应付账款管理系统说明设计毕业设计.docx

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应付账款管理系统说明设计毕业设计

编号

毕业设计（论文）

题目应付款管理系统

二级学院

专业

班级

学生姓名学号

指导教师

评阅教师

时间

毕业论文写作声明

毕业论文题目：

应付款管理系统

本人声明所呈交的毕业论文是本人在导师指导下进行的。

据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得重庆理工大学或其他教育机构的学位或证书而使用过的材料。

与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。

毕业论文作者：

签字日期：

年月日

摘要

随着当今科学技术的高速发展，方便高效的管理手段已经成为管理部门急需解决的问题。

特别是商业发达的今天越来越多小企业不断涌现，这些小企业为了生存他们同样需要通过更现代化的管理手段来提高工作效率，提供准确的财务信息和管理信息。

应付款时常与应收款相互掺杂，导致收款工作量大，不易清算，拖欠款情况时有发生。

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。

该毕业设计主要通过研究中小企业的世纪业务，使用officevba2003平台和officeaccess2003数据库实现一个实用、可靠、可扩展的应付款管理系统，只要功能有发票管理、应付款结算管理、数据报表管理等应付业务流程管理，帮助企业及时支付账款，合理地进行资金的调配，提高资金的使用率。

简单的实现了会计操作的全过程。

简化了会计人员的工作，提高了会计信息的准确性及时性。

为企业提供管理和决策依据。

关键词：

应付款管理系统中小企业管理

Abstract

Alongwiththedevelopmentofscienceandtechnology,convenientandefficientmanagementmethodhasbecomethemanagementneededtosolveproblems.Speciallyinthemoreandmorecommercialdevelopedsmallbusinesses.Thesesmallenterprisesalsoneededtobymoremodernmanagementmethodstosurviveandimproveefficiencyandprovideaccuratefinancialinformationandmanagementinformation.Payablesoftenandreceivablesmutualdoping,causegatheringworkloadbig,noteasyliquidation,TuoQianKuansituationhappenfromtimetotome.Alongwiththescienceandtechnologyunceasingenhancement,thecomputerscienceismaturedayafterday,itsformidablefunctionhadprofoundlyknownforthepeople,itenteredthehumansocietyeachdomainandplaysamoreandmoreimportantrole.

Thegraduationdesignofsmallandmedium-sizedenterprisesmainlythroughstudyofthecenturybusiness,usingofficevba2003platformandofficeaccess2003databaseachieveapractical,reliable,extensiblepayablemanagementsystem,aslongasthefunctionofinvoicemanagement,payablessettlementmanagement,datareportmanagementdealwithbusinessprocessmanagement,helpenterprisetimelypaymentreceivablemoney,reasonablyallocate,improvethecapitalofutilizationrate.Asimpleimplementationprocessoftheaccountancyoperations.Simplifiedtheaccountingpersonnelwork,improvestheaccuracyofaccountinginformationtimeliness.Toprovideenterpriseswithmanagementanddecision-makingbasis.

Keywords:

Payablemanagementsystem，Smallandmedium-sizedenterprise，management

1引言

随着我国经济的不断发展，尚未明确的宏观经济环境，剧烈下滑的利润率，让各行各业的企业不得不谨慎经营并大力消减成本。

同时，各产业链上下游企业也不得不主动或被动的更紧密的团结在一起，以增强抗风险能力并有望比单个企业更多的从银行得到资金及其他金融服务。

追根溯源，企业应付款管理系统真正的需求来自中小企业。

企业应付款管理系统最大的特点是在供应链中寻找一个核心企业，并以此作为出发点，为供应链整体提供金融支持。

在各种服务及风险考量的模式下，由于银行更为关注整个供应链的贸易风险，对整体贸易往来的评估会将更多中小企业纳入到银行的服务范围。

即便某个企业达不到银行的某些风险控制标准，但只要这个企业与核心企业之间的业务往来稳定，银行就可以针对该企业的财务状况进行独立风险评估，而是对这笔业务进行授信，并促成整个交易的实现。

