商务英语书信讲义.docx
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商务英语书信讲义.docx
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商务英语书信讲义
商务英语书信讲义
I.格式介绍
商务英语书信(BusinessorCommercialEnglishCorrespondence)是指交易时所使用的通信。
它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。
商务英语书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Blockstyle),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indentedstyle),英国常用此格式。
垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用。
1、信头(Heading)
指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期。
一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:
第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。
关于标点符号,一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。
日期的写法,如1997年7月30日,英文为:
July30,1997(最为普遍);July30th,1997;30thJuly,1997等。
1997不可写成97。
2、信内地址(InsideAddress)
在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中则不能。
将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期,称为信内地址(Insideaddress)。
信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分,垂直式或称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。
此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的InsideAddress中,把门牌号和街名都省略掉。
3、称呼(Salutation)
是写信人对收信人的称呼用语。
位置在信内地址下方一、二行的地方,从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。
(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时,用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字,不是姓氏)。
例如:
Mydearfather,DearTom等。
(2)写给公务上的信函用DearMadam,DearSir或Gentleman(Gentlemen)。
注意:
Dear纯属公务上往来的客气形式。
Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是DearSir的复数形式。
(3)写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。
例如:
DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。
在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是Mr,Mrs和Miss(用于未婚女性)。
英国人常在男性的姓名之后用Esq.(Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr.Mmes.(Madam的复数形式),用于二个女士以上。
Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。
在英国式英文信里,Mr,Mrs,Messrs,均不加缩写句点,相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。
4、正文(BodyoftheLetter)
正文的位置在称呼语下面隔一行,是信的核心部分。
因此要求正文层次分明、简单易懂。
和中文信不同的是,正文中一般不用Hello!
(你好!
)
正文有缩进式和齐头式两种。
每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些,通常以五个字母为宜,每段第二行从左面顶格写起,这就是缩进式。
但美国人写信各段落往往不用缩进式,用齐头式,即每一行都从左面顶格写起。
商务信件大都采用齐头式的写法。
5、结束语(ComplimentaryClose)
在正文下面的一、二行处,从信纸的中间偏右处开始,第一个词开头要大写,句末用逗号。
不同的对象,结束语的写法也不同。
(1)写业务信函用Truelyyours(Yourstruely),Faithfullyyours(Yoursfaithfully)等;
(2)对上级、长辈用Yoursobediently(Obedientlyyours),Yoursrespectfully(Respectfullyyours)等。
书信结尾客套语(complimentaryclose)有多种,相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。
最为典型的美国式写法是Sincerely和Bestregards,典型的英国式表达有Yourssincerely(熟人或知道对方姓名),Bestwishes,kindregards和yoursfaithfully(不知姓名)。
6、签名(Signature)
低于结束语一至二行,从信纸中间偏右的地方开始,在结束语的正下方,在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字,以便识别。
职务、职称可打在名字的下面。
格式模板:
1.全齐头式(fullblockstyle)
全齐头式的英文书信,要求将信头、收信人的姓名、信内地址等以及正文(包括每段起行)、结束语和签名均靠左边齐头对齐
Example:
(Heading)
--------------InsideAddress
--------------
(Salutation)
(Body)
----------------------------------------------
-----------------------------------------------
-----------------------------
----------------------------------------------
-----------------------------
(ComplimentaryClose)
(Signature)
2.齐头式(blockstyle)
齐头式的英文书信,除了信头、结束语和签名放在右边外,要求将收信人的姓名、地址等以及正文(包括每段起行)均靠左边齐头对齐
Example:
(Heading)
--------------
