GBT19630有机产品质量管理体系程序文件汇编.docx
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GBT19630有机产品质量管理体系程序文件汇编.docx
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GBT19630有机产品质量管理体系程序文件汇编
有机产品质量管理体系程序文件汇编
(依据GB/T19630.1~4-2011《有机产品》国家标准)
(有机油茶籽生产)
程序汇编
1、文件和资料控制程序
2、记录控制程序
3、客户申投诉处理程序
4、内部检查控制程序
5、人员培训程序
6、物资采购控制程序
7、防止生产经营过程禁用物质污染程序
表格汇编
1.有机原料运输记录
2.原料接收记录
3.出入库记录
4.加工记录
5.加工废弃物处理记录
6.不合格产品处理记录
7.产品运输记录
8.产品销售记录
9.设备维修记录
10.设备清洗记录
11.申、投诉记录
12.纠正和预防措施表
13.顾客投诉表
14.标签使用记录
15.培训记录
16.内部检查表
17.内部有机管理体系检查报告
1文件和资料控制程序
1.1目的和范围
1.1.1对有机油茶籽生产质量管理体系所要求的文件、资料应实行有效控制,以保证使用的文件最新有效,并确保在使用时可获得适用文件的有效版本。
1.1.2适用于与本公司有机油茶籽生产质量管理体系运行有关的文件、资料控制。
1.2职责
1.2.1《有机油茶籽生产质量管理手册》和《程序文件》由主管生产的副总经理组织编制,总经理审核、批准发布;
1.2.2有机油茶籽生产管理体系的操作规程、生产管理制度及技术性文件等由生产部或质量部制定,有机油茶籽生产管理者审批发布;
1.2.3办公室负责有机油茶籽生产管理体系文件、资料的发放、回收和管理。
1.3程序
1.3.1有机油茶籽生产质量管理类文件:
a、有机油茶籽生产质量管理手册;
b、程序文件;
c、管理作业文件,如各种生产管理操作规程、各种“制度”、“管理办法”等。
d、记录性文件:
有机油茶籽生产管理过程中的各种记录、有机油茶籽生产基地的位置图等。
e、外来文件:
国家行业标准、与质量管理有关的法律法规、行政文件等。
1.3.2质量手册编号
1)质量手册编号
DXC—ZL—A—2014
年代号
版本号
文件种类(有机油茶籽生产质量管理手册)
DXC公司质量文件
注:
版本号A、B、C、D……依次类推
2)程序文件和规程编号(如图所示)
DXC/CX(GC)-01-2014
年代号
顺序号
DXC公司程序文件(或生产规程)
3)记录编号
DXC/JL-01—2014
年代号
顺序号
DXC公司记录文件
4)外来文件执行原文件编号。
1.3.3文件的标识
a、受控文件在封面上有“受控”选项并编号。
b、非受控文件在封面上有“非受控”选项不编号。
c、作废留用文件盖“作废留用”印章。
1.3.4文件的发放、领用和保存
a、文件的发放由办公室负责,发放时应填写《质量文件资料发放记录》,经有机油茶籽生产管理者批准后,方可登记发放,领用人在领取文件时要签字;
b、文件上要有控制编号(即分发号),并记入登记表中,编号方法由办公室自定,但要确保每份文件编号的唯一性;
c、使用人要妥善保管文件,不得将其供给他人使用,不得私自复制;
d、当书面文件因严重破损而需更换时,应到文件管理部门办理更换手续,补发新文件仍使用原发放号,文件管理部门应收回破损文件并销毁;
e、当文件使用人将文件丢失,应重新办理申请领用手续,但必须说明原因,补发文件应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,必要时将作废文件发放编号通知各部门,防止误用。
1.3.5文件的更改
a、文件的更改由文件原编写部门提出更改申请,经原审批部门或负责人审批后方可更改;
