我的时间管理方法.docx

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我的时间管理方法

我的时间管理方法

一、浪费时间的症状

　　●办事拖拉

　　●会议冗长

　　●不速之客闯入

　　●电话干扰

　　●经常加班加点

　　●穷于应付突发事件上

　　●上班漫谈、聊天

　　●交待不清，事情做错

　　●不敢拍板，等指示

　　●不考虑事情过于复杂

　　●主管事必躬亲

　　●完美主义办事

　　●不考虑轻重缓急

　　●凭记忆办事

　　●主办人员迟到

　　●同样的问题一而再、再而三地出现。

　　二、时间管理方法

（一）有效的时间管理

　　1.记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；

　　2.管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；

　　3.集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。

（二）ABC分类法

　　1.将自己工作按轻重缓急分为：

A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；

　　2.安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；

　　3.在工作中记载实际耗用时间；

　　4.每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；

　　5.重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

　　三、时间管理

　　策略与技巧

（一）工作事先作计划：

　　1.每年末作出下一年度工作规划；

　　2.每季末作出下季末工作规划；

　　3.每月20~25日作出下月工作计划；

　　4.每周五作出下周工作计划。

（二）养成良好的工作习惯1.养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已可事后回忆补记。

　　2.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项。

　　3.在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，亦可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。

　　4.设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。

　　5.如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。

　　6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因，并改正之。

　　7.重点克服“办事拖延”的陋习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）报告处理结果。

据调查分析，办事拖延居于浪费时间的首位。

　　8.在国内，目前企业领导应酬活动过多，疲于奔波，导致集中在生产经营管理上精力过少。

其应对方法有：

　　1）尽量授权具体事务由下属处理；

　　2）指定公关型副总经理或助理专事应酬，以求解放领导；

　　3）规定午餐接待不得宴请，而用工作餐，不宜饮酒，省时又省钱，以利于下午工作；

　　4）挤出成块时间，集中处理几件大事。

　　①做好对行文和会议的管理，砍掉“文山会海”。

不该发的文不发，不该开的会不开，提高行文和会议效率。

　　②做好电话、电脑管理，严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”，应制定一整套有针对性的管理制度，并加强监管。

　　③使用电话时，利用对方急于下班心理，选择下班前通话，可减少客套、言简意赅。

　　④做好访客接待工作，不得怠慢来客，主宾会面衔接得当。

　　⑤改善信息沟通，建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制，防止员工耗费更多时间去打听小道消息。

　　⑥根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理最重要的事情，达到事半功倍的效果。

　　⑦注意劳逸结合，不打疲劳战。

今天是元旦，新的一年又开始了，我该怎么规划这新的一年呢？

……

新的一年做的最有意义的第一件事就是学习了“时间管理”。

之所以想起来学习一下时间管理，是因为我发现在过去的一年中自己迷失了目标，浪费了许多的好时光；因此痛定思痛，决定在这一年中利用好所有自己的时间，实现自己年度目标。

一、为什么要进行时间管理？

时间是财富！

想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必须把它用完，那你会如何运用？

天下真有如此的好事？

事实上，有。

那就是时间。

我们每个人每天都有86400秒进帐，合理的利用他们，你就可以创造财富，爱情，成功，健康等。

人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。

无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。

因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。

每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么——每天13个小时。

如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。

它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。

二、我为什么浪费时间？

原因很多，有主观的原因，也有客观的原因。

主观原因是一个人浪费时间的根源，因此我们看一下主观原因：

（1）做事目标不明确；

（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；（5）做事有头无尾；（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求；（9）消极思考。

