私有企业公文管理及模板.docx
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私有企业公文管理及模板
第三章公文管理办法
1总则
1.1目的
为做好公司公文处理工作,加强管理,使之规范化、制度化,参照《国家行政机关公文处理办法》,结合公司实际,制定本办法。
1.2适用范围
XX公司公文(以下简称“公文”)是公司实施管理和对外进行公务活动的过程中,所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是贯彻公司发展目标,开展经营业务,颁布规章制度、请示和答复问题,指导和洽谈工作,报告情况,交流经验的重要工具。
本办法同时适用于公司各类商务往来公文,即公司内部以及和其他组织之间为处理组织内外事务而形成的各种往来和记录文本。
1.3总经理办公室是制发、管理和维护公司公文权威性的职能部门,日常工作中所产生的各类公务文书均由总经理办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
2公文种类
公司常用公文分为三大类,行政公文、事务文书和商务文书。
2.1行政公文
行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是公司依法行政和进行公务活动的重要工具。
主要文种有决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
2.2事务文书
事务文书是公司处理日常事务时所用的文书。
主要文种有传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
2.3商务文书
商务文书是公司为处理商务业务所用的文书。
主要文种有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
2.4事务文书和商务文书,除简报等文种外,大多数文书不具版头、主题、版尾严格的三大板块要求。
事务文书与商务文书各自包括多个文种,这些文书各有各的格式规范与要求,各部门在使用的时候请遵循其固定及约定俗成的格式。
3公文格式
从格式上讲公司目前的公文分为四类,即红头文件、内部通启、会议纪要、请示报告。
3.1红头文件
3.1.1适用范围
主要用于印发公司制度、规定,重要计划、机构和人事变动等,或公司重要文件。
3.1.2格式说明(见附件1)
3.1.2.1发文机关标识
如“XX公司文件”,字体为小初,红色,小标宋体字,字符间距100%。
下空1行,发文字号为:
“XX〔2011〕1号”,字体为三号仿宋体字,居中排布。
3.1.2.2正文标题
二号,宋体,加粗,可分为1行或多行居中排布。
标题中除法规、规章名称加书名号以外,一般不使用标点符号。
3.1.2.3主送机关
三号,仿宋-GB,左侧顶格。
标点用法:
同类单位、部门之间用顿号,不同类别单位、部门之间用逗号,末端标全角冒号。
注:
上行文(如请示、报告)、特指性下行文(如批复、通知)、平行文(如函),只写一个主送机关;普发性下行文(如决定、通知、通报、意见)可写多个主送机关;周知性公文(如通告等)可以不写主送机关。
3.1.2.4正文
三号,仿宋-GB,段落首行缩进4个字符,1.5倍行间距。
小标题使用三号,黑体。
3.1.2.5附件
正文下空1行,左空2字,用三号,仿宋-GB,标识附件,其后标全角冒号和附件名称,名称不加书名号。
如附件不止一份,则用阿拉伯数字编列序号,上下排布,附件名称后不加标点符号。
3.1.2.6成文日期
以签发时间为准。
成文日期用汉字标全年、月、日。
与正文下空2-3行,右空4字排列,格式写成“二○一一年一月十日”,“○”为特殊字符。
3.1.2.7印章
落款处不属发文机关名称,只标识成文日期并加盖公章。
3.1.2.8版记
包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。
注1:
主题词构成要素:
类别词+类属词。
类属词=反映公文主题内容的词+反映文种的词。
如《关于发布公司公文管理办法的通知》,主题词标为:
规章制度公文管理通知。
注2:
“主题词”用三号,黑体,居左顶格标识,其后标全角冒号。
词目用三号宋体字,词目间空1字,不加标点。
印发机关、印发日期字体为三号,仿宋-GB。
3.2内部通启
3.2.1适用范围
主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。
3.2.2格式说明(见附件2)
3.2.2.1发文机关标识
如“XX公司内部通启”,字体为小初,红色,小标宋体字。
公司内部通启由收文单位、通启编号、发文单位、签发人、主题、正文、附件等部门组成。
3.2.2.2通启编号
