付款审批制度.docx

付款审批制度.docx

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付款审批制度

拟制部门

财务部

拟制日期

2013-10-26

拟制人

文件编号

JL-CW-001

审核日期

审核人

版本号

1.0

生效日期

2014-1-01

批准人

密级

普

总页数

共7页

发文范围

全员阅签

付款审批制度

为了加强公司的财务管理，提高资金的使用效率，强化资金的内部控制，严格贯彻公司制定的预算标准，明确各项资金支付的审批权限及审批程序，有效按制公司的各项费用成本及资金风险，特制定本制度

第一章借款管理规定及借款流程

一．借款管理规定

（一）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回后7个工作日内办理报销还款手续。

（二）工作临时借款：

业务费、购买零星设备等，借款人员应及时报帐，在工作事项完成后5日内必须办理报销手续，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（三）员工借用生活费用：

原则上公司不予借款，特殊情况情下当月借款，当月领取工资时归还。

二、借款销账规定

（一）借款销帐时应以《借款单》为依据，据实报销，超出《借款单》范围使用的，须经部门领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（二）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为从借款从当月工资中扣回。

三、借款流程

借款人按规定填写《借款单》，必须注明：

1、借款事由；

2、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）；

3、预计报销日期

四、审批流程

（一）出差借款及工作借款审批流程：

主管部门负责人审核签字→财务部门复核→总经理审批。

（二）员工借用生活费用审批流程：

部门负责人审核签字→行政部经理审核签字→财务部门复核→公司总经理审批。

五、财务付款

凭总经理签字的借款单，出纳按照对应金额转账到员工对应的工资卡里。

第二章日常费用报销规定及流程

一、日常费用范围

主要包括差旅费、电话费、水电费、交通费、办公费、餐费、经营需要的低值易耗品及机器设备的零星备品备件、业务招待费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

二、费用报销的一般规定

（一）财务部对费用报销规定一个星期报账一次，在每周的周二统一报帐。

各项报销报财务审核其合法性，真实，核算金额无误后，递交上级审批，审批完后出纳在规定的支付日付款，报销人在填写费用报销单时需在报销申请单上的领款人处签字。

出纳支付报销后，归集报销单据递交财务入账.

（二）报销时需要正确填写费用报销单，报销单附件必须是正规定的发票且要分类整理粘贴好。

（三）原则上当月发生的费用务必在当月内报销完毕，否则将按照对应扣罚标准来执行。

（四）必须按照实际发生的金额报销，报销金额不得超出票面金额。

（五）对违反规定用途和不符合标准的支出，财务不予报销，由报销人自行承担。

三、 费用报销的一般流程

（一）报销人整理报销单据并完整填写对应费用报销单，须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单；

（二）审批流程：

部门经理审核签字→部门负责人审批→财务部门复核→公司总经理审批→出纳处报销入账

四、办公用品的采购、保管及领用相关规定

（一）办公用品的采购

1、办公用品的购买由需求人员拟报《需求计划表》于每个月的3号前报到人事行政部，由人事行政部专人负责购买和实物管理，由财务部负责审核监督计划执行，凡超出计划或未经财务、公司总经理审核的一律不予报销。

2、办公用品购进原则上归口部门为公司人事行政部，任何部门及个人不允许自行采购;对于异地办事处及分公司需采购办公用品的，应事先在OA上填写《综合申请单》，经批准后由专人自行采购，报销时必须附上办公用品明细清单；

3、采购办公用品应采取询价制，在同等质量、价格低廉前提下采取定点、定期结算。

人事行政部要定期上报《综合申请单》（附拟采购明细表），由公司总经理（或授权）审批，方可购买。

每次采购完后，要及时将发票、入库单及实际采购清单等资料到财务部报账，以此作为定期支付办公费的依据；

4、凡各部门自行申请购买与工作业务相关的书籍，一律视为公司购买的办公用品，员工报销书籍时，先由人事行政部办理登记入库领用手续，后方可到财务部门报销。

（二）办公用品的保管及领用

1、人事行政部对购入的办公用品要设专人管理，货到时办理入库填制办公用品入库单,领用时办理出库手续,并建立收、发、存备查帐，以备查验，每季度末按要求将本季度领用及实际结存（盘点表）明细表报公司财务部，纳入公司统一财务核算范围

2、一些应急用办公用品（如：

矿泉水、一次性水杯、面巾纸等）、清洁用品（如：

洗洁精、香皂、洁厕灵等）等支出，根据需要人事行政部可直接进行采购，在商场采购的，需有与发票相对应的电脑小票，凭单据统一按公司报销程序，经审批后交财务部报销。

五、员工工作餐及会议餐的报销规定

1、原则上公司员工加班不执行工作餐制度；

2、由公司牵头的员工工作餐及会议餐，应由经办人填写《工作餐申请表》，经总经理签字后，提交到行政部，由行政部统一按标准统计叫餐；

3、员工工作餐及会议餐报销标准：

普通员工的工作餐，每人每餐15元；部门经理及部门总监的工作餐每人每餐20元；

4、员工工作餐及会议餐报销时，需附上总经理签字的《工作餐申请表》及相应的发票。

第三章工薪福利及相关费用支出规定及流程

一、工薪福利等支出范围

包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

二、工资福利支付流程

（一）、职工工薪收入支付流程：

1、每月3日前，由行政部将本月员工的《出勤考核情况表》发放给对应人员，对应人员签字确认后提交到部门领导，由部门领导复核签字确认。

2、每月5日前，由对应部门人员将本部门经领导签名确认的《出勤考核情况表》统一交回给行政部。

3、每月7日前，行政部将经各领导签名确认的《出勤考核情况统计表》及本月职工工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金、缓发工资员工名单等信息）提交给财务部核算工资人员。

