彭州市精神病医院行政后勤管理制度.docx

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彭州市精神病医院行政后勤管理制度

彭州市精神病医院行政后勤管理制度

院办公室工作制度

1安排各种行政会议，负责会议记录以及文件、报告、计划、总结等文字材料的起草，负责会议纪要、决议的印发，并督促检查执行，及时向院长汇报情况。

做好职能科室的沟通联系工作。

2做好来访、参观等接待工作，做到安排周密、妥当、热情。

3做好行政类文件的收发、登记、编号、传阅、收回、催办、归档及保管工作，针对文件内容，提出拟办意见，对上级机关和有关单位的通知及时汇报有关领导，并请示办理意见。

4组织文件的打印装订工作，做到准确及时、字迹清楚，无特殊情况不得拖延。

5搞好档案室车辆的管理，适时安排医院总值班工作。

6及时做好信访工作，热情接待，做到有登记，有结果，不积压，不拖延，重大问题及时向领导报告。

7认真做好监督印刷打字、通讯联络、外事接待、印章管理等工作。

8做好医院年初工作安排，中期、年终工作检查、评比和全院工作总结等。

9深入科室了解情况，收集信息资料，进行调查研究。

主动给院领导提供有关情况，发挥参谋、助手等作用。

１0院领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。

院长办公会会议制度

１院长办公会是医院日常管理工作的决策机构，主要是贯彻落实上级指示的具体工作安排以及院党支部提出的有关行政执行的重要问题和医院长远发展规划、年度总结及重要工作的实施方案；医疗、教学、科研、行政、后勤等工作的重要问题；听取职能部门的重要工作汇报和职能科室的月考核测评；医院基本建设的重大问题；医院经费的预决算和开支计划；大型仪器设备的引进及计划外的开支；对职工的奖惩，奖金分配方案，人员的调进、调出；重大活动的接待日程；安全保卫的重要问题和其他重要工作。

２院长办公会由院长主持，参加人员有：

院长、副院长、院办公室主任，必要时通知相关职能科室主任和人员列席。

３院长办公会议由院长办公室召集，负责会议的议题审核程序及时间安排。

一般每周召开一次，特殊情况可随时组织召开。

４需要提交院长办公会讨论的问题，有关职能部门必须做好准备，认真填写议题内容，拟定解决措施的办法，经过分管院长同意，由院办公室主任汇集后交院长确定议题。

未列入议题的事项，任何人不得提出，会上不作讨论。

５院长办公会要贯彻民主集中制的原则，研究问题时要充分发扬民主，到会人员要充分发表意见。

重大问题要经过科学论证，有关部门提出书面意见，提交两个以上的方案，以增强决策的科学性。

会议主持者在充分听取各方面意见的基础上，集中多数人的意见，作出决策。

当意见分歧双方人数相当时，可再次复议，重大问题也可请上级决定，一旦形成决议，所有人员必须严格执行，会后不得发表与决议相悖的评论。

６参加会议人员要准时到会，集中精力研究工作。

会议期间一般不会客，不办与会议无关的事情。

要严格执行保密纪律，不准泄漏会议讨论情况和会议决定的机密事项。

院办公室主任认真作好记录并妥善保管会议记录，对一些重大问题必要时形成会议纪要，下发各科室贯彻执行。

对会议决定的问题，须明确主办部门和协办部门。

７院长办公会议定事项由主管院长或职能科室办理施行，院办公室负责督促检查落实，并协助院长了解决议执行情况和催办有关事项，并把办理情况及时向院长汇报。

８在指定时间内未完成决议所要求的内容，将视情节追究各级各类人员责任。

院长接待日制度

　　为了加强医患之间的沟通，增加医院管理的透明度，及时有效地解决群众反映的各类问题，特制定院长接待日制度。

１每周四下午为院长接待日时间，接待地点设在各接待院长的办公室；如遇特殊情况，由院办公室统一另行安排。

２院长、副院长实行轮流接待，由院办公室安排接待顺序。

院长接待日期间，相关职能部门的负责人参加接待。

３接待群众来访要遵循以下原则：

正确贯彻执行政府有关办医的方针、政策，严格遵守医院有关规定，分工负责，归口办理，做到事事有回音，件件有结果。

４院长办公室负责做好院长接待日的各项准备工作，按照先后顺序依次安排来访者反映问题，并分别通知所涉及的职能部门负责人参加接待；同时要做好接待记录，对接待中决定的有关事项进行督促落实。

