学生会学术科技部工作手册.docx
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学生会学术科技部工作手册
学生会学术科技部2013-2014学年第一学期
目录:
部门介绍………………………………………………………………4
部门制度………………………………………………………………4
常规要求…………………………………………………………4
部门例会…………………………………………………………5
办公室日常签到、值班制度……………………………………5
财务管理制度……………………………………………………5
档案管理制度……………………………………………………7
部门成员………………………………………………………………9
部门品牌活动…………………………………………………………10
金秋读书节系列活动……………………………………………10
学子论坛…………………………………………………………11
教授博士论坛……………………………………………………11
其他活动………………………………………………………………12
各学院部长会议…………………………………………………12
学生会各部门联谊………………………………………………12
部门内部人员交流………………………………………………13
学生会办公室盖章制度………………………………………………13
学生会编辑部海报、四格漫画、通讯稿预约制度…………………13
学生会宣传部拍照预约制度…………………………………………14
场地申请制度…………………………………………………………14
人员调配制度…………………………………………………………25
物品借用制度…………………………………………………………27
物品购置制度…………………………………………………………28
会议制度………………………………………………………………30
讲座签到单……………………………………………………………32
会议记录单……………………………………………………………34
通讯稿写作、审核、上传制度………………………………………38
红头文件审核、拟定、发放制度……………………………………39
请假证明制度…………………………………………………………42
教博签单制度…………………………………………………………42
各学院学习部成员名单………………………………………………43
部门介绍
某某大学学生会学术科技部脱胎于学习部,几年来一直秉承着学习部历来的实践精神和勤奋求实的品质,并在此基础上不断涉足前沿科技,孜孜以求将学术与科技完美融合。
本着以繁荣校园文化,营造良好学术氛围和提高同学综合素质的宗旨,我部将在全校范围内组织各种论坛、讲座、竞赛以及其他学术交流活动。
导人以学,致人以用,营造良好的学术氛围,丰富广大学子课余生活是我们共同的追求。
我部的特色活动有金秋读书节、学子论坛和教授博士论坛等。
部门制度
常规要求:
一、进入办公室之前要求整理着装,不得穿运动背心之类衣服,不得穿拖鞋进入办公室,女生不得穿着过于暴露;
二、进入办公室后要与办公室内人员打招呼,不认识的人员要用“你好,我是校学生会办公室XXX,请问你需要什么帮助”之类的礼貌用语进行交流沟通;
三、在办公室内不得嬉戏,不得大声喧哗,不得在值班时吃零食(瓜子之类的尽量不要带入办公室);
四、部门办公桌要及时打扫整理,垃圾要及时清理,管理好部门物品(横幅、办公用品、部门资料等等);
五、接打工作电话都必须有礼貌,打电话时第一句应是:
“喂,您好,请问您是xxx吗?
我是校学生会办公室xxx……”,接电话时,第一句话应是:
“喂,xx(学长/学姐)你好,请问有什么事?
”;打电话要注意时间安排,不得在上课或者休息时间打电话;
六、发送部门通知短信要以“【某某大学学生会学术科技部】”落款,并以部门的名义发,不得出现“学长(学姐)”等字眼;接电话及回复短信要及时;
七、及时反馈工作,固定一段时间(3天或4天为佳)把自己的工作反馈给所有大二成员,以便大二成员了解工作进展及困难;
八、多与本部门成员以及其他部门的成员进行交流沟通,交流时注意礼貌。
要自主培养大局意识,要时刻记住学生会是一个整体。
例会制度:
学术科技部每隔一周举行一次一次部门例会,讨论两周内的工作完成情况,以及对接下来两周的工作安排和计划。