InsideAddress
--------------
(Salutation)
(Body)
--------------------------------------------------
--------------------------------------------------
-----------------------------
--------------------------------------------------
-----------------------------
(ComplimentaryClose)(Signature)
3.缩进式(indentedstyle)
缩进式的英文书信,信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一两个字母,正文的每段文字的首行也向右缩进四个字母,签名打印时也应该比结束语缩进三四个字母
Example:
(Heading)
--------------
InsideAddress
--------------
(Salutation)
(Body)
-------------------------------------------
-------------------------------------------------
-----------------------------
-------------------------------------------
------------------------------
(ComplimentaryClose)(Signature)
4.混合式(modifiedblockstyle)
混合式也称折衷式或称半齐头式(semi-blockstyle)。
混合式的英文书信,信头、结束语和签名放在右边,每行文字齐头;信内地址各行文字及称谓左边齐头;正文每段起行向右缩进四五个字母
Example:
(Heading)
------------
InsideAddress
-----------------
(Salutation)
(Body)-------------------------------------------
-------------------------------------------------
-----------------------------
--------------------------------------------
-----------------------------
(ComplimentaryClose)(Signature)
商务英语信函的信封格式(superscription)
商务英语信函的信封格式包括寄信人的姓名、地址,受信人的姓名、地址以及投递说明和所需附注的说明等。
商务信函的信封的书写要求,一是要准确;二是要清楚;三是要美观。
一般来讲,写信人的姓名和地址放在信封的左上角;收信人的姓名和地址写在信封的中央偏右偏下的地方;邮票贴在右上角。
信封写法最好跟信内姓名地址的格式保持一致,有齐头式和缩进式多种写法。
1.齐头式(blockstyle)
L.X.BingStamp280RenMingAve
Shanghai200003
P.R.China
Prof.RaymondThomas
Dept.ofLinguistics
UniversityofToronto
TorontoM511A1
Canada
2.缩进式(indentedstyle)
LiuXiaopinStamp50YuanMingYuanRode
Shanghai,200002
P.R.China
Dr.W.J.Smith
Head,Dept.ofEducation
MarylandStateUniversity
Maryland,MD21810
URGENTU.S.A.
附加说明:
需附加说明的,如急件(urgent)、内附照片(photoenclosed)、印刷品(printedmatter)、或要说明投递方式,如挂号(register)、航空(byairmail),可以写在信封的左下脚。
常见的说明有:
Airmail(byairmail,viaairmail,paravion)航空
Airmailregistered航空挂号Seamail海运
Registered挂号Express快件
Immediate急件Urgent急件
Rush速递Private亲启
Personal亲收Secrete密件
Topsecrete绝密Confidential机密
Printedmatter印刷品Specialdelivery特快邮件
Bookpost图书Parcelpost包裹
Samplepost样品Withcompliments赠品
Toawaitarrival收信人收到后拆封Pleasereaddress请转寄
Photoenclosed内附照片Manuscripts稿件
Photographs:
pleasedonotbend内附照片
Returnpostageguaranteed保付退还邮费
Ifundelivered,pleasereturnto…如果无法投递,请退……
II.Layoutofabusinessletter
1.Heading
2.Referencenumber(参考编号)
3.Inside Address
4.Attentionline(经办人)
5.Salutation
6.Subjectline(事由标题)
7.The Body ofthe Letter
8.The ComplimentaryClose
9.Signature
10.Enclosure(附件)
11.Carboncopynotation(抄送)
12.Postscript
Referencenumber(参考编号)
---ausefulindicationforfiling,enablesrepliestobelinkedwithearliercommunicationandinsuresthatthereplyreachtherightperson/department.
---twolinesbelowheadingorsignature(fullblock)
Eg:
Yourref.:
345SCB/bxcOurref.:
532ZXY/mzs
Attentionline(经办人)
---indicatethatthelettershouldbedeliveredtoaparticularperson,divisionordepartment.
---speedsupthehandlingoftheletterwithinthecompany
---betweeninsideaddressandthesalutation
Eg:
1)ATTENTION:
MR.LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGER
2)ATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENT
3)Attention—Mr.LawrenceWagner,RegionalVicePresident
4)AttentionofMarketingmanger
5)FortheattentionofMarketingmanger
6)AttentionMr.LawrenceWagner
Subjectline/Caption(事由标题)
---themeoftheletter
---givethereaderadvancenoticeofwhattoexpect.