一些数据：

（1）人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。

平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。

80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。

（2）工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2分钟。

（3）工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。

（4）80%的人不想在星期一早上上班。

只有60%的人不想在星期五上班。

（5）人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。

（6）每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。

3-5年就可以成为专家。

（7）平均每天，全国有170000，000个会议。

（8）95%的书籍是由5%的人购买的。

所有的出版物中间95%没有派过一次用场。

（9）如果经济独立了，97%的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。

（10）20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。

80%的时间用在了无意义的事情上。

（11）过去20年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。

（12）一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。

（13）平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则每天可以节约1小时时间用于工作。

（14）参加健美活动的人90%会在开始的90天内半途而废。

（15）10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。

（16）60%的会议出席者会做记录以显示他/她在听。

（17）上班族中间，40%的人不吃早饭，39%不吃中饭。

吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15分钟以下。

（18）形成新的工作习惯或者情感一般要用30天。

（19）爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1倍。

75%的心脏病发生在当地时间的早上5:

00-8:

00。

心脏病最容易在星期一发作。

（20）25%的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。

（21）我们感到要发生的事情95%不会发生。

（22）每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次。

（23）三分之一的人每年调换工作1次。

（24）五分之一的人一年搬家一次。

（25）70%的人希望拥有自己的公司。

（26）75%的人都说自己太累。

（27）上班族的平均睡觉时间是每晚6小时57分。

（28）80%的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。

（29）受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。

（30）善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。

（31）时间管理当中最有用的词是不。

（32）企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。

（33）企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。

（34）做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。

（35）如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。

如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。

如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。

（36）花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。

（37）20/80规律。

80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。

（38）我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。

（39）上班的人平均每天发出和接收190条讯息。

（40）我们现在拥有的知识，有一半是在近10年内产生的。

也就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每18个月再翻一番

三、时间管理的十大关键

（一）时间管理第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

（二）第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；1．年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；2．季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；3．每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；4．每天晚上把第二天要做的事情列出来。

（三）第三个时间管理的关键是20：

80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。

谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?

当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。

当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。

成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。

然而一般人都是做紧急但不重要的事。

你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。

（四）第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间；假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。

这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。

（五）第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾；你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。

时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。

你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

（六）第六个时间管理关键：

每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。

（始终直瞄靶心--绩效<=>晋升）

（七）第七个时间管理的关键要充分地授权；列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。

（八）第八个时间管理的关键：

同一类的事情最好一次把它做完；假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。

当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

（九）第九个时间管理的关键：

做好时间日志；你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。

当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

（十）第十个时间管理的关键：

时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?

四、时间管理的一些理论

第一个是“6点优先工作制”，就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。

这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法；

第二个是帕累托原则，其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动，即二八理论。

根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工作，其次是重要而非紧急的任务，再次是紧急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不紧急的工作。

掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。

第三个理论是莫法特休息法，也就是不要长时间的做同一种工作，而是要经常的做不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动的调剂和放松。

第四个是麦肯锡30秒电梯理论，据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。

后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。

这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。

五、节省时间的方法

1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。

2.从优先级最高的事物着手。

3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。

4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。

5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。

6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。

7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。

8.学会委派别人做事。

9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。

10.减少例行事务：

它们不值得花费过多时间。

缩短低价值的事件。

抛开没有价值的信件和文书工作。

委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。

11.避免完美主义。

记住80/20定律。

12.避免作出过多许诺。

对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。

13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。

14.设置时间限制。

例如，做某些决定时，不应超过3分钟。

15.聚精会神地做手头的事情。

16.处理重要事情时，使用大块的时间。

17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。

18.文书工作争取只处理一次。

19.在行动以前，彻底地思索整件工作。

20.第一次就做好。

应用时间管理提高工作效率

作者：

不详　来源于：

，　发布时间：

2005-7-10

工作任务的完结作为一项技能常常被低估甚至忽视。

但是，一直以来，对工作任务完结的重视总是能够提高整个企业的运营效率，改善整个企业的运营表现，带动整个企业生产力的提高。

如果你能够帮助自己手下的员工在工作中应用时间管理流程，那么你就能够帮助他们提高生产力和工作效率。

如果你手头有失败的项目，有需要重新完成的工作，或是你发现自己手下的员工在过去几周的时间里为了完成一些重要的工作任务而变的近乎疯狂，那么时间管理流程的应用就显得更为重要了。