并及时交流各位成员的想法,以更好的完成部门活动。
在金秋读书节、学子论坛等活动开展前期将会不定时举行部门例会,以确保活动顺利、有效地开展。
办公室日常签到、值班制度
大一干事要求每周至少三次签到,一次值班。
在值班期间要遵守常规要求,签到、值班情况将记录到部门成员个人考核中。
财务管理制度
1、大中型活动经费支出程序:
(一)每项活动举办前一个星期,由活动负责人在初步合理的预算基础上详细列出开支项目及金额提交指导老师审批。
(二)活动结束后,将发票统一整理制成清单交与老师进行报销
(三)报销结束后,将活动预算、实际使用清单进行整理制成档案交与办公室存档。
2、日常报销程序:
(一)每月可进行两次报销:
15号、30号。
(二)需要报销的人员在当月15号或30号以前任意一天到202填写报销单(需要部门负责人的签字),并在15号或30号将发票交与办公室财务管理员。
(三)17号、下月2号财务员进行报销公示,请相关人员进行审查|核对。
如若无误,19号、下月6号进行资金返还。
3、资金预借
预借款须到团委财务处领取预借单填写后经校团委书记或副书记签字同意后方可办理。
4、其他
(一)资金的报销只依据发票,收据、小票不予报销。
(二)在蓝蜗牛签单的项目若要向学生会报销,需向蓝蜗牛索要发票。
(三)打字、复印物品请尽量到学校文印室签单。
步骤:
(1).到办公室202领取并填写签单
(2).至学生会指导老师处签字
(3).到文印室进行打字、复印
(4).大型活动所需的问题用品先到屠老师处领取,根据需要可再到宜思进行签单购买。
尽量不要在外购买。
宜思联系电话:
宜思地址:
(5).在报销日期间,请各部门需要报销的人员主动联系办公室,以免耽误报销公示单的制作。
(6).报销单请于办公室202领取,填写完毕后交予办公室成员。
5、日常报销返还
每月19号、下月6号对本月日常报销根据账簿上的条目进行资金返还。
6、报销单的填写
(一)报销内容包括项目和金额,并注明用途;
(二)负责人处需经手人所在部门负责人签字,经手人上填写需要报销人的姓名、联系方式(短号),方便资金返还;
7、收据、小票转换成发票
(一)资金的报销只依据发票,收据、小票不予报销。
(二)将收据和小票转换成发票时记得将税收费用加到发票。
档案管理制度
1、党建资料整理:
整理并更新部门每个成员的党建资料,并及时上交办公室存档
2、资料收集工作:
收集所有关于各个活动场所的资料,如南校会展中心各个厅的座位数量及排列结构、话筒、横幅需要多长、大厅摆设等。
3、收集一些教授或老师的联系方式及讲课风格,便于以后开展各类讲座时联系。
四、收集本学期部门活动的所有资料,包括纸质版和电子版,在学期末上交给学生会办公室。
五、注意事项:
档案内容应包括:
活动红头、活动策划书、活动过程的资料(如宣传单、签到表等)、活动过程照片、活动申请表(如活动是各学院承办)、活动通讯、活动总结等重要材料,并配一份相应电子版光盘材料。
部门上交资料应备份,一份交至办公室存档,一份由本部门资料负责人保存(电子稿件必须齐全)。
上交资料需按要求以统一规格存档(普通文章标题二号宋体加粗正文四号宋体通知及申请标题二号宋体加粗正文三号仿宋)
档案需在活动结束后一周内上交,上交时必须由办公室负责人当场进行检查验收。
6、办公室档案借阅制度:
提前一天向学生会办公室申请调阅资料,做好登记工作,并且档案不得带出办公室。
部门成员
学术科技部成员名单:
各部门联系人:
黄俊铭:
外联部、网络部
江叠:
权益部、实践调研部
孔婧婷:
体育文化部、宣传部
林梦婷:
文艺部、公关部
汤景:
人力资源部、女生部
彭晓克:
办公室、编辑部
各学院学习部联系人:
黄俊铭:
美院、瓯江、国合
江叠:
物电、机电、生环
孔婧婷:
商院、音乐、城院
林梦婷:
人文、外语、数信
汤景:
教育、体育、建工
彭晓克:
法政、化材、成教
品牌活动
1、金秋读书节
“金秋读书节”是某某大学校园特色活动之一。
此活动以传承中华文化,营造良好的学术氛围,积极响应“求学问是,敢为人先”的办学理念为宗旨,提升广大学子的文化内涵,全心全意为广大学生服务。
第十四届某某大学金秋读书节下设趣味知识竞赛、金秋大型读书会、校园十大青春励志书籍评选、微博大赛等文化活动。
金秋的舞台,展现温大学子的风采。
2、学子论坛:
学子论坛是学术科技部开展的学术性质的交流活动。
学子论坛从学生的根本利益出发,论坛的主题紧密联系某某大学广大学子的关注动向,牢牢把握当代时事政要、民生问题、学生就业创业问题等情况,为树立某某大学广大学子正确的价值观、人生观起到很大的作用。
学子论坛的前期工作中,部门将采取适当的形式调查学生的关注动向,拟定合适的主题与话题,邀请活动嘉宾。
活动嘉宾的人选将根据活动主题确定,可以是在校学生、毕业的学生、温大校友、名校讲师、教授,甚至可以是国内知名人士、学者。
学子论坛由主持人引导,与在座学生观众进行思想的交流、学术的探讨。
导人以学,致人以用,引领温大良好学风,营造学术氛围。
三、教授博士论坛
教授博士论坛作为某某大学的品牌活动之一,一直以来都广受温大师生的一致好评。
教授博士论坛由某某大学学生会学术科技部主办,院学生会承办。
教授博士论坛由学院策划筹办,并向校方提出申请,申请通过后,学院学生会组织学生参与教授博士论坛,整场论坛由论坛讲师(嘉宾由教授、博士、名师等担任)主讲,围绕话题展开讲座。
院学生会举办教授博士论坛的同时,学术科技部的成员须对论坛的成果进行验收、核查,以确定及保证本场教授博士论坛的质量。
其他活动
各学院学习部部长会议
本学期一个重要的工作是各学院学习部部长会议,增强各学院的联系。
首先在工作上了解各个学院本学期的学术工作,多与学院交流经验,参与他们的活动,也可促进本部门品牌活动质量的延续和发展,同时也促进对整个校园文化艺术的发展。
另外在会中介绍本学期金秋读书节及其他活动中所需要注意的事项,这有利于学院配合我们进行本学期活动的开展。
此外,也将会开展学习部联谊活动,增进彼此间的感情,共同建设积极健康向上的校园学术氛围。
学生会各部门联谊
学术科技部属于学生会不可分割的一个部分。
无论是金秋读书节还是学子论坛,这些活动不光是我们自己的活动,也是整个校园文化中心、整个学生会的活动。
学术科技部脱离了其他部门,是完全不可能把整个活动做下来的。
因此,加强中心团结与合作,加强与其他部门的关系尤为重要。
本学期我们部门会积极和其他部门进行联谊,让部门之间互相了解,增进彼此的感情,共同促进学生会的发展。
部门内部人员交流
学术科技部的部门内部成员之间的交流也是极为重要的,任何活动的开展不是光靠一个人就可以完成的,这需要部门全体人员的共同合作与交流。
所以本学期本部门将会定期进行聚餐交流,增强部门成员之间的团结合作能力,以利于更好的开展部门活动。
学生会办公室盖章制度
一、提前一到两天填写盖章预约单,不预约不予盖章,表格上所需填写时间为需盖章时间;
二、盖章须在办公室内进行,并且学生会的章不可带出办公室;
学生会编辑部海报、四格漫画、通讯稿预约制度
部门若需出海报需提前四到五天预约:
一、直接预约:
向宣传部直接预约。
二、填写海报预约单(宣传部办公桌抽屉中),内容包括海报的内容、时间地点以及完成时间。
注:
若在晚上联系宣传部成员,即日起计时四天。
部门若需活动宣传四格漫画需提前三天预约。
可直接向编辑部联系预约。
部门若需活动通讯稿需提前两天预约。
可直接向编辑部联系预约。
学生会宣传部拍照预约制度
部门活动若需拍照需提前两天预约。
可直接向宣传部联系预约。
场地申请制度
生活园区
(一)ABC生活园区场地申请:
1.填写一份公寓场地申请单
2.在证明的落款处盖上某某大学学生会的章。
3.至大学生活动中心B405室屠霁霞老师处,并在证明上签名。
4.将申请单交到南校行政楼321室。
(二)DE生活园区场地申请:
1.到D、E生活园区4号楼104室宿管部老师处登记场地借用单。
多功能厅申请
1.填写好《某某大学共享会议(接待)场所预约单》(202领取)
2.在申请单上盖上某某大学学生会的专用章。
3.至大学生活动中心B405室屠霁霞老师处,并在申请单上签名。
4.至大学生活动中心B407室陈琪老师处,并在申请单上签名。
5.将申请单上交至多功能厅负责人(见申请单)。
设备:
音响、话筒
演艺厅申请
1.至大学生活动中心B407室陈琪老师处填写演艺厅申请单。
2.至大学生活动中心B405屠霁霞老师处,并在申请单上签名。
3.至B404室盖上共青团某某大学委员会的专用章。
4.将申请单交回B407陈琪老师处,进行确认。
5.所拥有设备:
音响、话筒、追光灯
6.座位数:
1020个
会展中心