b、批准后的文件更改内容,由有机油茶籽生产管理者组织各部门统一进行更改,并要要订履历中作记录;
c、所有被更改换下的文件由办公室负责回收处理,以确保文件有效、统一;
d、更改方法为直接划改、换页、换版。
1.3.6文件现行修订状态标识
a、一般划改为“文件更改专用章”标识;
b、换页用“换页专用章”标识,并注明换页;
c、换版用版次号识别,即A版、B版、C版;
1.3.7文件的改版、作废和留用
a、文件经多次更改影响使用或文件需进行大副修改时,应进行改版,并重新发布,换版后原版文件作废;
b、书面作废文件由文件管理人员根据《质量文件资料发放记录》收回,并填写《质量文件资料回收记录》,同时加盖“作废”印章停止使用。
作废文件收回后,文件管理人员填写《质量文件销毁申请表》,经有机油茶籽生产管理者代表批准后统一销毁,所有失效或作废文件由办公室及时收回、登记、销毁;
c、为某种原因所需保留的任何作废文件,需由有机油茶籽生产管理者批准、登记,加盖“作废留用章”识别。
1.3.8文件的管理
a、文件经审批后,原版文件按要求经审核和授权人员批准后交文件管理人员归档,管理人员应有《受控文件清单》;存入软盘的文件也由管理员进行归档登记,为防丢失,存入软盘的文件均应有备份;
b、需临时借用文件时,借用者填写《文件资料借用记录》;
c、文件管理人员每年定期检查各类在用文件的有效性,发现问题及时报告本部门负责人处理;
d、凡对管理体系的有效性起关键作用的岗位,都能够得到相关文件的现行有效版本;
e、文件管理人员在发放新文件时,应同时从所有发放和使用场所收回失效文件或采取其它措施防止误用。
1.3.9外来文件的控制
a、国家的法律、法规、标准、规范、上级部门下达的有关文件,由公司有机油茶籽生产管理者代表审批其适用性,办公室加盖公章,并填写《质量文件资料发放记录》发放;
b、办公室负责追踪上述文件的最有效版本。
1.3.10作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
1.4记录
《质量文件资料发放记录》
《质量文件资料回收记录》
《质量文件销申请表》
《质量文件资料借用记录》
2记录控制程序
2.1目的和范围
2.1.1目的对整个有机生产质量管理过程中涉及的所有记录进行规范管理和有效控制,以确保体系有效运行和有机油茶籽生产相关活动和服务的可追溯性及记录能够按照规定要求进行收集、归档、保存,便于检索和使用,为采取纠正和预防措施提供依据,特制定本程序。
2.1.2范围本程序适用于DXC公司有机油茶籽生产质量管理体系运行中的各种质量记录和所有的记录控制。
2.2职责
2.2.1记录由内部检查员和各使用部门共同设计;
2.2.2相关部门、各基地及相关人员负责管理、保存职责范围以内的生产运行记录,管理体系运行方面的记录由办公室统一管理和控制。
2.3程序
2.3.1记录的种类
a、管理体系运行符合性记录
b、产品符合性证实记录
2.3.2记录的编码
记录的标识按《文件和资料控制程序》执行,如果同一记录用在不同的生产管理工作环节,在记录编号后面加英文大写字母识别。
2.3.3记录的格式
由内部检查员和各部门共同设计记录格式,报有机油茶籽生产管理者代表审批,办公室保留样本。
2.3.4记录填写
a、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应说明理由,并将该项目用单杠划去;各相关内容的负责人签名不允许空白;
b、如因笔误或者计算错误要修改原数据,应釆用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,更改人姓名及日期。
c、所有记录均应及时填写,不得过后补记。
d、不按要求填写记录,使用部门有权拒收。
2.3.5记录的发放、回收、保存、管理