５对群众来访反映的问题，能够现场解决的要主动予以解决，需要集体研究的事项应先向来访者做好解释工作，待院领导班子讨论研究后，批转或责成有关职能部门及时给予办理和答复。

６对每次接待群众来访的内容和处理结果，都要认真填写《院长接待日情况登记表》，需要职能部门办理的事项应抓紧办理，并在规定时限内将处理结果答复给来访人，同时将登记表和答复内容以文字形式汇报院办公室，由院办公室向接待院长汇报处理结果。

７对于因工作落实不力造成群众重复上访、越级上访或产生严重影响的，要严格按照医院有关规定追究相关部门和人员的责任。

８接待院长和所有参加人员，要尊重来访者的隐私权，为来访群众守密，不得散布来访者所反映的任何问题，否则将按医院有关规定严肃处理。

院周会制度

　　院周会是布置、安排医院工作的重要方式，具有阶段性指导医院工作的意义，是医院信息传输的重要途径。

１院周会每周一次，由院领导主持，各职能科室主任、临床、医技科室主任、护士长参加。

２院周会由院办负责召集并做好会议记录。

３院周会的主要内容有：

（１）传达上级有关文件、指示或通知；

（２）传达院长办公会等会议决定；

（３）通报医院本周大事以及工作中存在的问题和要求；

（４）总结本周工作，安排布置下周工作；

（５）结合医院近期工作的具体情况，进行专题讲评。

4各部门在传达院周会内容时，应简明扼要，抓住重点，时间不宜过长；传达上级文件时，原则上不进行全文宣读，由各职能部门领会文件精神后，挑选其中的重点、要点以及需要执行的内容进行传达。

5院周会实行会前签到制，以此作为考核依据，参会者应严格遵守，绝不允许请其他人员进行代签。

6凡因故不能参加院周会者，应严格履行请假手续，要求有文字性的请假证明，并经主管院长批准同意。

7院周会出勤情况，由院办负责每周公布一次，对未按时参会也未履行请假手续者，将进行相应的处罚，直接与其所在科室的奖金挂钩。

行政交班会制度

１行政交班会是医院管理工作中一项不可缺少的重要内容，它是各部门及时掌握全院工作动态，进行工作交流与沟通的重要渠道。

２行政交班会由院办公室负责召集并主持，每日召开，参加人员

有：

院长、副院长、各职能、职管科室主任以及前一天总值班人员。

３会议内容：

（１）由总值班人员汇报值班期间的工作情况和全院医疗运转情况。

（２）有关部门汇报需要医院协调解决的问题。

（３）由院领导传达上级重要指示、文件精神，安排布署各部门近期工作等。

４各部门汇报工作时要求语言简练，内容简明扼要，不宜讲与会议内容无关的问题。

５对院领导在会上布置并要求督办的事项，由院办公室向主管部门下发督办书，主办科室应在规定时间内迅速完成决定事项，并将执行情况以书面形式报院办，不得以任何原因推诿或延误事项的执行。

医院大事记制度

　　为了便于系统地考查医院在各个历史时期的发展情况，为医院的建设和发展提供阶段性的参考依据，需要结合日常工作，建立大事记制度，记载和保存医院各方面的重大活动和重要事项。