XX〔2011〕1号,“XX”代表“XX公司”,“2011”代表年号,“1”代表1号通启。
部门通启则在“XX”后加部门代字,如XX办通启〔2011〕1号中的“XX办”代表“XX公司总经理办公室”。
公司内部通启编号由总经理办公室来统一编号,各部门通启编号由本部门统一编号。
3.2.2.3签发
根据公司授权确定签发人,公司内部通启由公司总经理、副总经理签发,部门通启由部门负责人签发。
3.2.2.4主题
与正式公文标题格式一致,一般为“关于+是由+文种”。
3.2.2.4正文
四号,仿宋-GB,段落首行缩进2个字符,1.5倍行间距。
3.3会议纪要
3.3.1适用范围
主要用于记录公司或部门重要工作会议主要内容与决议的文本。
3.3.2格式说明(见附件3)
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送等单位构成。
发文机关标识,如“XX公司会议纪要”,字体为小初,红色,宋体,字符间距100%,居中排布。
正文四号,仿宋-GB。
3.3.2.1发文机关标识
如“XX公司会议纪要”,字体为小初,红色,小标宋体字。
发文字号可用主持会议的部门名称、会议日期,也可延用部门公文的发文字号(部门内酌定)。
3.3.2.2主送机关可写可不写,落款处不加盖印章,只标注成文日期。
其他格式如前述公文相同。
3.4请示报告
3.4.1适用范围
主要用于向公司领导定期汇报工作情况和工作计划,提出工作建议的文件。
3.4.2格式说明(见附件4)
3.4.2.1严格执行请示、报告制度,保证公司指令畅通、协调统一。
需要向上级领导请示、报告的事项,由总经理办公室归口,按规定渠道上报。
3.4.2.2各单位需向公司请示或报告的事项,包括:
需要公司总经理办公会议研究决定的事项;
公司财务、人事、资本运营、项目管理和行政后勤中规定需请示或报告的事项;
公司决定和部署的执行情况及工作中遇到的重大问题;
重大工程项目的开工建设及进展情况;
对市场及相关专业领域的重大研究成果及分析预测;
重大公共和突发事件以及重特大安全、环保事故和可能引发次生事故或引发公共事件的事故及重大隐患;
涉及全局稳定的重大群体性事件以及出现的带有普遍性的倾向和问题;
各部门机构及编制的调整;
其他应向公司请示、报告的事项。
3.4.2.3公司各部门向公司领导请示、报告事项,应填写“文件送审单”,(参阅附件5)。
3.4.2.4涉及两个及两个以上部门事项的,主办部门报送前,须经各相关部门会签,协商一致;如情况特殊,意见难以统一,由主办部门将各种不同意见以附件形式一并上报。
3.4.2.5坚持重要事项逐级请示报告制度。
除突发事件外,公司所属各部门一般不得越级向公司领导请示和报告。
3.4.2.6“请示”应当一文一事;“报告”不得夹带请示事项。
3.4.2.7公司领导审批时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
各部门依情选择以上不同的文种,使用统一的公文版式及格式,表达意向或传递讯息。
如有公文使用方面的建议或有更好的版面格式、表现形式等请随时与总经理办公室联系。
4收发管理
4.1收文管理
收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
流转程序主要包括:
签收、登记、办公室按分工送公司领导、公司领导批办、相关部门承办、总经理办公室催办、反馈执行信息等。
4.1.1收到公文,总经理办公室负责人提出拟办意见,按分工送公司领导批办。
需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文应当明确办理时限。
4.1.2承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
4.1.3公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可报请常务副总经理协调。
4.1.4送公司领导批示或者交有关部门办理的公文,总经理办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
4.2发文管理
发文管理指以本公司名义制发公文的过程,一般包括:
草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发。
以公司名义印发的公文制作流转程序主要包括:
主办部门拟稿、办公室审核、公司领导审批签发、办公室排印样稿、拟稿部门校对、办公室印制、加盖印章、分发等。
4.2.1拟稿人应根据具体情况与公司领导或承办部门负责人的发文意图、原则撰写文书。
文字简明、观点明确、条理清楚、标点准确,篇幅力求简短。
4.2.2初稿形成后,交办公室审核,确定发文种类、会签范围和公文中的相关细则,并呈有关领导签发。
若在审核中发现格式或内容存在较大错误的,可退回原部门要求重新拟文。