---betweensalutationandbody
Introductorywords:
Subject,caption,Re
Re:
OrderNo,JP313200DozenShirts(usethesametypingstylewithattentionline)
Twocasesasubjectlineisused
---whereyourcorrespondentusedone(replywiththesamesubjectline)
---wherecorrespondenceonasubjectisconsiderable/complicated
Carboncopynotation(抄送)
---Usedwhenthewriterwantsthereceivertobeawareofwhoisreceivingacopyoftheletter.
---Followsthesignatureorenclosureifthereisone.
Eg:
1)Copy(ies)toJohnSmith
2)cc:
Mr.BruceWarren,orccNancyHill
3)c/c:
Mr.RichardJames
Example:
TIANJINCHEMICALSIMP&EXPCORPORATION
58NanjingRoad
Tianjin,China
OurRef:
NQ/SC0541
3rdMay,2004
Messrs.J.Brown&Co.
143Eastcheap
London
Attention:
ImportDept.
DearSirs
Re:
PHARMACEUTICALS
Wethankyouforyourletterofthe21stApril.
Incompliancewithyourrequest,wearesendingyouherewithacopyofourlatestpricelistforyourreference.
Asthereisaheavydemandforourproducts,wewouldsuggestthatyouadviseusbycableincaseofinterest.
Wearelookingforwardtoyourearlyreply.
Yoursfaithfully
TianjinChemicalsImp&Exp.Corporation
Manager
Encl.
Cc:
ourBranchOffice
P.SYourletterofthe22ndAprilhasjustcometohand.Atrequested,wewillairmailyoutwopacketsofsampletomorrow.
III.WhatmakesaGoodBusinessLetter?
SixC’sprinciple:
Clarity,Conciseness,Courtesy,Consideration,Completeness,Concreteness
1.Clarity
1)Definition
Gettingyourmessageacrosssothereaderwillnotmisunderstandwhatyouaretryingtoconvey.
2)HowtoMakeWritingClear
(1)Choosewordsthatareshort,familiarandconversational.
(2)Constructeffectivesentencesandparagraphs.
(3)Achieveappropriatereadability.
(4)Includeexamples,illustrations,andothervisualaids,whendesirable.
Example1
“Fluctuationintheexchangerateafterthedateofcontractsigningwillbeforthetaker’saccount”changedinto:
“Anyincreaseordecreaseintheexchangerateafterthedateofcontractsigningwillbeforthebuyer’saccount”.
Example2
Pleasecomparethefollowingtwoletterstellingthesamething
Beforebeingsimplified(90words):
YourletterofJuly5,inwhichyouinformedusthatthegoodsdidnotarriveontimeandthatthreeofthevideorecordersweredamagedbeyondrepair,hasbeencarefullynoted.
Itisnotnecessaryforustotellyouhowmuchweregretthismatter,andweassureyouthatweshallsendyouthreevideorecordersofthesamekindtoreplacethosedamagedintransit
Thankyouforcallingthistoourattentionandhopewemayhaveyourfurtherordersinthenearfuture.
Yoursfaithfully,
Afterbeingsimplified(43words)
InyourletterofJuly5,weweresorrytolearnthatourshipmentdidnotarriveontime.
Threevideorecordersarebeingshippedimmediatelytoreplacethosedamagedintransit.
Thankyouforcallingthismattertoourattention.
Yoursfaithfully,
2.Conciseness
1)Definition
Itisthemostimportantwritingprinciple.Itissayingwhatyouhavetosayinthefewestpossiblewordswithoutsacrificingcompletenessandcourtesy.
2)HowtoMakewritingconcise
(1)Omittriteexpressions.
(2)Avoidunnecessaryrepetitionandwordystatement.
(3)Includeonlyrelevantfactswithcourtesy.
(4)Organizeeffectively.
Examples:
a)Usingsimplewordsinsteadofphrasesorsentences.
---"soon"insteadof"inthenear
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