１医院大事记由院办公室负责组织编写，各职能部门每月末将本部门工作范围内的大事记汇报院办公室进行汇总，年终进行集中整理，报有关领导审阅后，交档案室立卷归档。

２记载大事记力求做到语言简练、文字表达清楚；记录事件应真实、准确；记载内容要全面，主要包括以下方面：

（１）党支部和医院行政的重要指示、决议、计划、措施以及中层以上干部的任免和调动决定。

（２）有重要意义的医院党支部会议、院长办公会及医院召开的全院性重要会议的名称、议程、决议事项、时间地点、参加人员等。

（３）医院及院外有关单位在本院召开的大型会议和学术交流活动的时间、内容、人员、效果。

（４）科研工作取得的重大进展以及科研成果的获奖情况，新技术、新业务的发

明、创造、开展和应用情况，各专业重要课题的研究和论着的名称。

（５）医院基本建设工程的开工、竣工、验收日期，建筑面积、配套设施以及投资金额和经费的使用情况。

（６）医院购置大型仪器、设备和重要物资、器材的有关情况及使用效果。

（７）医院重要人事制度、管理制度的改革，领导体制与组织机构的建立、变动、撤销以及临时机构的设置、名称、任务、主要组成人员、撤销时间等。

（８）各级领导来医院检查、视察工作，医院领导参加全国、省、市各项重大活动的情况，重要的接待活动以及发表各种声明等。

（９）医院以及各部门和人员获得市级以上先进称号的时间、名称。

（１０）党支部、工会开展的主要大型活动。

（１１）其他有必要列入大事记的重要事项。

３重大事件（活动）要保持连续性，不能中断，若有遗漏，尽量在一周内回忆追记。

４各职能部门应指定专人负责此项工作，重大事件应及时上报院长办公室，以保证年终大事记汇编工作的顺利进行。

医院总值班制度

　　为了处理医院非办公时间的行政、医疗和临时性、突发性事宜，协调好各方面工作，行政管理机关在非办公时间实行总值班负责制，院领导实行周带班制（节假日２４小时值班制）。

总值班在值班期间，代替院长行使职权，总值班做出的决定，必须认真贯彻执行，不得推诿延误。

１值班人员名单由院办公室受院领导委托负责安排，汇总值班记录。

院办公室主任随时审阅总值班记录，了解全院非办公时间的各种情况，给以必要的处理，并向主管院长汇报。

２行政后勤部门有关人员均有参加医院总值班的权利和义务。

３负责处理非办公时间的行政、医疗和临时性事宜，及时传达、处理上级部门的指示和紧急通知，签收机密急件，承接未办事项。

４协调、处理全院各部门、科室在非上班时间的工作。

检查全院夜间工作人员的工作和值班情况。

５重大事件及灾害事故救护车的调度及值班司机的调度工作。

６对值班期间发生的任何事情都应及时处理，并做好值班记录；对于临床科室请求亲临现场处理的事务，总值班人员必须立即赶到现场进行协调和处理，不得以任何理由推诿，若因总值班不到场或延迟到场而造成的一切后果，由总值班本人负责，并且按照医院有关规定对其进行相应的行政和经济处罚。

７对上级部门的重要检查及突发性事件或医院、科室的重大事件，总值班人员要及时果断地处理，并做好详细的记录；若自己不能做主处理时，应及时请示当日带班院领导，带班领导视情节向院长请示汇报。

８值班期间须主动了解当天全院住院患者情况，包括：

各科住院人数、新入院人数、危重患者数量及病情状况，特别是重点部门，并要求在次日到以上科室巡视，交班时作为汇报内容。

９重要问题的处理情况以及本班未完成的事项，除向下一班交接外，还应及时向院办公室及有关主管部门通报。

１０夜间值班人员必须参加晨交班会，遇重要事件还应向主管领导汇报；同时，院办公室、医务、护理等部门应及时查看值班记录。

１１经院长办公室主任同意，以下情况可免予值班：

（１）男６０岁，女５５岁以上尚未办理退休手续的人员；

（２）大中专毕业生见习期人员；

（３）长期病休人员；

（４）在哺乳期的女同志。

１２值班人员在值班期间若临时遇急事需要离开医院时，必须请参加总值班的人员进行代班，绝不允许请没有值班经验的其他人员代替，否则一切后果自负。

因出差、病休等不能值班时，应自寻调换对象并告知院长办公室。

医院车辆管理制度

　　医院车辆的规范化管理应本着“节约开支，合理使用，减少漏洞，杜绝事故”的原则，合理进行调配和使用，保证每部车辆在医院的行政和医疗工作中充分发挥服务作用。

１医院各种公务车辆由院办公室统一管理和调度，车辆使用范围包括：

院领导和各部门因公外出用车、各种会议用车、医院统一组织的集体活动用车、请专家会诊用车以及经院领导批准的其他用车。

2医疗急救用车，由医务科管理，院办公室应优先保证，医务科安排出车后报院办公室备案。

3各部门使用车辆，需提前一天到院长办公室填写车辆使用申请单，经科室主任、主管院长签字同意后，由院办公室统筹安排，并填写车辆使用派车单通知出车司机；超出市区范围的，必须由院长批准。