公司发文内容如涉及多个部门业务,应事先会签,会签部门必须明确签署意见或表明态度。
4.2.3签发权限
公司总经理、副总经理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文;各部门负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。
4.2.4签发方式
以公司名义行文的公文,经审签后,盖本公司公章发出;公司部门之间行文可采用签发人签名的方式发出。
4.2.5用印
公文用印需填写用印使用登记簿(具体参照公司《印信管理制度》)。
4.2.6登记
公文生效后由总经理办公室将待发文件登记造册,以备存查。
4.2.7分发
公司公文主要采用签收、传真、邮递、电子邮件等发送方式。
一般情况下,发送公文应采取签收方式。
采用其他方式发送公文,分送人应做好跟踪、记录工作。
相关人员在工作中,应积极、准确、快捷地处理公文事务,并严格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。
4.3公文管理
4.3.1公文由总经理办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
4.3.2公司各部门文员或相关人员应对收发的公文每周进行一次整理。
公文办理完毕后,应当根据公司《档案管理办法》,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
4.3.3归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文齐全、完整,能正确反映本公司的主要工作情况,便于保管和利用。
4.3.4不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经总经理办公室负责人批准,可以销毁。
5附则
5.1本制度由总经理办公室负责解释和修订。
5.2本制度自2011年2月28日起实施
附件:
1.红头文件模板
2.内部通启模板
3.会议纪要模板
4.请示报告模板
5.文件送审单模板
6.文件签发稿模板
7.收发文登记表模板
8.收文处理笺模板
附件1
红头文件模版
XX公司文件
XX〔2012〕1号
××××××(二号小标宋)
××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××(正文三号仿宋)
附件:
1.×××××××××
XX年XX月XX日
主题词:
三号小标宋×××××××××
抄送:
三号仿宋 ××
XX公司XXX年XX月XX日印发
(共印××份)
附件2
内部通启模版
XX公司内部通启
收文单位:
公司各中心、部、室 通启编号:
XX〔2011〕X号
发文单位:
签发人:
××××××(二号小标宋)
××××:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××(正文三号仿宋)
附件:
1.×××××××××
二○一二年一月六日
附件3
会议纪要模版
XX公司会议纪要
XX(部门代字)〔2012〕1号
会议时间:
会议地点:
与会人员:
会议主题:
纪要内容:
本次会议由xx召集,xx主持,xx记录。
整个会议共持续x小时,会议听取xxx汇报,研究讨论了xxx,部署了xxx工作。
现纪要如下:
决定事项如下:
1.xxxxxxxxxxxxxxxx;
附件:
xxx例会重点任务指令
XX年XX月XX日
主题词:
四号小标宋×××××××××
抄送:
四号仿宋 ××
XX公司(部门)XX年X月X日印发
(共印××份)
附件4
请示报告模板
请示/报告
致:
公司领导
由:
××部门
标题:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××(正文四号仿宋)
妥否,请批示。
附件:
1.×××××××××
XX年X月XX日
附件5
文件送审单模板
XXX公司
文件送审单
文件名称
文件性质
呈文单位
呈文日期
文件摘要
审阅意见
签名:
日期:
签名:
日期:
签名:
日期:
签名:
日期:
签名:
日期:
备注:
需要公司总经理或各部门分管领导批示的各类请示、报告等文件,必须填写“文件送审单”。
需要公司总经理批示的需由总经理办公室转承。
附件6
文件签发稿模板
XX公司
文件签发稿
发文号
日期
年月日
标题
拟稿部门
拟稿人
部门负责人
分管领导
核稿
总经理办公室核稿
主送
抄送
印发份数
签发
正文
附件7
收发文登记表模板
XX公司收(发)文登记表
序号
文件编号
文件名称
收(发)文部门
收(发)文人
送达日期
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