现代信息技术的迅猛发展和普及，企业的生存和竞争环境也发生了根本的变化。

企业要想在市场中立于不败之地，必须进行信息化建设，所以信息化建设就成为企业获取竞争优势的最终选择。

在这样的发展条件下，引入更高效的管理方法和管理手段成为必然。

1.1编写目的

本报告编写目的是为了说明系统需求概述、设计概要情况和设计思路，为系统的详细设计和编码提供基础，同时也作为开发人员在系统分析设计阶段的工作成果和该阶段的结束标志。

使用户和软件开发者，对系统的总体设计规定有一个共同的认识，使之成为今后整个开发工作的基础和依据。

1.2背景

应付款管理系统从一个全新的角度去理解企业管理者。

在企业经营活动中，企业与企业之间频繁地相互调拨商品，经常是你欠我某些商品的款，我欠某些商品的款，应收款、应付款等相互掺杂在一起。

导致收款工作量大、不易清算，拖欠款情况时有发生。

使用以前的纸质文件保存管理的方法极为不便，同时又因为管理人员的变动，对原有档案的再现显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力物力。

为了解决以上的问题，让管理部门能够有效掌握固定资产信息，不同的管理人员能够有效地共享檔资源，保护好檔，及促进档案管理的信息化、规范化，我们多方听取意见，追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门各行业的管理方法，开发出一套适合于档案多而复杂的系统。

简单的实现了会计操作的全过程，简化了会计人员的工作，提高了会计信息的准确性及时性，为企业提供管理和决策依据。

在中国经济高速发展的今天，小企业的不断涌现已成为市场经济发展的必然。

如何为小企业提供更多的技术支持，特别是关乎小企业发展成长的会计软件支持已经成为我们的一大课题。

让更多的小企业会计信息管理规范化合理化，更多的为企业管理决策提供相应的支持。

促进小企业的快速发展，带动全国乃至全球经济的快速发展做贡献。

1.2.1系统名称

应付款管理系统

1.2.2提出者、开发者

指导教师：

杨晓

开发者：

蒋宗池

2任务概述

企业竞争的优势主要体现在生产效率上，为提高生产效率，企业纷纷进行信息化改造，实现管理的专业化和规范化。

企业管理信息系统正以一种特别的方式在我国正呈现新的发展态势。

根据中小企业在现有的应付款管理方面的实际情况，在分析现行系统的手工操作的基础上，进一步研究中小企业的应付款管理的处理流程，参考各类市面上的财务软件，确定系统的总体结构及功能模块，研究各个模块之间的联系，确定模块之间的接口方案。

依照实用性、可靠性、可扩充性、经济性的原则，设计有关的各类代码表及相关的程序代码，并验证代码的正确性；设计一套合理、完整的测试方案，对系统进行集成测试，使系统最终达到用户在需求分析时提出的要求。