凡事先未填申请单的部门，用车不予保障，使用车辆时应按派车单批准的路线行驶，不得随意指使驾驶员更改行车路线。

4医院职工私人用车原则上不予安排，如有特殊情况需要用车，由本人写出书面申请，经院长批准后，院办公室给予安排。

5司机必须凭派车单出车，未经允许不得私自出车，否则发生交通意外，由本人承担全部责任并赔偿损失。

双休日和节假日不出车时，应将车辆停放在医院指定地点，并将钥匙统一交院长办公室保管（值班车辆钥匙由值班司机保管）。

6司机每次出车回院后，要及时告知院长办公室，以便办公室掌握车辆情况，合理调配。

如遇特殊情况不能按时返回，应及时通知院办公室，并说明原因。

7医院每部车辆设专职司机管理，负责车辆的保管和维护，每次出车后要对车辆进行清洗、擦拭，并要定期进行检修、保养，以保证安全行驶。

8救护车内的急救设备和物品必须保持完善，不得随意挪用。

救护车司机实行２４小时值班制度，以适应抢救需要，不得无故脱岗，保证随叫随到。

9司机驾车时应严格遵守交通规则，证件配戴齐全，不酒后驾车、疲劳驾车，凡因自身原因违章或证件不全被处罚，所有后果及费用由驾车司机本人负责。

10所有车辆有关证件的年检及保险资料统一由院办公室保管，并负责安排

１1车辆需要维修时，由各车辆负责人写出书面申请，经院办公室主任核准后方能进行，重大检修项目须经院长或主管院长审批同意。

路途中遇特殊情况需就近修理的，事后要及时按照上述程序补办手续。

１2医院车辆一般情况不予外借，上级部门或相关单位因工作原因，确需借用车辆的，必须经院长同意后方可借用，同时应派专职司机跟随，不得由借用单位自派司机。

医院行政查房制度

　　行政查房制度是医院行政管理的一项重要内容，是院领导及职能部门深入基层、现场办公、解决问题的重要行政手段。

１医院行政查房由院长主持，院办公室负责召集，并通知查房地点和内容。

参加人员有：

副院长、党支部书记、副书记、相关职能部门负责人、被查科室主任、护士长及有关医务人员；行政查房与业务查房交替每两周一次。

遇特殊情况，由院办公室统一另行安排。

２医院行政查房由院长根据医院工作的实际情况随时指定院办公室对查房的内容进行安排；或依据前一周医疗、护理、党务、后勤等部门业务查房的反馈情况，由院办公室对急需解决的问题进行归纳整理，提交院长审阅后，按照缓急程度来安排行政查房的地点和内容。

３被查科室主任、护士长要针对医疗、护理、科研、教学、后勤保障、安全保卫工作以及科室业务的开展情况、当前所面临的困难等内容进行汇报，相关职能部门

和主管院长听取汇报后对科室工作进行点评，并提出合理化建议以及具体要求。

对科室提出需要医院协调解决的问题，由院长当场做出决定，所属职能部门落实办理，需要研究解决的事项，提交院长办公会，讨论决定后由主管部门执行。

４院办公室要做好行政查房的文字记录，并妥善保管和存档。

对行政查房决定的事项，由院办公室向有关职能部门下发督办书，负责督促、催办决定事项的执行和落实情况，并将处理结果及时向院长汇报。

５主办科室应在规定时间内迅速完成决定事项，不得以任何原因推诿或延误事项的执行；在指定时间内未完成决定事项所要求的内容，将视情节追究相关部门和人员责任，并根据情况与科室考核挂钩。

６参加行政查房的人员必须衣帽整齐，配戴胸牌；查房期间应遵守劳动纪律，中途不得擅自离开；因故不能参加查房者，应向院办公室主任请假，同时要安排科室副职或其他人员参加。

