会计档案管理的一项重要基础工作。
这项工作看似简单,但是要做好并非是一件容易的事。
目前,各类财经院校往往忽视了对凭证装订的教学,致使刚刚参加工作的新财会人员不知道如何装订会计凭证;即使在理论上知道怎么做,而实际操作的结果往往是装订出来的会计凭证不牢固、不整齐、“大肚皮”,甚至还有掉页等现象。
现在,我们将多年来在实践中总结出来的一点小经验介绍给大家,希望能对大家有所启发、有所帮助、有所提高。
看病就医,对症下药。
会计凭证的装订也得先了解主要存在的问题,再想解决问题的方法。
通过分析,我们认为会计凭证装订主要存在三方面的问题:
一是,会计凭证装订线捆扎松散、不牢固、掉页;二是,会计凭证装订不整齐,不美观;三是,会计凭证装订的缝线处薄小而中间厚大,不易存放保管,不易翻阅使用。
以上问题究其原因很简单,主要是装订方法与技巧不对路,装订线捆扎不扎实,原始凭证或附件既多又杂乱,修剪不整齐。
怎么解决这些问题?
我们要把会计凭证的装订看成是生产一件产品。
首先,把好原材料关——对原始凭证的要求。
对原始凭证的要求是纸面整洁,便于整理。
原始凭证分为自制和外部取得两种。
外部取得的原始凭证,其纸张的大小、整洁和粘贴一般不规范,特别是差旅费报销单单据的粘贴,各有各的办法,有人喜欢用订书机将单据订在一起,有人喜欢用胶水逐张粘贴在报销单后面,还有人把报销单和各种票据包成一小包,这都给我们的整理和装订带来了麻烦。
为了便于整理,接受原始凭证时应要求不得用胶水粘贴,不得装订,可使用夹子、大头针或回型针夹好,以免原始凭证丢失。
费用报销单、汇款通知书、借款单等自制原始凭证,其规格尺寸应与记账凭证的大小一致。
其次,把好加工关——原始凭证的整理。
原始凭证的整理应以“装订角”即左上角为基点,每张附件都要向这个基点看齐,且上边和左边必须成直角,否则,装订后的凭证很容易出现掉页的现象。
原始凭证的整理,应一张一张地进行梳理、裁剪和折叠。
小于等于记帐凭证尺寸的原始凭证,根据档案管理要求尽可能直接装订。
纸张面积过小的原始凭证,可先按一定规则、次序和类别排列,再粘在空白的记账凭证上,粘贴时以胶水为宜。
大于记帐凭证尺寸的原始凭证,要进行折叠和裁剪,整理后与记帐凭证的尺寸一致。
可以另行装订的原始凭证,应按一定的规格另行装订。
如:
领料单、医药费单据、合同、工程预算和决算书等,可以分类有规格地单独装订成册。
实例:
A4纸张的整理。
我们现在使用的记账凭证一般是A5规格,而日常使用最多的是A4纸张。
对于A4纸张的原始凭证,可将纸张按竖的方向放置,再把左下角向右上方向折叠至记账凭证底线位置,然后沿记账凭证底线向上对折,这时候凭证上方会多出0.5厘米。
所以应先将A4纸在长度上裁剪0.5厘米的空白部分,再进行上述折叠即可。
A3纸张,可先对折至A4规格后,参照A4纸张处理。
但要注意,对右上角的装订处,一定要进行折叠,以便装订后,可以展开查阅。
板状票证(如火车票),可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。
最后,把好组装关——凭证的装订。
原始凭证的装订要求首先是牢固,然后是整齐美观。
每本凭证的厚度,一般为2厘米左右。
在整理好的凭证左侧和上方,各用一个大号铁夹子夹住。
刚整理的凭证比较蓬松,待几小时后夹(或压)实了再打孔装订。
凭证封面用A4纸一半的尺寸,即略大于记账凭证的规格。
应用“三针引线法”装订凭证。
先在左上角部位打上三个针眼,三个针眼应成等腰三角形,每个针眼应距边缘1厘米左右,平行针眼之间应保持1.5厘米,这样既可以保证装订的牢固性,又可以使装订后的凭证具有较大的可视面积,以便于事后查阅。
固定凭证应使用蜡线,引线时应从背面入针,每穿一线都要用力拉紧蜡线,每个针眼走两遍,结扣前用铁锤用力敲打打孔处,再拉紧后结扣。
结扣要结在凭证背面。
最后再用薄牛皮纸将装订角包裹,使之成为一本既牢固又美观的“书”。
凭证封面和“书”脊上的文字可用电脑打印,这样既整齐又美观。
希望此文对刚刚参加工作的财会同行会有些许帮助,如有不足之处还望批评指正。
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- 如何 装订 会计凭证