2.1目标

系统能够让管理部门能够有效地掌握应付款信息资源，促进档案管理的信息化规范，实现工作的智慧化，以提高工作效率。

系统的主要包括发票管理、应付款结算管理、数据报表管理等应付业务流程管理，帮助企业及时支付账款，合理地进行资金的调配，提高资金的使用率。

2.2用户和软件的特点

2.2.1用户特点

1、基本没有接触过管理信息系统；

2、只有一些基本的计算机操作能力。

2.2.2软件特点

1、易学易用，可以让使用者很快的掌握使用方法；

2、具有良好的用户操作界面，使用户可以意识到各按钮的功能；

3、具有友好的输入输出界面，方便用户使用；

4、可以进行权限管理，定义各用户组的使用权限，限制各用户的操作范围，防止用户越权操作；

5、该系统提供了良好的统计分析功能，可以根据用户需要，对各时间段的财务情况进行统计分析，可以随时查询当前营运状况；

2.3假定与约束

1、用户需要有基本的计算机操作能力，会进行文字输入。

2、用户会实用officeexcel。

3、用户会使用打印机。

3需求分析

3.1功能需求

对于一个应付款管理系统，首先就是要对应付款信息进行收集和统计。

中小企业的会计业需要实现这些功能，在功能设计上符合行业的实际需求，充分考虑用户的水平，用嘴简便的操作方法实现需求的功能。

另外也要考虑到中小企业对决策帮助的需要根据相关数据计算出相应财务数据的分析以及生成财务分析报告。

对于一个应付款管理系统来说，财务信息的安全性显得十分重要。

因此，使用现在的新技术，开发出新系统的任务刻不容缓。

根据该企业的具体情况，系统主要功能有：

1、应付款初始设置：

初始设置是对应付款系统参数的设置，主要包括商品类别、供应商档案、期初数据设置、其他设置。

2、业务管理：

采购单处理、采购发票以及采购结算处理。

3、应付款管理：

付款单处理、转账处理、应付款核销处理。

4、账表管理：

采购业务报表处理、应付核算报表处理。

5、应付款的查询

3.2数据需求

1、对用户基本信息进行添加、删除、修改和保存；

2、对商品基本信息进行添加、修改和保存；

3、对供应商资料进行添加、修改和保存

4、各种增加方式和使用状况基本信息的添加、修改、删除。

5、一定时间段应付款信息的汇总。

3.3可行性分析

经济可行性：

中小企业在整个市场中占有举足轻重的地位发展也相当迅速对会计信息化管理需求很迫切且小型财务软件成本较低因此经济上可行。

技术可行性：

本系统采用officeexcel2003和officeaccess2003平台。

Excel可以完成良好的前台接口，access可以完成小数据量的存储。

完全可以完成该系统的要求。

社会可行性：

本系统运用到实际生产中，将会为企业的正确决策提供依据，为企业的发展奠定基础将会为企业带来很大的经济效益，同时也推动了我国会计信息化发展的进程，提高我过企业的市场竞争力。