a、办公室根据程序文件和操作规程的要求汇总“记录清单”,于每年年初以作业文件的形式,向各记录部门和个人发放记录,并填写《记录领用登记表》;并把所有记录,依日期整理好,以便检索;所有的记录应保持清洁,字迹清晰,各部门按规定保存记录;
b、有机生产管理记录应至少保存5年;
c、办公室每年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
2.3.6记录的贮存
a、各部门负责需要归档记录的保存。
b、记录的贮存应保持干燥通风,注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作避免损坏和变质。
c、记录应规定保存期限,所有涉及有机生产方面的记录及财务帐目记录应安全保存5年时间,集中保存于档案室的档案柜内,但需标识清楚所属的部门,记录的名称及年份。
d、记录的保存和管理应便于查阅,且方便信息检索。
e、所有记录在保存有效期内不得遗失、破损和残缺。
2.3.7记录的借阅
a、所有记录未经批准不准复印、不准私自外借。
记录的借阅,须经主管部门负责人批准并履行登记手续,填写《文件/记录借阅登记表》。
b、特殊情况下,如顾客或其代表需要评价时,须经洋县红岩油茶籽种植专业公司有机管理者代表签字批准后方可外借。
c、供方的质量记录,是DXC公司记录的组成部分,应按本程序规定的要求进行管理。
d、任何人不得在记录上乱涂乱画,确保文件的清晰、整洁和完好。
2.3.8记录样式的更改及发放
a、记录样式的更改由申请人填写“文件更改申请表”,经申请部门经理批准,改版后的记录样式应附批准的“文件更改申请表”。
b、各部门将更改后的记录样式及批准后的“文件更改申请表”交至质检部,质检部对“记录清单”进行更新。
2.3.9记录的销毁处理
a、记录超过保存期需要销毁时,由办公室负责人员造册,报有机油茶籽生产管理者批准,由办公室执行销毁。
b、有的记录已到了保存期,但由于条件变化,仍需保存,也可由办公室负责人员申请,报有机油茶籽生产管理者批准,继续延长保存期。
2.4记录
《记录清单》
《文件更改申请表》
《文件更改记录》
《文件和资料借阅记录》
《文件作废申请表》
《文件作废记录》
3客户申投诉处理程序
3.1目的和范围
3.1.1规范、公正处理顾客和相关方的质量申、投诉、分清责任,以维护经销商、消费者的利益和合法权益。
3.1.2适合于本公司有机油茶籽生产和销售过程中的出现的各种投诉。
3.2职责
3.2.1市场部负责申、投诉的授理和反馈;
3.2.2质量领导小组负责申、投诉的处理。
3.3程序
3.3.1投诉的形式
a、可通过电话,来函形式投诉;
b、可直接在公司市场部或本公司销售网点投诉。
3.3.2投诉的受理
1)、顾客直接在本公司市场部或本专业公司销售网点投诉时,接待人应热情接待,投诉者必需按本专业公司要求进行登记,登记内容有:
a、投诉的事由和事情的经过;
b、投诉者出具的实物证据及资料;
c、投诉者对解决问题的希望与要求;
d、其它情况。
2)若是以函件形式投诉,应将函件附于登记表之后。
3)投诉材料统一登记。
4)市场部及时将申、投诉材料转交给质量领导小组。
3.3.3投诉的处理
a、总经理召开质量领导小组会议,对顾客的申、投诉进行认真分析讨论,分清责任方,确定是否受理。
b、若投诉属于消费者使用不当造成的,与产品质量无关,则通知投诉方,不予受理,并向其说明理由。
c、道歉:
当出现顾客抱怨事件时,工作人员必须主动向顾客道歉,让顾客知道,你因为给顾客带来不便而感到抱歉,即便这并不是你的过错,也不管这是谁的错,你所要做的第一件事就是向顾客道歉。
d、倾听顾客的诉说:
工作人员应该以微笑缓和自己和顾客的情绪,以关心的态度倾听顾客的诉说,然后用自己的话把顾客的抱怨重复一遍,确信你已经理解了顾客抱怨的问题所在,而且对此已与顾客达成一致。
如果可能,请告诉顾客你愿意想尽一切办法来解决他们提出的问题。