记录详细的活动日志

要想使工作任务的完结得到改善，一个有效的起始步骤就是让自己手下的员工记录详细的每日活动日志。

我比较喜欢这样一种日志格式：

在日志的左手栏里以半个小时或是十五分钟为间隔列出每天的工作时间，在日志的上方列出活动的负责人、活动种类（每天的工作任务、每周的工作任务等）、活动的起/止时间、活动的预计持续时间、实际持续时间以及备注。

要指导自己手下的IT员工应用日志来记录他们每天进行的各项工作。

要向他们解释清楚，记录日志的目的并不是出于微观管理的需要，而是为了帮助员工中的管理人员来提高自己所领导的员工的生产力和工作效率，同时也改善自己的工作表现。

IT管理人员要列出所有的活动：

休息时间、公司其他部门的朋友路过时交谈所花费的时间、完成项目/操作/小组任务所花费的时间、与朋友或是爱人通电话所花费的时间或是处理个人事务所花费的时间。

为了确保应用时间管理流程的成功，任何一项活动都不能被漏掉。

评定日志

当你手头有了一周或是两周的日志时，让手下的员工将所记录的时间填写到活动栏的每一个种类当中。

然后让他们把每周的总时间累加起来。

这样他们就会开始意识到优化时间应用的现实途径，并因此而改进完结工作任务的水平。

这是建立一种能够加强企业范围内的时间管理的企业文化的开始。

接下来的一步就是开始对工作中的时间花费情况进行评定和分析，对于下面几个方面要特别引起注意。

浪费时间的活动

让你手下的员工看看时间看上去都浪费在了哪些活动上，比如说打私人电话、喝咖啡休息、同路过的公司里的朋友谈论与工作无关的事情或是上网进行一些个人浏览。

这并不是说这些方面的活动必须避免--任何人都需要休息，都需要处理一些合理的个人事务。

之所以要这样做仅仅是出于分析的目的，要看看时间浪费在了哪里，让大家对此有清醒的认识。

员工们经常会为在琐事上花费了大量的时间而感到惊讶不已。

随着对时间花费情况真实了解的不断深入，员工们很容易找到更为明智的利用时间的方法。

这才是工作任务完结或企业时间管理的真正开始。

项目持续实际时间与预计时间对比

了解项目持续的实际时间与预计时间的对比能够给我们带来很多的意外和收益。

通过对自己的工作活动的追踪，管理人员们能够对他们认为一个项目要持续的时间同实际持续的时间的对比有一个清楚的认识。

这种认识能够使他们对完成工作任务所需要的时间的预计得到改进。

项目持续时间的预计将变得更加实际，从时间、成本及范围等多个方面来看，公司的项目计划也将因此而得到极大的改善。

同样，随着这一过程的不断改进，操作任务、小组任务以及其他各项任务的时间预计也将更为准确。

由于对无法如期完成工作任务的原因有了更为清楚的了解，员工们也能够找到更好的如期完成任务的途径。

对项目持续的实际时间与预计时间的对比的了解不仅能够使对项目持续时间的预计变的更为准确，而且能够使员工的时间利用情况得到改进。

通过对项目持续时间预计的更为清楚的认识，管理人员在为每项新的工作任务预计工期时将更为准确，在现有工作任务的工期需要重新计划或是调整时也能够有所意识，并且不会由于不合理的时间预期而引起时间管理上的问题。