1.填写好《某某大学共享会议(接待)场所预约单》。
(办公室B202领取),
2.在申请单上盖上学生会专用章。
3.至大学生活动中心B405室屠霁霞老师处,并在申请单上签名。
4.至B404室盖上共青团某某大学委员会的专用章。
5.将申请单交到南校行政楼9楼校党办办公室,让老师签字。
6.将申请单交至会展中心一楼徐老师处。
(一)雁山厅:
1.所拥有设备:
投影仪、幕布、音响、话筒
2.座位数:
348个
3.横幅长度:
10米
(二)步青厅:
1.所拥有设备:
音响、话筒
2.座位数:
486个
3.横幅长度:
12米
(三)白鹿厅:
1.所拥有设备:
投影仪、幕布、音响、话筒
2.座位数:
100个
3.横幅长度:
11米
第四、五、六会议室
1.填写好《某某大学共享会议(接待)场所预约单》。
(办公室B202领取)
2.在申请单上盖上某某大学学生会的专用章。
3.至大学生活动中心B405室屠霁霞老师处,并在申请单上签名。
4.至B404室盖上共青团某某大学委员会的专用章。
5.将申请单交到南校区行政楼9楼校党办办公室,让老师签字。
6.将申请单交至北校行政楼一楼汤老师处。
(一)第四会议室(3楼):
1.所拥有设备:
投影仪、幕布、音响、话筒
2.座位数:
78个
(二)第五会议室(2楼):
1.所拥有设备:
音响、话筒
2.座位数:
50
(三)第六会议室(1楼):
1.所拥有设备:
音响、话筒
2.座位数:
48个
409会议室申请单
1.填写B409会议室申请单。
2.交至B403团委办公室负责人。
城市学院报告厅
1.填写《报告厅使用申请单》。
2.在申请单上盖上学生会的专用章。
3.至大学生活动中心B405室杨立淮老师处,并在申请单上签名。
4.将申请单交到城市学院1号楼202处请老师签字。
5.所拥有设备:
投影仪、幕布、音响、话筒
6.座位数:
650个
南、北校音乐厅
1.填写申请单,至B405杨立淮老师,并在申请单上签字。
2.至B404室盖上共青团某某大学委员会专用章。
3.将申请单交至南校行政楼9楼校党办办公室,让老师签字。
4.将申请单上交到音乐厅管理员处。
(一)南校音乐厅:
1.所拥有设备:
音响、话筒
2.座位数:
450
3.横幅长度:
15米
(二)北校音乐厅:
1.所拥有设备:
音响、话筒
2.座位数:
295
3.横幅长度:
12米
二、申请时注意
1.与老师交流时要注意礼貌,进门时敲门,注意礼貌用语;
2.及时申请好,负责场地申请的人员申请好后,尽快告知部门负责人。
党员之家
1.电话或直接去大学生活动中心B309室预约党员之家
2.填写好党员之家会议室借用申请表
3.交给支部书记签字
4.提前2天交至大学生活动中心B309室,并在申请单上签名。
某某大学团委409会议室申请表
申请单位
会议名称
与会人员
人数
会议时间
年 月 日 星期
开始时间
结束时间
申请人
联系电话
备注
申请条件:
1.与会人员须在15人以上。
2.各部门内部会议原则上不予申请
3.申请资格被取消的必须有部门或组织负责人签字才能继续申请。
场地使用注意事项:
1.会议开始前必须将此表格交给校团委办公室,并领取会议室钥匙。
2.进入会议室后点清会议室内各项资产并填写会议室内会议室使用情况表格。
3.会议室使用期间必须保证会议室资产完整无缺,没有团委老师或办公室同学同意,任何人(包括非与会人员)不得随意动用会议室资产。
如有缺失由申请人负责追回。
4.会议室使用完毕后会议室钥匙须在约定时间内交还,并对会议室进行必要的整理。
5.会议室使用期间出现下列情况的部门将被取消申请资格
①资产缺失难以追回
②会议室使用后没有整理,多次指出不予改正
③会议室钥匙没有及时归还
④没有如实填写会议室使用情况表格,多次指出不予改正。
6.以上情况一学期出现3次以上,部门所在组织将被取消申请资格。
南北校音乐厅、会展中心、信息楼报告厅:
某某大学共享会议(接待)场所使用预约单
申请单位
会议时间
会议内容
参会人数
主持人
备注
申请人
联系电话
申请单位领导意见
会议地点
会场管理人员
联系电话
党校办行政科意见
注:
1、请提前填写并向党校办行政科预约,以便统筹安排。
2、请提前一天送交会场管理人员。
3、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责。