e、若投诉确属本公司产品存在缺陷,则应进行调查,跟踪查找出现缺陷的生产环节,查清直接责任人。
f、根据质量领导小组处理决定,市场部通知投诉方,对其造成经济损失和人员伤害的,公司根据其损失和伤害程度,给予相应的经济补偿;造成经济损失和人员伤害的,公司根据其损失和伤害程度,给予相应的经济补偿。
g、质量领导小组对造成责任事故的部门或个人,责成其限期纠正或整改,对造成经济基础损失的,根据其责任程度,给予一定的经济处罚。
h、市场部对处理后的申、投诉案例,形成书面总结材料,由有机油茶籽生产管理者组织本公司员工学习,吸取教训,改进工作,提高质量意识。
i、记录:
对于较复杂的事件,工作人员需详细询问顾客问题发生的缘由与过程,详细记录事件的时间、地点、人物、事情经过等细节内容,理解顾客的心情,按照抱怨的程序逐级呈报寻求解决问题的办法,并给予顾客确实的回复时间。
j、跟踪:
工作人员应深入了解顾客所抱怨问题产生的原因,是否有必要制作及填写事件报告单位或调查表。
并与公司及顾客研究。
3.4记录
《客户申诉/投诉登记处理》
4内部检查控制程序
4.1目的
确定有机油茶籽生产管理体系及其生产是否:
a符合本规范的要求以及所确定的有机产品管理体系的要求;
b得到有效实施与保持。
4.2适用范围
本程序适用于DXC公司有机油茶籽生产管理体系检查活动。
4.3职责与资格
4.3.1职责
a办公室负责本程序的归口管理工作。
b有机管理者代表确定检查时间,任命内部检查组长,检查组长确定检查人员并进行分工,内部检查组长制定计划。
c办公室负责编制年度内部检查计划,整理检查记录下达纠正通知,组织内部检查员实施纠正措施的跟踪检查。
d内部检查人员必须熟悉内部检查计划,参加内部检查全过程,填写检查表。
但内部检查员不得参加与本人职务有关的检查项目。
e各部门配合内部检查员实施检查,并负责对本部门的不符合项制定纠正措施并实施改进。
4.3.2内部检查员资格
内部检查员由公司总经理任命;或外聘具备以下资格条件的人员:
a)了解国家相关的法律、法规及相关要求;
b)相对独立于被检查对象;
c)熟悉并掌握有机油茶籽生产要求;
d)具备3年以上农业生产和(或)加工的技术知识或经验;
e)熟悉公司的有机生产管理体系及生产过程。
4.4内部检查员检查时公司应确保
a将检查结果通知被检查部门的负责人;
b及时采取适宜的纠正措施;
c将检查的内容和结果形成文件。
4.5工作程序
4.5.1制定内部检查计划
a质量领导小组于每年元月制定“年度内部检查计划”,经总经理批准。
b一般每年进行至少一次内部检查,全年计划要覆盖全部过程和要素。
遇到体系运行产生不符合、接受认证机构或认证监管部门检查等情况时,可针对性对某些重要环节实施内部检查或全面内部检查。
4.5.2内部检查的准备
a公司有机管理者根据受检查部门及工作内容任命内部检查组长,内部检查组长确定内部检查组成员和内部检查时间,经总经理批准后,成立内部检查小组。
b内部检查组长制定内部检查实施计划,并根据计划进行适当分工,安排与被检查部门无直接责任的内部检查员对相关区域进行检查。
c内部检查组长准备内部检查所依据的文件,并安排内部检查组成员编制内部检查专用文件,其中:
1)“内部检查实施计划”,由内部检查组长编制,并报总经理批准;
2)“内部检查检查表”由各位内部检查员分头编制。
4.5.3内部检查的实施
a由内部检查组长主持召开首次会议,说明本次检查的目的、范围、依据、时间安排等,部门负责人以上人员及全体内部检查员参加会议,并在“签到表”上签名。
b内部检查组按照“内部检查表”进行现场检查。
c内部检查组成员通过交谈、查阅文件、检查现场等方式,检查质量管理体系的运行情况,并将检查情况记入“内部检查表”的“检查记录”一栏中。
d现场检查结束后,内部检查组召开内部会议,对内部检查工作进行小结,并开具“不合格项”报告。
e内部检查结束后,内部检查组长编写“内部检查报告”,并主持召开末次会议,报告检查结果。