医院印章保管制度

　　医院在使用和保管印章时要十分谨慎，每次用印必须履行审批手续，并严格进行登记，特别是在保管印章时要做到以下几点：

１医院印章一般应放置在办公室，设专人保管，并存柜加锁。

应选择保密观念强、坚持原则的人员来负责保管印章。

２院办公室要对各部门拥有哪些印章及由哪些人负责保管做到心中有数。

３要建立印章保管登记表，记录印章名称、印模、使用时间、保管部门、保管人姓名等项。

４印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用；同时要按照保密要求，不得委托他人代取代用。

５用完印章后要随手锁好，不得将印章随意放置在办公桌上或将保管柜敞开，若因个人工作疏忽发生印章被盗用或丢失现象，保管人员应负有法律责任。

６一旦发现印章有异常情况或丢失，应该保护现场，并立即报告院领导，查明情况，及时处理，必要时应报告公安机关协助查找。

７印章保管人员要注意保养印章，定期进行擦拭和清洗，以保证用印的清晰度。

医院公章使用管理制度

１医院公章作为机密件由院办公室派专人管理，并严格掌握使用，各部门、各类人员使用公章必须进行登记。

２各部门和人员使用公章后，要认真填写公章使用登记表，填写内容包括：

用印部门、用印时间、内容摘要、用印份数以及批准人等。

３以医院名义上报、下发、外送的文件、资料、报表等，凭院长或主管院长签发原件后，加盖公章。

４各类合同、协议、委托书以及职工出国、出境探亲或旅游证明，必须经院长签字后方可盖章。

５职工外出学习、开会、参观等，需持有关会议通知单，分别经科主任、主管部门、分管院长签字同意后方可盖章，中层以上干部须经院长签字同意。

６因公外出考察、联系业务等需凭借证明时，要经主管院长审批、院长同意后，方可开具证明并加盖公章。

７职工发表的专业论文和稿件，由医务科登记、审批、签字后，加盖医院公章。

８职工私人取款、取物、挂失、办证等，需要单位介绍信时，要经过院长办公室主任批准，并严格登记；绝不允许开具空白介绍信，特殊情况必须经院长批准同意。

９职工开具各类证明，按照证明所涉及的内容由主管职能部门负责人签字确认后，加盖公章。

对进修、实习人员出具证明和加盖公章的范围只限于取汇款、

包裹、邮件等。

１０公章使用登记表由院办公室妥善保管留存，年终要交档案室归档。

１１凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现，将按照医院有关规定严厉惩处。

１２本制度未涉及到的内容，由院办公室主任根据具体情况确定办理程序。

文件管理制度

１凡文件、资料，应在收文当天，使用专用登记本进行登记。

２文件登记后，应及时送院办公室主任阅签，然后按照签批意见，分送有关领导阅示。

传文要迅速，急件急送，不积压、不施延，紧急文件应在２４小时内催办完毕。

３行政三级文件，由院长或主持工作的副院长批准后，有关科室领导或负责人方可阅读。

４凡上级下发的机要文件，要经登记附签后，属于行政三级文件交院长办公室主任或负责人批阅，并根据批阅范围通知或将文件送交领导批、阅、办。

批阅时不准将文件带出机关，急需向下传达贯彻的重要文件，要及时送交有关领导阅批。

５各级各类的机要文件的阅读贯彻，要严格按照文件所规定的范围，不得随意扩大范围。

６“秘密”级以上的文件阅览一般不出办公室），对绝密文电，应严格保密措施，必须在指定的阅文室阅览。

７各级领导阅完文件后，应在传阅笺上签上姓名、时间或“已阅”字样。

８领导批阅后的文件，根据领导批示，送有关人员传阅或送有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。

９凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理

人员应做到心中有数，主动催办，限期完成。

１０对确需借出的文件，可办理借出手续，但需要定期归还；对借出文件，应妥善保管，不得丢失泄密。

１１文件传阅和承办后，按文件内容分类整理归档，应保证文件完整无损、查阅方便，于第二年六月底以前移交档案室。

１２文书处理人员必须严格遵守保密制度。

档案保管制度

１综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定整理后向综合档案室移交。

２对档案的接收、移出、借阅和销毁，要严格执行审批和履行登记，手续齐全，帐目清楚，责任明确，严防丢失。

３定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

对破损或变质的档案要及时采取措施，进行修补或复制，并建立登记制度。

４实行科学管理，档案库房内档案柜放置整齐合理。

档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

５档案工作人员必须熟悉档案业务，认真负责，严格遵守保密制度。

６严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。

建立健全各种检索工具，做好各项登记工作。

７对绝密档案、核心档案设专人专柜单独保管。

任何个人不得保管本人和直系亲属的档案，严禁任何个人私自保存他人档案。

８对重点档案要做到心中有数，不同卷宗应分别有序存放，箱柜编号，备有详细索引。

对各种检索工具、档案用后及时归放原处。

９对库存档案要建立统计制度，每年要结合档案的收进、移出进行逐项统计。

１０不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案工作的计算机管理。

１１收放档案要及时锁好档案柜，离开时要及时关闭电灯、门窗，非档案工作人员不得进入库房。

１２定期接收各部门的档案材料，避免档案材料散存在个人手中。

人事聘用制度

１各科室根据本部门工作量和医院编制规定出现的人员缺编，短期内无法补充正式编内员工，影响正常工作开展的，可提出书面报告，经院长办公室同意并按规定办理有关手续后，可雇请外聘人员或返聘离退休职工上岗工作。

２根据有关文件规定，因病离休或退休的职工一般不得聘用。

３编制已满额的科室，既不能雇请外聘人员，也不能返聘离退休职工。

４医院聘用人员，须具有良好的政治素质和职业道德，身体健康，体检合格，证件齐全，通过录用考试，择优录取。

使用期一般为１～３个月，试用期满考核合格者签订劳动合同书，试用期不合格者不予录用。

５聘用劳动合同书的签订期限为一年一签。

合同的续签需根据医院的具体情况、本人表现以及用人科室对其个人年度考核情况而定。

６应聘者一经录用，派往所需科室，但要避免将科室职工的亲属或朋友安排到本科室。

用人科室负责聘用人员工作安排、质量考核和考勤。

７未经人事部门批准擅自聘请人员的，医院将追究用人科室负责人的责任，并扣减科室管理分给予一定的经济处罚。

８聘用人员的工资标准、劳务费及其他待遇均按医院有关规定执行。

９返聘的离退休职工，必须服从所在科室的工作安排及管理，如在返聘期内不服从管理或不能胜任工作的，科室可以提前解聘。

１０未办完离退休手续的职工不予聘用。

请假管理制度

１员工因事、婚、丧、探亲等必须请假者，必须由本人（特殊情况由家属）呈递请假申请书（表），说明请假理由，逐级审批。

２请假三天以内者，由科主任或护士长签字同意后，报院办公室备案方可休假。

３请假三天以上者，需科主任或护士长、主管院长、院长分别签

署意见后，办理相关请假手续、备案，方可休假。

４请假人接到准假通知后，必须将工作交待妥善，方能离开工作岗位，假期满后

必须按期返院，到科室销假，对超假或未销假者，均以无故矿工论处。

５各科要及时登记请假人员及日期，月终报院办公室。

６各类休假规定：

（１）探亲假

①工作满一年的正式职工与父母、配偶不住在一地，又不能在公休节假日团聚的（指不能利用公休节假日在家居住一夜和休息半个白天的），探望配偶，每年给假一次，一次假期３０天。

未婚及丧偶职工探望父母的，每年享受探亲假一次，假期为２０天。

已婚职工探望父母亲，每４年给假一次，假期为２０天。

假期包括公休假日（双休日、元旦、春节、五一、国庆等法定假日）在内。

②职工探亲原则上一次休完。

特殊情况经领导批准分两次休完的，只报销一次往返路费。

③职工配偶是军队干部的，军队干部一方如果已经利用年休假探亲，职工一方因特殊情况需要再到部队探亲时，经批准，可给假一次，假期最多不超过３０天。

假期工资照发，往返路费本人自理；军队干部一方因工作需要当年不能利用年休假到职工一方团聚的，职工一方可按探亲规定享受休假和报销往返路费。

④职工学徒