报告厅使用申请单NO:
部门
申请人
联系电话
人数
使用时间
报告厅位置
会议主题
所需设备及其它:
申请主管部门意见:
签字(盖章):
院办审批意见:
签字:
年月日
备注:
备注:
请将附件提前两天送至实验实训中心吴胜光老师(9号楼);何宇华老师(1号楼)处。
联系电话及地址:
某某大学大学生活动中心场所使用预约单(留团委)
申请单位
使用时间
(注明早上、下午、晚上)
使用内容
申请地点
参与人数
主持人
备注
申请人
联系电话
申请单位领导意见(盖章)
活动中心管委会意见
注:
1、请提前填写并向校团委陈琪老师预约以便统筹安排,原则上使用时间以半天为宜包括布置场地;
2、此表提前三天送交场地管理人员:
大学生活动中心演艺厅(1137人)王老师,大学生活动中心多功能厅(A201、300人):
陈钢
3、申请流程:
与校团委电话确认使用时间地点→到团委网或群下载申请单填好盖章→送校团委407书面确认→送场地管理人员安排落实
4、使用期间的安全卫生问题由申请单位负责,不得在场区范围内使用泡沫胶等物品破坏现场。
某某大学学生公寓区场地使用审批表
活动名称
参加人数
主要内容
使用时间
地点
申请人
联系电话
申请单位
盖章
负责人
签字
签字(盖章)
年月日
主管
单位
意见
签字(盖章)
年月日
校团委
意见
签字(盖章):
年月日
后勤集团
意见
签字(盖章):
年月日
保卫处
审批
意见
签字(盖章):
年月日
注:
1.学校内的学生个人、学生组织以及非建制的各类组织申请使用学生公寓区场地须有主管单位的意见。
2.凡参加人数超过20人的活动或开展商业性的活动,还须同时经保卫处和后勤集团同意。
3.学生处授权各公寓区辅导员办公室行使部门审批职责。
党员之家会议室借用申请表
申请时间
申请部门
申请人
申请人联系电话
借用时间:
年月日点分至点分
活动主题
参加人数
申
请
理
由
支
部
意
见
(加盖公章)
支部书记签名
党员之家
办公室意见(加盖公章)
备注
注意:
请提前两天将此表送往“党员之家”办公室。
地址:
大学生活动中心B座309室
电话:
党员之家网址:
人员调配制度
一、提前三天向办公室填写调人预约单,不预约不予调人;
二、活动具体事项和时间段调人前未要求的,由该活动负责人通知被调人员。
若活动取消,取消的通知由各活动负责人通知调配来的人。
某某大学学生会人员调配预约单
活动部门:
活动时间:
活动部门经手人:
联系方式:
办公室经手人:
填表时间:
活动内容:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
工作项目:
所属人数:
男:
女:
工作时间段:
调配人员名单:
注:
1.部门如需调人请提前三日与办公室成员联系,并填写好调人预约表。
2.未预约者,不予调人。
物品借用制度
一、借用者必须在办公室值班人员在场期间进行物品的借用手续
二、借用人员认真填写好《物品借用登记表》(各物品在借用时,办公室值班人员作为经手人,经手人必须监督)
三、若出现借用物品到期未归还现象,经手人会督促借用人及时归还。
四、若借用物品出现损失,借用人或经手人将被追究责任,适当进行赔偿。
借用物品证明
证明
兹某某大学学生会活动需要,需于年月日向借用,日内归还。
情况属实,特此证明。
某某大学学生会
年月日
注:
此证明必须先部门负责人签字,再由办公室盖章,交由需向其借用物品的组织或部门。
物品购置制度
(一)打印、复印、横幅、KT板、喷绘等制作等请尽量到宜思、特典、南校育英图书馆、北校文印室等地进行签单购置。
步骤:
1.到办公室202领取并填写签单;
2.至学生会指导老师处签字;
3.到相应地点进行购置;
(二)在宜思、特典签单(签单在办公室B202领取)的项目若要向学生会报销,需向其索要发票;
(三)大型活动所需的用品请先到团委老师处领取,根据需要可再到宜思进行签单(签单在办公室B202领取)购买(奖状、奖杯、证书、常规办公用品等)。
尽量不要在外购买。
宜思联系电话:
宜思地址:
某某大学后勤集团印务中心收件登记清单资料打印申请单
委托部门
资料名称
送印时间
收件时间
审批人
原稿送印人
联系方式
- 配套讲稿:
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