3.4账务处理流程图

账务处理流程图（如图3.1）

图3.1账务处理流程

账务处理流程说明：

账务处理流程的严谨性直接关系到会计信息的正确性和质量的优劣。

账务处理系统的数据大部分来源于初期数据的录入因此保证原始数据的准确性完整性也尤为重要。

3.5数据流程分析

账务处理流程图（如图3.2）

图3.2账务处理数据流程图

3.6数据字典

3.6.1实体的描述

编号

实体名称

简述

有关的数据流

1

系统管理员

负责用户的添加删除修改

用户信息

2

系统用户

系统的主要使用者，完全各个应付款的管理过程。

商品类别信息，采购信息，付款信息，商品信息表，供应商信息

3.6.2处理描述

处理逻辑编号

处理逻辑名称

输入的数据流

处理逻辑的描述

输出的数据流

1

新增用户

添加新用户

用户信息

2

用户信息管理

用户信息

对系统内部用户信息进行管理

用户信息

3

商品类别录入

商品类别信息录入

商品类别信息

4

商品类别管理

商品类别信息表

对系统内部商品类别信息管理

商品类别信息表

5

商品录入

录入商品的基本数据，如类别，供应商

商品信息表

6

商品信息管理

商品信息表

对系统内部商品信息的管理

商品信息表

7

商品付款信息查询

付款信息、商品信息表

查看商品付款信息，如应付款、已付款

8

新增采购

添加采购信息

采购信息

9

采购信息管理

采购信息

查看采购信息，删除采购信息

10

查看应付款信息

付款信息，采购信息

查看需要付款的条目

11

新增付款

新增付款条目

付款信息

12

付款信息管理

付款信息

查看过去付款的条目

13

采购付款信息情况查看

付款信息，采购信息

查看采购要付款的条目

14

供应商录入

新增供应商信息

供应商信息

15

供应商管理

供应商信息

系统内部供应商信息的管理

3.6.3数据流的描述

数据流编号

数据流名称

简述

数据流组成

相关联的处理

1

用户信息

记录系统用户的基本数据

用户名+密码+用户类型

用户信息录入，用户信息管理

2

商品类别信息

商品所属类别信息

商品编码+商品类别名

商品类别录入，商品类别管理

3

商品信息表

系统库存商品的基本信息

商品编码+商品名称+供应商+所属类别+规格型号+单价

商品信息录入，商品信息管理，采购信息管理，商品付款信息查询

4

付款信息

对发票单付款记录

付款编号+日期+付款单号+发票号+结算方式+付款金额+备注

商品付款信息查询，采购应付款情况查询，付款信息管理

5

采购信息

记录公司采购的信息

采购编号+日期+发票号+商品编码+采购数量

采购应付情况查询，采购信息管理，新增采购

6

供应商信息

记录系统内部商品的供应商信息

供应商名+联系人+联系电话+开户银行

供应商管理，新增供应商

3.7概念模型设计

概要设计是根据需求分析阶段所收集到的用户需求设计数据库的概念数据模型，它是从用户角度看到的数据库。

本系统涉及到的外部实体有供应商、客户、员工等，它们直接或间接都与系统内部实体产生关系，在对它们之间的关系进行详细分析的基础上绘制出实体关系图（E-R图）。

图3.3系统E-R图

本系统大致可以分为如上图的六个实体，通过E-R描述了它们之间的关联，该图充分考虑到表之间的冗余和关联关系。

接下来我们依据该E-R图在Access数据库中建立数据库。

4总体设计

4.1基本设计概念

系统设计任务是：

在系统分析提出的逻辑模型的基础上，科学合理地进行物理模型的设计。

总体设计主要有网络结构设计、功能结构设计、系统接口设计等内容。

本系统的设计采用了软件工程中的自顶向下、逐层分解的模块化结构设计思想，在设计过程中遵循了以下原则：

系统性：

系统是作为同一整体而存在的，因此，在设计过程中，使系统的代码统一，传递的参数尽量一致，对于数据采集要做到数出一处、全局共享，使一次输入得到多次利用。

灵活性：

为了使系统具有很强的环境适应性，在系统设计中，尽量采用模块化结构，各功能模块之间尽量降低藕合度，而在各功能模块内努力提高其内聚度。

这样，既便于模块的修改，又便于增加新的内容，提高系统适应环境变化的能力。

可靠性：

为了抵御外界的干扰，系统设计作到安全保密性、具有检错及纠错能力。

经济性：

在满足系统需求的前提下，尽可能的减小系统开销。

4.2物理模型设计

4.2.1物理模型

由物理模型设计数据库，包括商品

4.2.2系统所涉及的表

基于上面实体之间的关系,即可形成数据库中的表之间的关系。

现在需要将上面的实体模型转换成为实际数据库内的表,也就是数据库逻辑结构。

通过对实体的表设计，方便了系统的开发，以下是每个实体的表设计，它们相对应数据库中的一个表。

（1）表中文名称：

采购信息表，见表4-1

表名：

采购信息表

备注：

记录采购业务的详细信息

表4-1采购信息表

中文名称

类型

空否

说明

采购编码

文本

否

采购编码

日期

文本

是

以采购日当天为准

发票号

文本

是

以采购开具的发票号码为准

采购数量

文本

是

（2）表中文名称：

商品信息表，见表4-2。

表名：

商品

备注：

记录系统商品的种类

表4-2商品信息表

中文名称

类型

空否

说明

商品编码

文本

否

唯一标识商品

商品名称

文本

是

该商品的名称

所属类别

文本

是

商品所属商品类别

供应商

文本

是

供应商品的客服

规格型号

文本

是

商品的规格型号

单价

文本

是

商品的价格

库存数

文本

是

商品的库存数目

（3）表中文名称：

供应商信息表，见表4-3。

表名：

供应商

备注：

记录商品的供应商的基本信息

表4-3供应商信息表

中文名称

类型

空否

说明

供应商名

文本

否

供应商的名称

联系人

文本

是

供应商的联系人

联系电话

文本

是

供应商的联系电话

开户银行

文本

是

供应商使用的银行账号

（4）表中文名称：

管理员信息表，见表4-4。

表名：

管理员

备注：

记录系统用户的基本信息

表4-4管理员信息表

中文名称

类型

空否

说明

用户名

文本

否

用户的使用名称

密码

文本

是

登陆用户的密码

用户类别

文本

是

用户的类别

（5）表中文名称：

商品类别信息表，见表4-5。

表名：

商品类别

备注：

记录系统使用的商品类别

表4-5商品类别信息表

中文名称

类型

空否

说明

类别编码

文本

否

商品类别编码

类别名称

文本

是

商品类别名称

（6）表中文名称：

付款信息表，见表4-6。

表名：

付款信息

备注：

记录商品的付款信息

表4-6付款信息表

中文名称

类型

空否

说明

编号

文本

否

唯一标识付款信息

日期

文本

是

付款的日期

付款单号

文本

是

付款所针对的采购编码

结算方式

文本

是

付款使用的结算方式

付款金额

文本

是

供付款多少

备注

文本

是

记录一些特别的信息

4.3会计管理系统说明

窗口

表

模块

工作表

4.4功能模块设计

4.4.1系统总功能图（如图4.1）

图4.1系统总功能图

4.4.2功能描述

（1）商品信息管理

图4.2商品信息管理功能图

如图4.2所示:

商品信息管理包括对商品类别的录入、商品信息的录入以达到在采购完商品后得知商品的付款情况。

（2）采购信息管理

图4.3采购信息管理功能图

如图4.3所示：

采购信息管理中通过对新增采购信息的录入达到对采购单付款情况的查询。

（3）付款信息管理

图4.4付款信息管理功能图

如图4.4所示：

付款信息管理是将已经支付的款项以付款单的形式录入到应付款子系统，它是付款业务处理的一项重要内容。

（4）新增供应商

图4.5供应商管理功能图

如图4.5所示：

建立供应商档案主要是为企业采购管理、库存管理、应付帐管理服务的。

因此先建立供应商档案可减少工作差错。

（5）用户信息管理

图4.6用户信息管理图

如图4.6所示:

本系统可通过新增用户、修改密码、修改用户名来对整个系统进行安全信息的管理。

一个系统的权限设置将直接影响到该系统所管理数据的安全性，所以能否给用户提供一个强大的权限设置功能将直接影响到对用户的管理和系统数据的安全。

本系统提供了以上的权限设置功能，可以控制各个功能组的权限，并可根据需要增删功能组。

各个被授权的用户只具有其所在功能组的权限，这样就能有效的限制用户的行为，防止越权操作，有效保护数据。

5输入设计

5.1输入设计

输入设计对系统的质量有着决定性的重要影响。

输入数据的正确性直接决定处理结果的正确性，如果输入数据有误，即使计算和处理十分正确，也无法获得可靠的输出信息。

同时，输入设计是系统与用户之间交互的纽带，决定着人机交互的效率。

在输入设计中，提高效率和减少错误是两个最根本的原则。

1．界面风格统一。

对各种常用信息的输入基本上都采用了表格形式的数据窗口进行数据输入，以保证界面的友好性和统一性。

2．减少单据录入人员的按键次数。

对于能够设置默认值的项尽量设置默认值，需要从其他表里得到信息的主要采用下拉数据窗口和弹出式数据窗口来供用户选择，经用户选择后可将数据自动添加到当前窗口中来，以减少单据录入人员的犯错次数，提高工作效率。

3．尽量使用键盘，避免过多使用鼠标。

设定常用操作的快捷键从而减少输入时间，提高效率。

4．提供输入时的数据校验功能。

对一些超范围输入给出提示信息，以防出现一些不合理的信息。

例如用户在出库处理或移库处理时输入了超过库存量或者不存在的产品时，系统均会给出提示，对超过库存量的会给出当前库存量，对不存在的产品在提示用户后会即刻删除该条信息。

5.1.1登录窗口

该窗口简洁明了，用户在用户名中选择自己的用户名称，减少用户的输入，以及确保用户名的正确。

密码文本域在用户输入时，进行加密，防止密码泄露。

5.1.2商品类别添加界面

该界面防止输入不规范，编码冲突。

5.1.3商品信息输入界面

该界面将商品的基本信息录入进去，方便在采购商品后能够详细的了解明细资料。

通过点按钮选择要添加的商品名称，完全不需要用户输入任何字符，只需点击就可以。

保证数据的安全行，对不需修改的属性，设置为不可使用。

5.1.4采购信息输入界面

通过对发票号的输入显示当前日期采购信息数量会自动在系统自动生成总价及应付款项，要进行该步操作要确认自己已经建立了相应的数据表。

5.1.5付款信息输入界面

该界面对前面已经采购的商品进行付款，可通过结算方式选择付款，在发票单号的选择就可以查询出对应的该笔业务以及应付金额。

该步操作较简明易懂，只需选择选择对应的发票单号添加就可