工作任务延期

时间日志评定/分析过程中另外一个颇具价值的要素就是了解重要的工作任务为什么会延期。

项目延期可能是出自多方面的原因--员工可能觉得工作太难或是太枯燥、他们可能害怕失败、或是缺少工作的动力。

在日志的帮助下，管理人员可以了解到造成工作任务延期的原因，并且在此基础之上找到防止这种情况出现的办法。

会议

如果员工们能够对自己的工作时间安排有更好的了解，能够将各种会议同自己的工作更好的协调，那么才能使他们避免在会议上浪费不必要的时间。

他们能够判断出哪些会议是有意义的，哪些会议是没有意义的。

没有必要的会议很容易就能判断出来。

要通过各种方式来提高可行性会议的时间利用率。

通过对会议目标、日程和预期的交流可以使所有的与会者对会议内容有更好的了解，更好的进行准备，这样有利于节省会议时间。

安排新的工作任务

时间评定过程能够让管理人员了解空闲时间在哪里。

新的工作任务不管是来自哪里--来自项目需求也好、来自操作需求也好、来自小组需求也好，哪怕它就是一个特殊的项目也好--都能够得到很好的安排。

时间评定过程的不断反复能够让员工更好的预计工作时间，真正能够按照工期完成任务。

在需要的情况下，某些任务的工期可以重新规划。

项目任务、操作任务和小组任务的时间预计将变的更为实际。

企业的项目计划也将得到改进。

在此基础之上，很多时间管理问题都能够被避免。

分配工作任务

时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。

这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。

还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。

从员工会议上获取更大的价值

员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。

时间评定通常能够使这种状况得到改善。

对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。

通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。

这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。

已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。

计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。

同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。

我曾经遇到过无数次这样的情况--上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。

出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。

最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。

交流与完结

在每天的工作当中，管理人员都要面对大量的评议或要求，这些评议或要求可以是来自公司的经理主管人员、高级管理层、中级管理层、直接领导，也可以是来自分析家和生产线上的工人。

为了确保重要的交流能够转化成目标乃至最终的工作成就，某种形式的记录工具同完结工作任务的能力的结合是最为有效的。

日历、PDA、笔记本电脑或是台式机、甚至是简单的记事本都可以用做记录的工具。

可以建议你手下的员工应用一种很好的办法，那就是要立即阐明要求和意见，避免日后在交流上出现误会。

最后的思考

应用了这些技巧之后，你将会发现管理人员和员工在时间管理方面有了明显的改进。

员工的工作效率、工作表现和生产力都得到了显著的提高。

结果有时会令人感到吃惊。

管理人员将会发现有更多的项目如期完成。

返工的情况有所减少，因为员工把注意力放到了防止浪费发生上。

重要工作任务能够顺利的如期完成，不会出现在最后时刻突击的情况。

员工们将会对自己能够完成哪些工作任务、哪些工作任务需要重新安排有给为清楚的认识。

意外情况将会减少，因为时间的利用和工作任务的延期都得到了更好的管理。

使自己具备完结工作任务的技能并不是什么困难的事情。

应用上面所提到的各种技巧，创建一种对应用这些技巧的益处有清楚认识的企业文化，你将开始看到收益。

如果这些技巧能够在互动的基础之上得到进一步的应用，那么等待着你的将会是更大的惊喜。

应用时间管理提高工作效率

工作任务的完结作为一项技能常常被低估甚至忽视。

但是，一直以来，对工作任务完结的重视总是能够提高整个企业的运营效率，改善整个企业的运营表现，带动整个企业生产力的提高。

如果你能够帮助自己手下的员工在工作中应用时间管理流程，那么你就能够帮助他们提高生产力和工作效率。

如果你手头有失败的项目，有需要重新完成的工作，或是你发现自己手下的员工在过去几周的时间里为了完成一些重要的工作任务而变的近乎疯狂，那么时间管理流程的应用就显得更为重要了。

记录详细的活动日志

要想使工作任务的完结得到改善，一个有效的起始步骤就是让自己手下的员工记录详细的每日活动日志。

我比较喜欢这样一种日志格式：

在日志的左手栏里以半个小时或是十五分钟为间隔列出每天的工作时间，在日志的上方列出活动的负责人、活动种类（每天的工作任务、每周的工作任务等）、活动的起/止时间、活动的预计持续时间、实际持续时间以及备注。

要指导自己手下的IT员工应用日志来记录他们每天进行的各项工作。

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