4、每月8日前，各部门进行绩效考核评审，经部门负责人审批后编制《绩效考核表》提交到行政部。

5、每月8日前，行政部根据各部门交来的《绩效考核表》，进行复核审查，

6、每月10日前，行政部将复核无误后的《绩效考核表》打印出来，给各部门负责人签字确认，经各部门负责人签字确认后再提交给公司总经理审批；最后再把经各部门负责人确认，总经理审批的《绩效考核表》递交到财务部核算工资人员处

7、每月11日左右由财务部将计算好的《员工工资明细表》，发给相应领导复审；经复审后的工资表打印出来，经行政人事部、财务部、总经理签名确认

8、每月12日，财务依照经总经理签名确认的《员工工资明细表》发放员工工资；同时行政部依照此表发放员工工资条

9、每月15日前员工到行政部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

（二）临时工资支付流程

1试用期工资或其他临时工资审请：

由所在部门主管填写员工工作情况表提交到部门负责人签属意见，再提交到行政部

2、行政部将相关的《考勤统计表》及工资发放标准提交财务部

3、财务部根据人事部提供的资料编制临时工资表，经公司总经理审批后，出纳处发放

（三）社会保险及其他员工福利等

1、行政部根据各项费用的统计表和相关申请，填写付款申请书，经财务部复核，公司总经理审批后出纳付款或银行扣款

第四章专项支出财务报销规定及流程

一、专项支出的范围

主要包括购置固定资产、网络设备、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

二、专项报销制度及流程

（一）填写购置申请和专项资金申请：

1、购置固定资产及网络设备按公司《固定资产管理制度》相关规定在OA填写《采购申请单》并按照规定程序报批；

3、支付咨询顾问费及广告宣传活动费等其他相关费用，需要签订对应合同或协议，并且合同或协议上需注明付款金额及相应的支付期限等要求；

4、专项金额小于或等于人民币2000元的需要部门负责人审批，金额高于人民币2000的需要总经理终批；

（二）报销标准：

相关的的合同协议及批准生效的OA《综合申请表》。

（三）结账报销：

1、资产验收（设备应安装调试）无误后，经办人凭发票、送货单或合同等资料办理出入库手续，按规定填写付款申请单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

2、除固定资产外的，经办人凭相关有效的合同协议、发票、《综合申请表》等相关资料填写付款申请单；

3、财务部根据所附的合同等相关资料对付款申请书进行复核，再提交公司总经理审批

4、出纳根据审批后的付款申请书以银行转账形式付款；

4、若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

5、需要分期付款的，则按照合同分期支付。

6、对于付款申请单，要求必须提供相应金额的发票，对于无发票的，财务有权拒收。

第五章产品采购付款规定

一、产品包房付款流程

产品经办人填写付款申请书产品部负责人财务复核公司总经理审批出纳付款

1、产品经办人需要按照对应的合同，按照要求提前10天填写付款申请书，提交到财务部。

付款申请书上必须写清楚付款原因、付款金额、付款期限等相关信息

2、财务依据所附合同等信息对付款申请书进行复核，对于付款不合理的或信息不符的，有权拒收或退回

3、提前10天提交付款申请书的包房款，财务会在要求付款期限内付款；对于临时紧急付款的包房款，产品人员需要说明原因，经部门负责人签属意见后，经总经理审批财务方可安排付款；

4、包房房款支付后，产品人员要求对采购产品使用的情况进行跟踪，次月初将上月包房出售完成情况进行统计汇总，对于未出售完成的，填写《包房房损情况统计表》，经部门负责人签字后，提交财务部，以便于财务进行账务核对和核算。

二、产品押金付款流程

产品经办人填写付款申请书产品部负责人财务复核公司总经理审批出纳付款

1、产品人员填写付款申请书时，要求附上有效的合同或协议复印件，并在付款申请书上写明结算周期、付款理由等相关信息，同时附上我司与该酒店或供应商合作的近期三个月的销售额。

2、对于付款申请书填写不符合要求或无附件或附件无效的，财务有权拒收或退回；

3、产品人员有责任在支付押金后20个工作日内追回对应的押金条，如果产品人员未追回的押金条，财务将停止支付该酒店或该供应商的的房费。

4、在与对应酒店或供应商停止合作时，产品人员应第一时间知会财务部，并配合财务部追回已付押金和预付款

5、在每年的第一个季度，产品人员需要配合财务人员对前一个年度的的押金余额和对应的供应商及酒店进行确认，并负责追回确认函。

三、正常房费的结算流程

供应商按结算周期出具账单财务核对账单财务经理审批总经理审批出纳付款

1、正常房费的结算要求严格按照双方签订的合同或协议的结算方式和结算周期执行，不得提前付款，特殊情况除外；

2、对于不能按照相应协议付款的供应商，财务定期反馈到产品部相关责任人，产品人员有责任和义务和对应供应商沟通解决问题。

3、财务在结算房费时，对于有预付款的，要先冲抵后再付余款。

附件

1、借款单

2、付款申请书

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六、

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