受检查部门负责人在“不合格项”报告上签字确认。
内部检查组长将“不合格项”报告发至有关部门或人员,与会人员在“签到表”上签名。
f受检查部门针对“不合格项”报告立即进行原因分析,制定纠正措施,填在“不合格项”报告中的“纠正措施”栏中,反馈给内部检查组长。
对不能在短期纠正的“不合格项”应在报告中详述理由及解决办法。
4.5.4跟踪验证
a有机管理者组织内部检查员检查纠正措施完成情况,确认其有效性,并将验证结果填入“不合格项”报告中的“纠正措施效果的验证”栏中。
b如果在规定的期限内未能完成纠正措施,原内部检查员应对此进行调查,如无正当理由或未能确定可以接受的纠正期限,应向总经理报告。
由内部检查组长组织对此“不合格项”进行整改。
4.5.5检查资料的管理
a内部检查使用的全部记录,由内部检查组长负责在内部检查完成后的两周内按《记录控制程序》中的规定保存。
b内部检查组长负责将“内部检查报告”对相关方提供。
4.6记录
《年度内部检查计划》
《内部检查实施计划》
《内部检查记录表》
《不符合项报告》
5人员培训程序
5.1目的和范围
5.1.1对承担相应职责的人员规定相应岗位的能力要求,并进行培训以满足生产需求。
5.1.2适用于有机油茶籽生产质量管理体系规定职责的所有人员,包括临时雇用的人员,必要时还包括供方的人员。
5.2职责
5.2.1由办公室负责实施人员培训;
5.2.2各职能部门提出本职能部门的培需求申请,按时派人员参加培训,培训记录由办公室保存。
5.3程序
1)年度培训计划
a每年的年初,办公室根据各部门的总体规划和年度工作需要,制定本公司的“年度培训计划”,报总经理批准后实施。
b培训计划应包括;培训时间、培训人员、培训内容、培训地点、培训方式、审批人等。
2)培训需求
a外部培训由培训需求部门提出申请,填写“人员外部培训记录表”报办公室,总经理事长签字后,再报总经理批准实施。
b各部门内部的培训各部门作好“人员内部培训记录”,本公司的培训由办公室做好“人员内部培训记录”。
3)培训对象和内容
a领导层及有机生产的管理者:
《有机油茶籽生产质量管理手册》、《程序文件》、国家的相关法律法规和GB/T19630.1-4-2011系列标准、有机农业发展前景和趋势培训。
b技术人员:
《有机油茶籽生产质量管理手册》、《程序文件》国家的相关法律法规和有机油茶籽系列标准、有机油茶籽生产、管理操作规程、检验标准等。
c生产操作人员:
根据各自的岗位要求,培训本岗位工作所需的有机油茶籽生产操作规程和相关的生产知识。
d内部检查员:
接受相应机构的培训,并要获得资格证书。
4)培训方式
采用内培和外培相结合,聘请专家培训,业余和自学等培训方法。
5)培训的实施
a本专业公司内部的培训
由办公室实施:
培训通知的发放,落实人员,确定老师(由有相应专业技术或专业知识技术的人员担任),确定教材,确定适宜的培训场所,实施培训,填写培训记录,培训的考核、评定和归档。
b各部门的培训由本部门实施,并保存相应的培训记录。
c外部培训结束后,由办公室建立人员档案,统一归档。
6)教育部的考核、评定
a外部人员由代培单位实施考核评定;
b操作技术培训的考核,采用现场形式,考试操作准确性及熟练程度、适用于技术工人;
c内部人员培训由办公室实施考核评定,对于笔试考核方式的应保留考试卷,对于现场评定的要作好相应考核记录;
d办公室对本公司的培训结果统一归档,包括相应的“培训记录”和人员档案、考试卷等。
e每年年底由办公室组织对所有人员进行岗位绩效考核,并作好记录。
f各部门内部的培训记录由各部门自己保存。
5.4相关记录
《人员外部培训人员》
《人员内部培训人员》
6物资采购控制程序
1目的
为了保证DXC公司继续符合有机生产符合的规定要求,确保不使用禁用物质和未经许可的生产资料,特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于DXC公司生产原料等材料采购的控制。
3职责
3.1办公室负责本程序的管理和采购过程的控制。
3.2各部门负责编制本部门所需物资的采购计划。
3.3DXC公司总经理负责采购计划的批准。
4工作程序
4.1采购物资的种类
4.1.1有机油茶籽生产过程中使用的所有物资。
4.1.2包装材料和其他物资。
4.2合格供方的选择和评价
4.2.1办公室汇总建立DXC公司生产所需物资台帐,并进行市场调查分析,货比三家,选择出合格供方,编制《合格供方花名册》。
4.2.2应按照DXC公司的要求对供方提供产品的能力进行评价,并在采购过程中对其能力实施监控。
4.2.3采购部对供方进行评价,评价的内容是:
a供方产品质量状况(如样品检验或权威机构的检测报告),供方生产能力、技术水平、设备能力、信誉等;
b供方质量管理体系状况(如第三方对供方质量管理体系认证、产品认证、注册的有效证明等);
c供方的顾客满意程度;
d供方交付后的服务和支持能力;
e供方的履约能力、财务状况、价格和交货情况等。
4.2.4对于无法对供方进行评价的情况,可对直销商或代理商的资质和信誉进行评价;但在签订采购合同时必须明确所采购产品的生产厂家。
4.3合格供方控制
4.3.1办公室每年年初根据供方的上年度供货情况对合格供方重新进行评价,编制新的《合格供方花名册》交DXC公司总经理审批。
4.3.2对合格供方所提供的供货质量、进货检验结果、合同执行情况进行动态管理。
初次发现供货质量下降,要以书面或口头形式通知供方,限期整改并换货,连续两次质量不合格,要求退货,连续三次质量不合格,退货并经DXC公司总经理批准,取消其合格供方资格,并从《合格供方花名册》删除,不再使用其产品。
4.3.3对供方提供的物资出现重大质量问题,整改无效的,一次取消其合格供方资格。
营销部负责保存对供方的评价结果及所引发的任何状况的记录。
4.4采购信息
根据DXC公司的生产经营特点,所有的采购要求,均在采购计划中体现。
4.4.1使用部门负责编制物资年度、月度采购申请计划,由内部检查员审核后报营销部。
4.4.2办公室将物资申请计划汇总编制详细的采购计划报DXC公司总经理批准后实施采购。
4.4.3采购计划内容应齐全、明确、清楚,应包括:
a采购物资的名称、规格、型号、等级、数量、进货日期及其他质量要求;
b产品技术标准,必要时提供产品的设计图样。
4.4.4DXC公司所有的采购合同由公司总经理批准并签订。
4.5采购产品的验证
4.5.1原料购入后,由物资资料管理员对其数量、外观和尺寸等进行验证后入库。
4.5.2当合同规定时,顾客或其代表有权在供方货源处对供方产品是否满足规定要求进行验证,由采购部负责安排。
4.5.3顾客的验证不能作为DXC公司对供方进行有效控制的依据,也不能免除对DXC公司提供可接受产品的责任。
5采购产品的验证
《原料采购记录》
7生产经营过程禁用物质污染控制程序
1目的
为了防止有机产品与常规产品相互混合,确保有机产品在加工、贮藏及销售过程中不受禁用物质的污染,保持有机产品的完整性,特制定本规程。
2适用范围
本规程适用于防止有机产品与常规产品相互混合及有机产品在加工、贮藏等过程受禁用物质污染的控制。
3职责
3.1生产部严格依据《有机生产管理体系》的要求,负责有机油茶籽收购、运输、储藏过程的控制。
3.2技术部负责防止有机油茶籽生产过程中相互混合及受禁用物质污染的控制。
3.3营销部负责防止在有机油茶籽贮藏、运输、销售过程中相互混合及受禁用物质污染的控制。
4控制程序
4.1有机油茶籽生产环境应符合GB14881-1994中规定的要求,生产区建筑物与外缘公路或道路应有防护地带;周围不得有粉尘、有害气体、放射性物质和其他扩散性
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